3.3.3 .Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác, lịch làm việc
3.3.5. Xây dựngquy trình tuyển dụng nhân sự
Một trong những nhiệm vụ của Văn phòng trong các doanh nghiệp nhỏ là phải đảm nhận nhiệm vụ quản lý nhân sự. Để làm tốt nhiệm vụ này, các doanh nghiệp cần xây dựng quy trình và thực hiện những biện pháp sau đây:
TRÁCH NHIỆM TIẾN TRÌNH THỰC HIỆN THAM CHIẾU VP/phòng HCNS/Các đơn vị Mục 1 VP/phòng HCNS Mục 2 GĐ/TGĐ/HĐQT Mục 3 VP/phòng HCNS Mục 4 GĐ/TGĐ Mục 5 VP/phòng HCNS Mục 6 Mục 7 Mục 8 Mục 9 VP/phòng HCNS Bộ phận chuyên môn Mục 10 VP/phòng HCNS Bộ phận chuyên môn Mục 11 VP/phòng HCNS BGĐ Mục 12 Phê duyệt Lập kế hoạch nhân sự Lập kế hoạch tuyển dụng Xác định nhu cầu Phê duyệt
Thông báo tuyển dụng
Nhận hồ sơ và sơ tuyển
Tổ chức phỏng vấn
Thông báo kết quả
Tiếp nhận và thử việc nhân viên mới
N
Y
Y
N
Đánh giá sau thử việc
Nội dung của quy trình (1). Xác định nhu cầu
Các bộ phận, phòng ban trong toàn Công ty có nhiệm vụ dự báo kế hoạch tuyển dụng Nhân sự cho tháng/ quý/năm tới với các chi tiết cụ thể nhất, gửi Bản Kế hoạch Tuyển dụng về Văn phòng/ phòng Hành chính Nhân sự. Các phòng ban chịu trách nhiệm về bản Kế hoạch đã đưa ra. Dựa theo kế hoạch tuyển dụng mà các bộ phận cung cấp, bộ phận Nhân sự có trách nhiệm xem xét, tư vấn, đánh giá lại nhu cầu Tuyển dụng và liên hệ trước với các nguồn cung ứng lao động để xác định khả năng đáp ứng, thuận tiện khi có yêu cầu tuyển dụng thực tế.
Phiếu yêu cầu tuyển dụng
Phòng ban, bộ phận khi có yêu cầu tuyển dụng sẽ đến Văn phòng/Phòng Hành chính Nhân sự nhận mẫu đơn, điền vào Phiếu yêu cầu tuyển dụng;và Hồ sơ tuyển dụng sau đó gửi về Văn phòng/ Phòng Hành chính Nhân sự.
(2). Văn phòng/Phòng Hành chính Nhân sự xem xét, lập kế hoạch nhân sự
Chánh văn phòng/ Trưởng phòng xem xét Phiếu yêu cầu tuyển dụng, nếu thấy cần thiết phải tuyển thêm người sẽ ký duyệt và trình BGĐ duyệt. Nếu thấy không cần tuyển thì ghi rõ lý do và trả Phiếu yêu cầu tuyển dụng.
(3) Phê duyệt
Chánh văn phòng/ Trưởng phòng trình BGĐ ký duyệt Phiếu yêu cầu tuyển dụng. Khi BGĐ đã ký duyệt, Phiếu yêu cầu tuyển dụng được chuyển về bộ phận Nhân sự để lập kế hoạch tuyển dụng
(4)Lập kế hoạch tuyển dụng
Căn cứ vào phê duyệt của BGĐ, Bộ phận nhân sự xây dựng kế hoạch tuyển dụng.
(5) Phê duyệt
Chánh văn phòng/ Trưởng phòng trình BGĐ ký duyệt kế hoạch tuyển dụng. Khi BGĐ đã ký duyệt, kế hoạch tuyển dụng được chuyển về bộ phận Nhân sự để tiến hành thông báo tuyển dụng.
