Tài liệu sau khi đã xử lý kỹ thuật (đóng dấu, dán chỉ từ, Barcode, dán ký hiệu kho) sẽ được tiến hành tra trùng trong CSDL thư mục nhằm đảm bảo tài liệu không bị trùng (một tên tài liệu được mô tả bằng một biểu ghi duy nhất) đồng thời tránh
Không Có Không Có Không Không Không
Dán chỉ từ, Barcode Dán nhãn kho Đóng dấu và ghi số
ĐKCB Tài liệu mới
Chuẩn hoá biểu ghi, thêm ĐKCB
Có biểu ghi trong đó không? Nhập khẩu biểu ghi /
Sao chép dữ liệu
Có biểu ghi trong đó không?
Xếp lên giá để chờ in nhãn
Có biểu ghi trong đó không?
Chuyển sang quy trình biên mục gốc
Tra trùng trong CSDL thư mục
Tìm trong MLTT của các thư viện cho phép tải biểu ghi về
qua cổng Z39.50
Tìm qua website của các thư viện khác
lãng phí công sức của cán bộ trong việc xử lý thông tin cho cùng một ấn phẩm được nhập về nhiều lần.
Nếu tài liệu đã có trong CSDL thì cán bộ XLTL chỉ cần kiểm tra lại toàn bộ thông tin trên biểu ghi đảm bảo không còn sai sót nào và thêm số đăng ký cá biệt của tài liệu mới vào biểu ghi sẵn có.
Nếu thông tin về tài liệu chưa tồn tại trong CSDL, tài liệu sẽ được tiến hành xử lý thông tin sao chép. Trong trường hợp tìm thấy biểu ghi trên CSDL của các thư viện cho phép tải biểu ghi qua cổng Z39.50, cán bộ thư viện đối chiếu và lựa chọn biểu ghi chính xác với tài liệu rồi download biểu ghi về CSDL. Bên cạnh đó có thể tiến hành sao chép dữ liệu thư mục từ mục lục trực tuyến của các thư viện khác trong và ngoài nước qua Internet.
Đối với biểu ghi đã đầy đủ thông tin trên các trường dữ liệu được quy định trong khổ mẫu nhập tin của Trung tâm, cán bộ XLTL chỉ cần xoá bỏ các trường dữ liệu thừa, và chuẩn hoá lại các thông tin thư mục sao cho chính xác, thống nhất với các biểu ghi đã có.
Quy trình biên mục gốc
Với các tài liệu không tìm thấy qua các nguồn sao chép, tiến hành XLTL theo quy trình biên mục gốc gồm các công đoạn: mô tả tài liệu dựa trên quy tắc AACR2, phân loại tài liệu theo Khung phân loại DDC, tóm tắt tài liệu, định chủ đề tài liệu dựa theo Bộ từ điển từ khóa Khoa học & Công nghệ và trình bày dữ liệu theo tiêu chuẩn khổ mẫu MARC21. Đầu ra của hoạt động XLTL chính là dữ liệu thư mục. Biên mục gốc được thực hiện theo quy trình sau: