CHƢƠNG 2 : THỰC TRẠNG TỔ CHỨC VÀ KHAI THÁC
2.1. Thực trạng tổ chức nguồn lực thông tin y tế
2.1.2. Tổ chức các công cụ tra cứu
2.1.2.1. Danh mục luận văn, khóa luận, đề tài nghiên cứu khoa học
Danh mục là một bảng liệt kê cho phép xác định được thông tin về một hay một nhóm đối tượng nào đó.
Tại Trung tâm, hình thức tra cứu qua danh mục được xây dựng cho các tài liệu luận án, luận văn, đề tài NCKH.
Danh mục Luận văn cung cấp các thông tin cơ bản của mỗi tài liệu như Tên tài liệu, Tác giả, Người hướng dẫn và Ký hiệu tài liệu. Trong danh mục, các tài liệu được sắp xếp theo từng khóa và theo thời gian bổ sung. Trong mỗi khóa, tài liệu lại sắp xếp theo thứ tự chữ cái của tên tài liệu. Do đó, những nghiên cứu của những năm đầu sẽ xếp trước, những nghiên cứu gần đây sẽ xếp sau.
Do các tài liệu được xếp theo khóa học, theo năm nên có sự xếp lẫn các tài liệu của các khóa Cao học, Chuyên khoa và Cử nhân. Các tài liệu có cùng nội dung sẽ sắp xếp ở những vị trí khác nhau trong danh mục. Điều này gây khó khăn cho NDT khi muốn tìm các nghiên cứu có cùng nội dung vì NDT sẽ phải lật giở từng trang trong Danh mục và chọn lọc những tài liệu mình cần.
Đối với Luận văn, NDT sẽ có 2 lựa chọn tra cứu, tra cứu trong OPAC như đối với sách nhưng chọn CSDL Luận án hoặc tra cứu trong Danh mục Luận văn.
2.1.2.2. Mục lục truy nhập công cộng trực tuyến OPAC
Mục lục truy nhập công cộng trực tuyến OPAC là loại mục lục mà NDT có thể khai thác trên mạng máy tính.
Từ khi ứng dụng phần mềm Libol, Trung tâm đã triển khai xây dựng các CSDL để khai thác trên máy tính. OPAC của Trung tâm được triển khai trên mạng diện rộng Internet tạo điều kiện thuận lợi cho NDT tra cứu thông tin mọi lúc, mọi nơi.
Hình 2.1: Giao diện chính phân hệ tra cứu
gian cho NDT khi sử dụng thư viện và họ được chủ động tìm đọc, chọn lọc những tài liệu mình cần. Trung tâm đã xây dựng CSDL thư mục cho hai loại hình tài liệu được NDT quan tâm sử dụng nhiều nhất là Sách và Luận văn.
Đối với Sách, NDT sẽ tra cứu trong OPAC để tìm đến tài liêu mình cần, ghi lại số định danh của tài liệu và vào kho lấy sách để mượn về hoặc đọc tại chỗ.
Khi tra cứu trong OPAC, NDT đã đánh giá như sau:
Yếu tố mô tả Đã sử dụng Đánh giá Chính xác Không chính xác Số lƣợng Tỷ lệ (%) Số lƣợng Tỷ lệ (%) Số lƣợng Tỷ lệ (%) Nhan đề 102 94.4 97 95 5 5 Tác giả 73 67.6 58 79.4 15 20.6 Từ khóa 106 98.1 67 63.2 39 36.8 Năm xuất bản 32 29.6 28 87.5 4 12.5 Nhà xuất bản 14 12.9 14 100 0 0 Chỉ số phân loại 1 0.09 1 100 0 0 Ngôn ngữ 8 7.4 7 87.5 1 12.5
Bảng 2.4: Các yếu tố NDT sử dụng khi tra cứu tài liệu
Qua khảo sát, yếu tố mô tả NDT hay sử dụng nhất là Nhan đề tài liệu và Từ khóa. Mức độ chính xác khi tìm tin theo Nhan đề tài liệu được NDT đánh giá cao với 95% tài liệu khi tìm theo nhan đề là chính xác. Tuy nhiên khi tra cứu tài liệu theo từ khóa, 36.8% NDT không tìm được chính xác tài liệu mình cần. Một trong những nguyên nhân của tìm theo từ khóa đôi khi không chính xác vì hiện nay Trung tâm
đang tiến hành định từ khóa tự do, không có bộ từ khóa chuẩn. Các tài liệu của Trung tâm chủ yếu là tài liệu y học nên các thuật ngữ chuyên ngành rất nhiều. Nếu không thống nhất khi định từ khóa, NDT rất khó khi tìm kiếm tài liệu và NDT sẽ không tìm kiếm được đầy đủ các tài liệu thư viện đang quản lý.
2.1.2.3. Tổ chức các cơ sở dữ liệu
CSDL là một tập hợp các bản ghi hoặc tệp có quan hệ logic với nhau và được lưu trữ trên bộ nhớ của máy tính.
CSDL còn là một tập hợp các dữ liệu được tổ chức để phục vụ cho nhiều ứng dụng khác nhau một cách có hiệu quả bằng cách tập trung hóa dữ liệu và giảm thiểu hóa các dữ liệu dư thừa. Một CSDL được tổ chức, cập nhật và khai thác bởi một hệ thống phần mềm, gọi là hệ quản trị cơ sở dữ liệu.
CSDL là tổ chức cao nhất của dữ liệu bao gồm của các tệp có quan hệ với nhau tới một thực thể nào đó, thống nhất với nhau về mặt cấu trúc, được quản lý theo một cơ chế thống nhất giúp cho việc xử lý, cập nhật dữ liệu, truy nhập dữ liệu dễ dàng và nhanh chóng
Từ năm 2003, Trung tâm được trang bị phần mềm Libol 5.5 của công ty Tinh Vân. Từ khi ứng dụng phần mềm, Trung tâm đã tổ chức nguồn lực thông tin y tế của mình thành 2 CSDL là CSDL Sách và CSDL Luận án, luận văn
Phần mềm Libol 5.5 có một số tính năng nổi bật sau đây: - Hỗ trợ chuẩn biên mục MARC 21, AACR2, ISBD
- Hỗ trợ các khung phân loại thông dụng như DDC, BBK, UDC, NLM, LOC - Cho phép xuất nhập dữ liệu theo chuẩn ISO 2709
- Liên kết các thư viện và tài nguyên thông tin trực tuyến trên Internet khác qua giao thức Z39.50, OAI- PMH
- Mượn liên thư viện theo giao thức ISO 10161, tích hợp các thiết bị mượn trả tự động theo chuẩn SIP 2
- Hỗ trợ đa ngôn ngữ (Anh, Việt, Nga, Trung, Nhật…) và Unicode với dữ liệu và giao diện làm việc, đồng thời hỗ trợ các bảng mã tiếng Việt như: TCVN 5712, VNI, TCVN 6909
- Công cụ xây dựng, quản lý và khai thác kho tài nguyên số
- Tìm kiếm toàn văn; xuất bản các CSDL hoặc thư mục trên đĩa CD - Tuỳ biến cao
- Bảo mật và phân quyền chặt chẽ
- Thống kê, tra cứu đa dạng, chi tiết và trực quan phục vụ mọi nhóm đối tượng - Vận hành hiệu quả trên những CSDL lớn nhiều triệu bản ghi
- Hỗ trợ hệ quản trị CSDL Oracle hoặc Microsoft SQL Server
- Khai thác và trao đổi thông tin qua Web, thư điện tử, GPRS (điện thoại di động) và hỗ trợ người khiếm thị
- Hỗ trợ hệ thống thư viện nhiều kho, nhiều điểm lưu thông; tương thích với cả mô hình kho đóng và kho mở
Từ khi phần mềm Libol 5.5 được đưa vào sử dụng đến nay, công tác biên mục tại Trung tâm đã được thay đổi. Việc biên mục thủ công truyền thống trước đây đã được thay thế bằng biên mục tự động trên phân hệ Biên mục của phần mềm Libol. Tuy nhiên việc ứng dụng công nghệ hiện đại trong công tác biên mục tài liệu đòi hỏi người cán bộ xử lý phải nắm vững các khái niệm và thao tác trên phần mềm cũng như phải không ngừng học hỏi để nâng cao trình độ chuyên môn và cập nhật các kiến thức mới.
Công tác biên mục được thực hiện trên phân hệ Biên mục của phần mềm Libol. Các dữ liệu biên mục được thực hiện trên các vùng mô tả của biểu ghi khổ mẫu MARC 21 và tuân thủ các chuẩn quốc tế về biên mục là biên mục theo quy tắc biên mục Anh – Mỹ AACR2. Phân hệ biên mục là công cụ mạnh, thuận tiện giúp biên mục mọi dạng tài nguyên trong thư viện theo các tiêu chuẩn đã được qui định giúp trao đổi dữ liệu biên mục với các thư viện khác và giúp xuất bản các ấn phẩm thư mục phong phú và đa dạng. Đây là một công cụ hữu hiệu và tiện lợi để tiến hành
công tác biên mục, cho phép chỉnh sửa và tạo mới các mẫu biên mục và tiến hành các khâu trong quá trình biên mục bao gồm: nhập mới, sửa chữa, xoá, duyệt, xem, tái sử dụng bản ghi... Phân hệ này hỗ trợ mọi trường theo mọi chuẩn của MARC 21 và được bổ sung thêm các trường dữ liệu đặc thù của Việt Nam.
Hình 2.1: Giao diện chính phân hệ Biên mục
Công tác biên mục tại Trung tâm chủ yếu được thực hiện theo 2 hình thức là biên mục gốc và biên mục sao chép. Đối với những tài liệu tiếng Việt, thư viện tiến hành biên mục trực tiếp trên phân hệ Biên mục của phần mềm Libol. Đối với những tài liệu tiếng Anh có thể tải về được, thư viện tiến hành biên mục sao chép bằng cách tải các biểu ghi của Thư viện Quốc hội Mỹ thông qua cổng Z39.50. Sau đó thư viện sẽ thêm các yếu tố
của thư viện vào để hoàn chỉnh biểu ghi đó.
Biên mục tự động theo khổ mẫu MARC 21 trên phần mềm Libol còn cho phép người xử lý xem lại biểu ghi đã nhập, nếu có sau sót có thể chuyển về màn hình nhập
tin để sửa chữa lại. Sau khi biểu ghi đã được xử lý hoàn chỉnh, người cán bộ có thể cập nhật biểu ghi đó vào cơ sở dữ liệu của Trung tâm để đưa ra phục vụ cho NDT.
Dữ liệu biên mục L eader 00669cam 22002657a 4500 0 01 HSPH100005638 0 40 $aHSPH 0 41 $avie 0 44 $avn 0 90 $a613$bS552 1 10
1 $aTrường Đại học Y tế công cộng.
2 45
0 $aSức khỏe môi trường :$bsách dùng đào tạo cao học và chuyên khoa I Y tế công cộng /$cchủ biên, Nguyễn Huy Nga.
2 60
3 00
$a271 tr. :$bminh hoạ ;$c27 cm.
5 04
# #
$aCó tài liệu tham khảo.
6 53
$aGiáo trình.
6 53
$aSức khỏe môi trường.
7 00
1 $aNguyễn, Huy Nga.
8 52
$aSách BM. Sức khỏe môi trường.
9 00 True 9 11 pqt 9 12 ntth 9 25 G 9 26 0
9 27
SH
Hình 2.2: Minh họa một biểu ghi hoàn chỉnh
Khung phân loại DDC ra đời năm 1876 do Melvil Dewey biên soạn, gồm 10 lớp chính với 1000 đề mục từ 000 đến 999. Khung phân loại DDC được xây dựng theo nguyên tắc thập tiến. Tri thức của nhân loại được Dewey phân loại và sắp xếp thành 10 lớp chính, các lớp chính lại lần lượt chia nhỏ ra thành 10 lớp con. Mỗi lớp con lại chia ra 10 lớp nhỏ tiếp theo ở các bậc chi tiết hơn. 10 lớp cơ bản của bảng chính như sau:
000 Tổng hợp
100 Triết học và các khoa học liên quan 200 Tôn giáo 300 Các khoa học xã hội 400 Ngôn ngữ học 500 Các khoa học tự nhiên 600 Các khoa học ứng dụng 700 Nghệ thuật 800 Văn học 900 Địa lý. Lịch sử và các khoa học phụ trợ khác Ngoài bảng chính, DDC còn có 7 bảng phụ: bảng phụ hình thức, bảng phụ địa lý, bảng phụ văn học, bảng phụ ngôn ngữ, bảng phụ dân tộc, bảng các ngôn ngữ thế giới và bảng phụ nhân vật.
DDC là khung phân loại được áp dụng rộng rãi tại nhiều nước trên thế giới và được xem như là khung phân loại chuẩn cho các thư viện để có thể trao đổi biểu ghi
với các cơ quan thông tin – thư viện khác. Tại nước ta hiện nay DDC 14 đã được dịch ra tiếng Việt và chính thức được xuất bản vào ngày 16/8/2006. Theo quyết định của Bộ Văn hoá thông tin, DDC cùng với MARC 21 và AACR2 sẽ là các tiêu chuẩn trong xử lý nghiệp vụ ở nước ta.
Hiện nay thư viện đang áp dụng Khung phân loại DDC để phân loại toàn bộ các tài liệu. Trong số định danh tài liệu, ngoài ký hiệu phân loại theo bảng DDC, thư viện còn gắn thêm chỉ số Cutter của tên tác giả nếu tác giả là người Việt Nam, họ của tác giả nếu tác giả là người nước ngoài hoặc tên tài liệu nếu tài liệu không có tên tác giả hoặc tài liệu có từ 4 tác giả trở lên. Số định danh này chính là ký hiệu sử dụng để xếp giá tài liệu trong Kho Mở.