(6). Thông báo tuyển dụng
Khi có nhu cầu tuyển dụng, Phòng Nhân sự ra thông báo tuyển dụng nhân viên trên E-Mail nội bộ của Công ty, các nguồn cung ứng lao động bên ngoài và
trên các phương tiện thông tin đại chúng (báo, đài...). Nội dung thông báo gồm: Các yêu cầu, điều kiện tuyển dụng, hồ sơ, thời gian nhận hồ sơ...
(7). Nhận hồ sơ và sơ tuyển
Bộ phận Nhân sự nhận và kiểm tra hồ sơ theo Phiếu xét duyệt hồ sơ cho các vị trí khác.Tiêu chuẩn xét duyệt hồ sơ cụ thể như sau:
a) Về mặt hình thức
- Hồ sơ ứng viên phải thể hiện rõ vị trí dự tuyển, họ tên ứng viên và các dữ liệu cụ thể để Công ty có thể liên hệ khi có nhu cầu.
- Các giấy tờ cần thiết phải đựơc sắp xếp gọn gàng theo thứ tự như sau: + Đơn xin việc
+ Sơ yếu lí lịch (có chứng thực của địa phương)
+ Bản sao các bằng cấp, chứng chỉ hoặc các giấy tờ thể hiện trình độ, khả năng nghiệp vụ của ứng viên (nếu có) (có chứng thực hoặc đối chiếu với bản gốc).
+ Giấy khám sức khỏe
+ Bản sao hộ khẩu, Giấy đăng ký tạm trú (nếu có) + Bản sao CMND
+ 4 tấm hình 3*4
+ Quyết định thôi việc đơn vị cũ (nếu cần)
b) Về mặt nội dung
- Hồ sơ phải thể hiện đựơc trình độ chuyên môn cũng như các kiến thức theo yêu cầu tuyển dụng thông qua phần trình bày của Đơn xin việc và Sơ yếu lí lịch, các bằng cấp, chứng chỉ chuyên môn.
- Ứng viên phải đựơc xác nhận có đủ sức khỏe thông qua Giấy khám sức khỏe đã đựơc xác nhận của Cơ quan y tế có thẩm quyền.
c) Các tiêu chuẩn khác
- Việc xét tuyển sẽ đựơc ưu tiên đối với hồ sơ các ứng viên nội bộ. - Hồ sơ ứng tuyển của đợt tuyển dụng trước sẽ đựơc ưu tiên xem xét lại. - Hồ sơ ứng viên đựơc ưu tiên theo thứ tự: Kinh nghiệm chuyên ngành, kinh nghiệm làm việc, không có kinh nghiệm nhưng có tố chất, năng lực có thể
(8).Tổ chức phỏng vấn chuyên môn
Bộ phận Nhân sự chuyển những thông tin về ứng viên cho người tham gia phỏng vấn trước ngày phỏng vấn chuyên môn 02 ngày để nghiên cứu.
- Nếu tuyển các chức danh nhân viên, thành viên tham gia phỏng vấn gồm: Bộ phận nhân sự, bộ phận có nhu cầu tuyển dụng hoặc BGĐ (nếu cần thiết) sẽ tham dự.
- Nếu tuyển các chức danh Quản lý cấp trung và cấp cao, thành viên tham gia phỏng vấn gồm: BGĐ, CVP/ Trưởng phòng HC hoặc người được BGĐ đề cử tham gia.phỏng vấn.
Trong quá trình phỏng vấn, mỗi phỏng vấn viên phải đưa ra kết quả đánh giá riêng và sau đó trao đổi thống nhất. Nếu không thống nhất được ý kiến, BGĐ là người quyết định cuối cùng.
Kết quả phỏng vấn được bộ phận nhân sự tổng hợp
(9). Thông báo kết quả và mời nhận việc
Dựa vào Kết quả phỏng vấn các ứng viên dự tuyển, bộ phận Nhân sự sẽ mời các Ứng viên đạt yêu cầu bằng thư mời nhận việc hoặc qua điện thọai, email.
(10). Tiếp nhận và thử việc
Bộ phận Nhân sự phối hợp cùng các Trưởng bộ phận, phòng chuyên môn hướng dẫn nhân viên mới làm các thủ tục nhận việc, phổ biến nội qui, chính sách,… của Công ty qua buổi đào tạo hội nhập.
