Ghi chú: Đường chỉ đạo
Đường phối hợp
Sơ đồ 1.2: Cơ cấu tổ chức Trung tâm BAN GIÁM ĐỐC BAN GIÁM ĐỐC TRUNG TÂM Tổ Bổ sung - Biên mục Bộ phận Biên mục Tổ Marketing và tƣ vấn thông tin Tổ Phục vụ Phòng của giảng viên Phòng Tài liệu ITP Phòng sách Ngoại văn Phòng giáo trình Phòng sách tham khảo Bộ phận Bổ sung
BAN GIÁM ĐỐC HỌC VIỆN
Phòng Luận án, Luận văn Phòng Multimedia Phòng Báo, Tạp chí Phòng Marketing Bộ phận tư vấn thông tin
Ban Giám đốc Trung tâm: Bao gồm 1 Giám đốc và 1 Phó Giám đốc, có nhiệm vụ tổ chức và quản lý điều hành toàn bộ các hoạt động của Trung tâm.
+ Giám đốc Trung tâm: phụ trách chung và chịu trách nhiệm trước Giám đốc Học viện về tổ chức, quản lý và điều hành hoạt động của Trung tâm; điều phối hoạt động của Hệ thống thông tin -thư viện của Học viện. Trực tiếp phụ trách Tổ Bổ sung - Biên mục.
+ Phó Giám đốc Trung tâm: giúp Giám đốc Trung tâm trong công tác tổ chức, quản lý và điều hành hoạt động của Trung tâm; điều phối hoạt động của Hệ thống thông tin - thư viện của Học viện. Trực tiếp phụ trách Tổ Phục vụ và Tổ Marketing, tư vấn thông tin.
Tổ Bổ sung - Biên mục: Phụ trách bổ sung và biên mục tất cả các loại hình tài liệu.
Tổ Phục vụ: Phục vụ đọc, mượn - trả tài liệu; hướng dẫn tìm kiếm, tra cứu tài liệu.
Tổ Marketing và tƣ vấn thông tin: Phụ trách hoạt động marketing hoạt động thư viện và tổ chức các sự kiện như: triển lãm, hội thảo, tư vấn thông tin,... góp phần quảng bá hình ảnh của Trung tâm và các sản phẩm - dịch vụ TTTV. Ngoài ra, bộ phận này còn có nhiệm vụ tổ chức các lớp tập huấn đào tạo kỹ năng cho NDT.
Đội ngũ cán bộ
Đội ngũ cán bộ của Trung tâm gồm có 13 cán bộ có trình độ chuyên môn tốt, đa số có thể làm chủ được tình hình để đưa ra những quyết định chính xác, phù hợp trong việc lựa chọn, tổ chức, phổ biến nguồn thông tin, cụ thể:
STT Trình độ chuyên môn Số lƣợng cán bộ Tỷ lệ (%) 1 Thạc sĩ 4 30.77 2 Cao học viên 3 23.08 3 Cử nhân 4 30.77 4 Khác 2 15.38 Tổng 13 100
Hầu hết các cán bộ của Trung tâm có thể thẩm định được chất lượng, tổ chức khoa học, phổ biến đa dạng nguồn tin, đảm bảo chất lượng phục vụ tối đa NCT của NDT Học viện.
1.2.2.3 Cơ sở vật chất và hạ tầng công nghệ thông tin
Mặt bằng làm việc của Trung tâm: gồm 1 ngôi nhà 7 tầng, tổng diện tích sử dụng khoảng 1.600 m2, được trang bị đồng bộ phục vụ người dùng tin và các hoạt động nghiệp vụ. Các phòng đọc đều được trang bị hệ thống giá sách mới, hiện đại, bàn đọc ghế ngồi đều được trang bị phù hợp với tiêu chuẩn của thư viện hiện đại. Hiện nay, các phòng đọc cùng một lúc có thể đáp ứng đủ chỗ ngồi cho 450 độc giả, với đầy đủ ánh sáng, hệ thống quạt mát, thông gió tự nhiên tốt.
