Với nguồn lực thông tin đa dạng cả về số lượng, chất lượng và loại hình, không ngừng gia tăng cùng với sự mở rộng, phát triển các chuyên ngành đào tạo của Học viện, Trung tâm đã thu hút và phục vụ một số lượng đông đảo NDT với khoảng 450 lượt bạn đọc mỗi ngày. Trung tâm là nơi cung cấp tài liệu, thông tin cho toàn bộ cán bộ, giảng viên, nghiên cứu sinh và sinh viên, học viên các hệ đào tạo trong trường. Do vậy, công tác xử lý tài liệu có ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng giảng dạy, học tập và nghiên cứu khoa học của nhà trường. Hiệu quả của công tác xử lý tài liệu góp phần nâng cao chất lượng thông tin, tạo ra các SP & DV có giá trị, phục vụ tốt cho công tác đào tạo, NCKH, triển khai ứng dụng tiến bộ khoa học công nghệ và quản lý của nhà trường.
Trong cơ cấu tổ chức và hoạt động của Trung tâm, Phòng Bổ sung - Biên mục chịu trách nhiệm xử lý hình thức và xử lý nội dung tài liệu cho tất cả các loại hình tài liệu bổ sung vào Trung tâm. So với các khâu công tác khác trong hoạt động thông tin - thư viện, công tác xử lý tài liệu là những công việc rất khó khăn, mất nhiều thời gian, công sức. Bên cạnh đó, để làm tốt khâu công tác này đòi hỏi người cán bộ xử lý phải có kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm mới có thể xử lý và phản ánh
chính xác được thông tin về tài liệu đặc biệt là những thông tin về nội dung tài liệu. Nhận thấy vai trò to lớn của công tác XLTL, ngay từ khi mới thành lập, Trung tâm đã chú trọng tới việc hoàn thiện chất lượng khâu công tác này. Việc phát triển các nhân tố như con người, công cụ tra cứu, các chuẩn nghiệp vụ…cũng như việc xây dựng cơ sở hạ tầng thông tin nói chung và tin học hóa công tác XLTL nói riêng đã được Trung tâm quan tâm, triển khai. Đặc biệt, từ năm 2010 cho đến nay công tác này được thực hiện trên phần mềm Hệ quản trị thư viện tích hợp ILIB 4.0. Việc tin học hóa trong hoạt động thư viện cũng đã góp phần phát huy vai trò của công tác XLTL tại Trung tâm trong việc:
- Kiểm soát và quản lý nguồn lực thông tin.
- Tạo thêm các điểm truy cập phục vụ công tác tra cứu và tìm kiếm tài liệu nhanh chóng, chính xác: Với việc sử dụng phần mềm ILIB 4.0 trong quản trị nguồn lực thông tin, Mục lục truy nhập công cộng trực tuyến OPAC tích hợp trên Cổng thông tin được đưa vào sử dụng phục vụ cho công tác tra cứu của người dùng tin. Ngoài các điểm truy cập riêng lẻ là tên tác giả, tên tài liệu, ký hiệu phân loại, chủ đề tài liệu, từ khóa còn có sự kết hợp giữa nhiều yếu tố tìm kiếm như tên tác giả với chủ đề, tên tác giả với tên tài liệu liên kết bằng các toán tử,…
- Thay vì các bản mô tả truyền thống như trước đây của Trung tâm chỉ cung cấp được các thông tin về hình thức, sơ lược về nội dung của tài liệu, thì việc mô tả dữ liệu trên khổ mẫu nhập tin MARC21 của phần mềm ILIB với các trường mô tả hình thức và nội dung đã giúp NDT nắm được khá đầy đủ các thông tin về tài liệu: đặc điểm hình thức, nội dung tóm tắt của tài liệu, lĩnh vực nghiên cứu của tài liệu, đối tượng nghiên cứu của tài liệu.
- Phục vụ công tác tổ chức và sắp xếp tài liệu theo chuyên ngành tại hệ thống các kho mở của thư viện theo ký hiệu phân loại (kết quả của quá trình phân loại). Hiện nay tất cả các kho của Trung tâm đều tổ chức dưới dạng kho mở, tài liệu được sắp xếp theo chỉ số DDC. Với việc sắp xếp và phân chia kho tài liệu thành các lĩnh vực tri thức theo hệ thống bảng phân loại DDC, Trung tâm đã tạo điều kiện để người dùng tin tiếp cận tới nguồn tài liệu tại các kho theo các lĩnh vực mà họ quan tâm.
thư mục, thư mục chuyên ngành, thư mục môn học; tổ chức các triển lãm giới thiệu sách theo chủ đề; cung cấp các dịch vụ thông tin chọn lọc,...
- Mở ra cơ hội trao đổi, chia sẻ nguồn lực thông tin giữa Trung tâm với các cơ quan thông tin - thư viện khác trong nước và quốc tế.
Bên cạnh việc tin học hóa công tác XLTL vấn đề áp dụng các chuẩn (Khung phân loại DDC, quy tắc mô tả AACR2, khổ mẫu MARC21) trong công tác XLTL cũng đã được Trung tâm triển khai áp dụng tạo điều kiện thuận lợi cho công tác XLTL được dễ dàng hơn, chính xác hơn phát huy hơn nữa vai trò của công tác này trong các hoạt động chuyên môn của Trung tâm.
CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG XỬ LÝ TÀI LIỆU TẠI
TRUNG TÂM THÔNG TIN - THƢ VIỆN HỌC VIỆN NGÂN HÀNG 2.1 Công tác tổ chức xử lý tài liệu
2.1.1 Đội ngũ cán bộ xử lý tài liệu
Trong tổng số 13 cán bộ của Trung tâm, nhân lực tham gia công tác XLTL gồm 02 cán bộ của Phòng Bổ sung - Biên mục, trong đó 01 cán bộ phụ trách mảng bổ sung và xử lý hình thức tài liệu, 01 cán bộ phụ trách công tác xử lý nội dung tài liệu. Ngoài ra, Giám đốc Trung tâm là người trực tiếp phụ trách và hỗ trợ công tác xử lý tài liệu.
Về trình độ chuyên môn: Cả 03 cán bộ tham gia vào công tác XLTL đều tốt nghiệp đúng chuyên ngành Thông tin - Thư viện và đang theo học Khóa đào tạo thạc sỹ chuyên ngành Thông tin - Thư viện tại Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn.
Về trình độ ngoại ngữ: Trong số 3 cán bộ, có 01 cán bộ có bằng Tại chức ngoại ngữ chuyên ngành Tiếng Anh, 01 cán bộ có trình độ tiếng Anh sau C, 01 cán bộ có trình độ tiếng Pháp sau C.
Về trình độ tin học: 100% cán bộ sử dụng thành thạo máy vi tính cũng như thực hiện các thao tác trên phần mềm thư viện điện tử.
Về kinh nghiệm công tác: 3 cán bộ đều có kinh nghiệm trong công tác XLTL, 1 cán bộ có thâm niên 15 năm làm công tác XLTL.
Đội ngũ cán bộ XLTL có trình độ là điều kiện cơ bản trong việc tạo ra những sản phẩm có chất lượng trong công tác XLTL. Tuy nhiên, với số lượng cán bộ XLTL còn hạn chế, trong khi khối lượng tài liệu gồm cả tài liệu mua và tài liệu biếu tặng từ các nguồn gia tăng qua các năm đã tạo áp lực lớn cho Phòng Bổ sung – Biên mục trong việc vừa đảm bảo tiến độ công việc đồng thời đảm bảo quy trình XLTL cũng như chất lượng biểu ghi tài liệu.
2.1.2 Quy trình chung
Để đảm bảo tính nhất quán, khoa học và tạo điều kiện thuận lợi, giảm bớt công sức lao động cho cán bộ trong việc tiến hành XLTL, Trung tâm đã xây dựng 2 quy
trình XLTL, được tổ chức như sau:
Quy trình biên mục sao chép
Quy trình XLTL theo hình thức biên mục sao chép tại Trung tâm có thể khái lược thành quy trình thể hiện trong sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.1: Quy trình biên mục sao chép
Tài liệu sau khi đã xử lý kỹ thuật (đóng dấu, dán chỉ từ, Barcode, dán ký hiệu kho) sẽ được tiến hành tra trùng trong CSDL thư mục nhằm đảm bảo tài liệu không bị trùng (một tên tài liệu được mô tả bằng một biểu ghi duy nhất) đồng thời tránh
Không Có Không Có Không Không Không
Dán chỉ từ, Barcode Dán nhãn kho Đóng dấu và ghi số
ĐKCB Tài liệu mới
Chuẩn hoá biểu ghi, thêm ĐKCB
Có biểu ghi trong đó không? Nhập khẩu biểu ghi /
Sao chép dữ liệu
Có biểu ghi trong đó không?
Xếp lên giá để chờ in nhãn
Có biểu ghi trong đó không?
Chuyển sang quy trình biên mục gốc
Tra trùng trong CSDL thư mục
Tìm trong MLTT của các thư viện cho phép tải biểu ghi về
qua cổng Z39.50
Tìm qua website của các thư viện khác
lãng phí công sức của cán bộ trong việc xử lý thông tin cho cùng một ấn phẩm được nhập về nhiều lần.
