2.7.2 .Xây dựng tiêuchuẩn đánh giá kết quả thựchiện công việc
3.2. Nguyên tắc tổchức hoạt động vănphòng
3.2.3. Nguyên tắc hợp tác
Hợp tác hiểu theo cách đơn giản là cùng chung sức giúp đỡ lẫn nhau trong một công việc, một lĩnh vực nào đó, nhằm một mục đích chung
Hợp tác là nguyên tắc có tính phổ biến rộng rãi và áp dụng trong mọi khía cạnh của hoạt động, cuộc sống.
Trong văn phòng việc xây dựng nguyên tắc hợp tác là điều sống còn cho việc thành công của văn phòng nói riêng và doanh nghiệp nói chung bên cạnh các nguyên tắc đã phân tích ở trên.
Ngày nay tính cá nhân hoặc quyền tự do cá nhân luôn được đề cao, việc coi mình là “trung tâm vũ trụ” đôi khi làm thay đổi và ảnh hưởng tới không ít nhân viên khi đi làm việc trong doanh nghiệp.
Việc đặt lợi ích cá nhân cao hợn lợi ích tập thể hoặc né tránh các công việc chung của tổ chức như: vệ sinh khu vực làm việc, giữ gìn cảnh quan, tiết kiệm điện nước…. làm cho hiệu quả hoạt động của cá nhân hay tập thể đều đi xuống.
Ví dụ thực tế: Để triển khai dự án chỉnh lý tài liệu tại UBND Quận 10, thành phố Hồ Chí Minh, Trung tâm Khoa học Hành chính và Văn thư Lưu trữ hợp tác với Công ty CP Lưu trữ số hóa HT triển khai một phần trong dự án trên tinh thần: Tôn trọng lẫn nhau qua việc ký kết hợp đồng hợp tác, thỏa thuận thời gian hoàn thành, cơ chế trao đổi công việc khi có sự cố phát sinh...
Ý thức được tầm quan trọng của nguyên tắc này, lãnh đạo Trung tâm Khoa học Hành chính và Văn thư Lưu trữ luôn nêu cao tinh thần hợp tác trên mọi phương diện với nội bộ, cũng như đối tác, cơ quan liên quan tới hoạt động chỉnh lý tài liệu, đào tạo – bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ…
Với quy mô doanh nghiệp nhỏ, thì tính hợp tác càng thể hiện rõ, ví dụ trong hoạt động của Trung tâm, Phòng Nghiệp vụ chỉnh lý luôn là phòng phải “căng mình” để chạy theo tiến độ của từng dự án, nếu chỉ tập trung vào nhân lực của Phòng thì gần như sẽ bị tê liệt ở các thời điểm cao điểm của hoạt động.
Với phương châm dự án luôn là ưu tiên số một vì góp phần quan trọng vào trong việc sống còn của doanh nghiệp, ở những thời điểm đó, các phòng/ban liên quan như phòng Tổng hợp, Ban giám đốc đều ưu tiên sắp xếp nhân sự, cơ sở vật
chất, tài chính để hậu thuẫn cho Phòng Nghiệp vụ chỉnh lý yên tâm hoàn thành tiến độ yêu cầu.
Ngược lại, Phòng Đào tạo - bồi dưỡng thì tính chất công việc không thường xuyên, xong sẽ phát sinh ở thời điểm, ví dụ cùng một lúc tại 3 miền Bắc Trung Nam đều tổ chức các khóa đào tạo do nhu cầu học viên, thì các phòng ban, Ban giám đốc đều phân công nhau hỗ trợ ngược lại cho Phòng Đào tạo - bồi dưỡngđể hoàn thành nhiệm vụ mang tính cao điểm để góp chung vào thành công của Trung tâm.
Biểu hiện sinh động của tính hợp tác là tinh thần làm việc nhóm, một cá nhân trong văn phòng có khả năng đảm nhận từ hai đến ba nhiệm vụ khác nhau, qua đó giúp cho bộ máy văn phòng, doanh nghiệp được tinh gọn, hiệu quả và có môi trường cho nhân viên phát huy hết khả năng, sở trường để khẳng định bản thân và phát triển cùng doanh nghiệp.
Việc áp dụng các nguyên tắc trên vào xây dựng bộ máy văn phòng có vai trò quan trọng giúp văn phòng định hướng được hướng đi, cách thực hiện, đảm bảo cho sự việc hoàn thành nhiệm vụ mà văn phòng phụ trách, góp phần vào thành công chung của doanh nghiệp.