CHƢƠNG 2 : THỰC TRẠNG TỔ CHỨC VÀ KHAI THÁC
2.1. Thực trạng tổ chức nguồn lực thông tin y tế
2.1.1. Tổ chức các kho tài liệu
2.1.1.1. Tổ chức tài liệu theo hình thức kho đóng
Kho đóng là kho độc giả đến mượn tài liệu, phải tra cứu hệ thống mục lục truyền thống hoặc mục lục đọc máy, phải ghi phiếu yêu cầu và mượn qua cán bộ thư viện. Độc giả không được trực tiếp vào kho lấy tài liệu.
Kho đóng xuất hiện từ lâu đời, rất thịnh hành ở các thế kỷ trước, thường được tổ chức ở các loại hình thư viện khác nhau, đến nay kho đóng vẫn thịnh hành ở nhiều nước trên thế giới. Để tiết kiệm chỗ cũng thường tổ chức kho đóng.
Ở Việt Nam, từ những năm 80 trở về trước, hầu hết các thư viện và trung tâm thông tin đều tổ chức kho đóng vì để tiết kiệm diện tích, dễ bảo quản.
Tổ chức kho đóng có các ưu nhược điểm sau:
Ưu điểm: Tài liệu được sắp xếp theo ngôn ngữ và theo khổ cỡ nên có hình thức đẹp, tiết kiệm diện tích, dễ bảo quản.Cán bộ thư viện lấy sách cho độc giả nhanh vì sách xếp theo đăng ký cá biệt, ít mất mát, ít hư hỏng.
Nhược điểm: Độc giả không được trực tiếp vào kho sách, phải tra cứu mục lục và mượn qua thủ thư, kém hứng thú, bạn đọc ít đến hơn. Do sách xếp theo khỗ cỡ và số đăng ký cá biệt nên những sách xếp cạnh nhau không có mối liên hệ với nhau về nội dung
Cách sắp xếp này làm cho các tài liệu có cùng nội dung bị phân tán nhiều nơi trong kho.
Cán bộ thư viện vất vả hơn vì phải đi lại nhiều để lấy tài liệu phục vụ nhất là các thư viện và trung tâm thông tin lớn, nhiều tài liệu và đông bạn đọc.
Tại TT TT-TV trường ĐHYTCC, kho đóng phục vụ những loại hình tài liệu sau đây:
- Sách giáo trình photo
- Luận văn, khóa luận, các báo nghiên cứu khoa học - Sách bán
Hiện nay thư viện trường còn tồn tại một số lượng rất lớn sách giáo trình photo. Đây là những sách giáo trình do các cán bộ giảng viên nhà trường viết từ nhiều năm trước phục vụ cho sinh viên học tập. Những tài liệu này chưa có điều kiện in thành sách nên vẫn để tại kho đóng cho sinh viên mượn.
Đặc thù của những tài liệu này là giáo trình phục vụ học tập theo mỗi học kỳ và chương trình học hàng năm không có sự biến động nhiều nên Trung tâm đã sắp xếp các tài liệu theo từng học kỳ của mỗi lớp để thuận tiện khi phục vụ sinh viên vào mỗi năm học.
Học kỳ Môn học Tên GT tƣơng
ứng Vị trí trên giá Học kỳ I Năm thứ nhất
Sinh học và di truyền GT Sinh học và di truyền
Mặt 1 Giá 1
Tin học cơ sở Tin học cơ sở Mặt 1 Giá 3 Vi sinh vật y học Vi sinh vật y học Mặt 1 Giá 4 Học kỳ II
Năm thứ nhất
Giải phẫu cơ bản Giải phẫu học Mặt 1 Giá 3 Sinh lý Sinh lý học Mặt 1 Giá 4 Tâm lý y học – y đức Tâm lý học sức
khỏe
Học kỳ I Năm thứ hai Các bệnh thông thường 1 Bệnh thông thường Bệnh cấp cứu thông thường Mặt 2 Giá 2 Phòng chống thảm họa Y học thảm họa Mặt 2 Giá 3
Nghiên cứu định tính Nhân học y tế ứng dụng Mặt 2 Giá 3 Học kỳ II Năm thứ hai Các bệnh thông thường 2 Bệnh thông thường Bệnh cấp cứu thông thường Mặt 2 Giá 2 Nhân học và xã hội học sức khỏe Nhân học y tế ứng dụng Xã hội học sức khỏe Mặt 2 Giá 3 Mặt 2 Giá 2 Học kỳ I Năm thứ ba Hệ thống thông tin quản lý sức khỏe Hệ thống thông tin quản lý sức khỏe Mặt 1 Giá 2 Học kỳ II Năm thứ ba Chính sách y tế Chính sách y tế Mặt 1 Giá 2 Quản lý dược Quản lý dược Mặt 1 Giá 2 Phục hồi chức năng
dựa vào cộng đồng
Phục hồi chức năng dựa vào cộng đồng
Mặt 1 Giá 2
quốc gia chương trình y tế quốc gia Dịch tễ học các bệnh truyền nhiễm Dịch tễ học các bệnh truyền nhiễm Mặt 1 Giá 1 Dịch tễ học các bệnh không truyền nhiễm
Dịch tễ học các bệnh không truyền nhiễm Mặt 1 Giá 1 Học kỳ I Năm thứ tư
Đạo đức y tế Đạo đức trong thực hành y tế công cộng Mặt 2 Giá 5 Phân loại bệnh tật và tử vong (ICD10) Phân loại bệnh tật quốc tế ICD 10 Mặt 2 Giá 2 Học kỳ II Năm thứ tư
Không mượn giáo trình tại Kho Đóng
Bảng 2.1: Cách sắp xếp giáo trình photo tại kho đóng của Trung tâm
Ngoài sách giáo trình photo, kho đóng còn là nơi sắp xếp các tài liệu luận văn cao học, khóa luận của sinh viên và các nghiên cứu khoa học của giảng viên và sinh viên trong trường. Các luận văn được tổ chức sắp xếp theo các loại hình để thuận tiện cho cán bộ thư viện khi phục vụ người dùng tin.
