3.3.3 .Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác, lịch làm việc
3.5. Kiểmtra, đánh giá hoạt động của vănphòng
Kiểm tra, đánh giá trong quản trị văn phòng là những hoạt động có nội dung so sánh, đối chiếu giữa hiện trạng hoạt động của văn phòng với các căn cứ kiểm tra nhằm xác định kết quả và uốn nắn những sai lệch so với mục tiêu đã đềra.
Các nghiệp vụ hành chính văn phòng có ảnh hưởng tới nhiều hoạt động của doanh nghiệp nên việc kiểm soát thường xuyên các nghiệp vụ này là điều hết sức quan trọng nhằm đảm bảo cho mọi việc được thông suốt, nhịp nhàng. Chức năng này được tổ chức thực hiện dựa trên việc so sánh các quy định, tiêu chuẩn, định mức, chỉ tiêu đã được cấp trên phê duyệt để kiểm tra, đánh giá việc thực hiện hiện trên thực tế các nghiệp vụ hành chính cũng như các nhiệm vụ cụ thể ở từng thời điểm. Chẳng hạn như để đảm bảo công tác soạn thảo văn bản trong doanh nghiệp được đúng đắn và thống nhất, văn phòng sẽ căn cứ vào các quy định về mẫu trình bày văn bản, về quy trình soạn thảo văn bản, về thẩm quyền ban hành văn bản để so sánh và đánh giá việc soạn thảo văn bản tại các đơn vị, phòng ban, qua đó đưa ra các kết luận về việc thực hiện đúng hay chưa đúng các quy định về soạn thảo văn bản. Trường hợp có nhiều sai sót, sẽ đề xuất với lãnh đạo những biện pháp phù hợp để nâng cao chất lượng soạn thảo văn bản như tập huấn, đào
này; hoặc thông báo rộng rãi về các nội dung chưa được thực hiện tốt trong việc soạn thảo văn bản nhằm nâng cao ý thức trách nhiệm đối với toàn cán bộ, nhân viên thường xuyên làm công việcnày.
Kiểm tra, đánh giá trong hành chính văn phòng được thực hiện thường xuyên, liên tục với nhiều hình thức khác nhau để đảm bảo cho các nghiệp vụ hành chính được thức hiện đúng đắn nhất; đồng thời cũng nâng cao trách nhiệm trong công việc đối với đội ngũ những người đang làm việc trong văn phòng và các đơn vị có liên quan, từ đó thúc đẩy năng suất lao động, tăng cường quản lý mọt hoạt động của vănphòng.
3.5.1. Mục đích kiểm tra, đánh giá hoạt động văn phòng
- Bảo đảm kết quả đạt được phù hợp với mục đích, yêu cầu
- Bảo đảm các nguồn lực được sử dụng một cách hữuhiệu.
- Làm sáng tỏ và đề ra những kết quả mong muốn chính xác theo thứ tự quan trọng.
- Xác định và dự đoán những biến động và những rủi ro có thể gặp phải trong tương lai.
- Đơn giản hóa các giấy tờ, thủ tục và nâng cao vai trò, trách nhiệm của nhà quản lý.
- Phổ biến những chỉ dẫn cần thiết một cách liên tục để cải tiến việc hoàn thành công việc, tiết kiệm thời gian, công sức.
- Phát hiện kịp thời các sai sót và bộ phận chịu trách nhiệm để chấnchỉnh.
3.5.2. Phân loại kiểmtra, đánh giá
- Kiểm tra hành chính: Có nghĩa là kiểm tra việc đề ra mục tiêu, chương trình kế hoạch, quy chế công tác, quy trình công việc...Thực chất của việc kiểm tra này là kiểm tra lại chính mình, kiểm tra quảntrị.
- Kiểm tra công việc: Căn cứ vào chương trình, kế hoạch, chỉ tiêu đề ra, công tác kiểm tra xác định kết quả đạt được ở tất cả các lĩnh vực công tác của Văn phòng.
