Cấu trúc biểu ghi theo khổ mẫu MARC21 được áp dụng tại Trung tâm khá đơn giản, không thiết lập đầu biểu cho biểu ghi. Ngoài ra, qua khảo sát 150 biểu ghi được lấy ngẫu nhiên (theo tiêu chí được trình bày ở mục 2.3.1.3) cho thấy số lượng các chỉ thị, trường con thiết lập chưa chính xác còn khá cao do một số nguyên nhân, chủ yếu mang tính lịch sử như:
- Các biểu ghi cũ được thực hiện trước khi phần mềm ILIB được đưa vào sử dụng nên tạo lập chỉ thị, trường con chưa được chính xác.
- Khi tiến hành đổ dữ liệu cũ, dữ liệu từ các kho Thư viện thành viên là Sơn Tây, Bắc Ninh, Phú Yên vào phần mềm ILIB bị nhảy trường dẫn tới loạn một số chỉ thị trường và trường con kéo theo dữ liệu sai, tập trung vào các trường 245, 260, 300.
Bên cạnh đó một số lỗi rơi vào trường 600, 700 do cán bộ XLTL chưa thực hiện tốt về nguyên tắc xây dựng chỉ thị, nhiều chỉ thị được xác định bằng dấu # (không có thông tin) trong khi có thể sử dụng chỉ thị khác để bổ sung thông tin, một số trường hợp sử dụng sai chỉ thị:
Ví dụ 01:
Chỉ thị được sử dụng: 600 # 4 $aNguyễn, Văn Tiến
Chỉ thị đúng: 600 1 4 $aNguyễn, Văn Tiến (Chỉ thị 1: Tên bắt đầu bằng họ, đảo với tên người Âu Mỹ)
Ví dụ 02:
Chỉ thị được sử dụng: 710 0 # $aHọc viện Ngân hàng (Chỉ thị 1: 0 Tên người đảo) Chỉ thị đúng: 710 2 # $aHọc viện Ngân hàng (Chỉ thị 2: Tên viết theo trật
tự thuận)
- Tại trường 6XX, lỗi xảy ra với việc xây dựng trường con đối với các biểu ghi tải về qua cổng Z39.50 từ các CSDL của Thư viện Quốc hội Mỹ hoặc từ bộ cơ sở dữ liệu worldcat.org cũng như biểu ghi sao chép từ các web của các thư viện các nước khác.
Ví dụ:
Dữ liệu tải về: 650 # 7 $aCommercial statistics -- Methodology.
Với dữ liệu tải về dạng trên, cán bộ xử lý cần phải tự nhập các nhãn trường con tương ứng với các tiểu đề mục:
Dữ liệu cần sửa: 650 # 7 $aCommercial statistics$xMethodology.
Đầu biểu cần được xây dựng để quản lý thông tin về biểu ghi, các chỉ thị, trường con thiết lập chưa chính xác trên cần thiết phải hiệu đính lại theo đúng quy định, đồng thời đảm bảo việc xây dựng các chỉ thị mới tuân thủ theo đúng quy định của Khổ mẫu MARC21.
Việc xây dựng format nhập liệu đảm bảo cấu trúc của MARC21, đồng thời đảm bảo việc thiết lập các chỉ thị, trường con phải được gắn liền với hỗ trợ tự động hóa của phần mềm mới phát huy được hiệu quả hỗ trợ tối đa cho công tác XLTL. Ví dụ: Trường 245 1 4 $aThe macroeconomics of finance-dominated capitalism and its crisis
Chỉ thị 1 là 1 có nghĩa là: Có lập tiêu đề bổ sung cho nhan đề
Chỉ thị 2 là 4 có nghĩa là: Số lượng ký tự không sắp xếp là 4 ký tự đầu tiên Như vậy, khi in các loại thư mục, danh mục, nhan đề tài liệu sẽ được lập tiêu đề mô tả bổ sung và sẽ tự động được sắp xếp từ vần M. Tuy nhiên, hiện nay phần mềm ILIB chưa hỗ trợ được chức năng này.
2.5 Nhận xét chung
2.5.1 Ưu điểm
Nhìn chung, qua chặng đường hơn 50 năm xây dựng và phát triển, công tác XLTL tại Trung tâm đã có những bước tiến nhất định cả về chất và lượng. Các sản phẩm và dịch vụ thông tin - kết quả của quá trình XLTL được cung cấp ngày càng phong phú, đa dạng, có chất lượng, đáp ứng nhu cầu tin ngày càng cao của người dùng tin. Những điều đó thể hiện ở:
- Trung tâm đã xây dựng được quy trình XLTL khá hợp lý, khoa học, công tác XLTL được tổ chức theo hướng chuyên môn hóa ở công đoạn phức tạp, khó khăn, đòi hỏi kiến thức chuyên ngành sâu như xử lý nội dung tài liệu đã giúp đảm bảo chất lượng công tác này. Qua đó, đảm bảo được chất lượng xử lý cũng như nâng cao được trình độ và tay nghề của cán bộ.