Luận văn Thạc sỹ Y tế công cộng từ cao học 1 đến cao học 14 xếp liên tiếp nhau,
Luận văn Thạc sỹ Quản lý bệnh viện xếp riêng, gần khu Luận văn Thạc sỹ Y tế công cộng
Luân văn Chuyên khoa 1 tập trung tại trường từ chuyên khoa 1 khóa 15 đến chuyên khoa 1 khóa 30
Luận văn Chuyên khoa 1 các tỉnh sắp xếp theo thứ tự theo bảng chữ cái tên các tỉnh từ Cao Bằng đến Vũng Tàu
Khóa luận Cử nhân Y tế công cộng từ khóa 2 đến khóa 7 Các nghiên cứu của giảng viên và sinh viên nhà trường
Mục đích sắp xếp, tổ chức kho tài liệu luận văn để tạo thuận lợi và dễ dàng cho cán bộ thư viện khi lấy tài liệu cho bạn đọc. Tuy nhiên, hiện nay do tài liệu ngày càng nhiều mà các giá trong thư viện có hạn nên việc sắp xếp tài liệu thực tế không còn liên tục.
Khi NDT muốn mượn tài liệu Luận văn phải trải qua các quy trình như sau: - Tra cứu tài liệu
- Viết phiếu yêu cầu
- Đợi cán bộ thư viện lấy tài liệu
Mỗi lần mượn tài liệu như vậy, người dùng tin sẽ mất nhiều thời gian viết phiếu yêu cầu và chờ đợi cán bộ thư viện vào kho lấy tài liệu. NDT không được chủ động tiếp cận với những tài liệu có cùng chủ đề liên quan. Khi khảo sát về mức độ chờ tài liệu tại kho đóng, ta thu được kết quả như sau:
Mức độ chờ tài liệu Số lƣợng Tỷ lệ (%)
Không phải chờ 71 65.7%
Chờ vài phút 34 31.5%
Chờ lâu 3 2.8%
Bảng 2.2: Mức độ chờ tài liệu tại kho đóng
Theo thống kê, khi được hỏi về mức độ chờ tài liệu của NDT tại Kho Đóng, 65.7% NDT đã trả lời họ không phải chờ, 31.5% NDT không phải chờ vài phút và 2.8% NDT phải chờ lâu. Một trong những lí do mà NDT phải chờ đợi lâu là khi bạn đọc đến thư viện quá đông thì họ phải chờ đợi để đến lượt mình được phục vụ. Điều
này gây bất tiện cho NDT khi muốn tiếp cận đến nguồn tài liệu mà thời gian học tập, nghiên cứu của họ còn khá eo hẹp.
Bên cạnh đó, kho đóng của thư viện còn là kho tập trung các sách in ấn của nhà trường. Hàng năm từng đợt tài liệu về rất nhiều, xếp kín các vị trí trong thư viện gây khó khăn cho cán bộ thư viện khi lấy tài liệu cho NDT.
2.1.1.2. Tổ chức tài liệu theo hình thức kho mở
Kho Mở được tổ chức đầu tiên ở Mỹ vào những năm cuối thế kỷ XIX, đầu thế kỷ XX, sau đó lan truyền sang châu Âu và thế giới. Kho mở là kho độc giả được trực tiếp vào kho chọn các tài liệu mà học cần. Đây là hình thức độc giả rất thích thú.
Ngày nay, xu thế chung trên thế giới thiên về tổ chức kho mở để giới thiệu trực tiếp kho sách, bạn đọc, thích thú hơn, dễ thỏa mãn nhu cầu của bạn đọc hơn. Bạn đọc đến thư viện nhiều hơn vì dễ thỏa mãn, không phải viết phiếu, không phải chờ đợi mất thời gian. Ở Việt Nam, từ những năm 90 trở lại đây mới tổ chức kho mở.
Ưu điểm: Người dùng tin được tiếp cận trực tiếp với kho tài liệu, họ có thể xem tổng thể để xác định tài liệu hoặc nếu cuốn họ biết không có, họ có thể mượn tài liệu khác có nội dung tương tự xếp cạnh đó mà không phải viết phiếu yêu cầu, không phải chờ đợi. Người dùng tin luôn cảm thấy chủ động, không mất nhiều thời gian và không phải phiền hà tới cán bộ thư viện.
Cách tổ chức này dễ thỏa mãn nhu cầu của độc giả, học thích thú hơn nên sẽ đến thư viện nhiều hơn, vòng quay của tài liệu thường lớn hơn. Cán bộ thư viện không phải tiếp nhận phiếu yêu cầu, không phải vào kho lấy sách.
Tài liệu kho mở luôn được sắp xếp theo môn loại khoa học để bạn đọc dễ thỏa mãn nhu cầu nghiên cứu chuyên sâu vì tài liệu có nội dung liện quan, giống nhau được xếp ở một chỗ.
Nhược điểm: Tổ chức theo hình thức kho mở sẽ mất nhiều diện tích trên giá vì phải dành chỗ để phát triển kho, chờ tài liệu mới. Nếu tính toán sai lệch khi các đề
mục phát triển nhanh sẽ thiếu chỗ, dẫn đến phải giãn kho rất vất vả. Các giá sách đều phải có ngăn rộng cho cỡ sách lớn nhất. Hình thức không đẹp vì kích cớ tài liệu khác nhau gây tốn nhiều diện tích. Bảo quản sách khó hơn nhiều so với kho đóng, dễ mất, dễ hỏng sách do bạn đọc tự động lấy sách ra khỏi giá.
Tại Trung tâm, hình thức kho mở được tổ chức cho các loại tài liệu: - Sách giáo trình mượn về nhà
- Sách giáo trình đọc tại chỗ - Sách tham khảo tiếng Việt - Sách tham khảo tiếng Anh - Sách tra cứu
- Báo, tạp chí
Sách được sắp xếp theo chỉ số phân loại DDC và mỗi loại tài liệu được sắp xếp vào một vị trí để thuận tiện cho bạn đọc trong quá trình tìm tài liệu trong đó sách tiếng Anh và sách tiếng Việt được sắp xếp riêng biệt.
Báo và tạp chí
Báo và tạp chí tại Trung tâm được bố trí tại kho mở và sắp xếp trên những giá gỗ đặc trưng cho loại tài liệu này khác với những giá sách thông thường. Đó là các giá gỗ có chia thành các ô và bên ngoài có thể đế một vài cuốn tạp chí làm bìa mẫu để NDT thuận tiện khi tìm tài liệu.
Trung tâm bố trí những báo mang tính thời sự, thường là báo ngày ở dãy giá đầu tiên. Những báo này thường về hàng ngày hoặc nhiều số một tuần nên sự sắp xếp này thuận tiên cho các cán bộ thư viện trong quá trình xếp báo vào các ô tương ứng. Điều này cũng thuận tiện cho NDT khi muốn đọc các thông tin thời sự cập nhật.
Những tạp chí có nội dung chuyên sâu về y học và YTCC như Tạp chí Y tế công cộng, AIDS và cộng đồng, Tạp chí Y học dự phòng, Tạp chí Y học thực hành, Tạp
chí Nghiên cứu y học được sắp xếp từ giá thứ hai trở đi. Đây là những tạp chí khoa học nghiên cứu về các lĩnh vực của y học và YTCC phục vụ cho NDT trong quá trình học tập và nghiên cứu. Vì vậy, các tạp chí này được tiên sắp xếp ở những giá trên ở những chỗ dễ thấy để bạn đọc quan tâm có thể sử dụng ngay mà không phải tìm kiếm mất nhiều thời gian. Các tạp chí này có nội dung liên quan đến nhau nên trong quá trình tìm đọc các tài liệu mình cần, người dùng tin có thể tìm sang các tạp chí hữu ích bên cạnh.
Tiếp theo các tạp chí về y học và YTCC, Trung tâm sắp xếp các báo, tạp chí về y học thường thức như Thuốc và Sức khỏe, Dinh dưỡng và thực phẩm. Những thông tin trong các tạp chí này mang tính phổ thông, hướng dẫn về sức khỏe rất bổ ích. Bên cạnh những kiến thức chuyên môn, những thông tin y học này bổ trợ rất nhiều cho người dùng tin, giúp học nắm bắt được những thông tin về sức khỏe, cảnh báo các bệnh tật, cách phòng tránh bệnh tật ....
Những dãy giá cuối cùng được sử dụng để sắp xếp báo, tạp chí phục vụ cho việc giải trí, cập nhật thông tin mới của người dùng tin như Sinh viên Việt Nam, Tin học và đời sống, Tri thức trẻ. Sau những giờ học tập, những giờ đọc tài liệu căng thẳng, NDT có thể giải trí bằng cách đọc các tạp chí dành cho giới trẻ. NDT đến thư viện chủ yếu là các bạn sinh viên nên nhu cầu những loại tạp chí này là rất cao.
Ngoài ra, việc học ngoại ngữ được nhà trường chú trọng đầu tư và đó cũng là một trong những thế mạnh của nhà trường. Trường ĐHYTCC có thời lượng học ngoại ngữ mà cụ thể là tiếng Anh gấp đôi so với các trường đại học khác không chuyên ngoại ngữ. Do đó, Trung tâm đã bổ sung thêm những báo, tạp chí chuyên ngành bằng tiếng Anh để nâng cao trình độ ngoại ngữ và kiến thức cho NDT.
Trung tâm cũng dành những ô ở các giá phía dưới dành cho những báo được các cơ quan báo, tạp chí gửi tặng và được gọi chung là Báo biếu. Những báo này có một phần nội dung liên quan đến y học và lý luận chính trị để bạn đọc nếu có quan tâm có thể tìm đọc. Tuy nhiên vì đây là các báo biếu không phải báo đặt định kỳ nên số không liên tục và bạn đọc không quan tâm nhiều.
Nhìn chung, việc sắp xếp các báo, tạp chí tại Trung tâm phù hợp với nhu cầu sử dụng của NDT. Báo và tạp chí được bố trí tại kho mở, người dùng tin hoàn toàn chủ động trong quá trình tìm và đọc tài liệu. Họ tự đến giá báo và tìm đọc những tên báo, tạp chí mình quan tâm. Sau khi đọc xong, họ sẽ xếp lại đúng vị trí của tài liệu đó trên giá. Trung tâm hết sức tạo điều kiện cho người dùng tin sử dụng thư viện, không quy định NDT được lấy bao nhiêu cuốn một lần.
Tuy nhiên, các báo, tạp chí tại Trung tâm mới chỉ được xử lý hình thức, chưa xử lý về nội dung nên nhiều khi gây khó khăn cho người dùng tin khi tìm đến cuốn báo, tạp chí mình cần cũng như khi sắp xếp lại lên giá sau khi đọc xong. Những cuốn báo tạp chí sau khi nhận về sẽ được vào sổ quản lý và đóng dấu rồi xếp lên giá. Mỗi tên báo, tạp chí không được gán một mã số đăng ký hay số phân loại để xếp lên giá. Các tạp chí này mới chỉ sắp xếp theo nguyên tắc do người cán bộ phụ trách báo tạp chí đề ra dựa trên nhu cầu thực tế của bạn đọc. Điều này đã gây bất tiện cho NDT khi trả lại những tài liệu lên giá sau khi đọc xong.
Khi khảo sát về nhận xét của NDT về cách sắp xếp báo, tạp chí tại kho mở, ta thu được kết quả như sau:
Tài liệu Dễ tìm Bình thƣờng Khó tìm Số lƣợng Tỷ lệ (%) Số lƣợng Tỷ lệ (%) Số lƣợng Tỷ lệ (%) Báo, tạp chí 25 23.2 41 37.9 42 38.9
Bảng 2.3: Đánh giá của NDT về cách sắp xếp báo, tạp chí
23%
39%
Dễ tìm Bình thƣờng
Biểu đồ 2.1: Đánh giá của NDT về cách sắp xếp báo, tạp chí
Trong số những NDT được hỏi thì có đến 38.9% NDT thấy khó tìm tài liệu do các tài liệu sắp xếp không có chú thích, chỉ dẫn; chỉ có 23.2% NDT thấy dễ dàng tìm được tài liệu mình cần và 37.9% NDT thấy việc tìm sách báo không gặp vấn đề gì.
Qua quan sát, NDT thường phải mất vài phút đứng trước giá báo để tìm vị trí đúng của cuốn tài liệu mình đã đọc. Những bạn đọc có ý thức sẽ mất thời gian để tìm đúng vị trí và xếp lại tài liệu mình đã đọc lên giá, những bạn đọc không có ý thức sẽ