Nếu tài liệu đã có trong CSDL thì cán bộ XLTL chỉ cần kiểm tra lại toàn bộ thông tin trên biểu ghi đảm bảo không còn sai sót nào và thêm số đăng ký cá biệt của tài liệu mới vào biểu ghi sẵn có.
Nếu thông tin về tài liệu chưa tồn tại trong CSDL, tài liệu sẽ được tiến hành xử lý thông tin sao chép. Trong trường hợp tìm thấy biểu ghi trên CSDL của các thư viện cho phép tải biểu ghi qua cổng Z39.50, cán bộ thư viện đối chiếu và lựa chọn biểu ghi chính xác với tài liệu rồi download biểu ghi về CSDL. Bên cạnh đó có thể tiến hành sao chép dữ liệu thư mục từ mục lục trực tuyến của các thư viện khác trong và ngoài nước qua Internet.
Đối với biểu ghi đã đầy đủ thông tin trên các trường dữ liệu được quy định trong khổ mẫu nhập tin của Trung tâm, cán bộ XLTL chỉ cần xoá bỏ các trường dữ liệu thừa, và chuẩn hoá lại các thông tin thư mục sao cho chính xác, thống nhất với các biểu ghi đã có.
Quy trình biên mục gốc
Với các tài liệu không tìm thấy qua các nguồn sao chép, tiến hành XLTL theo quy trình biên mục gốc gồm các công đoạn: mô tả tài liệu dựa trên quy tắc AACR2, phân loại tài liệu theo Khung phân loại DDC, tóm tắt tài liệu, định chủ đề tài liệu dựa theo Bộ từ điển từ khóa Khoa học & Công nghệ và trình bày dữ liệu theo tiêu chuẩn khổ mẫu MARC21. Đầu ra của hoạt động XLTL chính là dữ liệu thư mục. Biên mục gốc được thực hiện theo quy trình sau:
Sơ đồ 2.2: Quy trình biên mục gốc
Trong cả 02 quy trình biên mục sao chép và biên mục gốc, sau khi xử lý hình thức và xử lý nội dung cho tài liệu cán bộ xử lý sẽ tiến hành in, dán nhãn xếp giá và bàn giao cho bộ phận Phục vụ mà không qua công đoạn hiệu đính biểu ghi. Mặc dù đây là khâu khá quan trọng đối với công tác xử lý tài liệu, giúp đảm bảo ở mức cao nhất tính chính xác, nhất quán cho CSDL tuy nhiên do số lượng cán bộ hạn chế nên hiện nay khâu công tác này chưa được thực hiện. Do đó, tạo trách nhiệm, yêu cầu rất lớn cho cán bộ XLTL khi vừa XLTL vừa đảm nhiệm vai trò của người hiệu đính biểu ghi.
2.2 Công tác xử lý hình thức tài liệu
Xử lý hình thức tài liệu hay còn gọi là mô tả thư mục vừa là một công đoạn, vừa là một sản phẩm. Với tư cách là một sản phẩm, người ta gọi đó là một chỉ dẫn
Tiếp quy trình Tài liệu không có trong các nguồn sao chép
Xử lý hình thức
Mô tả tài liệu theo AACR2
Xử lý nội dung
Phân loại Tóm tắt Định chủ đề
Dữ liệu thư mục
Nhập dữ liệu vào biểu ghi theo MARC21
thư mục hay một tra cứu thư mục. Nó bao gồm một tập hợp các chỉ dẫn nhằm cung cấp cho ta một mô tả duy nhất và chính xác của tài liệu và được xem như một vật mang tin. Với tư cách là một công đoạn, người ta gọi đó là công tác biên mục (Cataloguing). Đó là bước đầu tiên của việc XLTL, nhờ đó những chỉ dẫn được rút ra và trình bày theo một quy tắc chặt chẽ.
Mô tả thư mục bao gồm các công việc:
Khảo sát tài liệu để xác định một số dữ liệu nêu lên những đặc trưng hình thức của tài liệu như: tác giả, nhan đề, các yếu tố xuất bản, khối lượng vật lý,…
Ghi lại các dữ liệu này trên một vật mang tin nhất định (phiếu nhập tin, khổ mẫu) theo các quy định và tiêu chuẩn được xác lập trên phạm vi quốc tế để khai thác sau này.
Mô tả thư mục bao gồm các vùng dữ liệu. Đó là những tập con của các dữ liệu tương ứng với các loại chỉ dẫn riêng biệt, mà mỗi yếu tố của nó mô tả một khía cạnh của tài liệu. Các vùng dữ liệu được sắp xếp theo một trình tự logic. Mỗi một loại tài liệu khác nhau thì các vùng dữ liệu này cũng có sự khác nhau. Để đảm bảo kiểm soát tính thống nhất của dữ liệu thư mục nhằm hỗ trợ cho việc trao đổi và chia sẻ nguồn lực thông tin, công tác mô tả thư mục phải tuân thủ theo quy tắc mô tả nhất định.
