Người dùng tin là một trong bốn yếu tố cấu thành cơ quan thông tin - thư viện. Họ là người sử dụng, đánh giá chất lượng hiệu quả của thư viện. Nhu cầu của
93
người dùng tin càng được thỏa mãn càng giúp cho hoạt động TT - TV phát triển mạnh. Tuy nhiên, nếu người dùng tin thiếu hiểu biết và kỹ năng sử dụng các sản phẩm và dịch vụ của thư viện thì họ sẽ gặp khó khăn trong việc tìm kiếm và truy nhập thông tin. Vì vậy, để nâng cao hiệu quả hoạt động của thư viện, một trong những giải pháp cũng không kém phần quan trọng là đào tạo người dùng tin.
Phòng Thư viện Viện nghiên cứu Môi trường và Phát triển bền vững cần từng bước tạo điều kiện cho người dùng tin trong Viện làm quen với những nguồn lực thông tin có giá trị cao, hình thành kỹ năng và tập quán sử dụng dịch vụ thông tin hiện đại. Hiện nay, người dùng tin tại Viện có thói quen sử dụng các sản phẩm, dịch vụ thông tin truyền thống đã bước đầu làm quen với các sản phẩm thông tin hiện đại (cơ sở dữ liệu trên máy tính, tìm tin trên Internet). Thư viện nên có những biện pháp hỗ trợ và giúp đỡ họ bằng cách:
- Tổ chức các buổi học hướng dẫn người dùng tin
Để giúp các cán bộ trẻ mới vào Viện có những hiểu biết, kỹ năng cần thiết để tiếp cận nguồn thông tin, ngay từ đầu, Thư viện cần tổ chức các buổi hướng dẫn sử dụng thư viện. Nội dung gồm hai phần: Phần một giới thiệu những nét chính về cơ cấu, tổ chức, hoạt động của thư viện, giới thiệu về nguồn lực thông tin hiện có. Phần hai hướng dẫn cách sử dụng phòng đọc, phòng mượn, cách khai thác thông tin, tra tìm tài liệu theo các phương pháp truyền thống và hiện đại, phổ biến cho họ về nội quy sử dụng thư viện. Có như vậy, sau khi tham gia các buổi học đó, các cán bộ đến thư viện sẽ đỡ bỡ ngỡ và trở nên tự tin hơn với việc tìm kiếm thông tin, tài liệu.
- In ấn các tài liệu về nội quy sử dụng Thư viện, kiến thức về các dịch vụ thư viện và khả năng cung cấp thông tin, giúp người dùng tin chủ động lựa chọn các hình thức tìm kiếm, tra cứu thông tin mình cần.
- Làm các chỉ dẫn, hướng dẫn người dùng tin cách tra cứu thông tin và sử dụng các sản phẩm và dịch vụ thông tin trong Thư viện. Trên cơ sở ý kiến phản hồi của người dùng tin, Thư viện điều chỉnh, tổ chức các sản phẩm và dịch vụ sao cho thỏa mãn tối đa nhu cầu của họ.
94
Việc đào tạo người dùng tin muốn đạt kết quả tốt đòi hỏi phải được tổ chức thường xuyên, lâu dài. Điều này đòi hỏi phải có sự hỗ trợ và đầu tư thích đáng của lãnh đạo Viện cùng với sự nhiệt tình của cán bộ thư viện.
3.7. Các giải pháp hỗ trợ
3.7.1. Tăng cường marketing thư viện
Trong lĩnh vực thông tin - thư viện, Marketing có thể hiểu “là một công việc vừa mang tính khoa học vừa mang tính nghệ thuật với mục tiêu tạo cho các sản phẩm và dịch vụ thông tin thư viện được sử dụng rộng rãi trong xã hội và mang lại hiệu quả ngày càng cao cho người dùng tin” [20, tr. 254].
Để thực hiện tốt hoạt động Marketing, các thư viện cần quan tâm tới các vấn đề nghiên cứu, phân loại và xác định người dùng tin, biết được tiềm lực của bản thân, biết được các sản phẩm phù hợp với nhu cầu thói quen của người dùng tin, phát triển hiệu quả các phương thức hoạt động và quảng bá hình ảnh Thư viện.
Viện Nghiên cứu Môi trường và Phát triển bền vững mặc dù trải qua 30 năm xây dựng, trưởng thành nhưng Thư viện vẫn chưa được nhiều bạn đọc biết đến và sử dụng. Tuy Thư viện đã sử dụng một số hình thức marketing để quảng bá hình ảnh của mình như tuyên truyền giới thiệu sách, triển lãm sách và thiết lập website của Viện nhưng cho đến nay, hàng năm Thư viện chỉ có khoảng 1000 lượt bạn đọc. Đó là do khả năng marketing của Thư viện còn yếu. Vì vậy, trong những năm tới, Thư viện cần tăng cường, đẩy mạnh truyền thông marketing hình ảnh cũng như các sản phẩm của mình như in và phát các tờ rơi, truyền thông marketing qua internet.
* Truyền thông marketing qua tờ rơi
Cùng với việc tổ chức buổi học hướng dẫn sử dụng, Thư viện cần in các loại tờ rơi để giới thiệu tổ chức, hoạt động và các sản phẩm. Tờ rơi cần được in màu, hình thức đẹp mắt. Nội dung tờ rơi giới thiệu sơ lược về lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức, hệ thống các phòng phục vụ bạn đọc (bao gồm địa chỉ, số điện thoại), thời gian mở cửa phục vụ bạn đọc, nguồn lực thông tin, các chuẩn nghiệp vụ và quan hệ quốc tế.
* Truyền thông marketing qua website của Viện
95
Website của Viện đã và đang đăng tải các tài liệu có trong Thư viện. Bạn đọc có thể vào Website của Viện để tra cứu tài liệu. Website cần chứa các thông tin về hoạt động của thư viện, phản ánh được nguồn tài nguyên phong phú và bạn đọc có thể khai thác trực tiếp được các cơ sở dữ liệu được xây dựng.
Một website tốt chính là một công cụ marketing hiệu quả. Việc xúc tiến các dịch vụ và các nguồn thông tin ở những chỗ đáng chú ý trên website là rất quan trọng. Do việc sử dụng internet và các nguồn điện tử trở nên phổ biến, web trở thành phương tiện cần thiết cho việc marketing và xúc tiến các dịch vụ và các nguồn tin.
* Bên cạnh đó, Thư viện cần thu thập địa chỉ thư điện tử của người dùng tin, hàng tháng nên gửi thông báo sách mới, nguồn tin mới, giới thiệu các dịch vụ mới qua hòm thư. Hình thức này giúp người dùng sẽ biết được nhiều hơn về Thư viện cũng như những lợi ích mà Thư viện có thể mang lại cho họ. Từ đây, sẽ khuyến khích họ sử dụng các sản phẩm và dịch vụ.
3.7.2. Nâng cao nhận thức và năng lực của cán bộ lãnh đạo, quản lý
3.7.2.1. Đối với cán bộ lãnh đạo, quản lý trong Viện Nghiên cứu Môi trường và Phát triển bền vững nói riêng và Viện KHXH VN nói chung
Hoạt động TT - TV có vai trò rất quan trọng đối với công tác nghiên cứu khoa học. Vì vậy, các cấp lãnh đạo phải được trang bị những kiến thức cần thiết về thư viện, nhận thức đầy đủ, đúng đắn về tầm quan trọng của thư viện trong hoạt động nghiên cứu, thường xuyên tổ chức kiểm tra, đánh giá, quan tâm đầu tư đúng mức cho thư viện phát triển. Để nâng cao nguồn lực phục vụ nghiên cứu khoa học của Thư viện, trong những năm tới ban lãnh đạo Viện cần đầu tư thêm kinh phí, trang thiết bị cho hoạt động của thư viện. Muốn thực hiện được điều này, Thư viện cần chủ động đề xuất các đề án, dự án, xây dựng kế hoạch dài hạn, ngắn hạn của Thư viện; khéo léo thuyết trình, thuyết phục lãnh đạo Viện để các đề xuất, kế hoạch đó được thực hiện.
3.7.2.2. Đối với các cán bộ lãnh đạo thư viện
Cũng giống như hoạt động quản lý các tổ chức khác, cán bộ lãnh đạo cơ quan thông tin - thư viện thực hiện các chức năng: hoạch định (thiết lập mục tiêu), tổ chức,
96
lập kế hoạch, tổ chức giám sát quá trình thực hiện để đạt mục tiêu đề ra. Trong bối cảnh phát triển xã hội như hiện nay đòi hỏi các cán bộ lãnh đạo cơ quan thông tin - thư viện phải là người có trình độ chuyên môn vững vàng, là người nắm chắc quy trình công nghệ thư viện, có khả năng dự báo những thay đổi sẽ xảy ra trong tương lai, đồng thời phải là người có tư duy luôn đổi mới để vạch ra những kế hoạch mới thích nghi với những thay đổi của môi trường công nghệ và môi trường xã hội.