Sơ đồ bố trí các tầng và các phòng chức năng
Tầng 1, Quầy mượn trả tài liệu - Bộ phận phục vụ. Phòng Marketing và tư vấn thông tin.
Tầng 2, Phòng tài liệu tham khảo, có 80 chỗ ngồi.
Tầng 3, Phòng giáo trình, có 50 chỗ ngồi; Phòng Biên mục và Bổ sung tài liệu
Tầng 4, Phòng tài liệu tham khảo, có 80 chỗ ngồi.
Tâng 5, Phòng tài liệu ITP. Phòng dành cho giáo viên
Tầng 6, Phòng tài liệu nội sinh, ngoại văn.
Tầng 7, Phòng đa phương tiện - Internet, Phòng báo tạp chí. Phòng dành cho giáo viên.
Thiết bị tin học: Trung tâm có hệ thống máy chủ và máy trạm phục vụ cho các công tác nghiệp vụ, tra cứu thông tin và các dịch vụ bạn đọc. Cụ thể:
Máy chủ: 02 máy
Hệ thống máy tính cho sinh viên: 37 máy
Phòng máy tính cho giáo viên: 12 máy
Hệ thống máy tính tra cứu: 05 máy
Máy tính dùng cho nghiệp vụ: 12 máy
Các thiết bị an toàn hệ thống thông tin: thiết bị lưu điện, thiết bị bảo vệ, bảo mật.
Tất cả số máy tính trên đều được nối mạng với máy chủ của Học viện thông qua 3 bộ HUB.
Các phòng làm việc, phòng đọc, phòng máy tính đều được trang bị đầu phát tín hiệu Wireless phục vụ truy cập Internet không dây.
Trung tâm được trang bị riêng 1 đường ADSL để kết nối hệ thống máy tính với mạng Internet.
Phần mềm: Trung tâm được trang bị phần mềm thư viện điện tử ILIB 4.0 từ năm 2010 phục vụ cho các hoạt động chuyên môn nghiệp vụ: bổ sung, biên mục, lưu thông, tổ chức kho,… Ngoài ra Trung tâm sử dụng một số phần mềm, chương trình máy tính hỗ trợ các kỹ thuật nghiệp vụ tổ chức sản phẩm và dịch vụ, quản lý tài chính và cơ sở vật chất, soạn thảo và quản lý văn bản,…
Cổng thông tin điện tử tại địa chỉ http://thuvien.hvnh.edu.vn được tích hợp Mục lục trực tuyến OPAC giúp NDT tra cứu tài liệu mọi lúc, mọi nơi cả trong và ngoài Trung tâm.
Nhìn chung, Trung tâm đã đảm bảo tương đối tốt về điều kiện cơ sở vật chất và hạ tầng công nghệ thông tin cho cán bộ thư viện làm việc cũng như nhu cầu truy cập thông tin qua Internet của NDT. Tuy nhiên, hệ thống máy tính tra cứu còn ít, đều là những máy cũ, cấu hình thấp trong khi đây là một trong các yếu tố quan trọng ảnh hưởng tới chất lượng tra cứu thông tin của NDT.
1.2.3 Nguồn lực thông tin
Nguồn lực thông tin trong hoạt động thư viện chính là cơ sở cho việc đáp ứng nhu cầu thông tin của NDT. Nhờ có nguồn lực thông tin mà các thư viện, các cơ quan thông tin thực hiện tốt chức năng và nhiệm vụ của mình. Nguồn lực thông tin càng phong phú và đa dạng càng có khả năng đáp ứng tốt hơn nhu cầu của người dùng. Căn cứ theo loại hình vật mang tin thì nguồn lực thông tin của Trung tâm được chia thành 2 nhóm chính như sau: nguồn lực thông tin truyền thống và nguồn lực thông tin điện tử.
