CHƢƠNG 2 : THỰC TRẠNG TỔ CHỨC VÀ KHAI THÁC
2.3. Đánh giá công tác tổ chức và khai thác nguồn lực thông tin y tế tại Trung
tâm
2.3.1. Ưu điểm
Được sự quan tâm của Đảng ủy, Ban Giám hiệu nhà trường, TT TT-TV trường ĐHYTCC đã được đầu tư cơ sở vật chất khang trang và hiện đại để phục vụ NDT. Thư viện đã được bố trí riêng biệt gần khu giảng đường tạo điều kiện thuận lợi cho sinh viên, học viên sử dụng. Thư viện đã được xây dựng theo mô hình thư viện mở, hiện đại, thân thiện với NDT. Với việc đầu tư phần mềm Libol, các hoạt động của Trung tâm đã từng bước được hiện đại hóa.
Thư viện đã tổ chức kho sách theo mô hình kho mở, tạo điều kiện cho NDT trực tiếp tiếp cận với tài liệu và chủ động sử dụng các tài liệu theo nhu cầu của mình.
Việc xử lý tài liệu tại Trung tâm tuân thủ các tiêu chuẩn quốc tế, đó là mô tả thư mục theo AACR2, phân loại tài liệu theo DDC và sử dụng khổ mẫu MARC21. Việc áp dụng các tiêu chuẩn này, thư viện dễ dàng trao đổi, chia sẻ nguồn lực thông tin của mình với các đơn vị khác. Trung tâm có đội ngũ cán bộ trẻ, có trình độ chuyên môn, ham học hỏi tạo ra nhiều các sản phẩm và dịch vụ thông tin - thư viện hữu ích với NDT. Đặc biệt, cán bộ tại Trung tâm có mối quan hệ tốt với các cơ quan, tổ chức thư viện y học trong và ngoài nước, tạo điều kiện thuận lợi khi thường xuyên mời được các chuyên gia đầu ngành sang giảng dạy, trao đổi với cán bộ Trung tâm.
Với đội ngũ cán bộ thư viện có trình độ, tâm huyết với nghề họ thường xuyên cập nhật và giới thiệu, phổ biến các nguồn tin y tế hữu ích cho NDT, hướng NDT khai thác các nguồn tin này một cách có hiệu quả.
Công tác tổ chức và khai thác nguồn lực thông tin tại Trung tâm với việc ứng dụng công nghệ tiên tiến, bước đầu đã đạt được hiệu quả tốt, được NDT đánh giá cao.
Bên cạnh những ưu điểm, công tác tổ chức và khai thai thác nguồn lực thông tin y tế tại Trung tâm còn tồn tại những hạn chế cần khắc phục trong thời gian tới.
Việc tổ chức tài liệu tại Trung tâm vẫn chưa thống nhất khi tồn tại hai mô hình tổ chức kho là mô hình kho đóng và kho mở. Các tài liệu luận án. luận văn, khóa luận vẫn tổ chức theo mô hình kho đóng gây mất thời gian cho NDT khi tiếp cận với tài liệu.
Các tài liệu là báo, tạp chí tại Trung tâm trước khi xếp lên giá mới được xử lý thủ công là vào sổ để quản lý, chưa được xử lý gây khó khăn cho NDT khi tìm kiếm tài liệu cũng như trả tài liệu lên giá sau khi sử dụng xong.
Website của Trung tâm đã được xây dựng nhưng còn đơn giản, chưa cập nhật và chưa mang tính tương tác với NDT. Các thông tin trên website chủ yếu là những thông tin cố định như giới thiệu về thư viện, chính sách mượn trả. Trong thời gian tới, Trung tâm cần quan tâm phát triển website để làm cầu nối giữa thư viện với NDT. Từ đó, thông qua website, thư viện có thể quảng bá các dịch vụ của mình, hướng NDT sử dụng các nguồn tin hữu ích.
Hệ thống các sản phẩm, dịch vụ của Trung tầm còn ít và đơn giản, chưa mang lại nhiều giá trị gia tăng cho NDT. Các sản phẩm dịch vụ thư viện mới dừng ở mức cung cấp các thông tin thư mục, chưa thân thiện với NDT ở xa có nhu cầu sử dụng. Thư viện cần triển khai xây dựng các sản phẩm dịch vụ mới đáp ứng nhu cầu của NDT như các CSDL toàn văn, các dịch vụ phục vụ bạn đọc từ xa.
Việc khai thác các thông tin y tế trực tuyến phụ thuộc nhiều vào hệ thống máy tính và đường truyền Internet. Tuy nhiên hiện nay, các máy tính của thư viện còn ít, máy tính và đường truyền thường xuyên gặp vấn đề gây khó khăn cho NDT sử dụng.
Trong thời gian tới, để phát huy những ưu điểm đã đạt được và khắc phục những hạn chế trong công tác tổ chức và khai thác nguồn lực thông tin y tế, nâng cao hiệu quả hoạt động, đáp ứng nhu cầu của NDT Trung tâm cần triển khai đồng bộ các giải pháp.
CHƢƠNG 3:GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ TỔ CHỨC VÀ KHAI THÁC NGUỒN LỰC THÔNG TIN Y TẾ TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN -
THƢ VIỆNTRƢỜNG ĐẠI HỌC Y TẾ CÔNG CỘNG 3.1. Nhóm giải pháp về tổ chức nguồn lực thông tin y tế
3.1.1. Chuyển đổi kho tài liệu luận văn sang hình thức kho mở
Hiện nay, Trung tâm đang tổ chức kho tài liệu Luận văn theo hình thức kho đóng. Mỗi lần mượn tài liệu như vậy, người dùng tin sẽ mất nhiều thời gian viết phiếu yêu cầu và chờ đợi cán bộ thư viện vào kho lấy tài liệu. NDT không được chủ động tiếp cận với những tài liệu có cùng chủ đề liên quan
Nếu tài liệu được tổ chức theo hình thức kho mở, NDT sẽ trực tiếp chọn lọc những tài liệu mình cần mà không cần thông qua sự phục vụ của cán bộ thư viện. NDT sẽ được chủ động về thời gian khi muốn tiếp cận đến nguồn tài liệu mình cần. Ngoài ra, khi tài liệu được tổ chức theo hình thức kho mở, NDT sẽ dễ dàng tìm đọc được những tài liệu có cùng chủ đề mình quan tâm vì chúng sẽ được xếp gần nhau trên giá.
Do đó, có đến 49.1% số người được hỏi đề nghị nên tổ chức kho tài liệu luận văn theo hình thức kho mở để họ chủ động trong khi tìm và đọc tài liệu.
3.1.2. Triển khai hoạt động xử lý nội dung cho báo, tạp chí
Trung tâm hiện nay được bổ sung định kỳ 30 tên báo và tạp chí. Ngoài ra, Trung tâm còn thường xuyên nhận được các báo biếu của các nhà xuất bản trong và ngoài nước. Với các báo, tạp chí này, hiện nay Trung tâm mới tiến hành xử lý hình thức đơn giản đó là đăng ký vào sổ quản lý, đóng dấu và sau đó tài liệu được sắp xếp lên giá.
Trong thời gian tới, khi số tên báo tạp chí bổ sung nhiều hơn, nếu tài liệu không được xử lý nội dung trước khi xếp lên giá sẽ gây khó khăn cho bạn đọc khi tìm và
xếp lại tài liệu lên giá. Vì vậy, yêu cầu đặt ra là cần xử lý nội dung cho loại hình tài liệu là báo tạp chí.
Mỗi tên báo tạp chí cần được định một ký hiệu phân loại. Khi đó, các tài liệu sẽ được sắp xếp theo thứ tự của ký hiệu phân loại và NDT sẽ tìm kiếm tài liệu cũng như xếp trả tài liệu lên giá theo ký hiệu đó. Khi thực hiện việc định ký hiệu tài liệu như vậy, NDT sẽ dễ dàng tìm được tài liệu mình cần và họ cũng dễ dàng xếp tài liệu sau khi đọc xong vào đúng vị trí.
3.1.3. Nâng cao chất lượng website
Trung tâm hiện nay đã được xây dựng website để cung cấp thông tin cho NDT. Tuy nhiên website của Trung tâm còn khá đơn giản, chưa mang tính tương tác với NDT. Để phổ biến cho NDT các nguồn tin y tế hữu ích, Trung tâm cần đầu tư phát triển website của mình làm cầu nối giữa thư viện với NDT.
Website của thư viện cần được đầu tư phát triển và mang tính cập nhật hơn. Tổ chức của website cần được cơ cấu lại cho hợp lý và thu hút NDT hơn nữa.
3.1.4. Nâng cao chất lượng hệ thống tra cứu hiện có
Hiện nay Trung tâm vẫn tồn tại hai hình thức tra cứu là tra cứu thủ công qua danh mục tài liệu và tra cứu trực tuyến qua OPAC. Ngoài ra, trong quá trình tra tìm tài liệu nếu gặp bất cứ khó khăn nào, NDT sẽ nhận được sự hỗ trợ của cán bộ thư viện.
Để nâng cao hơn nữa hiệu quả khi tra cứu tài liệu của NDT, Trung tâm cần hoàn thiện, nâng cao chất lượng hệ thống tra cứu của mình, thống nhất các thuật ngữ khi định từ khóa. Đặc biệt, Trung tâm định hướng cho NDT tra cứu Luận văn trong OPAC để tiết kiệm thời gian và tìm tài liệu được chính xác, thay vì họ chủ yếu tra cứu trong Danh mục Luận văn như hiện nay.
3.2.3.1. Xây dựng cơ sở dữ liệu toàn văn cho luận án, luận văn, công trình nghiên cứu khoa học
Trung tâm cần tiếp tục duy trì và đẩy mạnh xây dựng CSDL toàn văn cho luận án, luận văn. Tuy nhiên, khi nhận lưu chiểu luận án, luận văn, Trung tâm mới chỉ nhận được bản cứng còn bản mềm của các tài liệu được Phòng Đào tạo Sau đại học lưu giữ. Vì vậy hiện nay, Trung tâm mới chỉ số hóa phần mục lục và tóm tắt của các luận án, luận văn, đề tài nghiên cứu khoa học.
Trong thời gian tới, Trung tâm cần đề nghị được cung cấp toàn văn của các tài liệu này để xây dựng CSDL toàn văn. Việc xây dựng CSDL toàn văn gắn liền với cung cấp thông tin qua mạng sẽ phục vụ NDT có hiệu quả và tạo thuận lợi cho NDT khi không cần đến thư viện mà vẫn tra cứu sử dụng được tài liệu của thư viện.
3.2.3.2. Xây dựng cơ sở dữ liệu toàn văn cho Tạp chí Y tế công cộng
Tạp chí YTCC là tạp chí khoa học, là cơ quan ngôn luận của Hội YTCC cung cấp những thông tin cập nhật nhất về các hoạt động YTCC trong và ngoài nước nhằm giúp người đọc nắm bắt được những gì đang diễn ra xung quanh trong lĩnh vực YTCC và coi đó là những tham khảo cần thiết cho việc định hướng phát triển YTCC ở Việt Nam. Có thể nói, tạp chí YTCC là tạp chí khoa học hàng đầu của ngành y tế công cộng. Hiện nay, NDT có thể tìm đọc toàn văn tạp chí này trên trang web của Hội Y tế công cộng Việt Nam. Tuy nhiên, trang web của Hội YTCC chỉ liệt kê các bài báo khoa học theo các số tạp chí. NDT khi muốn tra tìm các bài báo mình cần phải lật dở lại từng số tạp chí, gây mất nhiều thời gian.
Hội YTCC Việt Nam đặt trụ sở tại trường ĐHYTCC với nòng cốt là các nhà khoa học, các cán bộ, giảng viên của nhà trường. Điều này tạo điều kiện thuận lợi cho Trung tâm khi kết hợp với Hội Y tế công cộng tiến hành xây dựng CSDL toàn văn cho Tạp chí Y tế công cộng.
3.2.1. Tạo lập trang Facebook/Fanpage
Để giới thiệu cho NDT biết đến những nguồn thông tin y tế hữu ích để họ có thể khai thác và sử dụng, Trung tâm cần tăng cường quảng bá, giới thiệu các nguồn tin này. Một trong những cách nhanh chóng, không mất nhiều công sức và chi phí đó là quảng bá trên các mạng xã hội.
Trong thời đại công nghệ thông tin bùng nổ, nhiều mạng xã hội ra đời có tính tương tác cao kết nối con người một cách nhanh chóng. Một trong những mạng xã hội phổ biến nhất hiện nay thu hút hàng triệu người tham gia là mạng xã hội Facebook. Trung thông có thể xây dựng Facebook hay trang fanpage của mình để kết nối với NDT. Thông qua trang này, Trung tâm có thể giới thiệu cho NDT những thông tin hữu ích. Khác với website, Facebook sẽ mang tính tương tác cao, NDT có thể phản hồi ngay lập tức cho thư viện để thư viện điều chỉnh hoạt động của mình phù hợp với nhu cầu cua NDT.
3.2.2. Tăng cường máy móc trang thiết bị
Trung tâm hiện nay có số lượng máy tính phục vụ NDT tra cứu khá hạn chế với 11 máy tính có kết nối Internet. Những máy tính này được NDT sử dụng để tra cứu tài liệu trong thư viện và truy cập thông tin. Với số lượng hơn 2000 NDT, những máy tính này không đủ đáp ứng nhu cầu của NDT vào những lúc cao điểm.
Số lượng máy tính cho NDT của Trung tâm sử dụng đã ít về số lượng, chất lượng các máy này vẫn còn hạn chế. Một số máy thường xuyên bị lỗi, hỏng hóc khiến NDT không thể sử dụng được. Thời gian đầu đã khắc phục được tình trạng trên. Tuy nhiên về lâu dài, để NDT có thể chủ động khai thác được các nguồn lực thông tin y tế thì Trung tâm cần được đầu tư thêm một số máy tính mới cho NDT sử dụng.
Từ năm 2003 đến nay, Trung tâm sử dụng phần mềm Libol 5.5 của công ty Tinh Vân. Phần mềm này đã hỗ trợ rất lớn cho mọi hoạt động của Trung tâm, giúp cán bộ thư viện tổ chức nguồn tài liệu hợp lý và NDT khai thác tài liệu nhanh chóng, hiệu quả.
Qua một thời gian dài sử dụng, phần mềm đã bộc lộ những hạn chế về mặt kỹ thuật như phần mềm thường xuyên bị lỗi, không thể truy cập được ở nhà ... ảnh hưởng rất lớn đến quá trình sử dụng của cán bộ thư viện và NDT. Trong thời gian tới , khi có điều kiện thuận lợi, Trung tâm cần nâng cấp phần mềm, thường xuyên bảo trì hệ thống để phần mềm chạy thông suốt, tạo điều kiện thuận lợi khi sử dụng
3.2.3. Tăng cường đường truyền Internet, hệ thống mạng không dây
Bên cạnh hệ thống máy tính, đường truyền Internet đảm bảo sẽ góp phần nâng cao khả năng truy cập, khai thác thông tin của NDT. Các máy tính cho NDT sử dụng thường xuyên gặp vấn đề về lỗi mạng, không truy cập được Internet và phải nhờ đến sự hỗ trợ của cán bộ kĩ thuât.
Trung tâm đã được đầu tư một đường mạng không dây cho NDT truy cập nhưng hệ thống mạng không dây này thường xuyên không hoạt động khiến NDT không thể truy cập được vào các CSDL. Vấn đề này đã gặp phải một thời gian, tuy được khắc phục nhưng hệ thống mạng thường xuyên không kết nối được khiến NDT không còn thói quen sử dụng đường mạng này nữa.
Vì vậy Trung tâm cần đề xuất lên ban lãnh đạo để duy trì đường mạng riêng cho NDT có thể dễ dàng truy cập nào các nguồn tin hữu ích. Bên cạnh đó, hệ thống mạng này cần thường xuyên được kiểm tra, khắc phục sự cố kịp thời, đảm bảo mạng thông suốt.
3.3.3. Đào tạo người dùng tin
NDT là chủ thể của hoạt động thông tin, họ là người sử dụng các sản phẩm thông ôtin đồng thời họ cũng sáng tạo ra thông tin và xử lý thông tin. Để hoạt động thông tin phát triển, tiếp cận được những nguồn thông tin hữu ích thì NDT cần được nâng cao trình độ thường xuyên. Đào tạo NDT sẽ góp phần nâng cao hiệu quả của hoạt động thông tin vì họ là người sử dụng, đánh giá các nguồn thông tin và gửi phản hồi lại cho các thư viện. Từ đó, các thư viện sẽ điều chỉnh hoạt động của mình để đáp ứng nhu cầu của NDT.
KẾT LUẬN
Báo cáo chính trị của Ban chấp hành Trung Ương Ðảng Cộng Sản khóa 8 đã chỉ rõ “phát triển giáo dục và đào tạo là một trong những động lực quan trọng thúc đẩy sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa, là điều kiện để phát huy nguồn lực con người - yếu tố cơ bản để phát triển xã hội, tăng trưởng kinh tế nhanh và bền vững”. Chính vì vậy, công tác giáo dục và đào tạo đóng vai trò rất quan trọng trong việc phát triển nguồn nhân lực và bồi dưỡng nhân tài cho đất nước. Ðầu tư cho giáo dục là đầu tư cho phát triển.
Giáo dục và đào tạo là hoạt động xã hội, nhằm thực hiện chức năng thông tin chuyển giao tri giữa thức các thế hệ. Giáo dục là nhân tố hàng đầu của sự phát triển.
Trong xã hội thông tin, nhu cầu về thông tin của nhân loại càng gia tăng đáng kể, họ đòi hỏi thông tin sâu hơn, chính xác hơn và đa dạng hơn. Nhất là trong giáo dục và đào tạo là quá trình chuyển giao tri thức, quá trình tiếp nhận thông tin, sản xuất thông tin, nên đòi hỏi thầy cũng phải đọc nhiều, biết nhiều, trò cũng phải tự đọc,