Bên cạnh đó, cán bộ lãnh đạo Thư viện cần phải được trang bị những kiến thức về khoa học quản lý, biết áp dụng mô hình và phương pháp quản lý hiện đại vào thực tiễn hoạt động của đơn vị mình, có kỹ năng giao tiếp, ứng xử và khả năng thuyết phục, giám làm, giám chịu trách nhiệm đối với hoạt động của đơn vị mình phụ trách.
Để nâng cao năng lực điều hành và quản lý của cán bộ lãnh đạo thư viện, các cán bộ lãnh đạo cần phải được tham gia các khóa học chuyên sâu về khoa học quản lý nói chung, tổ chức và quản lý thư viện nói riêng. Ngoài ra, họ cần phải cố gắng học tập để nâng cao trình độ tin học và ngoại ngữ để có đủ năng lực kiểm tra, giám sát toàn bộ các hoạt động của hệ thống và chủ động trong việc mở rộng các mối quan hệ với các thư viện trong toàn Viện KHXHVN nói riêng và các Thư viện ở
Việt Nam nói chung.
97
KẾT LUẬN
Ngày nay, sự phát triển như vũ bão của khoa học công nghệ, đặc biệt là việc ứng dụng mạnh mẽ công nghệ thông tin và viễn thông vào hoạt động thông tin - thư viện đã làm cho hoạt động này thay đổi về chất và lượng. Nhiều sản phẩm và dịch vụ TT - TV mới ra đời, đáp ứng đáng kể nhu cầu ngày càng đa dạng, phong phú của người dùng tin.
Hơn 30 năm qua, hoạt động TT - TV tại Viện Nghiên cứu Môi trường và Phát triển bền vững đã thực hiện tốt vai trò phục vụ và hỗ trợ các hoạt động nghiên cứu trong và ngoài Viện, đóng góp một phần không nhỏ vào sự phát triển chung của Viện. Về cơ bản, Thư viện đã đảm bảo được một hệ thống các tài liệu về chuyên ngành môi trường, phát triển kinh tế, phát triển xã hội có giá trị, xử lý và tạo ra các sản phẩm, thông tin đảm bảo cho nhu cầu của người dùng tin. Tuy nhiên, trước yêu cầu và nhiệm vụ mới mà Đảng và Nhà nước đặt ra đối với Viện KHXHVN nói chung và Viện Nghiên cứu Môi trường và phát triển bền vững nói riêng, yêu cầu ngày càng cao của người dùng tin về chất lượng, độ cập nhật của nguồn tin cũng như sự xuất hiện của công nghệ thông tin, hoạt động TT - TV tại Viện Nghiên cứu Môi trường và Phát triển bền vững cũng đã bộc lộ một số hạn chế: Thiếu nguồn tài liệu, độ cập nhật thông tin chưa cao, việc tạo nguồn tin từ mạng internet chưa thật đầy đủ, các sản phẩm và dịch vụ thông tin còn mang tính truyền thống…
Để Thư viện tiếp tục đáp ứng tốt nhu cầu tin cho các hoạt động nghiên cứu của Viện trong tình hình mới, Thư viện Viện Nghiên cứu Môi trường và Phát triển bền vững cần tiến hành những biện pháp tích cực tăng cường nguồn lực thông tin bằng
98
các biện pháp tạo nguồn, chia sẻ nguồn lực, nâng cao chất lượng các sản phẩm và dịch vụ thông tin thư viện, hoàn thiện công tác xử lý và bảo quản tài liệu, ứng dụng công nghệ thông tin để hiện đại hóa thư viện….Bên cạnh đó, Thư viện cũng cần phải có một đội ngũ cán bộ được đào tạo chính quy về chuyên ngành thông tin - thư viện, đồng thời có kế hoạch đào tạo lại và nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ, đổi mới tư duy đối với các cán bộ thuyên chuyển từ các lĩnh vực khác sang để Thư viện có thể bắt kịp được với tốc độ phát triển của xã hội thông tin và nền kinh tế tri thức. Để thực hiện điều đó, Viện Nghiên cứu Môi trường và Phát triển bền vững cần có sự đầu tư thích đáng về cơ sở vật chất, máy móc, trang thiết bị hiện đại và nguồn kinh phí cho những hoạt động thường xuyên này. Trong hoàn cảnh Thư viện không dồi dào và chủ động về tài chính như hiện nay thì không thể đòi hỏi Thư viện làm tất cả các việc trong một lúc mà phải có kế hoạch thực hiện cụ thể theo một trật tự ưu tiên tùy theo nguồn kinh phí có được hàng năm. Những việc cần kíp cần được triển khai có thể thực hiện thông qua đề tài dự án xin kinh phí từ Viện KHXHVN.
Tác giả tin chắc rằng với sự quan tâm của Viện KHXHVN, lãnh đạo Viện Nghiên cứu Môi trường và Phát triển bền vững đối với Thư viện cũng như sự nhiệt tình của các cán bộ thư viện, Thư viện Viện Nghiên cứu Môi trường và Phát triển bền vững sẽ phát triển mạnh mẽ và đáp ứng ngày càng tốt hơn các nhu cầu của cán bộ nghiên cứu khoa học trong cũng như ngoài Viện.
TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Bùi Loan Thùy, Lê Văn Viết (2004), Thư viện học đại cương, Nxb. Đại học Quốc gia TP Hồ Chí Minh.
2. Đoàn Phan Tân (2001), Tin học trong hoạt động thông tin - thư viện, Nxb. Đại học Quốc gia Hà Nội, Hà Nội .
3. Hoạt động thông tin, thư viện trong khoa học xã hội: Thực trạng và định hướng phát triển, truy cập trang web: http://lib.hcmussh.edu.vn, cập nhật ngày 02 tháng 04 năm 2008
4. Hội đồng biên soạn Từ điển bách khoa Việt Nam (2005), Từ điển bách khoa Việt Nam, Tập IV, Nxb. Từ điển bách khoa, Hà Nội.
5. Huỳnh Thị Bạch Cúc (2008), Tăng cường các sản phẩm và dịch vụ thông tin đáp ứng nhu cầu người đọc tại Thư viện tỉnh An Giang, Thư viện Việt Nam, số 4, tr. 48 - 50.
6. Lê Văn Viết (2001), Cẩm nang nghề thư viện, Nxb. Văn hóa - Thông tin, Hà Nội 7. Lương Thu Thủy (2006), Tăng cường hoạt động thông tin - thư viện ở trường
cao đẳng tài chính - quản trị kinh doanh trong giai đoạn đổi mới giáo dục hiện nay, Luận văn thạc sĩ khoa học thư viện, Trường đại học văn hóa, Hà Nội.
8. Nguyễn Duy Qúy (2003), Trung tâm Khoa học xã hội và Nhân văn Quốc gia 50 năm xây dựng và phát triển, Nxb. Khoa học xã hội, Hà Nội.
9. Nguyễn Huy Chương (2004), Một số giải pháp thúc đẩy hoạt động thông tin thư viện đại học, Thông tin Tư liệu, số 1, Tr. 2 - 6.
10.Nguyễn Tiến Hiển, Nguyễn Thị Lan Thanh (2002), Tổ chức và quản lý công tác thông tin - thư viện, Trường đại học Văn hóa, Hà Nội.
11.Nguyễn Thị Hồng Nhị (2008), Tin học hóa hoạt động thông tin - thư viện tại Viện Dân tộc học, Thư viện Việt Nam, Số 4, tr. 38 - 42.
12.Nguyễn Thị Minh Ngọc (2011), Nguồn tin nội sinh phục vụ nhiệm vụ đào tạo và nghiên cứu khoa học của trường đại học Sư phạm Hà Nội, truy cập trang web:
http://tuxa.hnue.edu.vn/Bantintuxavataichuc/Thongtintraodoi/tabid/131/ArticleI D/295/Default.aspx, cập nhật ngày 10 tháng 02 năm 2011
13.Nguyễn Thị Phương Mai (2005), Tăng cường hoạt động thông tin - thư viện tại Viện Kinh tế và Chính trị thế giới, Luận văn thạc sĩ khoa học Thư viện, Trường đại học Văn hóa, Hà Nội.
14. Nguyễn Văn Hành (2006), Áp dụng MARC21 ở một số thư viện đại học Việt Nam, Thông tin và Tư liệu, Số 2, tr. 20 - 22.
15. Phạm Lan Anh (2010), Nghiên cứu hoàn thiện tổ chức và hoạt động của trung tâm thông tin thư viện trường đại học Hà Nội trước yêu cầu đổi mới sự nghiệp đào tạo của nhà trường, Luận văn thạc sĩ khoa học thông tin - thư viện, Trường đại học Khoa học xã hội & Nhân văn, Hà Nội.
16. Phạm Văn Rính (2008), Xây dựng và phát triển vốn tài liệu, Giáo trình dành cho sinh viên cao học ngành Thông tin - Thư viện, Nxb. Lao động xã hội, Hà Nội. 17. Phạm Văn Rính - Nguyễn Viết Nghĩa (2007), Phát triển vốn tài liệu trong thư