Xây dựng bản mô tả công việcsẽ giúp nhà tuyển dụng giảm thiểu thời gian sàng lọc hồ sơ ứng viên ngay từ đầu bằng việc ứng viên “tự xem xét” điều kiện phù hợp và khả năng đáp ứng của mình đối với vị trí đăng tuyển để có thể quyết định nộp đơn xin việc hay không. Thêm vào đó bản mô tả công việc sẽ là tiêu chuẩn quan trọng trong việc đánh giá việc thực hiện công việc cho các vị trí lao động trong văn phòng.
Tuy nhiên tại Việt Nam, bản mô tả công việc vẫn chưa được áp dụng rộng rãi trong các tổ chức. Nhưng đối với các doanh nghiệp nhỏ, việc này lại rất cần thiết.
Để xây dựng hoàn chỉnh bản mô tả công việc, người hoặc bộ phận được giao phụ trách cần thực hiện qua các bước:
Bƣớc 1: Thành lập nhóm xây dựng hệ thống mô tả công việc
- Thành phần nhóm bao gồm: Người phụ trách văn phòng (phòng Tổng hợp ) và các Trưởng bộ phận liên quan.
- Giám đốc ra quyết định thành lập nhóm
Bƣớc 2: Xây dựng bảng liệt kê công việc
Liệt kê tất cả những công việc mà các nhân viên cần thực hiện trong ngày, tuần, tháng, quý, năm.
Bƣớc 3: Xây dựng bảng mô tả công việc
- Tổng hợp toàn bộ bảng liệt kê công việc theo từng vị trí. Các trưởng bộ phận liên quan sẽ sàng lọc, tối ưu hóa (lược bỏ những công việc thừa, không đúng vị trí…). Sau đó sắp xếp thứ tự ưu tiên các công việc, xây dựng biểu mẫu cho một bảng mô tả công việc cụ thể cho từng chức danh.
- Xin ý kiến của các đơn vị. - Hoàn thiện và trình lãnh đạo.
Bƣớc 4: Ra quyết định ban hành bản mô tả công việc
Ví dụ: Bản mô tả công việc của Trung tâm Khoa học Hành chính và Văn thư - Lưu trữ (mẫu)
Mã số:
Lần ban hành: BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC
Ngày ban hành:
Chức danh công việc: Ngày bắt đầu:
Bộ phận: Địa điểm làm việc:
Quản lý trực tiếp: Loại hợp đồng: Nhân viên cấp dƣới:
MỤC TIÊU CÔNG VIỆC
- -
MỐI QUAN HỆ CÔNG VIỆC CHÍNH
Bên trong Bên ngoài
- -
Cấp trên trực tiếp: Cấp dƣới trực tiếp:
TRÁCH NHIỆM CÔNG VIỆC CHÍNH YÊU CẦU CỤ THỂ
1. Công việc 1: - 2. Công việc 2: - 3. Khác: - QUYỀN HẠN - -
NGHĨA VỤ
- -
YÊU CẦU VỚI NGƢỜI THỰC HIỆN
Trình độ và chứng chỉ: Kinh nghiệm làm việc: Kiến thức và kỹ năng
Kiến thức Kỹ năng
- -
Ngoại ngữ
CHỮ KÝ
Tên người quản lý trực tiếp: Chữ ký: Ngày: Tên người thực hiện Chữ ký: Ngày: DUYỆT Lãnh đạo văn phòng Chữ ký: Ngày: Giám Đốc Chữ ký: Ngày: