Tài liệu sau khi được bổ sung vào Trung tâm, tiến hành xử lý kỹ thuật, đăng ký cá biệt thì sẽ được xử lý hình thức. Cán bộ xử lý phải xác định loại hình tài liệu, các yếu tố thư mục cần thiết để chọn và nhập thông tin vào khổ mẫu đã được xây dựng cho loại hình tài liệu tương ứng (khổ mẫu được xây dựng trên cơ sở MARC21
Làm quen với tài liệu
Xác định loại hình tài liệu và chọn Khổ mẫu đã được xây dựng cho từng loại hình tài liệu
Xác định mức độ thư mục cần phải xử lý
Xác định, nhập dữ liệu theo quy định của quy tắc mô tả AACR2 và Khổ mẫu MARC21
Kiểm tra tính đúng đắn của mô tả và tính tương hợp theo chuẩn đã quy định
sức đơn giản, thay vì viết phiếu như trong biên mục truyền thống, cán bộ thư viện nhập những thông tin thư mục cần thiết, phần mềm ILIB sẽ tự động sinh ra các dấu phân cách theo chuẩn quy tắc mô tả AACR2.
Trong mô tả thư mục áp dụng quy tắc mô tả AACR2 tại Trung tâm, các tiêu đề mô tả được thiết lập theo tác giả cá nhân, tác giả tập thể, nhan đề khá đầy đủ và đã tuân thủ theo quy định của AACR2 đối với việc thiết lập các tiêu đề chính và các tiêu đề bổ sung:
Tiêu đề mô tả là tác giả người Việt Nam, Trung Quốc,… dấu phẩy được thêm vào để ngăn cách giữa phần họ và phần tên, thêm vào năm sinh, năm mất của tác giả (nếu có).
Ví dụ 01: Nguyễn Thiện Nhân Tiêu đề mô tả :Nguyễn, Thiện Nhân
Ví dụ 02: Mao Trạch Đông Tiêu đề mô tả: Mao, Trạch Đông
Tiêu đề mô tả là tên người Âu Mỹ: đảo họ lên đầu, sau đó đến tên, dấu phẩy được thêm vào sau họ:
Ví dụ 01: Barack Obama Tiêu đề mô tả: Obama, Barack
Ví dụ 02: Mark P. Taylor Tiêu đề mô tả: Taylor, Mark P.
Với những trường hợp tên không gồm họ, lập tiêu đề mô tả như thông tin ghi trên tên tài liệu.
Ví dụ: Xuân Quỳnh
Tiêu đề mô tả chính: Xuân Quỳnh
Dữ liệu mô tả được thiết lập gồm 7 vùng dữ liệu, trong đó cán bộ XLTL của Trung tâm đã có sử dụng những qui định của AACR2 khác hẳn với ISBD trước đó:
Trường Nhan đề và thông tin trách nhiệm: với một minh xác nêu tên từ 1-3 tác giả, thì mô tả cả 3; với từ 4 tác giả trở lên chỉ mô tả 1, phẩy, ba chấm. Nếu tài liệu có nhiều minh xác về trách nhiệm thì mô tả mỗi minh xác cách nhau bằng dấu ;
Ví dụ 01: Bài tập và bài giải phân tích chứng khoán và định giá chứng khoán
Ví dụ 02: Thật đơn giản thuyết trình / Richard Hall; Nguyễn Thị Yến dịch Tuy nhiên, trường Nơi xuất bản vẫn đang dùng ký hiệu viết tắt theo quy tắc ISBD mà chưa chuyển sang mô tả theo quy tắc AACR2: Hà NộiH., Thành phố Hồ Chí MinhTp.HCM.
Ví dụ 01: Đổi mới và hoàn thiện chính sách quản lý ngoại hối ở Việt Nam / Nguyễn Thu Thảo. - H.: Chính trị quốc gia, 1999
Ví dụ 02: Thị trường ngoại hối và thanh toán quốc tế / Nguyễn Minh Kiều. – Tp. HCM.: Đại học quốc gia Tp. Hồ Chí Minh, 2000
2.2.3 Đánh giá chất lượng
Trung tâm sử dụng AACR2 trong công tác mô tả tài liệu từ năm 2010. Dữ liệu từ năm 2010 trở về trước được mô tả theo quy tắc ISBD và đến nay vì nhiều nguyên nhân (như số lượng cán bộ ít, dữ liệu cần xử lý hồi cố lại lớn) nên chưa được xử lý hồi cố theo quy tắc AACR2. Do đó, để đánh giá chất lượng việc áp dụng AACR2 vào công tác mô tả tài liệu tại Trung tâm, tác giả chọn 150 biểu ghi mẫu được mô tả trong thời gian từ 2010 đến nay.
Khi tiến hành mô tả thư mục, các cán bộ XLTL bắt buộc phải tuân thủ quy tắc lập tiêu đề mô tả và các quy tắc mô tả tài liệu. Do vậy, chất lượng công tác mô tả tài liệu được đánh giá bằng tính chính xác, đầy đủ thông tin của tiêu đề mô tả, các vùng dữ liệu và các quy định về dấu phân cách giữa các vùng. Với sự hỗ trợ của phần mềm ILIB, dấu phân cách được tự động tạo lập sau khi thông tin các trường đã được nhập, do đó ở đây chỉ đánh giá về tính chính xác thông tin của các vùng dữ liệu:
Kết quả khảo sát 150 biểu ghi mẫu đối với công tác mô tả tài liệu như sau:
STT Tiêu đề mô tả/Vùng khảo sát Tổng thông tin
Chính xác Tỷ lệ (%)
1 Tiêu đề mô tả 127 101 79.52
2 Vùng số tiêu chuẩn 32 29 90.62
3 Nhan đề và thông tin trách nhiệm 150 127 84.66
4 Lần xuất bản 25 23 92
Nơi xuất bản 150 0 0 Nhà xuất bản 150 128 85.33 Năm xuất bản 150 150 100 6 Thông tin vật lý 150 144 96 7 Tùng thư 11 11 100 8 Phụ chú 20 20 100
Bảng 2.1. Tính chính xác của dữ liệu thư mục dựa trên quy tắc mô tả AACR2
Công tác mô tả tài liệu tương đối tốt đối với các vùng dữ liệu: vùng số tiêu chuẩn, lần xuất bản, thông tin vật lý, tùng thư, phụ chú, chỉ xuất hiện một vài lỗi chính tả, độ chính xác đều đạt trên 85%. Bên cạnh đó, có một số vùng dữ liệu do chưa áp dụng triệt để theo quy tắc mô tả AACR2 nên vẫn còn khá nhiều lỗi:
- Vùng thông tin xuất bản (trường 260): bao gồm Nhà xuất bản, nơi xuất bản và năm xuất bản.
+ Nơi xuất bản vẫn hoàn toàn dùng ký hiệu viết tắt Ví dụ: $aH.
+ Một số nhà xuất bản thuộc quy định thêm “Nxb.” nhưng không được thêm trong CSDL.
Ví dụ: Mô tả sai: $bTrẻ
Mô tả đúng: $bNxb.Trẻ
- Vùng nhan đề và thông tin trách nhiệm: Vẫn bị ảnh hưởng bởi quy tắc ISBD với tài liệu có trên 4 tác giả, mô tả 3 tác giả đầu tiên trong khi AACR2 quy định chỉ lấy 1 tác giả đầu tiên, phẩy, ba chấm.
Ví dụ: Mô tả sai: Kiểm soát nội bộ / Trần Thị Giang Tân, Vũ Hữu Đức, Võ Anh Dũng,...
Mô tả đúng: Kiểm soát nội bộ / Trần Thị Giang Tân,…
- Vi phạm quy tắc lập tiêu đề mô tả với tác giả cá nhân (bao gồm thông tin về tác giả chính tại trường 100 và các tác giả bổ sung trong trường 700):
+ Còn khá nhiều tác giả Việt Nam được sử dụng làm tiêu đề chính nhưng chưa được mô tả theo đúng quy tắc mô tả đối với tác giả Việt Nam: dấu phẩy không được sử dụng sau họ tác giả Việt Nam.
+ Có khá nhiều tác giả không được lựa chọn đồng nhất, một tác giả có nhiều tên, bút hiệu khác nhau được mô tả. Nguyên nhân của hiện tượng này là do cán bộ XLTL thường căn cứ vào trang tên sách và ưu tiên mô tả thực tên tác giả trong trang tên sách (cho dù trong trang tên sách là tên thật, bút hiệu hay tên khác của tác giả). Trong khi đó để đảm bảo tính nhất quán trong mô tả tên tác giả, AACR2 quy định đối với những tác giả có nhiều tên bút danh, bút hiệu phải lấy tên thông dụng nhất hoặc lấy tên thực đối với tác giả chỉ có một vài bút danh, bút hiệu hoặc tên khác nhưng không thông dụng.
Ví dụ: “Nguyễn, Thị Bình” dùng cho “Nguyễn, Châu Sa”
Vì vậy, có thể thấy các vùng dữ liệu mô tả thông tin trách nhiệm, thông tin xuất bản, tiêu đề mô tả với tác giả cá nhân chưa đảm bảo tính chính xác, nhất quán trong biên mục dẫn tới hiện tượng loãng thông tin gây ra một số hiện tượng nhiễu tin trong quá trình tìm kiếm.
Theo kết quả điều tra NDT bằng phiếu hỏi cho thấy mức độ sử dụng yếu tố tìm kiếm theo nhan đề, tác giả chiếm tỷ lệ khá cao trên 44% trong đó số lượng NDT đánh giá chất lượng các yếu tố này theo hiệu quả tìm thấy tài liệu ở mức độ tốt chiếm trên 30%, khoảng trên 10% lượng NDT đánh giá ở mức độ trung bình và chưa tốt. Nguyên nhân chủ yếu không tìm được tài liệu phù hợp được NDT đưa ra là chưa biết cách sử dụng Mục lục trực tuyến OPAC trong tra cứu tài liệu chiếm trên 37%, không nhớ thông tin về tài liệu chiếm trên 12%. Điều này không chỉ đặt ra yêu cầu đối với công tác XLTL đảm bảo các điểm truy cập được thiết lập phát huy vai trò cung cấp những thông tin đầy đủ bao quát toàn bộ nguồn tin, mà còn đặt ra yêu cầu với công tác đào tạo NDT, làm sao để NDT được cung cấp kỹ năng tìm kiếm thông tin cần thiết giúp khai thác được tối đa nguồn lực thông tin của Trung tâm.
2.3 Công tác xử lý nội dung tài liệu
2.3.1 Phân loại tài liệu
2.3.1.1 Công cụ phân loại
Năm 2006, sau khi nghiên cứu, tìm hiểu, khảo sát thực tế và so sánh với các Khung phân loại hiện có, Ban lãnh đạo Trung tâm đã quyết định lựa chọn áp dụng Khung phân loại DDC vào công tác phân loại tài liệu của Trung tâm. Bản dịch DDC
14 rút gọn được đưa vào áp dụng, tuy nhiên do Bản dịch này nhiều đề mục sơ sài, không được chi tiết do đó Trung tâm sử dụng song song cùng tài liệu Hướng dẫn thực hành phân loại thập phân Dewey (2002) của nhóm tác giả Nguyễn Minh Hiệp,…, Đại học Khoa học Tự nhiên – Đại học Quốc gia TP Hồ Chí Minh, được biên soạn dựa trên KPL DDC 13 rút gọn vào công tác phân loại tài liệu của Trung tâm. Từ năm 2009, TVHVNH tham khảo thêm Khung phân loại đầy đủ DDC 22 tiếng Anh gồm 4 tập, áp dụng đến năm 2014. Từ tháng 5/2014, sau khi được bổ sung bản dịch đầy đủ DDC 23 cũng như cử cán bộ tham gia lớp tập huấn của Thư viện Quốc gia Việt Nam, Trung tâm đã chuyển sang áp dụng bản này.
Hệ thống phân loại thập phân Dewey là KPL của tác giả là nhà thư viện học người Mỹ, có tên đầy đủ là Melvil Louis Dewey (1851 - 1931). KPL được biên soạn vào năm 1873 và xuất bản lần đầu tiên năm 1876. Dewey đã quyết định sử dụng số thập phân để biều thị cho chủ đề của cuốn sách thay vì sử dụng các số nguyên thông thường. Toàn bộ tri thức của nhân loại được chia làm 10 lớp chính, mỗi môn loại chia thành 10 phân mục (có 100 phân mục); mỗi phân mục chia thành 10 phân đoạn (có 1.000 phân đoạn). Số thập phân là số theo sau dấu chấm (.) sau 3 chữ số đầu tiên của số phân loại Dewey.
Hệ thống phân loại thập phân Dewey là một công cụ dùng để sắp xếp hệ thống hóa tri thức của con người. KPL liên tục được chỉnh lý để theo kịp sự phát triển của khoa học và đời sống.
Quá trình xuất bản KPL DDC có thể chia thành 2 thời kỳ. Thời kỳ từ 1876 đến 1931 KPL được xuất bản 12 lần và mỗi lần đều có sự tham gia của tác giả. Năm 1924, Dewey đã giao cho Câu lạc bộ Lake Placid – một tổ chức phi lợi nhuận đảm nhiệm việc khai thác DDC. Thời kỳ từ 1932 đến nay KPL đã được cập nhật và tái bản đến lần thứ 23.
KPL Dewey là một hệ thống phân loại thư viện được sử dụng rộng rãi nhất. Nó được sử dụng trong hơn 138 đất nước và dịch sang hơn 30 ngôn ngữ. Hiện nay có khoảng 20.000 thư viện trên thế giới sử dụng DDC.
KPL thập phân Dewey được xuất bản thành hai dạng: Bảng rút gọn và bảng đầy đủ. Bảng rút gọn dành cho các thư viện có số vốn tài liệu khoảng 20.000 bản và
có dung lượng bằng hai phần năm bảng đầy đủ, được xuất bản lần đầu năm 1894 và đến nay đã được xuất bản đến lần thứ 14.
Với hệ thống phân loại Dewey lần đầu tiên sự sắp xếp một cách hệ thống các tài liệu trên giá được phản ánh bằng một lược đồ được xây dựng trên cơ sở lý thuyết của phân loại học.
KPL DDC đã được phát triển vượt bậc nhờ những tiến bộ về lý luận và kỹ thuật phân loại trong thế kỷ 20. Giáo sư, tiến sỹ Francis L.Miksa- chuyên gia về lịch sử thư viện, đặc biệt là lĩnh vực phân loại đã đưa ra dự báo về tương lai của DDC trong xã hội hậu hiện đại “Thư viện hậu hiện đại mang hai ý nghĩa gắn quyện với nhau. Ý nghĩa thứ nhất liên quan đến sự phát triển của công nghệ thông tin mới. Ý nghĩa thứ hai liên quan đến sự phát triển của phân loại thư viện hiện đại theo cách nhìn nhận về thời đại ngày nay”[36, tr.25]
Cấu trúc của KPL DDC 23
KPL DDC ấn bản lần thứ 23 được xuất bản dưới dạng in gồm 4 tập trong đó ngoài lời giới thiệu, các đặc trưng của ấn bản mới…thì nội dung chính gồm có bảng chính (2 tập), 6 bảng phụ và bảng chỉ mục quan hệ.
Bảng chính
Bảng chính bao gồm một dãy các chỉ số DDC với tiêu đề mô tả lớp của mỗi trình bày chỉ số và ghi chú giải thích về sử dụng lớp đó. Bảng chính được chia làm 2 tập: tập 2, chứa 000 - 599; tập 3 chứa 600 – 999. Bảng chính hình thành hạt nhân của Khung phân loại, gồm 10 môn loại chính, còn gọi là các lớp cơ bản có ký hiệu bằng số Ả rập với ba con số và có hai số 0 ở cuối thể hiện như sau:
000 Khoa học máy tính, thông tin & tác phẩm tổng quát 500 Khoa học
100 Triết học và tâm lý học 600 Công nghệ
200 Tôn giáo 700 Nghệ thuật & giải trí
300 Khoa học xã hội 800 Văn học
400 Ngôn ngữ 900 Lịch sử & Địa lý
Mỗi lớp trên lại chia thành tối đa thành 10 lớp con, thể hiện những lớp con của chủ đề, những lớp con lại chia thành 10 lớp nhỏ theo nguyên tắc thập phân ở
các bậc chi tiết hơn. Các chỉ số chi tiết giúp cho việc định vị các lớp đó một cách dễ dàng trong KPL.
Dewey đã sử dụng hệ thống ký hiệu đồng nhất là chữ số Ả rập. Mỗi ký hiệu không thể ít hơn ba chữ số. Số 0 luôn biểu thị những vấn đề chung.
Tính phân cấp trong DDC được biểu thị qua cấu trúc và ký hiệu. Tính phân cấp cấu trúc nghĩa là mỗi đề tài, khác với đề tài được trình bày trong lớp chính, là dưới cấp và là một phần của đề tài rộng hơn trên nó.
Phân cấp ký hiệu được biểu thị bằng độ dài của ký hiệu. Chỉ số tại mức bất kỳ luôn là dưới cấp đối với một lớp có ký hiệu ngắn hơn một chữ số; ngang cấp với một lớp có ký hiệu với cùng số chữ số có nghĩa và trên cấp đối với một lớp có chỉ số dài hơn một hoặc nhiều hơn chữ số. Tính phân cấp ký hiệu được biểu thị trong bản in của Bảng chính bằng một thay đổi độ lùi của một tiêu đề về bên phải và bằng thêm một chữ số có nghĩa vào chỉ số ở cột bên trái.
Ví dụ:
300 Khoa học xã hội (Lớp cơ bản) 330 Kinh tế học
332 Ngân hàng 332.4 Tiền tệ
Các ký hiệu có trên ba con số sẽ có một dấu chấm ngăn cách ba con số đầu với các số sau. Khi ký hiệu có hơn 6 con số thì các chữ số còn lại được in thành nhóm ba chữ số với một dấu cách giữa mỗi nhóm.
Ví dụ: 613.717 Chạy và đi bộ 613.717 2 Chạy
Hệ thống ký hiệu của DDC phản ánh cấu trúc đẳng cấp của KPL, vì thế vấn đề càng chi tiết thì ký hiệu càng dài.
Đặc điểm cấu tạo trong ký hiệu DDC thể hiện tính khoa học với việc luôn có quy luật tồn tại khi quan sát vào những ký hiệu cụ thể trong các lớp thuộc các bậc phân chia khác nhau:
420 Ngôn ngữ Anh tương ứng 820 Văn học Anh
430 Ngôn ngữ Đức 830 Văn học Đức
440 Ngôn ngữ Pháp 840 Văn học Pháp
Các Bảng phụ
Trong KPL DDC ấn bản lần thứ 23 có 6 bảng phụ. Các bảng này nhằm mục