2.7.2 .Xây dựng tiêuchuẩn đánh giá kết quả thựchiện công việc
3.3. Tổchức một số hoạt động thuộc chức năng, nhiệm vụ của bộ phận văn
3.3.2. Tổchức công tác thông tin
Trong mỗi doanh nghiệp thông tin được xem là mạch máu của tổ chức, nó là thứ keo đặc biệt để gắn kết những bộ phận của tổ chức lại với nhau. Những hoạt động này hợp tác với nhau nhờ có thông tin.
Thông tin là công cụ quan trọng đối với hoạt động của các doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp mới thành lập. Thông tin thông suốt tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động quản trị của chủ doanh nghiệp cũng như hoạt động tác nghiệp của các nhân viên. Đối với doanh nghiệp mới thành lập, sự chia sẻ thông tin giữa lãnh đạo và nhân viên, giữa các bộ phận cũng như giữa các nhân viên với nhau chưa thực sự thông suốt. Điều này ảnh hưởng lớn đến hiệu quả chỉ đạo, điều hành của nhà quản trị và năng suất, chất lượng công tác của các nhân viên. Với tư cách là bộ phận chịu trách nhiệm chức năng thông tin, văn phòng của các doanh nghiệp mới thành lập cần quan tâm tổ chức một cách tốt nhất công tác thông tin.
Nếu dòng thông tin bị đình trệ thì tổ chức sẽ không tồn tại. Đối với văn phòng, để thực hiện tốt các chức năng của mình thì không thể thiếu công tác thông tin.
Công tác thông tin trong doanh nghiệp gồm: • Thu thập thông tin
• Xử lý thông tin
• Cung cấp thông tin cho lãnh đạo và các bộ phận khác
Công tác thông tin là việc thu thập, xử lý và cung cấp thông tin phục vụ hoạt động quản lý, điều hành của doanh nghiệp. Trong đó, việc thu thập được bắt đầu từ việc tìm hiểu nhu cầu sử dụng thông tin của doanh nghiệp, xác định các thông tin cần dung, các nguồn cung cấp thông tin… Đây là khâu then chốt quyết định đến chất lượng công tác thông tin. Yêu cầu của thu thập thông tin là phải
độ tin cậy, tính chân thức thông qua các phương pháp so sánh, đối chiếu, phân tích, tổng hợp… Cuối cùng, thông tin có giá trị cần được cung cấp cho các đối tượng sử dụng trong doanh nghiệp thông qua nhiều kênh thông tin khác nhau.
Công tác thông tin phải đảm bảo các tính chất của thông tin như tính chính xác, tính hữu dụng, tính kịp thời, tính mới… Có như vậy, thông tin mới phát huy được giá trị đối với hoạt động quản lý, điều hành của doanh nghiệp. Đối với doanh nghiệp mới thành lập, việc thiếu thông tin giá trị hay thừa thông tin “nhiễu” thường xuyên diễn ra nếu không tổ chức tốt công tác thông tin. Bên cạnh đó, một nhu cầu khác của các nhà quản trị doanh nghiệp mới thành lập là kiểm soát các thông tin hình thành của các đơn vị chức năng nói chung, các nhân viên cấp dưới nói riêng. Đây thực ra là nhu cầu thường trực của các doanh nghiệp, tuy nhiên, đối với các doanh nghiệp mới, kiểm soát thông tin càng quan trọng hơn. Do vậy, để tổ chức tốt công tác thông tin, các doanh nghiệp mới thành lập thường tiến hành các công việc sau:
Xây dựng các cơ sở dữ liệu thông tin điều hành và tác nghiệp phục vụ hoạt động của các doanh nghiệp: Trong đó, hệ thống của các doanh nghiệp mới thành lập thường thiên hướng phục vụ hoạt động điều hành. Điều này xuất phát từ tâm lý của các nhà quản trị doanh nghiệp mới. Sau một quá trình hình thành và phát triển, cơ sở dữ liệu thông tin tác nghiệp sẽ dần được hình thành và tồn tại trong mối liên hệ chặt chẽ với hệ thống thông tin điều hành;
Xác định cơ chế báo cáo của các bộ phận và các nhân viên nhằm đảm bảo thông tin thông suốt, phục vụ cho hoạt động của doanh nghiệp. Nhu cầu kiểm soát thông tin của các doanh nghiệp mới thành lập là rất lớn. Hoạt động báo cáo vừa giúp cung cấp thông tin cho việc quản lý và điều hành vừa giúp nhà quản trị giám sát các hoạt động của cấp dưới cũng như các bộ phận;
Sử dụng khoa học công nghệ hiện đại đối với hoạt động xử lý và cung cấp thông tin: Các doanh nghiệp mới thành lập tận dụng sự phát triển của khoa học công nghệ, cụ thể là công nghệ thông tin và viễn thông trong công tác thông tin của doanh nghiệp mình. Đây là một trong những đầu tư quan trọng mà nhiều
doanh nghiệp đã nhận thức được và hoàn toàn phù hợp với xu thế, đặc biệt trong bối cảnh cách mạng 4.0 đang diễn ra như hiện nay.
Tổ chức công tác thông tin của các doanh nghiệp mới thành lập xoay quanh một số hoạt động đã trình bày ở trên. Hiệu quả tổ chức đã đem lại những bước khởi đầu vững chắc cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.