Nhìn chung chất lượng bài tóm tắt của TVHVNH đã tương đối đạt yêu cầu về nội dung và hình thức trình bày tài liệu. Tuy nhiên, có một tỷ lệ không nhỏ số lượng bài tóm tắt chưa đáp ứng được yêu cầu, do những nguyên nhân chủ yếu sau:
- Cách trình bày các bài tóm tắt chưa logic, khoa học, thông tin chọn lọc không phù hợp, không đảm bảo độ cân bằng khi triển khai các chủ đề nhánh. Diễn đạt dài dòng, vẫn còn sử dụng một số câu văn đa nghĩa, khó hiểu với người sử dụng; chưa chọn được mẫu số chung cho các thông tin có chung một đoạn từ ngữ.
Ví dụ 01: Giáo trình Thanh toán quốc tế và tài trợ ngoại thương/ Nguyễn Văn Tiến,…
Tóm tắt sai: Trình bày tổng quan về thanh toán quốc tế, hợp đồng ngoại thương như khái niệm, kết cấu hợp đồng, điều kiện thương mại quốc tế, chứng từ thương mại, chứng từ tài chính trong thanh toán quốc tế như chứng từ vận tải, chứng từ bảo hiểm, chứng từ hàng hóa. Giới thiệu các phương thức tập quán quốc tế không điều chỉnh, phương thức nhờ thu, phương thức tín dụng chứng từ, quy trình một số loại LC đặc biệt, kiểm tra chứng từ trong giao dịch LC, tài trợ ngoại thương.
Tóm tắt đúng: Trình bày tổng quan về thanh toán quốc tế, hợp đồng ngoại thương, điều kiện thương mại quốc tế, chứng từ thương mại, chứng từ tài chính trong thanh toán quốc tế. Giới thiệu các phương thức tập quán quốc tế không điều chỉnh, phương thức nhờ thu, phương thức tín dụng chứng từ, quy trình một số loại LC đặc biệt, kiểm tra chứng từ trong giao dịch LC, tài trợ ngoại thương.
Tóm tắt sai: Giới thiệu về Bản đồ Tư duy; lập một Bản đồ Tư duy; thành công hơn trong cuộc sống với Bản đồ Tư duy; khơi dậy tinh thần sáng tạo của bạn bằng Bản đồ Tư duy; vẽ ra một tương lai lý tưởng cho bạn bằng Bản đồ Tư duy
Tóm tắt đúng: Giới thiệu về bản đồ tư duy, cách lập một bản đồ tư duy. Vai trò của bản đồ tư duy trong cuộc sống.
- Mở đầu bài tóm tắt vẫn sử dụng câu có chủ ngữ là chủ thể thực hiện công việc trong bài tóm tắt Ví dụ: Tác giả trình bày…, Cuốn sách giới thiệu…
Ví dụ 01: Bình luận khoa học Luật cạnh tranh / Lê Hoàng Oanh
Tóm tắt sai: Cuốn sách bình luận nội dung từng điều luật, làm rõ mục tiêu của điều luật; phân tích, giải thích nội dung của từng điều luật và có sự so sánh với các điều luật liên quan, đưa ra ví dụ minh họa về kinh nghiệm quốc tế đối với những quy định còn mới mẻ sơ với thực tiễn ở Việt Nam.
Tóm tắt đúng: Bình luận nội dung từng điều luật, làm rõ mục tiêu của điều luật; phân tích, giải thích nội dung của từng điều luật và có sự so sánh với các điều luật liên quan. Đưa ra ví dụ minh họa về kinh nghiệm quốc tế đối với những quy định còn mới mẻ sơ với thực tiễn ở Việt Nam.
- Nguồn cung cấp thông tin không xác định chính xác và rõ ràng dẫn đến bài tóm tắt sai hoặc thiếu thông tin cần thiết.
Ví dụ: Kinh tế học vĩ mô / David Begg, Stanley Fischer, Rudiger Dornbusch; Khoa Kinh tế học trường Đại học Kinh tế quốc dân dịch; Trần Phú Thuyết hiệu đính.
Tóm tắt sai: Trình bày những vấn đề cơ bản về kinh tế thị trường.
Tóm tắt đúng: Trình bày khái quát về kinh tế học, kinh tế vĩ mô. Giới thiệu những vấn đề cụ thể của kinh tế vĩ mô: tổng cung – tổng cầu, hạch toán quốc gia, tiền tệ ngân hàng, lạm phát, chính sách tài chính, tăng trưởng phát triển kinh tế.
Nguồn đề làm tóm tắt cho cuốn sách này là lời tựa, trong đó có đoạn: Cuốn sách trình bày những vấn đề cơ bản về kinh tế thị trường một cách hệ thống, ngắn gọn, dễ hiểu. Tuy nhiên khi tìm hiểu thêm trong mục lục, những vấn đề chính xác, cụ thể của tài liệu mới được trình bày như thể hiện trong phần Tóm tắt đúng.
- Ngoài ra, với một số tài liệu có nhiều chủ đề hoặc chủ đề dài, cán bộ xử lý chỉ trình bày nội dung chung của tài liệu hoặc nêu một số chủ đề đại diện rồi dùng
dấu ba chấm (…), do vậy tính đầy đủ về nội dung so với tài liệu gốc đã không được đảm bảo.
Ví dụ 01: Đồng chí Đỗ Mười - Dấu ấn qua những chặng đường lịch sử. - H. : Chính trị Quốc gia - Sự thật, 2012.
Tóm tắt sai: Giới thiệu về đồng chí Đỗ Mười qua những chặng đường lịch sử khác nhau.
Tóm tắt đúng: Gồm hơn 80 bài viết, bài trả lời phỏng vấn (dưới dạng hồi ức, hồi ký, cảm tưởng) của các đồng chí lãnh đạo Đảng và Nhà nước qua các thời kỳ, của cán bộ lãnh đạo các Bộ, Ngành, các địa phương, những người cộng sự...đã trực tiếp sống và làm việc với đồng chí Đỗ Mười kể lại.
Ví dụ 02:Giáo trình quản trị kinh doanh bảo hiểm/ Đại học Kinh tế quốc dân
Tóm tắt sai: Giới thiệu tổng quan về quản trị kinh doanh bảo hiểm, thị trường và doanh nghiệp bảo hiểm, quản trị sản phẩm bảo hiểm,...
Tóm tắt đúng: Trình bày tổng quan về quản trị kinh doanh bảo hiểm, thị trường và doanh nghiệp bảo hiểm, quản trị sản phẩm bảo hiểm. Giới thiệu về kênh phân phối sản phẩm bảo hiểm, quản trị khách hàng, tài chính và nguồn nhân lực trong doanh nghiệp.
Nội dung của bài tóm tắt được trình bày trong trường 520 $a, chỉ thị 1 và chỉ thị 2 đều là # của Khổ mẫu Biên mục đọc máy MARC21.
2.3.3 Định từ khóa
Ký hiệu phân loại mặc dù có thế mạnh là tập trung được tài liệu theo từng lĩnh vực khoa học nhưng nó lại không có khả năng tập hợp tài liệu theo từng đối tượng nghiên cứu. Chính vì vậy, ngôn ngữ từ khóa hay ngôn ngữ định chủ đề sẽ là ngôn ngữ tìm tin thứ hai cùng tồn tại song song và hỗ trợ khắc phục nhược điểm của KHPL.
Ngay từ khi triển khai ứng dụng CNTT trong xử lý và tra cứu tài liệu, bên cạnh việc phân loại tài liệu để xây dựng hệ thống ngôn ngữ tìm tin theo ký hiệu phân loại và tổ chức kho mở, Trung tâm đã rất quan tâm tới việc xây dựng hệ thống ngôn ngữ tìm tin bằng từ khóa.
được kiểm soát bằng Bộ Từ điển, từ khoá KH & CN của Trung tâm Thông tin KH & CN Quốc gia, tham khảo thêm Bộ Từ khoá của Thư viện Quốc gia. Tuy nhiên do ngôn ngữ từ khóa được xây dựng dựa trên ngôn ngữ tự nhiên và không có sự kết hợp trước nên dễ gây ra nhiễu tin trong quá trình tìm. Điều này đã gây khó khăn cho NDT khi tra tìm tài liệu, thông tin thu được không chính xác, thiếu hụt và tản mạn. Chính vì vậy, từ năm 2010, Trung tâm đã bước đầu nghiên cứu và chuyển sang định chủ đề cho tài liệu.
2.3.4 Định chủ đề tài liệu
Trước xu thế hội nhập và phát triển của mạng lưới các cơ quan thông tin - thư viện ở Việt Nam, Trung tâm cũng đã có những bước tiến lớn trong hoạt động thông tin – thư viện nói chung và công tác xử lý nội dung tài liệu nói riêng. Cùng với việc được trang bị sử dụng phần mềm ILIB với nhiều tính năng ưu việt, hỗ trợ áp dụng các chuẩn trong công tác biên mục như MARC21, AACR2 nhiều quy trình đã có sự thay đổi, nhiều khâu công tác mới được triển khai, trong đó có công tác định chủ đề. Năm 2010, sau khi tiến hành tìm hiểu, tham quan một số thư viện lớn trong nước cũng như cử cán bộ tham dự lớp tập huấn sử dụng ĐMCĐ do Hội Thông tin Tư liệu Khoa học và Công nghệ Việt Namtổ chức, Trung tâm đã quyết định bắt tay vào triển khai công tác định chủ đề tài liệu thay cho định từ khóa trước đây. Bước đầu áp dụng, việc định chủ đề chỉ được áp dụng cho các tài liệu Tiếng Anh được dowload biểu ghi về qua cổng Z39.50 thông qua hình thức biên mục sao chép. Sau một thời gian tìm hiểu, tích luỹ kinh nghiệm từ năm 2013 đến nay, Trung tâm triển khai định chủ đề áp dụng cho tất cả các loại hình tài liệu thông qua cả hình thức biên mục sao chép và biên mục gốc.
2.3.4.1 Công cụ kiểm soát
Khó khăn đặt ra khi tiến hành định chủ đề tài liệu tại Trung tâm là hiện nay, ở Việt Nam chưa xây dựng được Bảng đề mục chủ đề nào để áp dụng rộng rãi. Mặc dù, Thư viện Quốc gia Việt Nam đã tiến hành trích dịch Bảng đề mục chủ đề của Thư viện Quốc hội Mỹ nhưng cũng mới chỉ tiến hành dịch tên của chủ đề chứ chưa dịch đầy đủ các tham chiếu và phụ đề. Do vậy, trong quá trình chờ đợi một bản Đề mục chủ đề của Việt Nam, Trung tâm đã xây dựng ĐMCĐ kiểm soát bằng Bộ từ
khoá. Hiện nay có một số Bộ từ khoá phổ biến nhất như Bộ từ khoá của Thư viện Quốc gia Việt Nam, Bộ Từ điển từ khóa KH & CN do Trung tâm Thông tin KH & CN Quốc gia xuất bản. Tuy nhiên, các bộ từ khoá này đều có một số ưu, nhược điểm nhất định: (Vốn từ của Bộ từ khoá, Vốn từ của Bộ TĐ TK KH&CN)
Về ưu điểm: Các bộ từ khoá/từ điển từ khoá có hai ưu điểm chính sau:
Một là: Các công cụ đã được biên soạn tương đối công phu, bước đầu đã đáp ứng được nhu cầu đặt ra trong công tác định từ khoá. Thư viện Quốc gia Việt Nam, Trung tâm Thông tin KH & CN Quốc gia (nay là Cục Thông tin Khoa học và Công nghệ quốc gia) đã giành sự quan tâm nhất định trong việc thể hiện sự quy ước nhằm kiểm soát về mặt từ vựng khi mô tả các khái niệm.
Hai là: Thư viện Quốc gia Việt Nam, Trung tâm Thông tin KH & CN Quốc gia đã có sự hiệu chỉnh bổ sung thêm qua các lần xuất bản để cập nhật và rút ngắn khoảng cách giữa các thuật ngữ trong bộ từ khoá/từ điển từ khoá với các khái niệm được đề cập trong nội dung vốn tài liệu của các thư viện không ngừng được mở rộng và phát triển.
Những tồn tại:
Các bộ từ khoá/từ điển từ khoá mới chú ý đến đặc thù của thư viện/trung tâm thông tin của mình mà chưa chú ý đến việc tạo ra một công cụ sử dụng chung cho các thư viện. Các quy định về mặt chính tả và hình thức trình bày từ khoá còn mang tính cục bộ, chưa thống nhất theo một quy định chung. Chẳng hạn như: Trong Bộ từ khoá của TVQG, dùng chữ i trong các từ: vật lí, qui trình, kĩ thuật… Trong khi đó, Từ điển Từ khoá Khoa học và Công nghệ của TTTTKH&CN lại sử dụng y: vật lý, quy trình, kỹ thuật… Cách thể hiện tên người và tên địa danh cũng chưa hoàn toàn thống nhất. Điều này đã gây ra không ít khó khăn cho các thư viện muốn sử dụng song hành các bộ từ khoá và từ điển từ khoá để định chỉ mục. [20, tr.10-13]
Sau khi nghiên cứu, tìm hiểu, đánh giá ưu nhược điểm cũng như căn cứ vào độ phù hợp với vốn tài liệu hiện có, Trung tâm quyết định chọn Bộ “Từ điển từ khóa KH & CN” làm công cụ kiểm soát vì những lý do cụ thể sau:
ngành đào tạo của Trường. Tài liệu về Khoa học xã hội (Kinh tế - tài chính – ngân hàng,…) và Khoa học công nghệ (Kế toán, Quản trị kinh doanh,...) chiếm tỷ lệ lớn (77.96%) trong cơ cấu vốn tài liệu tại Trung tâm.
- Vốn từ trong Bộ từ điển từ khóa được thu thập từ các CSDL khoa học công nghệ được cập nhật thường xuyên, phản ánh nội dung của các nguồn tin mới nhất. Ngoài ra, vốn từ còn được chọn lọc bổ sung từ những tài liệu tra cứu mới nhất về những vấn đề được quan tâm.