Quy tắc AACR2 được Hiệp hội Thư viện Mỹ, Hiệp hội Thư viện Canada và một nhóm các chuyên gia về thông tin và thư viện phối hợp phát hành. AACR2 được xây dựng cho mục đích tạo lập các sản phẩm thư mục và các biểu ghi biên mục của các thư viện viện nói chung. Quy tắc này hướng dẫn việc mô tả và định vị cho mọi dạng tư liệu thông thường của thư viện.
AACR2 được chính thức xuất bản vào cuối năm 1978, nhưng đến tháng 1 năm 1981 mới thực sự được áp dụng tuơng đối rộng rãi. Và từ đó đã trải qua nhiều lần xuất bản có bổ sung và sửa chữa.
Khác với cách bố cục của các qui tắc biên mục trước đó, AACR2 trình bày các qui định về mô tả trước các qui định lựa chọn tiêu đề, bởi vì trình tự này phù hợp với thực tiễn biên mục hiện nay và trong tưương lai tại phần lớn các thư viện và cơ quan thư mục. Ngoài ra, nó cũng tạo điều kiện thuận lợi cho việc tích hợp các biểu ghi mô tả sách và AACR2 đặt nền tảng cho sự hợp tác biên mục trên phạm vi quốc gia và quốc tế, cải tiến các dịch vụ thư mục và tiết kiệm được giá thành. Do cung cấp một mẫu mô tả thống nhất cho tất cả các loại hình tư liệu, nên qui tắc này đã tạo khả năng thực hiện mục lục tích hợp đa phương tiện (multimedia). Ngoài ra, giảm được thời gian tìm kiếm tư liệu cho người sử dụng bằng cách cung cấp những tiêu đề
báo và tham chiếu trích dẫn. Có thể nói, nhiều qui định trong AACR2 không xa lạ với thực tiễn biên mục Việt Nam.
Tại thư việc trường Đại học Y tế công cộng, việc mô tả tài liệu đã tuân thủ đầy đủ những quy tắc, những quy định trong AACR2 và việc mô tả được thực hiện đúng chuẩn của AACR2.
Việc lập tiêu đề mô tả được thực hiện đối với tên tác giả đối với những tài liệu có từ 3 tác giả trở xuống. Khi lập tiêu đề mô tả, dấu phẩy (,) được đặt ngay sau họ của tác giả. Đối với tác giả là người Việt Nam, tên gọi có cấu trúc Họ - Đệm – Tên thì tiêu đề mô tả để nguyên thứ tự và thêm dấu phẩy vào sau họ. Đối với tác giả là người nước ngoài, khi lập tiêu đề mô tả, họ sẽ được đảo lên trước và thêm dấu phẩy sau đó mới đến tên tác giả. Đối với những tài liệu không có tác giả hoặc có từ 4 tác giả trở lên thì tiêu đề mô tả sẽ là tên tài liệu.
Thư viện đã tuân thủ nghiêm ngặt việc thực hiện biên mục theo AACR2. Đối với tài liệu có từ 4 tác giả trở lên, trong phần Nhan đề và thông tin trách nhiệm, chỉ ghi tên của tác giả đầu sau đó là dấu 3 chấm và et al. (… [et al.]
Bonita, R.
Dịch tễ học cơ bản = basic epidemiology / R. Bonita, R. Beaglehole, T. Kjellstrom ; người hiệu đính, Trần Hữu Bích, Vũ Hoàng Lan ; người dịch, Trần Hữu Bích ... [et al.]. - Xuất bản lần thứ 2. - H. : Y học, 2009
xvii, 216 tr. : minh họa ; 26 cm
1. Dịch tễ học. I. Beaglehole, R. II. Kjellstrom, T. III. Trần, Hữu Bích. IV. Vũ, Hoàng Lan. V. Nhan đề
Số định danh : 614.4 B431
Ngoài ra, Trung tâm còn giới thiệu đến NDT CSDL HINARI. HINARI là sáng kiến của Tổ chức Y tế Thế giới phối hợp với các nhà xuất bản lớn nhằm cho phép các nước đang phát triển có khả năng tiếp cận tới các nguồn thông tin y tế và từ đó nâng cao chất lượng dịch vụ chăm sóc sức khỏe.
HINARI là CSDL lớn nhất cho phép cung cấp truy cập đến hơn 1.500 tạp chí, 15.000 nguồn thông tin của 150 nhà xuất bản lớn trên thế giới gồm các tạp chí y học, điều dưỡng, y tế liên quan và khoa học xã hội.
NDT tại Trung tâm được cung cấp tài khoản để truy cập và sử dụng CSDL này.
Hình 2.4: Giao diện CSDL HINARI