- Đội ngũ cán bộ XLTL có kinh nghiệm, có trình độ chuyên môn vững vàng, có ý thức học tập nâng cao trình độ, có lòng yêu nghề và có tinh thần trách nhiệm cao trong công việc. Đây chính là nhân tố quan trọng góp phần vào sự thành công và phát triển chung của Trung tâm.
- Việc ứng dụng thành tựu tiên tiến của công nghệ thông tin trong hoạt động thông tin - thư viện cũng như việc triển khai áp dụng các chuẩn (chuẩn biên mục AACR2, chuẩn khổ mẫu MARC21, chuẩn phân loại DDC) trong công tác XLTL
đổi, chia sẻ tài nguyên thông tin giữa Trung tâm với các thư viện lớn trong nước và trên thế giới. Thông qua quy trình sao chép biểu ghi thư mục nhiều công đoạn trong công tác XLTL đã được thực hiện tự động. Điều này đã giúp tiết kiệm được rất nhiều thời gian và công sức, kết quả mang lại có độ chính xác và tính thống nhất cao.
- Việc áp dụng Khung phân loại DDC trong phân loại tài liệu của Trung tâm đánh dấu một bước phát triển quan trọng trong công tác xử lý nội dung tài liệu. Việc áp dụng Khung phân loại này không chỉ mở ra cơ hội trao đổi, chia sẻ biểu ghi thư mục với các thư viện lớn trên thế giới mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho Trung tâm trong việc tổ chức kho mở, giúp người dùng tin được tiếp xúc trực tiếp với vốn tài liệu của Trung tâm. Đặc biệt hiện nay, với việc sử dụng bản dịch tiếng Việt của KPL DDC23 đã giúp khắc phục được rất nhiều hạn chế của Bản rút gọn mà Trung tâm từng sử dụng, giúp KHPL chi tiết và chính xác hơn.
- Đã triển khai công tác định chủ đề tài liệu trong hoạt động xử lý nội dung thông tin của Trung tâm, hạn chế sự nhiễu tin trong tra cứu khi tin học hóa.
Trong khi hiện nay nhiều thư viện mới chỉ chủ yếu áp dụng định từ khóa trong hoạt động XLTL hoặc áp dụng định chủ đề cho riêng các tài liệu tiếng Anh, Trung tâm đã mạnh dạn nghiên cứu và triển khai công tác định chủ đề đối với cả tài liệu Tiếng Anh và Tiếng Việt. Đề mục chủ đề phản ánh bao quát chủ đề chính và các góc độ nghiên cứu. Do đó, so với từ khóa, đề mục chủ đề đã hạn chế hơn được sự nhiễu tin trong tra cứu, giúp NDT có thể tiếp cận chính xác tới nguồn tài liệu mình cần.
2.5.2 Nhược điểm
Mặc dù, có nhiều ưu điểm như trình bày ở trên tuy nhiên công tác XLTL vẫn còn những điểm tồn tại làm ảnh hưởng đến hiệu quả công tác phục vụ NDT. Nhận thức được những hạn chế, từ đó đưa ra những giải pháp khắc phục là điều luôn được Ban giám đốc cũng như cán bộ của Trung tâm quan tâm:
- Nguồn nhân lực tham gia hoạt động XLTL còn thiếu so với quy mô phát triển và khối lượng công việc hàng ngày phải đảm nhiệm. Điều kiện nhân sự thiếu tác động trực tiếp đến quy trình xử lý tài liệu khi khâu hiệu định biểu ghi không được thực hiện, ảnh hưởng đến chất lượng của CSDL đồng thời tạo áp lực lên cán bộ XLTL.
Bên cạnh đó, các ngành khoa học ngày càng phát triển, nhiều ngành khoa học mới ra đời đòi hỏi người cán bộ xử lý không chỉ nắm chắc kiến thức nghiệp vụ mà còn phải hiểu biết về các chuyên ngành hẹp mới có thể XLTL chính xác đặc biệt trong xử lý nội dung tài liệu. Đối với cán bộ XLTL tại Trung tâm, ngoài chuyên ngành thông tin - thư viện được đào tạo chính quy còn lại chưa có cán bộ nào được đào tạo, tập huấn về các chuyên ngành đào tạo của Học viện Ngân hàng như kinh tế, tài chính, ngân hàng,… Điều này gây ra rất nhiều những khó khăn cho cán bộ XLTL khi xử lý các tài liệu thuộc chuyên ngành đào tạo sâu của Học viện.