Bộ “Từ điển từ khóa KH & CN” do Trung tâm Thông tin KH & CN Quốc gia xuất bản năm 2001 gồm 2 tập:
Tập 1: Bảng tra chính
- Phần 1: Từ khóa KH & CN - Phần 2: Các loại từ khóa đặc biệt
* Địa danh (Địa danh Việt Nam và địa danh nước ngoài) * Tên các cơ quan tổ chức (Tên viết đầy đủ - viết tắt,
tên viết tắt - viết đầy đủ) * Tên sinh vật (Bảng tra Việt - Latinh và Latinh - Việt) Tập 2: Bảng tra từ khóa hoán vị
Là bảng tra phụ trợ cho bảng tra chính, trong đó các từ khóa được sắp xếp theo vần chữ cái cho từng phần tử có nghĩa chứa đựng trong từ khóa. Cách trình bày này cho phép tìm ra từ khóa theo từng phần tử như vậy với mục đích trợ giúp thêm cho việc tìm ra từ khóa phù hợp nhất để thể hiện đúng và đầy đủ các khái niệm được quan tâm. Trong bảng tra này, các từ khóa không ưu tiên được in bằng chữ nghiêng. Để tìm từ khóa ưu tiên đại diện cho chúng, cần phải tra tìm lại trong Bảng tra chính.
2.3.4.2 Quy trình định chủ đề tài liệu
Cách thức tiến hành định chủ đề tài liệu tại Trung tâm được tiến hành như sau:
Đối với các tài liệu tải được biểu ghi thư mục từ các thư viện khác:
Với sự hỗ trợ của phần mềm ILIB 4.0 trong hoạt động XLTL, Trung tâm đã có thể tải trực tiếp các biểu ghi thư mục từ các thư viện khác trong nước và trên thế giới. Sự tự động hóa này đã làm giảm nhẹ công sức cho cán bộ trong việc định chủ đề tài liệu. Toàn bộ các biểu ghi thư mục tải về đã được định chủ đề theo Bảng đề
mục chủ đề của Thư viện Quốc hội Mỹ (Library of Congress Subject Headings - LCSH). Nhiệm vụ của cán bộ biên mục là dịch chủ đề sang tiếng Việt và kiểm soát lại theo bộ “Từ điển từ khóa KH & CN”.
Hình 2.3: Giao diện ILIB có biểu ghi tải về trường 650Đối với các tài liệu không tìm thấy trong CSDL của các thư viện khác: Đối với các tài liệu không tìm thấy trong CSDL của các thư viện khác:
Các tài liệu này được cán bộ định chủ đề của Trung tâm tiến hành nghiêm ngặt theo các bước của quy trình định chủ đề tài liệu:
Bước 1: Phân tích nội dung tài liệu, xác định chủ đề chính và các khía cạnh nghiên cứu (phụ đề) của tài liệu.
Bước 2: Kiểm soát các khái niệm chủ đề theo hệ thống từ điển từ khoá KH & CN. Bước 3: Trình bày đề mục chủ đề
Công việc cụ thể của từng bước như sau:
Bƣớc 1:
Phân tích nội dung tài liệu nhằm nắm bắt được các vấn đề chính mà tài liệu đề cập đến. Để xác định được chủ đề chính của tài liệu cũng như các khía cạnh nghiên cứu, phải tiến hành các công việc sau:
Đọc tài liệu: Là nghiên cứu những yếu tố sau trên tài liệu để thu được những thông tin cần thiết:
Nhan đề tài liệu: Là yếu tố quan trọng, thường thể hiện được hầu hết nội dung tài liệu (đặc biệt với loại tài liệu Luận án, luận văn, khóa luận,…).
Ví dụ 01: Phát triển hoạt động thanh toán thẻ tại Ngân hàng Thương mại Cổ phần Ngoại thương Việt Nam : Luận văn Thạc sĩ Kinh tế / Phạm Thị Phương Mai; Nguyễn Thu Hiền hướng dẫn
Chủ đề chính: Thẻ ngân hàng Khía cạnh: Thanh toán
Địa điểm: Ngân hàng Thương mại cổ phần Công thương Việt Nam Loại hình tài liệu: Luận văn thạc sỹ
Ví dụ 02: Bài tập mô hình toán kinh tế/ Bùi Duy Phú,… Chủ đề chính: Toán kinh tế
Khía cạnh: Mô hình Loại hình tài liệu: Bài tập
Tuy nhiên, cũng có nhiều trường hợp (đặc biệt với các thể loại văn học), tên tài liệu thể hiện những khái niệm hoàn toàn khác với nội dung. Do đó, tên tài liệu được xem là yếu tố đầu tiên chứ không phải yếu tố duy nhất khi xác định nội dung tài liệu.
Ví dụ 01: Miền tâm tư / Nguyễn Thanh Kim