- Kiểm tra nhân sự: Nội dung này nhằm xem xét việc thực hiện các quy chế làm việc trong Văn phòng. Đánh giá khả năng chuyên môn của cán bộ công nhân viên Văn phòng.
3.5.3. Quy trình kiểm tra, đánh giá
Sơ đồ quy trình kiểm tra, đánh giá
Bước 1. Xác định mục tiêu: Để kiểm tra, đánh giá tốt phải có mục tiêu rõ ràng, phải biết được mình muốn đạt điều gì và đâu là đối tượng của kiểm tra. Có thể mục tiêu ngắn hạn hoặc mục tiêu dàihạn.
Bước 2. Lập kế hoạch kiểm tra, đánh giá: Kế hoạch là một lịch trình chi tiết những việc cần làm để đạt được một mục tiêu, kèm theo phương pháp thực hiện việc kiểm tra (có thể áp dụng công thức 5W, 1H, 2C, 5M trong phần hoạch định)
Bước 3. Truyền đạt kế hoạch kiểm tra, đánh giá: đảm bảo việc kiểm tra nhằm mọi đơn vị, bộ phận liên quan đến việ c kiểm tra biết để thực hiện tốt công việc kiểmtra, đánh giá.
Bước 4. Xây dựng các tiêu chuẩn, chuẩn mực: xây dựng các tiêu chuẩn, chuẩn mực cần rõ ràng và đảm bảo đo lườngđược.
Bước 5. Thu thập dữ liệu của đối tượng kiểm tra, đánh giá: thông qua các phương thức khác nhau, quan sát, hoặc thu thập thông tin thông qua các bảng biểu… Bước 6. So sánh đối chiếu kết quả thu thập được với tiêu chuẩn, chuẩn mực đặt ra. Việc so sánh đối chiếu cần chúý:
- Mục tiêu công việc được xác địnhrõ - Tiêu chuẩn, chuẩn mực rõ ràng, chínhxác
4. Xây dựng các tiêuchuẩn 2. Lập kế hoạch KT, ĐG 3. Truyền đạt kế hoạch và phân công nhiệm vụ 1. Xác định mục tiêu 5. Đo lường việc thựchiện 6. So sánh kết
quả với chuẩn
mực, mụctiêu
7. Điềuchỉnh các sai lệch
Bước 7. Điều chỉnh các sai lệnh và phòngngừa
Mục tiêu của kiểm tra, đánh giá nhằm phát hiện kịp thời các sai phạm và điều chỉnh, uốn nắn kịp thời các sai phạm, hướng hoạt động về đúng với mục tiêu đã định. Bên cạnh đó nếu phát hiện có sai phạm cần thiết có các biện pháp phòng ngừa nhằm hạn chế tối đa các sai phạm tương tự có thể xảy ra trong tương lai. Để thực hiện tốt việc này cần thực hiện:
- Tìm hiểu bản chất nguyên nhân gốc rễ của sai phạmlàgì? - Kiểm tra, đánh giá lại các công đoạn, quytrình.
- Đưa ra biện pháp khắc phục gốc rễ của vấnđề - Cập nhật phương pháp vào hệ thống tàiliệu
3.5.4. Nguyên tắc tổ chức kiểm tra, đánh giá
- Chính xác - Kịp thời - Tiết kiệm - Linh hoạt - Dễ hiểu
- Chuẩn mực kiểm tra, đánh giá hợp lý - Dựa vào kế hoạch, chiến lược đề ra - Chọn mẫu tiêu biểu
- Kiểm tra, đánh giá gắn liền với khắc phục, phòng ngừa.
