2.7.2 .Xây dựng tiêuchuẩn đánh giá kết quả thựchiện công việc
3.2. Nguyên tắc tổchức hoạt động vănphòng
3.2.2. Nguyên tắc công kha i minh bạch – thông suốt
Bên cạnh việc áp dụng nguyên tắc tập trung dân chủ thì nguyên tắc công khai, minh bạch cũng góp phần chung vào hiệu quả hoạt động của văn phòng, cũng như của toàn doanh nghiệp.
Nguyên tắc này không chỉ mang tính cổ động, khẩu hiệu màlà sự cởi mở, thẳng thắn trong và giữa các phòng ban khi tương tác công việc hằng ngày, còn là nhân tố hàng đầu giúp tăng niềm vui, hiệu quả làm việc cho nhân viên (theo khảo sát của TinyPulse)
Theo Từ điển tiếng Việt, công khai “là việc không giữ kín, mà để cho mọi người đều có thể biết”. Minh bạch là “rõ ràng, rành mạch”.
Trong hoạt động văn phòng, công khai nghĩa là mọi hoạt động của văn phòng phải được công bố hoặc phổ biến, truyền tải trên các phương tiện thông tin trong doanh nghiệp, làm cho mọi nhân viên có thể tiếp cận được các quyết định một cách dễ dàng; minh bạch nghĩa là không những phải công khai mà còn phải trong sáng, không khuất tất, không rắc rối, không gây khó khăn cho nhân viên trong việc tiếp cận các nguồn thông tin doanh nghiệp này.
Ví dụ: Việc ban hành, công khai và áp dụng các bộ quy tắc ứng xử, đạo đức nghề nghiệp trong các văn phòng có ý nghĩa quan trọng nhằm tạo ra những khuôn mẫu, thước đo hiệu quả làm việc của nhân viên.
Tính minh bạch tại văn phòng có nghĩa là việc trao đổi cởi mở và trung thực với các thành viên trong cùng nhóm hoặc giữa các nhóm. Mặc dù là một thuật ngữ khá trừu tượng, nhưng hoàn toàn có thể xây dựng một văn hóa minh bạch tại doanh nghiệpthông qua những việc làm rất cụ thể.
Tính thông suốt khi xây dựng tổ chức văn phòng cần tập trung tới việc bố trí cơ cấu, phân quyền có khoa học việc tổ chức thông tin hoạt động. Thông suốt thể hiện ở các mặt từ trên xuống dưới, từ dưới lên trên, cấp hàng ngang và các mối liên hệ bên trong, bên ngoài. Có thể hiểu đơn giản về thông suốt như dòng chảy củamạch máu trong cơ thể, luôn phải liên tục và không được ùn tắc.
Tính chất công việc tại văn phòng luôn biến đổi không ngừng do đó vịêc triển khai thông suốt các quy định, yêu cầu của lãnh đạo doanh nghiệp tới các phòng, ban chuyên môn giúp cho việc vận hành không bị ngắt quãng, chậm trễ làm mất cơ hội cũng như chi phí doanh nghiệp.
Việc áp dụng nguyên tắc công khai, minh bạch, thông suốt trong tổ chức văn phòng doanh nghiệp nói riêng và trong tổng thể doanh nghiệp nói chung sẽ giúp cho việc kiểm soát các vấn đề hạn chế của nguyên tắc tập trung dân chủ, đó có thể coi là kênh giám sát, đánh giá mức độ thực hiện tập trung dân chủ của doanh nghiệp tới cấp nào.
Ví dụ: Hiện nay, hoạt động của Trung tâm Khoa học Hành chính và Văn thư Lưu trữ đang từng bước cụ thể hóa các khía cạnh của nguyên tắc công khai, minh bạch đối với nội bộ nhân viên, trong đó có bộ phận văn phòng.
Tính công khai minh bạch thông suốt thể hiện trong việc niêm yết rõ các quy định làm việc, giờ giấc; chế độ lương, thưởng; chế độ nghỉ ngơi; doanh thu, chi phí doanh nghiệp; các nghĩa vụ thuế, bảo hiểm của người lao động đang được Trung tâm thực hiện một cách có bài bản và đúng trình tự, phù hợp với quy định hiện hành.
Nguyên tắc công khai, minh bạch thông suốt đang được Trung tâm xây dựng thành Văn hóa doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp định hướng được thương hiệu khi làm việc với đối tác bên ngoài, cũng như tạo ra một tập thể đoàn kết,