3.3.3 .Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác, lịch làm việc
3.6. Cải tiến hoạt động vănphòng doanh nghiệp theo hướng hiện đại hóa
3.6.3. Không ngừng phát triển kỹ thuật và nghiệp vụ hành chính
Những người làm công tác văn phòng ngoài kỹ năng nghiệp vụ chuyên môn, phải liên tục được đào tạo lại các kỹ năng, kỹ xảo của công nghệ thông tin, sử dụng thành thạo các trang thiết bị hiện đại để phân tích, xử lý thông tin một cách khoa học.
Tóm tại, các bước được xây dựng trên đây là cơ sởđể các doanh nghiệp mới thành lập tham khảo khi thiết lập bộ phận văn phòng. Tuy nhiên, kết quả nghiên cứu của chúng tôi mới chỉ là bước đầu, nên mặc dù đã dược khảo sát thưc tế tại một số các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực văn thư- lưu trữ và đặc biệt là Trung tâm Khoa học Hành chính và Văn thư- Lưu trữ (SCARMA), nhưng vẫn còn ở dạng lý thuyết. Vì vậy, khi áp dụng, các doanh nghiệp phải có sự vận dụng linh hoạt sao cho phù hợp với nguồn lực, điều kiện của doanh nghiệp mình.
Tiểu kết chƣơng 3
Trên cơ sở những khảo sát thực trạng, nghiên cứu thực tiễn quy trình và phương pháp thiết lâ ̣p, tổ chức hoa ̣t đô ̣ng bô ̣ phâ ̣n văn phòng ta ̣i Trung tâm Khoa học Hành chính và Văn thư - Lưu trữ và một vài doanh nghiệp nhỏ, tác giả đã đề xuất quy trình tổ chức một số hoạt động của bộ phận văn phòng ở các doanh nghiê ̣p nhỏ mới thành lập, bao gồm:
- Xây dựng cơ cấu tổ chức văn phòng
- Xây dựng bản mô tả công việc, tiêu chuẩn đánh giá thực hiện công việc cho các vị trí lao động trong văn phòng
- Xây dựng quy chế, nội quy hoạt động của văn phòng - Tổ chức công tác thông tin
- Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác, lịch làm việc - Tổ chức công tác văn thư - lưu trữ trong doanh nghiệp - Xây dựng quy trình tuyển dụng nhân sự
Do hạn chế về thời gian và trong khuôn khổ của luận văn, chúng tôi chỉ nêu một số biện pháp tổ chức hoạt động của văn phòng các doanh nghiệp nhỏ, chưa có điều kiện khảo sát và trình bày một số hoạt động khác như công tác lễ tân, quản lý cơ sở vật chất…Đây là những hoạt động thường xuyên, phổ biến mà doanh nghiệp nào cũng phải thực hiện và đều thuộc chức năng, nhiệm vụ của bộ phận văn phòng.
Luận văn đã đề xuất một số quy trình thiết lập, tổ chức hoạt động mang tính chất định hướng phù hợp với thực tiễn của Trung tâm và một số doanh nghiệp nhỏ mới thành lập. Đề xuất này có tính khả thi khi áp dụng tại doanh nghiệp nhỏ mới thành lập, bao gồm:
- Xây dựng cơ cấu tổ chức văn phòng
- Xây dựng mô tả công việc, tiêu chuẩn đánh giá thực hiện công việc cho các vị trí lao động trong văn phòng
- Xây dựng quy chế, nội quy hoạt động của văn phòng - Tổ chức công tác thông tin
- Tổ chức quản lý công tác văn thư - lưu trữ trong doanh nghiệp - Xây dựng quy trình tuyển dụng nhân sự
Xây dựng quy trình thiết lập, tổ chức hoa ̣t đô ̣ng của bô ̣ phâ ̣n văn phòng ở các doanh nghiệp nhỏ m ới thành lập là một quá trình có thể lâu dài hoặc nhanh chóng thay đổi theo từng giai đoạn khác nhau trong quá trình phát triển của doanh nghiệp. Vì vậy, xây dựng quy trình thiết lâ ̣p , tổ chức hoa ̣t đô ̣ng của bô ̣ phâ ̣n văn phòng ở các doanh nghiê ̣p nhỏ m ới thành lập đòi hỏi cán bộ, nhân viên trong doanh nghiệp, đặc biệt là bộ phận văn phòng phải luôn nỗ lực, không ngừng cải tiến, cố gắng để thực hiện các yêu cầu, các nội dung và mục tiêu trong xây dựng văn phòng nói riêng và doanh nghiệp nói chung. Người đứng đầu văn phòng và lãnh đạo cao nhất của doanh nghiệp phải là tấm gương mẫu mực, là người đi đầu lôi cuốn, dẫn dắt doanh nghiệp, thiết lập, cải tiến, thay đổi và phát triển văn phòng từ đó góp phần nâng cao chất lượng, hiệu quả của hoạt động văn phòng và của doanh nghiệp.