3.6. Cải tiến hoạt động văn phòng doanh nghiệp theo hƣớng hiện đại hóa
Hoạt động của văn phòng rất đa dạng, phong phú và phức tạp. Đối với các doanh nghiệp nhỏ, nhân lực và kinh phí hạn chế, nên việc tổ chức khoa học công tác văn phòng có ý nghĩa thiết thực tạo điều kiện cho cơ quan, doanh nghiệp hoàn thành tốt mục tiêu để tồn tại và phát triển theo hướng:
-“ Văn phòng điện tử” -“ Văn phòng không giấy” -“ Văn phòng tự động hóa” -“ Văn phòng của thế kỷ 21"
3.6.1. Tổ chức bộ máy văn phòng khoa học, tinh gọn, hiệu lực, đúng chức năng, từng bước tin học hóa công tác văn phòng năng, từng bước tin học hóa công tác văn phòng
Máy vi tính và văn phòng “không giấy”: Hiện nay nhờ có máy vi tính và qua việc nối mạng vi tính để xử lý thông tin nội bộ và bên ngoài nên người ta không cần phải sao chép, nhân, in công văn và phân phát cho các bộ phận mà sẽ được xử lý và truyền trên mạng.
Để lưu trữ văn bản, ngoài việc lưu trữ theo các truyền thống như các cặp hồ sơ, phim, micro phim, băng từ đĩa từ người ta đã tạo ra các đĩa mềm để sao chép các dữ liệu cần thiết. Đặc biệt với việc xuất hiện các đĩa cứng, công nghệ sử lý ghi nhận và đọc các thông tin lưu trữ bằng bộ phận quang học đã làm cho các đĩa cứng CD ROM lưu trữ được một lượng thông tin tăng hàng triệu lần.
-Mạng vi tính với hệ thống thông tin: Để nhanh chóng xử lý các thông tin đầu vào, đầu ra người ta thường nối các máy tính thành mạng. Có ba loại mạng phổ biến:
+ Mạng đơn giản: Gồm các máy tính của những người cùng làm việc với nhau trong cùng một đơn vị.
+ Mạng nội bộ: Gồm một máy chủ và các máy khách. Máy chủ tiếp nhận, xử lý và ung cấp thông tin theo yêu cầu của các máy khách. Loại mạng này được sử dụng trong đơn vị có nhiều cấp quản lý cần có sự phân cấp quản lý thông tin.
+ Mạng mở rộng: Nếu cơ quan đơn vị muốn sử lý thông tin đầu ra với một số cơ quan, đơn vị khác ở bên ngoài thì văn phòng phải đăng ký nối mạng nội bộ với mạng rộng ở bên ngoài. Mỗi mạng rộng tương ứng có các ngôn ngữ, ký hiệu thích hợp.
-Hệ thống thông tin toàn cầu với chương trình World Wide Web ( Gọi là công nghệ Web) nhằm khai thác toàn cầu mạng internet. Thông tin trên mạng Web dựa trên mô hình khách - chủ. Web chủ là một chương trình được cài đặt trên một máy chủ để cung cấp thông tin, tài liệu cho các máy khách khi các máy tính gửi yêu cầu tới máy chủ. Web khách là một chương trình máy tính cho phép người dùng có thể yêu cầu cung cấp thông tin từ phía máy chủ. Ngày nay công
-Thư điện tử (Email): Email là một hệ thống gửi thông tin qua đường dây điện thoại trực tiếp từ một máy vi tính này sang một máy vi tính khác. Trong phạm vi một cơ quan hoặc có thể qua mạng rộng hoặc khắp thế giới qua vệ tinh. Ngày nay thư điện tử có thể gửi kèm theo hình ảnh, âm thanh, người ta có thể nghe được tiếng nói, nhìn thấy hình ảnh, dáng điệu thái độ của người nói.
-Văn thư điện tử: Là phương tiện truyền thông bằng điện tử các loại văn bản, dữ kiện, hình ảnh tiếng nói qua máy điện báo, máy fax, trạm truyền tải văn bản, máy vi tính hoặc cả màn hình phục vụ hội nghị từ xa. Các thiết bị nói trên có thể dùng đường dây điện thoại, quacác vệ tinh, qua hệ thống vi ba hoặc cáp quang.
3.6.2. Trang bị các thiết bị văn phòng phù hợp
Với sự phát triển của công nghệ thông tin, trong các doanh nghiệp nhỏ, văn phòng sẽ được phát triển theo hướng “ văn phòng điện tử hóa”. Do đó, khi mua sắm các trang thiết bị, bố trí chỗ làm việc cùng thiết bị cho mỗi nhân viên phải được tiến hành cho phù hợp với xu hướng hiện đại hóa công tác văn phòng.
3.6.3. Không ngừng phát triển kỹ thuật và nghiệp vụ hành chính
Những người làm công tác văn phòng ngoài kỹ năng nghiệp vụ chuyên môn, phải liên tục được đào tạo lại các kỹ năng, kỹ xảo của công nghệ thông tin, sử dụng thành thạo các trang thiết bị hiện đại để phân tích, xử lý thông tin một cách khoa học.
Tóm tại, các bước được xây dựng trên đây là cơ sởđể các doanh nghiệp mới thành lập tham khảo khi thiết lập bộ phận văn phòng. Tuy nhiên, kết quả nghiên cứu của chúng tôi mới chỉ là bước đầu, nên mặc dù đã dược khảo sát thưc tế tại một số các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực văn thư- lưu trữ và đặc biệt là Trung tâm Khoa học Hành chính và Văn thư- Lưu trữ (SCARMA), nhưng vẫn còn ở dạng lý thuyết. Vì vậy, khi áp dụng, các doanh nghiệp phải có sự vận dụng linh hoạt sao cho phù hợp với nguồn lực, điều kiện của doanh nghiệp mình.
Tiểu kết chƣơng 3
Trên cơ sở những khảo sát thực trạng, nghiên cứu thực tiễn quy trình và phương pháp thiết lâ ̣p, tổ chức hoa ̣t đô ̣ng bô ̣ phâ ̣n văn phòng ta ̣i Trung tâm Khoa học Hành chính và Văn thư - Lưu trữ và một vài doanh nghiệp nhỏ, tác giả đã đề xuất quy trình tổ chức một số hoạt động của bộ phận văn phòng ở các doanh nghiê ̣p nhỏ mới thành lập, bao gồm:
- Xây dựng cơ cấu tổ chức văn phòng
- Xây dựng bản mô tả công việc, tiêu chuẩn đánh giá thực hiện công việc cho các vị trí lao động trong văn phòng
- Xây dựng quy chế, nội quy hoạt động của văn phòng - Tổ chức công tác thông tin
- Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác, lịch làm việc - Tổ chức công tác văn thư - lưu trữ trong doanh nghiệp - Xây dựng quy trình tuyển dụng nhân sự
Do hạn chế về thời gian và trong khuôn khổ của luận văn, chúng tôi chỉ nêu một số biện pháp tổ chức hoạt động của văn phòng các doanh nghiệp nhỏ, chưa có điều kiện khảo sát và trình bày một số hoạt động khác như công tác lễ tân, quản lý cơ sở vật chất…Đây là những hoạt động thường xuyên, phổ biến mà doanh nghiệp nào cũng phải thực hiện và đều thuộc chức năng, nhiệm vụ của bộ phận văn phòng.