Tại Trung tâm, việc mô tả thư mục từ trước năm 2010 áp dụng chuẩn Quy tắc biên mục ISBD. Tuy nhiên sau khi công văn số 1597/BVHTT của Bộ Văn hóa Thông tin (nay là Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch) “Về việc áp dụng chuẩn nghiệp vụ trong các thư viện Việt Nam” được ban hành vào ngày 7 tháng 5 năm 2007 khuyến cáo các thư viện triển khai áp dụng 3 chuẩn biên mục mới là DDC, MARC21, AACR2 nhằm chuẩn hóa công tác XLTL, tăng cường khả năng khai thác và phát triển nguồn lực thông tin, Trung tâm đã nghiên cứu và nhận định ISBD không còn phù hợp xu thế chung cũng như đặc điểm xử lý tài liệu của HVNH. Năm 2010, khi phần mềm ILIB 4.0 được đưa vào sử dụng, Trung tâm chính thức áp dụng AACR2 trong mô tả tài liệu, dựa theo bản “ Bộ Quy tắc biên mục Anh - Mỹ rút gọn”.
2.2.1 Quy tắc mô tả áp dụng
AACR được xuất bản lần đầu tiên vào năm 1967, trên cơ sở hợp tác giữa Anh và Mỹ. Từ đó đến nay AACR đã qua nhiều lần chỉnh biên và sửa đổi. Năm 1978, các hội thư viện và đại diện thư viện các nước Anh, Mỹ, Canada,.. họp để biên soạn một quy tắc mới dựa trên AACR (AACR1) để khắc phục những hạn chế của AACR1 là Quy tắc biên mục Anh - Mỹ ấn bản lần thứ 2 (Anglo - American Cataloguing Rules 2nd-). AACR2 được chính thức xuất bản vào cuối năm 1978 nhưng đến năm 1981 mới thực sự được áp dụng. Và từ đó đến nay AACR2 đã trải qua nhiều lần xuất bản có bổ sung và sửa chữa. Bộ quy tắc Anh - Mỹ xuất bản lần 2, có chỉnh lý AACR2R(Revision) được xuất bản năm 1988, đã áp dụng triệt để ISBD(G) cho xây dựng các quy tắc phần mô tả tài liệu. Từ 1988 đến 2004, AACR2R được chỉnh lý và cập nhật nhiều lần, đáng chú ý là các lần sau: 1988 AACR2R xuất bản lần 2; năm 2002, xuất bản dạng tờ rời; Bản cập nhật năm 2004, cũng xuất bản dạng tờ rời. Bộ quy tắc biên mục Anh - Mỹ AACR2R dựa theo ISBD(G) trong mô tả tài liệu thư viện. Bộ quy tắc quy định chặt chẽ chi tiết mô tả từng loại hình tài liệu và rất chú trọng đến cách lập các điểm truy nhập (tiêu đề) cho biểu ghi thư mục. Là bộ quy tắc chính được dùng trong biên mục theo khổ mẫu USMARC, CANMARC, UKMARC và sau này là MARC21.
Cấu trúc của AACR2 được chia làm 2 phần:
Phần 1. Mô tả các dạng tài liệu riêng biệt. Bao gồm 1 chương chung và các chương cho các tài liệu riêng biệt và những chương mới dành cho file dữ liệu đọc máy (chương 9), đồ tạo tác và vật thể hình khối.
Phần 2. Tiểu dẫn và tiêu đề: tiêu đề (điểm truy nhập), nhan đề thống nhất và tham chiếu. AACR2 có nhiều mức độ mô tả chi tiết khác nhau. Thông thường mức độ mô tả của AACR2 là:
Mức 1
Nhan đề chính / Thông tin đầu tiên về trách nhiệm nếu khác với tiêu đề mô tả chính hoặc không có tiêu đề mô tả chính. – Lần xuất bản. – Thông tin đặc thù. – Nhà xuất bản đầu tiên, năm xuất bản. – Quy mô. – Phụ chú. – Chỉ số tiêu chuẩn quốc tế
Mức 2
Nhan đề chính [chỉ định chung về loại hình tài liệu - GDM] = Nhan đề song song : Nhan đề khác / Thông tin trách nhiệm đầu tiên. – Lần xuất bản / Trách nhiệm liên qua đến lần xuất bản. – Thông tin đặc thù. – Nơi xuất bản : Nhà xuất bản, năm xuất bản (Nơi in : nhà in). – Quy mô : các chi tiết vật lý khác ; khổ cỡ. – (Nhan đề