KẾT LUẬN
Xây dựng quy trình và phương pháp thiết lâ ̣p , tổ chức hoa ̣t đô ̣ng bô ̣ phâ ̣n văn phòng là một nhiệm vụ quan trọng đối với các doanh nghiệp nhỏ mới thành lập hiện nay. Tuy nhiên trên thực tế, hầu như công tác xây dựng văn phòng vẫn chưa được các doanh nghiệp nhỏ coi trọng và quan tâm đúng mức, do đó, chưa phát huy được hết thế mạnh của văn phòng trong việc hỗ trợ, kết nối các mặt hoạt động của doanh nghiệp
Luận văn này nghiên cứu, xây dựng quy trình và phương pháp thiết lâ ̣p , tổ chức hoa ̣t đô ̣ng bô ̣ phâ ̣n văn phòng trên cơ sở khoa học của quản trị học, quản trị văn phòng và các nghiệp vụ văn phòng.Tuy nhiên, việc xây dựng, thiết lập tổ chức hoạt động của bộ phận văn phòng của doanh nghiệp nhỏ mới thành lập có những đặc thù khác biệt so với các doanh nghiệp có quy mô vừa, quy mô lớn và văn phòng trong các cơ quan Nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội và các loại hình tổ chức khác.Luận văn đã cố gắng khái quát, phân tích để làm rõ nét hơn các vấn đề lý luận về văn phòng, xây dựng văn phòng doanh nghiệp.
Để làm sáng tỏ các vấn đề lý thuyết, chúng tôi đã nghiên cứu thực tiễn quy trình và phương pháp thiết lập , tổ chức hoa ̣t đô ̣ng bô ̣ phâ ̣n văn phòng ta ̣i Trung tâm Khoa học Hành chính và Văn thư – Lưu trữ, một đơn vị sự nghiệp về khoa học công nghệ tuy nhiên hoạt động dựa trên phần lớn các quy định của Nhà nước về doanh nghiệp và có quy mô nhỏ. Thông qua nghiên cứu, khảo sát và thực tiễn trong hoạt động công việc, tác giả thấy rằng việc xây dựng quy trình, phương pháp thiết lập, tổ chức hoạt động của văn phòng là tổ hợp các quy trình, phương pháp khác nhau và dựa trên nhiều yếu tố như quy định của Nhà nước, cơ quan chủ quản, chức năng, nhiệm vụ của doanh nghiệp, ngành nghề hoạt động và thực tiễn trong quá trình hoạt động của đơn vị. Tất cả các vấn đề này có mối quan hệ mật thiết, là một chuỗi logic từ cơ sở lý luận đến thực tiễn ở doanh nghiệp nhỏ mới thành lập.
trình xây dựng, tổ chức hoạt động của bộ phận văn phòng. Do vậy, thông qua luận văn này, chúng tôi có thêm cơ sở lý thuyết để củng cố tổ chức cũng như hoạt động của bộ phận văn phòng của Trung tâm-– nơi tôi đnag công tác. Ngoài ra, những vẫn đề được đề xuất trong luận văn cũng có thể là tài liệu tham khảo cho các doanh nghiệp nhỏ mới thành lập khác ở Việt Nam.
Do đây là vấn đề chưa có ai nghiên cứu, nên mặc dù đã cố gắng, nhưng luận văn của chúng tôi không tránh khỏi những hạn chế. Chúng tôi mong nhận được ý kiến đóng góp từ Thầy Cô, bạn bè và những người quan tâm để có thể hoàn thiện luận văn.
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Vũ Cao Đàm, Giáo trình Phương pháp luận nghiên cứu khoa học, NXB Khoa học và Kỹ thuật, Hà Nội, 2005.
2. Học viện Hành chính Quốc Gia, Quản lý học đại cương, NXB Đại học Quốc Gia Hà Nội, 2001.
3. Quản trị văn phòng, Nghiêm Kỳ Hồng - Lê Văn In - Đỗ Văn Học - Nguyễn Văn Báu - Đỗ Văn Thắng, NXB Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh ( 2015) 4. Nguyễn Thanh Hội và Phan Thăng, Quản trị học, NXB Thống kê (1999). 5. Kỷ yếu Hội thảo Khoa học “Quản trị văn phòng - Lý luận và thực tiễn”, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc Gia Hà Nội, ngày 17/12/2005. 6. Luật Doanh nghiệp số 68/2014/QH13 ngày 26/11/2014.
7. Luật Viên chức, số 58/2010/QH12 của Quốc Hội ngày 15 tháng 11 năm 2010. 8. Luật Cán bộ, công chức số 22/2008/QH12 của Quốc Hội ban hành ngày 13 tháng 11 năm 2008.