Bộ phận quản lý trực tiếp có trách nhiệm phân công, hướng dẫn công việc, trình bày rõ trách nhiệm và quyền hạn cho nhân viên mới. Bộ phận quản lý trực tiếp sẽ đưa ra chương trình thử việc mà nhân viên mới phải thực hiện. Thời gian thử việc áp dụng theo qui định của Công ty. Kết thúc thời gian thử việc nhân viên được đánh giá lại.
(11). Đánh giá sau thử việc
Văn phòng/ phòng HCNS có trách nhiệm theo dõi và cung cấp danh sách nhân viên sắp hết thời hạn thử việc cho Trưởng bộ phận hoặc người trực tiếp quản lý nhân viên mới trước 2 tuần. Căn cứ vào yêu cầu công việc và khả năng hoàn thành công việc của nhân viên mới, Trưởng bộ phận/người quản lý trực tiếp xác nhận, đánh giá kết quả sau thời gian thử việc và gửi về Văn phòng/ phòng HCNS.
(12). Quyết định tuyển dụng
Nhân viên mới sau khi đã qua thời gian thử việc và được Trưởng bộ phận đánh giá đạt yêu cầu, phòng Nhân sự sẽ ra quyết định nhận việc chính thức. Nhân viên được ký kết Hợp đồng lao động và hưởng đầy đủ các chính sách, chế độ phúc lợi theo quy chế của doanh nghiệp.
3.4. Phổ biến, hƣớng dẫn thực hiện quy chế, quy định
3.4.1. Mục tiêu phổ biến, hướng dẫn thực hiện quy chế, quy định
- Tạo điều kiện để cán bộ, nhân viên và người lao động trong doanh nghiệp biết, hiểu và thực hiện nghiêm túc các nội dung quy định trong quy chế, quy định.
- Tạo động lực cho đội ngũ cán bộ, nhân viên và người lao động trong doanh nghiệp tích cực tham gia các hoạt động sản xuất, kinh doanh và phát triển đa dạng hóa các loại hình dịch vụ nhằm gia tăng doanh thu, lợi nhuận cho doanh nghiệp.
- Tạo điều kiện cho đội ngũ cán bộ, nhân viên và người lao động được tăng thêm các phần thu nhập trong quy chế quy định về sản xuất, kinh doanh và phát triển dịch vụ.
3.4.2. Nguyên tắc phổ biến, hướng dẫn
Việc phổ biến, hướng dẫn thực hiện quy chế, quy định cần:
- Bảo đảm việc tiếp cận các quy chế, quy định dễ dàng, kịp thời, đầy đủ, minh bạch và tạo điều kiện để đội ngũ cán bộ, nhân viên trong doanh nghiệp chấp hành nghiêm túc các quy chế, quy định đã đặt ra đặc biệt là cán bộ, nhân viên mới được tuyển dụng vào làm việc.
- Đảm bảo các thông tin, bí mật kinh doanh trong doanh nghiệp tránh bị lộ, lọt ra bên ngoài và bị lợi dụng phục vụ vào mục đích cạnh tranh không lành mạnh.
- Phổ biến, hướng dẫn thực hiện quy chế, quy định của doanh nghiệp đầy đủ, công khai, minh bạch tạo cơ sở để xử lý, giải quyết các hành vi vi phạm quy chế, quy định. Đảm bảo việc áp dụng các chế tài cần thiết để bảo vệ lợi ích của doanh nghiệp.
3.4.3. Nội dung phổ biến, hướng dẫn
b. Phổ biến, hướng dẫn các quy chế, quy định của doanh nghiệp, bao gồm: các quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp; quy chế tổ chức hoạt động của doanh nghiệp; quy định về quyền, nghĩa vụ của cán bộ, nhân viên và người lao động; quy chế làm việc của doanh nghiệp; Các quy định về văn thư, lưu trữ, nhân sự, các quy định về chi tiêu nội bộ của doanh nghiệp; các quy trình tổ chức và thực hiện các công việc sản xuất, kinh doanh và dịch vụ của doanh nghiệp,…
c. Phổ biến, hướng dẫn một số bí mật kinh doanh và đảm bảo bí mật sản xuất, kinh doanh và phát triển dịch vụ trong doanh nghiệp theo đặc thù lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp và các chế tài xử lý liên quan đến bí mật doanh nghiệp.