- Chuẩn mô tả tài liệu AACR2 được áp dụng một cách không triệt để. Chỉ một số quy định về mô tả tài liệu trong AACR2 được áp dụng, còn lại vẫn được giữ nguyên theo quy tắc ISBD được áp dụng trước đó. Hệ quả là dữ liệu thư mục không thống nhất gây ra những khó khăn cho việc tìm kiếm tài liệu cũng như trao đổi, chia sẻ dữ liệu.
- Khổ mẫu nhập tin theo MARC21 được xây dựng khá đơn giản, chưa đảm bảo cấu trúc của MARC21 khi yếu tố đầu biểu chưa được xây dựng, số lượng chỉ thị xác định bằng dấu # (không có thông tin) còn nhiều.
- Dữ liệu không thống nhất còn do có sự thay đổi trong áp dụng các chuẩn: Từ ISBD sang AACR2, từ KPL DDC rút gọn 13 sang KPL DDC 23 bản dịch tiếng Việt đầy đủ; định từ khóa sang xây dựng đề mục chủ đề. Công tác xử lý hồi cố được tiến hành chủ yếu trong thời gian hè (khoảng 1.5 tháng) trong khi số lượng dữ liệu cần hồi cố rất lớn, do đó còn nhiều dữ liệu chưa được chuẩn hoá thống nhất.
- Đề mục tài chính ngân hàng trong KPL DDC còn khá chật hẹp, nhiều nội dung chuyên ngành không được thể hiện chi tiết như: thanh toán quốc tế, bảo lãnh, dịch vụ ngân hàng bán lẻ, tài trợ xuất nhập khẩu, thanh khoản… Do vậy, lượng lớn tài liệu đang được xếp chung vào môn loại 332.17 - Dịch vụ ngân hàng. Điều này gây khó khăn trong việc tạo lập Thư mục môn học, Thư mục chuyên ngành cũng như phân chia, sắp xếp tài liệu lên giá.
- Công tác tóm tắt tài liệu còn chưa thực hiện được chức năng xóa bỏ rào cản ngôn ngữ: tóm tắt tài liệu Tiếng Anh còn sử dụng Tiếng Anh chứ chưa dịch sang
Tiếng Việt do hạn chế về điều kiện nhân lực cũng như trình độ ngoại ngữ của cán bộ xử lý.
- Công cụ tra cứu hỗ trợ cho công tác định chủ đề tài liệu còn thiếu: Hiện nay, ở Việt Nam chưa xây dựng được một Bảng đề mục chủ đề nào có khả năng dùng chung cho các thư viện. Mặc dù đã có một số thư viện lớn đặt vấn đề nghiên cứu xây dựng nhưng tất cả các nghiên cứu này mới ở giai đoạn dự thảo hoặc áp dụng nội bộ, chưa có khả năng đưa ra áp dụng rộng rãi. Do đó, để kiểm soát tính thống nhất cho các chủ đề, Trung tâm vẫn phải dựa trên Bộ từ điển từ khóa KH & CN. Điều này, ít nhiều cũng làm ảnh hưởng tới chất lượng các chủ đề mà Trung tâm đã lựa chọn.
- Mặc dù có sự trang bị về hạ tầng công nghệ thông tin ban đầu khá tốt cho các hoạt động nghiệp vụ tuy nhiên hệ thống máy tính phục vụ sinh viên trong việc tra cứu nguồn tài nguyên của Trung tâm vẫn là những máy đã lỗi thời, xuống cấp và thường xuyên hư hỏng. Bên cạnh đó phần mềm ILIB 4.0 sau một thời gian sử dụng đã xuất hiện khá nhiều lỗi: Chức năng dowload biểu ghi qua cổng Z39.50 không hoạt động được trong khoảng 1 năm trở lại đây; chức năng tạo lập Báo cáo Word trong phần mềm chạy không ổn định. Ngoài ra, chức năng hỗ trợ tự động hóa hoạt động biên mục của phần mềm là chưa sâu do vậy nhiều công đoạn XLTL vẫn chưa có sự trợ giúp đắc lực từ phần mềm. Cổng thông tin hoạt động không ổn định, chưa có những điều chỉnh kịp thời bắt kịp với những thay đổi của hoạt động xử lý tài liệu, do vậy chưa tạo được tiện ích tối đa cho NDT tra cứu thông tin tại Trung tâm.
CHƢƠNG 3: GIẢI PHÁP, KHUYẾN NGHỊ NÂNG CAO CHẤT LƢỢNG XỬ LÝ TÀI LIỆU TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN - THƢ VIỆN
HỌC VIỆN NGÂN HÀNG
3.1 Áp dụng triệt để các chuẩn nghiệp vụ hiện đại trong công tác xử lý tài liệu
AACR2 đã được áp dụng trong công tác mô tả tài liệu, tuy nhiên chưa được áp dụng triệt để, một số vùng dữ liệu vẫn được mô tả theo quy tắc cũ là ISBD. Do vậy, thời gian tới, Trung tâm cần triển khai áp dụng quy tắc mô tả này một cách triệt để hơn, đảm bảo dữ liệu thống nhất và hỗ trợ cho việc trao đổi, chia sẻ nguồn lực thông tin.