Luận văn đã đề xuất một số quy trình thiết lập, tổ chức hoạt động mang tính chất định hướng phù hợp với thực tiễn của Trung tâm và một số doanh nghiệp nhỏ mới thành lập. Đề xuất này có tính khả thi khi áp dụng tại doanh nghiệp nhỏ mới thành lập, bao gồm:
- Xây dựng cơ cấu tổ chức văn phòng
- Xây dựng mô tả công việc, tiêu chuẩn đánh giá thực hiện công việc cho các vị trí lao động trong văn phòng
- Xây dựng quy chế, nội quy hoạt động của văn phòng - Tổ chức công tác thông tin
- Tổ chức quản lý công tác văn thư - lưu trữ trong doanh nghiệp - Xây dựng quy trình tuyển dụng nhân sự
Xây dựng quy trình thiết lập, tổ chức hoa ̣t đô ̣ng của bô ̣ phâ ̣n văn phòng ở các doanh nghiệp nhỏ m ới thành lập là một quá trình có thể lâu dài hoặc nhanh chóng thay đổi theo từng giai đoạn khác nhau trong quá trình phát triển của doanh nghiệp. Vì vậy, xây dựng quy trình thiết lâ ̣p , tổ chức hoa ̣t đô ̣ng của bô ̣ phâ ̣n văn phòng ở các doanh nghiê ̣p nhỏ m ới thành lập đòi hỏi cán bộ, nhân viên trong doanh nghiệp, đặc biệt là bộ phận văn phòng phải luôn nỗ lực, không ngừng cải tiến, cố gắng để thực hiện các yêu cầu, các nội dung và mục tiêu trong xây dựng văn phòng nói riêng và doanh nghiệp nói chung. Người đứng đầu văn phòng và lãnh đạo cao nhất của doanh nghiệp phải là tấm gương mẫu mực, là người đi đầu lôi cuốn, dẫn dắt doanh nghiệp, thiết lập, cải tiến, thay đổi và phát triển văn phòng từ đó góp phần nâng cao chất lượng, hiệu quả của hoạt động văn phòng và của doanh nghiệp.
KẾT LUẬN
Xây dựng quy trình và phương pháp thiết lâ ̣p , tổ chức hoa ̣t đô ̣ng bô ̣ phâ ̣n văn phòng là một nhiệm vụ quan trọng đối với các doanh nghiệp nhỏ mới thành lập hiện nay. Tuy nhiên trên thực tế, hầu như công tác xây dựng văn phòng vẫn chưa được các doanh nghiệp nhỏ coi trọng và quan tâm đúng mức, do đó, chưa phát huy được hết thế mạnh của văn phòng trong việc hỗ trợ, kết nối các mặt hoạt động của doanh nghiệp
Luận văn này nghiên cứu, xây dựng quy trình và phương pháp thiết lâ ̣p , tổ chức hoa ̣t đô ̣ng bô ̣ phâ ̣n văn phòng trên cơ sở khoa học của quản trị học, quản trị văn phòng và các nghiệp vụ văn phòng.Tuy nhiên, việc xây dựng, thiết lập tổ chức hoạt động của bộ phận văn phòng của doanh nghiệp nhỏ mới thành lập có những đặc thù khác biệt so với các doanh nghiệp có quy mô vừa, quy mô lớn và văn phòng trong các cơ quan Nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội và các loại hình tổ chức khác.Luận văn đã cố gắng khái quát, phân tích để làm rõ nét hơn các vấn đề lý luận về văn phòng, xây dựng văn phòng doanh nghiệp.
Để làm sáng tỏ các vấn đề lý thuyết, chúng tôi đã nghiên cứu thực tiễn quy trình và phương pháp thiết lập , tổ chức hoa ̣t đô ̣ng bô ̣ phâ ̣n văn phòng ta ̣i Trung tâm Khoa học Hành chính và Văn thư – Lưu trữ, một đơn vị sự nghiệp về khoa học công nghệ tuy nhiên hoạt động dựa trên phần lớn các quy định của Nhà nước về doanh nghiệp và có quy mô nhỏ. Thông qua nghiên cứu, khảo sát và thực tiễn trong hoạt động công việc, tác giả thấy rằng việc xây dựng quy trình, phương pháp thiết lập, tổ chức hoạt động của văn phòng là tổ hợp các quy trình, phương pháp khác nhau và dựa trên nhiều yếu tố như quy định của Nhà nước, cơ quan chủ quản, chức năng, nhiệm vụ của doanh nghiệp, ngành nghề hoạt động và thực tiễn trong quá trình hoạt động của đơn vị. Tất cả các vấn đề này có mối quan hệ mật thiết, là một chuỗi logic từ cơ sở lý luận đến thực tiễn ở doanh nghiệp nhỏ mới thành lập.
trình xây dựng, tổ chức hoạt động của bộ phận văn phòng. Do vậy, thông qua