1.2.3.1 Nguồn lực thông tin truyền thống
● Theo loại hình
Nguồn tài liệu truyền thống chia theo loại hình của Trung tâm bao gồm sách, báo, sách tham khảo, tài liệu tra cứu, giáo khoa, giáo trình, các loại báo tạp chí trong và ngoài nước.v.v. Hiện nay, tổng số vốn tài liệu của Trung tâm có 14.838 tên tài liệu trong đó có 9.059 tên sách, 51.848 bản; 114 tên báo, tạp chí với 10.000 bản; tài liệu nội sinh với trên 5.500 tên cụ thể:
STT Dạng tài liệu Tên tài liệu Bản tài liệu SL (Tên) Tỷ lệ (%) SL (bản) Tỷ lệ (%)
1 Giáo trình 724 4.88 6.944 9.83
2 Sách tham khảo 8.335 56.17 44.904 63.58
5 Tài liệu tra cứu 155 1.04 200 0.28
4 Tài liệu nội sinh 5.510 37.13 5.557 7.87
3 Báo, tạp chí 114 0.78 10.000 14.16
Tổng số 14.838 100 67.605 100
Bảng 1.2: Thống kê nguồn lực thông tin truyền thống của Trung tâm
Sách:
+ Giáo trình: Trung tâm hiện có 724 tên (chiếm 4.88% tổng số tên sách trong kho) tương ứng với 6.944 bản giáo trình (chiếm 9.83% tổng số bản giáo trình trong kho). Loại tài liệu này do các cán bộ giảng dạy của HVNH biên soạn. Đó là các tài liệu chuyên ngành được đào tạo của Học viện: ngân hàng, tài chính, quản trị, kế toán, kiểm toán,.. Ngoài những giáo trình nhà trường biên soạn, Trung tâm cũng bổ sung giáo trình của các nhà xuất bản như: Nhà xuất bản Đại học Kinh tế quốc dân, Lao động, Giáo dục, Chính trị quốc gia…
+ Tài liệu tham khảo: là loại tài liệu khá phong phú và có vai trò rất quan trọng trong việc nghiên cứu, giảng dạy và học tập của của cán bộ, giáo viên và sinh viên của Học viện. Hiện nay, tổng số vốn tài liệu tham khảo của Trung tâm là 8.335 tên tài liệu (chiếm 56.17% tổng số tên tài liệu trong kho) tương ứng với 44.904 bản sách (chiếm 63.58 % tổng số bản tài liệu trong kho). Bên cạnh các loại tài liệu tham khảo viết bằng tiếng Việt, Trung tâm còn có các loại tài liệu tham khảo viết bằng tiếng nước ngoài, chủ yếu là tiếng Anh.
+ Tài liệu tra cứu: là loại tài liệu đặc biệt trong hệ thống kho sách của Trung tâm, gồm các loại sách: Bách khoa toàn thư, từ điển, sổ tay tra cứu chuyên ngành,... Số tài liệu này hiện nay có 155 tên (chiếm 1.04% tên tài liệu, với hơn 200 bản, chiếm 0.28% tổng số bản tài liệu.
Tài liệu nội sinh: Gồm luận án, luận văn, khóa luận tốt nghiệp, đề tài nghiên cứu,… là công trình nghiên cứu của cán bộ, giảng viên, học viên, sinh viên trong Học viện, hiện nay có 5.510 tên tài liệu (chiếm 37.13% tên tài liệu) tương ứng với 5.557 bản (chiếm 7.87% bản tài liệu)
Báo, Tạp chí: gồm 114 loại báo tạp chí, với 10.000 bản, chiếm 14.16% tổng số bản tài liệu, trong đó có 112 loại báo, tạp chí Tiếng Việt, 02 loại tạp chí Tiếng Anh. Các loại báo, tạp chí được lưu giữ đầy đủ, tạp chí từ năm 2013 trở về trước được đóng tập bìa cứng.
● Theo ngôn ngữ
Nguồn lực thông tin chia theo ngôn ngữ tại Trung tâm gồm: tài liệu Tiếng Việt và Tiếng Anh. Nguồn tài liệu Tiếng Anh Trung tâm bổ sung được là từ nguồn
ngoài đang giảng dạy cho Chương trình hợp tác quốc tế của Học viện, cán bộ đào tạo ở nước ngoài về,...
TT Ngôn ngữ Tên tài liệu Tỷ lệ (%) Bản tài liệu Tỷ lệ (%)
1 Tài liệu tiếng
Việt 13.230 89.16 63.722 95.12
2 Tài liệu tiếng
Anh 1.608 10.84 3.883 4.88
Tổng 14,838 100 67.605 100
Bảng 1.3: Thống kê tài liệu theo ngôn ngữ
Qua bảng cơ cấu ngôn ngữ tài liệu chúng ta thấy vốn tài liệu tại Trung tâm chủ yếu là Tiếng Việt chiếm 89.16%, tài liệu Tiếng Anh chiếm 10.84%. Như vậy cơ cấu ngôn ngữ của vốn tài liệu có sự chênh lệch rất lớn giữa tài liệu tiếng Việt và tiếng Anh do nhu cầu sử dụng đối với vốn tài liệu tiếng Anh chưa cao, kinh phí bổ sung lớn.
● Theo chuyên ngành (của loại hình tài liệu: sách và tài liệu nội sinh, tài liệu tra cứu)
Học viện Ngân hàng là cơ sở đào tạo đầu ngành trên cả nước trong đào tạo lĩnh vực tài chính ngân hàng, kế toán, quản trị do đó các loại hình tài liệu chỉ riêng về lĩnh vực khoa học xã hội, khoa học công nghệ chiếm tỷ lệ rất lớn 77.96%, trong khi các tài liệu khác về ngôn ngữ, khoa học tự nhiên, văn học nghệ thuật,... chiếm tỷ lệ 22.04%, cụ thể:
STT TT Lĩnh vực Tên tài liệu Bản tài liệu SL (Tên) Tỷ lệ (%) SL (bản) Tỷ lệ (%)
1 Khoa học xã hội 8.647 58.73 31.637 54.92
2 Khoa học và ứng dụng 2.832 19.23 14.954 25.96
3 Khác 3.245 22.04 11.014 19.12
Tổng 14.724 100 57.605 100
Trong lĩnh vực Khoa học xã hội, chuyên ngành kinh tế - tài chính - ngân hàng chiếm khối lượng lớn với hơn 6.500 tên tài liệu, chiếm 75.17%. Trong toàn CSDL, tài liệu kinh tế, tài chính ngân hàng chiếm 44.14% trong cơ cấu nguồn lực thông tin truyền thống của Trung tâm.
1.2.3.2 Nguồn lực thông tin điện tử
Nguồn lực thông tin điện tử tại Trung tâm gồm CSDL thư mục và CSDL toàn văn:
● Cơ sở dữ liệu thư mục: Là nguồn lực thông tin cơ bản của Trung tâm hiện nay. Hệ thống các CSDL này phản ánh thành phần, quy mô vốn tài liệu của Trung tâm, là cơ sở để thực hiện tự động hóa các hoạt động thông tin - thư viện: xây dựng hệ thống mục lục điện tử, biên soạn thư mục giới thiệu sách, phục vụ tra cứu thông tin, trao đổi thông tin thư mục,…
Hiện nay, Trung tâm đã tạo lập được 03 CSDL thư mục với 14.724 biểu ghi, cụ thể: CSDL sách tiếng Việt khoảng gần 7.600 biểu ghi, CSDL sách tiếng Anh có khoảng hơn 1.600 biểu ghi, CSDL tài liệu nội sinh với hơn 5.500 biểu ghi.
Toàn bộ CSDL này là CSDL thư mục chứa các thông tin cấp 2, bao gồm các dữ liệu thư mục như: tác giả, nhan đề, các yếu tố xuất bản, các đặc trưng dữ liệu, các chỉ số phân loại, tóm tắt, định chủ đề,... CSDL thư mục bao gồm tra cứu về tài liệu gốc, cùng với các chỉ dẫn giúp người dùng tin có thể nhận được tài liệu gốc ở thư viện.
● Cơ sở dữ liệu toàn văn: Trung tâm có 3.020 tài liệu điện tử được lưu dưới dạng file hoặc CD-ROM gồm:
CSDL sách: Bao gồm giáo trình, tài liệu tham khảo, chuyên khảo chủ yếu bằng tiếng Anh với số lượng 859 file điện tử lưu trên CD-ROM.
CSDL toàn văn luận án, luận văn, khóa luận tốt nghiệp: gồm khoảng gần 2.000 file dữ liệu toàn văn luận án, luận văn, khóa luận tốt nghiệp được thu thập từ nguồn nộp lưu chiểu Luận án, Luận văn, Khóa luận và đề tài nghiên cứu khoa học… Mặc dù chưa đầy đủ nhưng với số lượng luận án, luận văn, khóa luận đã được số hóa cơ bản, Trung tâm hiện đang tiến hành tổ chức thành các bộ sưu tập số với dạng file PDF sử dụng phần mềm quản trị mã nguồn mở Dspace, tiến tới phục
vụ nhu cầu lượng thông tin xám đa dạng này đến NDT trong Học viện. Cụ thể, Trung tâm đang lưu trữ (dưới dạng file PDF và file DOC), gồm: 77 Luận án, 615 Luận văn, 852 Khóa luận tốt nghiệp.
CSDL toàn văn đề tài nghiên cứu khoa học, kỷ yếu hội thảo: gồm có 258 tài liệu với 02 đề tài NCKH cấp Nhà nước, 36 đề tài NCKH cấp Ngân hàng nhà nước, 70 đề tài NCKH cấp cơ sở… và 150 đề tài nghiên cứu của sinh viên.
CSDL bài báo, tạp chí: Gồm nhiều bài báo, tạp chí chuyên ngành của cán bộ giảng viên Học viện và các bài báo với nội dung tiêu biểu về kinh tế, tài chính, ngân hàng.
1.2.4 Đặc điểm người dùng tin và nhu cầu tin
1.2.4.1 Đặc điểm người dùng tin
NDT là yếu tố cơ bản của hoạt động thông tin, vừa là khách hàng của các hoạt động dịch vụ thông tin, đồng thời, họ cũng là những người sản sinh ra những thông tin mới.
NDT của Trung tâm rất đa dạng và trình độ ở nhiều cấp khác nhau do đó nhu cầu tin của họ cũng đa dạng. Đối tượng NDT của Trung tâm chủ yếu là sinh viên gồm hệ đào tạo chính quy và theo học các chương trình đào tạo khác của Nhà trường như hệ Cao đẳng, liên thông, văn bằng hai; học viên cao học, nghiên cứu sinh... Ngoài ra, NDT của Trung tâm còn là các nhà khoa học, nhà lãnh đạo, quản lý.
Xuất phát từ yêu cầu, nhiệm vụ đào tạo và nghiên cứu khoa học của Học viện trong giai đoạn hiện nay, có thể phân chia NDT tại Thư viện thành 4 nhóm chính: Nhóm cán bộ lãnh đạo và quản lý, Nhóm giảng viên và cán bộ nghiên cứu, Nhóm nghiên cứu sinh, học viên cao học và Nhóm sinh viên. Các nhóm NDT của Thư viện có số lượng cụ thể như sau:
Nhóm ngƣời dùng tin Số lƣợng Tỷ lệ (%)
Cán bộ lãnh đạo quản lý 139 0.78
Giảng viên và cán bộ nghiên cứu, phục vụ 721 4.03
Nghiên cứu sinh và học viên cao học 1.184 6.63
Nhóm sinh viên 15.824 88.56
Tổng 17.868 100
Biểu đồ 1.2: Cơ cấu NDT của Trung tâm
Nhóm 1 - Cán bộ lãnh đạo và quản lý
Nhóm này bao gồm Ban giám đốc, Trưởng, Phó các Khoa, Phòng ban, Trung tâm, Tổ bộ môn, các cán bộ lãnh đạo Đảng, chính quyền, đoàn thể. Nhóm này tuy chiếm tỷ lệ không cao (0.78%) trong số NDT tại Học viện nhưng đóng vai trò quan trọng trong sự phát triển của Học viện do đặc thù của cán bộ lãnh đạo, quản lý là đưa ra các quyết định, đặt ra mục tiêu, phương hướng, đường lối phát triển của nhà trường, của khoa, của bộ môn,…lập kế hoạch và tổ chức thực hiện các mục tiêu đã