d. Phổ biến, hướng dẫn các quy định về lao động, về quyền và nghĩa vụ cán bộ, nhân viên và lao động; về hợp đồng lao động, tiền lương, thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi, kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất khi vi phạm kỷ luật lao động, an toàn lao động; chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế;…
3.4.4. Hình thức phổ biến, hướng dẫn quy chế, quy định
a. Phổ biến, hướng dẫn thông qua hình thức: văn bản hướng dẫn hoặc tuyên truyền miệng
b. Phổ biến, hướng dẫn thông qua các cuộc họp, hội nghị, hội thảo do doanh nghiệp tổ chức.
c. Phổ biến, hướng dẫn thông qua sổ tay hướng dẫn cán bộ, nhân viên và người lao động.
d. Xây dựng website của doanh nghiệp, duy trì, cập nhật cơ sở dữ liệu về văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp, các biểu mẫu và các quy trình công khai trong doanh nghiệp.
e. Mở các lớp tập huấn, bồi dưỡng kiến thức pháp luật về doanh nghiệp, về lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp.
3.4.5. Quy trình phổ biến, hướng dẫn quy chế, quy định
Bước 1. Bộ phận văn phòng tiến hành xây dựng chương trình, kế hoạch phổ biến, hướng dẫn thực hiện quy chế, quy định bao gồm: nội dung các văn bản cần phổ biến, hướng dẫn, hình thức phổ biến và các quy định khác liên quan.
Bước 2. Lựa chọn đội ngũ giảng viên, báo cáo viên; cán bộ phụ trách, nhân viên bộ phận văn phòng phù hợp với nội dung cần phổ biến, hướng dẫn.
Bước 3. Thông báo kế hoạch, lịch tổ chức tiến hành phổ biến, hướng dẫn quy chế, quy định cho đội ngũ cán bộ, nhân viên và người lao động cần được phổ biến, hướng dẫn.
Bước 4. Bộ phận văn phòng tổ chức công tác hậu cần cho quá trình phổ biến, hướng dẫn quy chế, quy định.
Bước 5. Giám sát quá trình phổ biến, hướng dẫn quy chế, quy định, chất lượng đội ngũ giảng viên, báo cáo viên được lựa chọn hướng dẫn.
Bước 6. Khảo sát, đánh giá hiệu quả, chất lượng phổ biến, hướng dẫn thực hiện quy chế, quy định.
Bước 7. Tổng kết, rút kinh nghiệm và báo cáo lãnh đạo doanh nghiệp.
3.5. Kiểm tra, đánh giá hoạt động của văn phòng
Kiểm tra, đánh giá trong quản trị văn phòng là những hoạt động có nội dung so sánh, đối chiếu giữa hiện trạng hoạt động của văn phòng với các căn cứ kiểm tra nhằm xác định kết quả và uốn nắn những sai lệch so với mục tiêu đã đềra.
Các nghiệp vụ hành chính văn phòng có ảnh hưởng tới nhiều hoạt động của doanh nghiệp nên việc kiểm soát thường xuyên các nghiệp vụ này là điều hết sức quan trọng nhằm đảm bảo cho mọi việc được thông suốt, nhịp nhàng. Chức năng này được tổ chức thực hiện dựa trên việc so sánh các quy định, tiêu chuẩn, định mức, chỉ tiêu đã được cấp trên phê duyệt để kiểm tra, đánh giá việc thực hiện hiện trên thực tế các nghiệp vụ hành chính cũng như các nhiệm vụ cụ thể ở từng thời điểm. Chẳng hạn như để đảm bảo công tác soạn thảo văn bản trong doanh nghiệp được đúng đắn và thống nhất, văn phòng sẽ căn cứ vào các quy định về mẫu trình bày văn bản, về quy trình soạn thảo văn bản, về thẩm quyền ban hành văn bản để so sánh và đánh giá việc soạn thảo văn bản tại các đơn vị, phòng ban, qua đó đưa ra các kết luận về việc thực hiện đúng hay chưa đúng các quy định về soạn thảo văn bản. Trường hợp có nhiều sai sót, sẽ đề xuất với lãnh đạo những biện pháp phù hợp để nâng cao chất lượng soạn thảo văn bản như tập huấn, đào
này; hoặc thông báo rộng rãi về các nội dung chưa được thực hiện tốt trong việc soạn thảo văn bản nhằm nâng cao ý thức trách nhiệm đối với toàn cán bộ, nhân viên thường xuyên làm công việcnày.
