3.2.1 Nghiên cứu áp dụng Bảng Đề mục chủ đề Thư viện Quốc hội Mỹ LCSH
Xuất phát từ thực tế hiện nay, việc kiểm soát các ĐMCĐ trong công tác định chủ đề bằng Bộ Từ điển từ khóa KH & CN đã gây không ít khó khăn cho cán bộ thư viện cũng như ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng công tác định chủ đề của Trung tâm. Nguyên nhân là do sự khác nhau cơ bản giữa chủ đề và từ khóa. Từ khóa và đề
nhiên từ khóa gồm các khái niệm đơn lẻ, không liên quan đến nhau trong khi ở ĐMCĐ đó là các khái niệm liên quan đến nhau và được trình bày theo quy định. Từ khóa có cấu trúc đơn giản trong khi ĐMCĐ cấu trúc ổn định và chặt chẽ. Do vậy, việc nghiên cứu, áp dụng một bảng đề mục chủ đề phù hợp là yêu cầu tất yếu đối với công tác định chủ đề của Trung tâm.
Hiện nay, ở Việt Nam, cũng đã có một số thư viện đang áp dụng các bảng đề mục chủ đề của nước ngoài như Thư viện Trung tâm Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh, Thư viện trường Đại học Cần Thơ sử dụng Bảng Đề mục chủ đề của Thư viện Quốc hội Mỹ (LCSH - Library of Congress Subject Headings), Thư viện trường Đại học Y Hà Nội, Thư viện Y học Trung ương sử dụng Bảng Đề mục chủ đề Y học (MeSH. - Medical Subject Headings) và một số thư viện khác sử dụng các bảng RAMEAU của Thư viện Quốc hội Pháp, bảng đề mục chủ đề SEAR (Sears list of subject headings),… Mỗi thư viện có cách áp dụng khác nhau. Có thư viện sử dụng nguyên bản tài liệu gốc, có thư viện dịch sang tiếng Việt hoặc cải biên cho phù hợp với điều kiện của thư viện mình.
Ở Trung tâm có tới 90% tài liệu tiếng Anh được bổ sung có thể tải từ CSDL của các thư viện khác (chủ yếu là từ CSDL của Thư viện Quốc hội Mỹ, bộ CSDL Worldcat.org). Toàn bộ các biểu ghi này đã được biên mục trường 650 chỉ thị 1 là #, chỉ thị 2 là 0 - Đề mục chủ đề được kiểm soát bằng bảng LCSH.
Do vậy, việc tiếp tục nghiên cứu áp dụng Bảng Đề mục chủ đề này là phù hợp với điều kiện của Trung tâm trong thời điểm hiện tại, khi chưa có một Bảng Đề mục chủ đề nào của Việt Nam chính thức được xuất bản và sử dụng rộng rãi.
Như đã trình bày ở trên, với các biểu ghi tải về theo quy trình biên mục sao chép, trường 650 sẽ được giữ nguyên ĐMCĐ bằng tiếng Anh, đồng thời cán bộ XLTL tiến hành dịch ra tiếng Việt. Do đó, nếu triển khai áp dụng LCSH tại Trung tâm, các đề mục trong LCSH sẽ được giữ nguyên bản tiếng Anh và được dịch sang tiếng Việt giúp NDT dễ tra cứu, phù hợp với nhiều đối tượng NDT, kể cả những đối tượng không sử dụng thành thạo tiếng Anh.
3.2.2 Xây dựng Danh mục Thuật ngữ ngành kinh tế - quản trị
Việc nghiên cứu áp dụng Bảng ĐMCĐ của Thư viện Quốc hội Mỹ gặp phải những khó khăn do hạn chế về ngôn ngữ, đồng thời khi dịch sang tiếng Việt vẫn phải đảm bảo phù hợp với CSDL đã được xây dựng cũng như đảm bảo sát hợp với nội dung khoa học chuyên ngành được sử dụng thống nhất trong cộng đồng NDT trong đó có các nhà khoa học, do vậy nó được xem là mục tiêu dài hạn. Trước mắt, do số lượng và phạm vi lựa chọn các từ khoá trong Bộ Từ khóa còn hạn chế trong lĩnh vực Kinh tế - quản trị trong khi đây lại là lĩnh vực chiếm tỷ lệ lớn trong cơ cấu nguồn lực thông tin của Học viện Ngân hàng, do đó để thuận lợi cho việc xây dựng ĐMCĐ, Trung tâm đang triển khai nghiên cứu và xây dựng Danh mục Thuật ngữ ngành kinh tế - quản trị.
Cơ sở ban đầu để xây dựng Danh mục chính là các từ khóa, đề mục chủ đề thuộc các chuyên ngành kinh tế, tài chính - ngân hàng, quản trị đã được Trung tâm xây dựng từ trước đến nay.
Việc biên soạn Danh mục Thuật ngữ ngành kinh tế - quản trị dự kiến được xây dựng theo cấu trúc của Bảng ĐMCĐ, tiến hành qua các bước sau:
Bước 1: Tập hợp Từ khóa, ĐMCĐ chính thuộc chuyên ngành kinh tế - quản trị trong CSDL của Trung tâm
Với sự hỗ trợ của Phần mềm ILIB, ĐMCĐ chứa trong các biểu ghi có Ký hiệu phân loại thuộc môn loại 300, 600 sẽ được thống kê. Theo đó toàn bộ ĐMCĐ đã được nhập trong trường 650$a sẽ được thống kê theo danh mục bao gồm các ngôn ngữ khác nhau. Danh mục này sẽ được chuyển sang Excel để lọc lấy các ĐMCĐ bằng tiếng Việt.
Do ĐMCĐ cho sách Việt mới được thiết lập từ đầu năm 2013 đến nay, nên lượng ĐMCĐ chưa được phong phú. Để mở rộng mục từ, tất cả từ khoá trong trường 653 cũng được thống kê trên phần mềm ra 1 file riêng biệt. Các từ khoá này sẽ là cơ sở để tạo lập các ĐMCĐ.
Bước 2:Thiết lập các phụ đề
Sau khi tập hợp, xây dựng được các ĐMCĐ chính, Trung tâm tiến hành thiết lập các phụ đề.
Việc thiết lập các phụ đề là công đoạn dự kiến sẽ khó khăn và chiếm nhiều thời gian cũng như công sức. Điều này đòi hỏi người thiết lập phải có sự hiểu biết về ĐMCĐ chính, vốn từ vựng phong phú, có kiến thức về định chủ đề và tuân thủ chặt chẽ cấu trúc ĐMCĐ cũng như nguyên tắc thiết lập ĐMCĐ. Tất cả các dữ liệu $x, $y, $z của trường 650 được nhặt ra và sắp xếp theo trật tự quy định để hỗ trợ công việc này.
Bước 3: Gộp ĐMCĐ chính với các phụ đề.
Thao tác gộp các ĐMCĐ chính với các phụ đề được lấy ra từ CSDL được tiến hành bằng cách đối chiếu đồng thời bổ sung những ĐMCĐ chính và các phụ đề còn thiếu.
Bước 4: Chuẩn hóa Danh mục thuật ngữ
Bước này thực hiện được phải nhờ vào đội ngũ cộng tác viên là một số nhà khoa học, chuyên gia của các bộ môn khoa học chuyên ngành kinh tế, tài chính, ngân hàng. Đồng thời phải lấy ý kiến của một số chuyên gia thông tin - thư viện về ĐMCĐ được xây dựng để chuẩn hóa Danh mục này.
Bước 5: Thống nhất sử dụng và thường xuyên cập nhật thuật ngữ mới
Sau khi được xây dựng Danh mục thuật ngữ sẽ được sử dụng như công cụ tra cứu chuẩn trong xây dựng ĐMCĐ được áp dụng trong toàn hệ thống Thông tin Thư viện Học viện Ngân hàng. Yêu cầu đối với Danh mục này là phải thường xuyên được cập nhật những đề mục mới hoặc những thay đổi cho phù hợp với sự phát triển các ngành khoa học.
Việc xây dựng Danh mục Thuật ngữ ngành kinh tế - quản trị là rất quan trọng trong điều kiện thực tế hiện nay, do đó Ban Giám đốc đã đưa công việc này là giải pháp công tác của Trung tâm thực hiện trong năm học 2013 - 2014.
3.2.3 Xây dựng sổ tay điện tử nghiệp vụ xử lý tài liệu
XLTL là công việc khó khăn, phức tạp đòi hỏi cán bộ làm công tác này phải có sự hiểu biết sâu sắc về nghiệp vụ xử lý tài liệu nói chung, về các chuẩn, các công cụ hỗ trợ cũng như cách áp dụng chúng như thế nào. Ngoài ra, đây là công việc đòi hỏi kinh nghiệm để có thể xử lý tốt tài liệu, đảm bảo tính thống nhất trong toàn bộ CSDL đồng thời đảm bảo được tiến độ về thời gian. Với những đòi hỏi về công việc
như trên thì Trung tâm cần thiết phải xây dựng sổ tay nghiệp vụ XLTL dùng cho cán bộ đang và sẽ tham gia công tác này, được sử dụng như một công cụ hỗ trợ cho hoạt động XLTL.
Trong sổ tay điện tử nghiệp vụ XLTL tập hợp toàn bộ các tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ xử lý tài liệu: mô tả tài liệu, khổ mẫu, phân loại, tóm tắt, định chủ đề,… các quy định, quy tắc, quy chế cũng như các tài liệu tham khảo khác. Ngoài ra, sổ tay nghiệp vụ điện tử còn tập hợp các quy ước trong xử lý tài liệu đã được bàn bạc thống nhất trong Trung tâm, đảm bảo tuân thủ công cụ kiểm soát nhưng phù hợp với đặc điểm nguồn lực thông tin, cách thức tổ chức phục vụ nguồn tin của Trung tâm. Sổ tay nghiệp vụ điện tử còn là nơi để cán bộ XLTL ghi lại những kinh nghiệm, những trường hợp xử lý tài liệu cụ thể trong quá trình làm việc hàng ngày. Khi đó, sổ tay nghiệp vụ sẽ giúp cho:
+ Cán bộ thư viện chưa từng làm XLTL nắm được nghiệp vụ xử lý cũng như các chuẩn đang áp dụng, trang bị cho họ những kiến thức thực tế trong công tác XLTL tại Trung tâm.
+ Cán bộ đang làm XLTL có một cẩm nang trong suốt quá trình làm việc, đảm bảo kiểm soát được tính thống nhất dữ liệu qua các lần xử lý khác nhau với cùng một tài liệu, đảm bảo chất lượng XLTL.
Yêu cầu đối với sổ tay nghiệp vụ này là phải thường xuyên được cập nhật những quy tắc, quy định cũng như những vấn đề - cách thức xử lý những vấn đề mới phát sinh trong XLTL, vừa giúp kiểm soát tính thống nhất của dữ liệu vừa hỗ trợ được cho cán bộ mới tiếp nhận công việc khi có sự thay đổi về nhân sự tham gia công tác này.