9. Đinh Hoài Nam, “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại các doanh nghiệp trong Tổng Công ty đầu tư phát triển nhà và đô thị”, Luận văn tiến sĩ, 2016. 10. Nghị định số 150/2016/NĐ - CP ngày 11 tháng 11 năm 2016 của Chính Phủ quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Chính Phủ. 11. Nguyễn Thị Nga, “Thủ tục đăng ký thành lập doanh nghiệp tại Việt Nam”, Luận văn Thạc sĩ, 2016.
12. PGS.TS Vũ Thị Phụng ( 2018). Văn phòng - Các góc độ tiếp cận và định nghĩa, Tạp chí Dấu ấn thời gian, số 3/2018.
13. Nguyễn Tấn Phước, Quản trị học - Những vấn đề cơ bản, NXB Đồng Nai, 1998. 14. Quyết định số 09/2016/QĐ - UBND ngày 31 tháng 03 năm 2016 của UBND Thành phố Hà Nội quy định về vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Ủy ban Nhân dân Thành phố Hà Nội.
15. Quyết định số 573/QĐ-LHHVN ngày 15/08/2016 của đoàn Chủ tịch hội đồng Trung ương liên hiệp các Hội khoa học và kỹ thuật Việt Nam về việc ban hành quy định về thành lập, đăng ký hoạt động và giải thể tổ chức khoa học và công
16. Nguyễn Hải Sản, Quản trị học, NXB Thống kê, Hà Nội, 2003, Trang 8.
17. Nguyễn Phúc Sơn, “Cải cách thủ tục hành chính - thông qua thực tiễn tỉnh Nam Định”, Luận văn Thạc sĩ, 2014.
18. Lưu Kiếm Thanh, Hành chính văn trong cơ quan Nhà nước, NXB Đại học Quốc Gia Hà Nội, 2002.
19. Lưu Kiếm Thanh, Bùi Xuân Lự, Lê Đình Chúc, Giáo trình hành chính văn phòng trong cơ quan Nhà nước, NXB Đại học Quốc Gia Hà Nội, năm 2004. 20. Nguyễn Thị Phương Thảo, “Nghiên cứu so sánh phát luật về thành lập doanh nghiệp”, Luận văn Thạc sĩ, Hà Nội, 2010.
21. Nguyễn Văn Thâm, Tổ chức và điều hành hoạt động của các Sở, Sách tham khảo, NXB Chính trị Quốc Gia, Hà Nội, 2003.
22. GS.TSKH Nguyễn Văn Thâm (2001), Tổ chức điều hành hoạt động của các công sở, Nhà xuất bản Chính trị quốc gia.
23. Nguyễn Hữu Thân, Quản trị hành chính văn phòng, NXB Thành phố Hồ Chí Minh, 1998.
24. Hoàng Thị Thanh Thủy, “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Tổng công ty Tài chính cổ phần dầu khí Việt Nam”, Luận văn Thạc sĩ, 2010.
25. Thông tư 03/2014/TT-BKHCN ngày 31//03/2014 của Bộ Khoa học và Công Nghệ về việc hướng dẫn điều kiện thành lập và đăng ký hoạt động của tổ chức khoa học và công nghệ, văn phòng đại diện, chi nhánh của tổ chức khoa học và công nghệ.
26. Nguyễn Hữu Tri, Nghiệp vụ văn phòng, NXB Thống kê, Hà Nội, 2001.
27. Nguyễn Hữu Tri (Chủ biên), Quản trị văn phòng, NXB Khoa học và Kỹ thuật, Hà Nội, 2005.
28. Tập bài giảng Quản trị nhân lực văn phòng của PGS.TS Nguyễn Hữu Tri, Đào Xuân Chúc và Thạc sĩ Nguyễn Lan Phương
29. Đoàn Trọng Truyến (chủ biên), Hành chính học đại cương, NXB Chính trị Quốc Gia, Hà Nội, 1998.
30. https://vi.wikipedia.org/wiki/Trang_Ch%C3%ADnh 31. https://dangkykinhdoanh.gov.vn/vn/Pages/Trangchu.aspx
32. https://www.moha.gov.vn/ 33.http://ninhbinh.gov.vn/UBND-Chuyen-trang-Van- phong/1324/30521/40047/Bai-viet-cua-Chanh-Van-phong-UBND-tinh/ 34.https://resources.base.vn/productivity/5-cach-xay-dung-va-thuc-day-van-hoa- minh-bach-trong-doanh-nghiep-232. 35. http://www.doanhchu.com/nghiep-chu/chu-doanh-nghiep-vua-nho/
PHỤ LỤC 1
PHỤ LỤC 2
QUYẾT ĐỊNH BAN HÀNH QUY CHẾ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA PHÒNG TỔNG HỢP KÈM THEO QUY CHẾ
PHỤ LỤC 3