Kiểm tra, đánh giá trong hành chính văn phòng được thực hiện thường xuyên, liên tục với nhiều hình thức khác nhau để đảm bảo cho các nghiệp vụ hành chính được thức hiện đúng đắn nhất; đồng thời cũng nâng cao trách nhiệm trong công việc đối với đội ngũ những người đang làm việc trong văn phòng và các đơn vị có liên quan, từ đó thúc đẩy năng suất lao động, tăng cường quản lý mọt hoạt động của vănphòng.
3.5.1. Mục đích kiểm tra, đánh giá hoạt động văn phòng
- Bảo đảm kết quả đạt được phù hợp với mục đích, yêu cầu
- Bảo đảm các nguồn lực được sử dụng một cách hữuhiệu.
- Làm sáng tỏ và đề ra những kết quả mong muốn chính xác theo thứ tự quan trọng.
- Xác định và dự đoán những biến động và những rủi ro có thể gặp phải trong tương lai.
- Đơn giản hóa các giấy tờ, thủ tục và nâng cao vai trò, trách nhiệm của nhà quản lý.
- Phổ biến những chỉ dẫn cần thiết một cách liên tục để cải tiến việc hoàn thành công việc, tiết kiệm thời gian, công sức.
- Phát hiện kịp thời các sai sót và bộ phận chịu trách nhiệm để chấnchỉnh.
3.5.2. Phân loại kiểmtra, đánh giá
- Kiểm tra hành chính: Có nghĩa là kiểm tra việc đề ra mục tiêu, chương trình kế hoạch, quy chế công tác, quy trình công việc...Thực chất của việc kiểm tra này là kiểm tra lại chính mình, kiểm tra quảntrị.
- Kiểm tra công việc: Căn cứ vào chương trình, kế hoạch, chỉ tiêu đề ra, công tác kiểm tra xác định kết quả đạt được ở tất cả các lĩnh vực công tác của Văn phòng.
- Kiểm tra nhân sự: Nội dung này nhằm xem xét việc thực hiện các quy chế làm việc trong Văn phòng. Đánh giá khả năng chuyên môn của cán bộ công nhân viên Văn phòng.
3.5.3. Quy trình kiểm tra, đánh giá
Sơ đồ quy trình kiểm tra, đánh giá
Bước 1. Xác định mục tiêu: Để kiểm tra, đánh giá tốt phải có mục tiêu rõ ràng, phải biết được mình muốn đạt điều gì và đâu là đối tượng của kiểm tra. Có thể mục tiêu ngắn hạn hoặc mục tiêu dàihạn.
Bước 2. Lập kế hoạch kiểm tra, đánh giá: Kế hoạch là một lịch trình chi tiết những việc cần làm để đạt được một mục tiêu, kèm theo phương pháp thực hiện việc kiểm tra (có thể áp dụng công thức 5W, 1H, 2C, 5M trong phần hoạch định)
Bước 3. Truyền đạt kế hoạch kiểm tra, đánh giá: đảm bảo việc kiểm tra nhằm mọi đơn vị, bộ phận liên quan đến việ c kiểm tra biết để thực hiện tốt công việc kiểmtra, đánh giá.
Bước 4. Xây dựng các tiêu chuẩn, chuẩn mực: xây dựng các tiêu chuẩn, chuẩn mực cần rõ ràng và đảm bảo đo lườngđược.
Bước 5. Thu thập dữ liệu của đối tượng kiểm tra, đánh giá: thông qua các phương thức khác nhau, quan sát, hoặc thu thập thông tin thông qua các bảng biểu…