Trung tâm cần chuẩn hóa các format nhập liệu đã được xây dựng. Trung tâm đã xây dựng format nhập liệu gồm 25 trường thiết yếu, thông dụng phục vụ cho công tác biên mục, được rút ra từ khoảng hơn 200 trường MARC21. Nhiệm vụ đặt ra là cần tiếp tục đi sâu nghiên cứu các trường này và tính đến khả năng có thể bổ sung thêm các trường khác trong quá trình biên mục tài liệu nhằm đảm bảo không bỏ sót những trường thông tin hữu ích.
Ngoài ra, việc thiết lập đầu biểu cho biểu ghi và các chỉ thị cho từng trường trong biểu ghi MARC21 là rất quan trọng. Mỗi trường MARC21 đều bao gồm các chỉ thị với chức năng là thông báo cho máy tính biết một số thông tin về đặc điểm xử lý của trường đó. Tuy nhiên, như đã trình bàytrong phần đánh giá thực trạng áp dụng MARC21, đầu biểu chưa được xây dựng, trong các trường, nhiều chỉ thị được để dạng # (không có thông tin). Do vậy, Trung tâm cần nghiên cứu lại để xây dựng đầu biểu, tạo lập các chỉ thị chính xác, đầy đủ đảm bảo tăng tính đầy đủ thông tin cho tất cả các trường dữ liệu trong biểu ghi.
3.2 Cải tiến và bổ sung công cụ hỗ trợ xử lý tài liệu
3.2.1 Nghiên cứu áp dụng Bảng Đề mục chủ đề Thư viện Quốc hội Mỹ LCSH
Xuất phát từ thực tế hiện nay, việc kiểm soát các ĐMCĐ trong công tác định chủ đề bằng Bộ Từ điển từ khóa KH & CN đã gây không ít khó khăn cho cán bộ thư viện cũng như ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng công tác định chủ đề của Trung tâm. Nguyên nhân là do sự khác nhau cơ bản giữa chủ đề và từ khóa. Từ khóa và đề
nhiên từ khóa gồm các khái niệm đơn lẻ, không liên quan đến nhau trong khi ở ĐMCĐ đó là các khái niệm liên quan đến nhau và được trình bày theo quy định. Từ khóa có cấu trúc đơn giản trong khi ĐMCĐ cấu trúc ổn định và chặt chẽ. Do vậy, việc nghiên cứu, áp dụng một bảng đề mục chủ đề phù hợp là yêu cầu tất yếu đối với công tác định chủ đề của Trung tâm.
Hiện nay, ở Việt Nam, cũng đã có một số thư viện đang áp dụng các bảng đề mục chủ đề của nước ngoài như Thư viện Trung tâm Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh, Thư viện trường Đại học Cần Thơ sử dụng Bảng Đề mục chủ đề của Thư viện Quốc hội Mỹ (LCSH - Library of Congress Subject Headings), Thư viện trường Đại học Y Hà Nội, Thư viện Y học Trung ương sử dụng Bảng Đề mục chủ đề Y học (MeSH. - Medical Subject Headings) và một số thư viện khác sử dụng các bảng RAMEAU của Thư viện Quốc hội Pháp, bảng đề mục chủ đề SEAR (Sears list of subject headings),… Mỗi thư viện có cách áp dụng khác nhau. Có thư viện sử dụng nguyên bản tài liệu gốc, có thư viện dịch sang tiếng Việt hoặc cải biên cho phù hợp với điều kiện của thư viện mình.
Ở Trung tâm có tới 90% tài liệu tiếng Anh được bổ sung có thể tải từ CSDL của các thư viện khác (chủ yếu là từ CSDL của Thư viện Quốc hội Mỹ, bộ CSDL Worldcat.org). Toàn bộ các biểu ghi này đã được biên mục trường 650 chỉ thị 1 là #, chỉ thị 2 là 0 - Đề mục chủ đề được kiểm soát bằng bảng LCSH.
Do vậy, việc tiếp tục nghiên cứu áp dụng Bảng Đề mục chủ đề này là phù hợp với điều kiện của Trung tâm trong thời điểm hiện tại, khi chưa có một Bảng Đề mục chủ đề nào của Việt Nam chính thức được xuất bản và sử dụng rộng rãi.
Như đã trình bày ở trên, với các biểu ghi tải về theo quy trình biên mục sao chép, trường 650 sẽ được giữ nguyên ĐMCĐ bằng tiếng Anh, đồng thời cán bộ XLTL tiến hành dịch ra tiếng Việt. Do đó, nếu triển khai áp dụng LCSH tại Trung