3.2.1. Phát triển các sản phẩm thông tin - thư viện
- Để phục vụ cho những cán bộ khoa học nghiên cứu về Môi trường và Phát triển bền vững, loại thư mục cần thiết và đắc lực cho họ là thư mục chuyên đề. Đây là loại thư mục phản ánh tài liệu chuyên sâu giúp các nhà khoa học tìm đọc tài liệu để giải quyết các đề tài khoa học, tìm hiểu những vấn đề mà họ quan tâm, liên quan đến lĩnh vực nghiên cứu của họ. Từ năm 2007, Thư viện đã biên soạn được 7 thư mục chuyên đề, nhưng đến nay vẫn chưa được bổ sung, cập nhật. Để thực hiện chủ trương thông tin phải đi trước một bước phục vụ tốt hơn công tác nghiên cứu [8, tr.69], Thư viện Viện Nghiên cứu Môi trường và Phát triển bền vững cần biên soạn nhiều thư mục chuyên đề hơn, phục vụ cho các công trình nghiên cứu mũi nhọn, những đề tài trước mắt cũng như lâu dài. Thư viện sẽ ký hợp đồng với các chủ nhiệm công trình nghiên cứu, cung cấp những danh mục tài liệu theo đề tài nghiên cứu của họ. Đây là hướng hoạt động rất có triển vọng vì hàng năm Viện Nghiên cứu Môi trường và Phát triển bền vững có khá nhiều công trình nghiên cứu với các cấp độ khác nhau. Việc
83
cung cấp những thư mục chuyên đề như vậy sẽ giúp các nhà nghiên cứu tiết kiệm được thời gian hơn, thông tin nhận được đầy đủ và chính xác hơn.
- Mặc dù, Thư viện Viện Nghiên cứu Môi trường và Phát triển bền vững đã ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động thư viện nhưng hệ thống mục lục truyền thống vẫn là một trong những phương tiện tìm tin cần thiết và quan trọng trong hoạt động thông tin - thư viện. Do đó, trong thời gian tới, Thư viện cần củng cố lại hệ thống mục lục này giúp người dùng tin tìm tin có hiệu quả hơn đặc biệt là đối với bạn đọc lớn tuổi không quen sử dụng phương tiện tìm tin hiện đại.
- Thư viện cần hoàn thiện và nâng cao chất lượng các CSDL thư mục: Cần có kế hoạch hồi cố lại toàn bộ tài liệu trong kho, thường xuyên cập nhật các tài liệu mới, hiệu đính lại toàn bộ CSDL đã có, loại bỏ những biểu ghi trùng lặp để tránh nhiễu tin. Tiến hành hiệu đính từ khóa, tiến tới xây dựng bộ từ khóa có kiểm soát về lĩnh vực môi trường và phát triển bền vững. Cần nâng cao chất lượng các bài tóm tắt bởi vì hầu hết nội dung các bài tóm tắt hiện có tại Thư viện chỉ là liệt kê các chương mục.
- Nhằm bảo quản lâu dài và tạo điều kiện cho người dùng tin trong và ngoài Viện có thể sử dụng được nguồn thông tin của Viện Nghiên cứu Môi trường và Phát triển bền vững, bên cạnh CSDL thư mục, thư viện cần xây dựng CSDL toàn văn. Việc này có lợi ích giảm việc truy cập tới tài liệu gốc; chia sẻ nguồn lực, tăng khả năng truy cập thông tin cho người dùng tin trên toàn quốc; bảo quản được tài liệu đặc biệt là những tài liệu quý hiếm. Hiện tại, ở Thư viện có 3 loại tài liệu cần được số hóa:
+ Các bài báo trong tạp chí Nghiên cứu Phát triển bền vững. Đây là tạp chí công bố các kết quả nghiên cứu trên các lĩnh vực môi trường và phát triển bền vững về kinh tế, xã hội…của các nhà khoa học Việt Nam và một số học giả nước ngoài, đồng thời cung cấp những thông tin về nghiên cứu khoa học, đào tạo, xuất bản…Thư viện sẽ tiến hành xây dựng CSDL toàn văn đối với tạp chí này.
+ Đối với tài liệu có giá trị viết bằng tay hoặc đánh máy từ lâu đã mờ chữ, ố vàng trong kho tư liệu, Thư viện cần số hóa, xây dựng thành CSDL toàn văn các tư liệu của Viện.
+ Với những tài liệu khoa học như các đề tài nghiên cứu khoa học, báo cáo khoa học, luận án, luận văn …cần phải được xây dựng thành CSDL toàn văn.
84
- Thư viện nên biên soạn ấn phẩm thông tin có giá trị gia tăng như tổng luận…Ấn phẩm này cung cấp cho người dùng tin nhiều thông tin hơn mà không cần đến tài liệu gốc. Tổng luận là loại hình sản phẩm thông tin phân tích dưới dạng một tài liệu trình bày có hệ thống và cô đọng kết quả xử lý, phân tích tổng hợp nhiều nguồn tài liệu khác nhau xuất hiện trong một khoảng thời gian nhất định về một vấn đề nào đó. Đây là sản phẩm có giá trị cao, rất hữu ích đối với người dùng tin là các nhà lãnh đạo, quản lý và cán bộ nghiên cứu bởi tính chính xác, tính hệ thống và tính dự báo. Để có được những tổng luận có giá trị ngoài việc thu thập tài liệu một cách đầy đủ, Thư viện cũng cần phải cộng tác với các chuyên gia, những người có trình độ chuyên môn sâu về những vấn đề được đề cập đến trong tổng luận.
- Bên cạnh đó, Thư viện có thể biên soạn ấn phẩm thông tin như bản tin chọn lọc phục vụ lãnh đạo. Vì là một Viện nghiên cứu chuyên ngành, việc cho ra đời bản tin như vậy sẽ giúp cán bộ nghiên cứu làm công tác quản lý, có những luận cứ khoa học hoạch định chính sách.
3.2.2. Nâng cao chất lượng và đa dạng hóa các dịch vụ thông tin - thư viện
- Nâng cao chất lượng dịch vụ thông tin là nhằm khai thác triệt để nguồn lực thông tin vốn có, đưa thông tin tới người dùng một cách nhanh chóng và thuận tiện nhất.
Hoàn thiện dịch vụ cung cấp tài liệu. Mặc dù, năm 2007, Thư viện đã có quy định về việc đọc tại chỗ và mượn về nhà công khai cho người dùng tin biết và thực hiện như thời gian mượn và trả sách, bạn đọc nào được đọc tài liệu tại chỗ, bạn đọc nào được mượn tài liệu về nhà… nhưng chưa có quy định cụ thể trong các trường hợp vi phạm như mượn trả tài liệu không đúng hạn. Vì vậy, trong những năm tới, Thư viện cần có quy định cụ thể như giá phải bồi thường khi bạn đọc làm mất sách, giá của các dịch vụ thông tin - thư viện, xử phạt nghiêm việc không trả tài liệu đúng thời hạn nhằm nâng cao số vòng quay của tài liệu. Nghiêm túc thực hiện việc theo dõi sách mượn để có thể trả lời một cách chính xác tại sao lại không có sách trong kho và ai đang mượn cuốn sách đó. Từng bước ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý bạn đọc.
85
Tổ chức phòng đọc mở: Đây là phương thức phục vụ thuận tiện và nhanh chóng. Muốn vậy phải tăng cường diện tích cho Thư viện. Trước mắt với diện tích chật hẹp như hiện nay, với số lượng cán bộ thư viện còn ít, Thư viện không thể tổ chức phòng đọc mở cho toàn bộ vốn tài liệu của Thư viện mà chỉ có thể tổ chức cho một bộ phận vốn tài liệu có nhiều người sử dụng như báo, tạp chí, tài liệu tra cứu và tư liệu. Để tổ chức được phòng đọc mở, Thư viện cần được cung cấp các trang thiết bị hiện đại như cổng từ, máy camera, máy khử từ, nhập từ.
Tăng cường dịch vụ “hỏi-đáp” thông tin. Trong khi người dùng tin chưa thành thạo sử dụng các phương tiện tra cứu tìm tin cả hiện đại và truyền thống, khi việc đào tạo người dùng tin chưa được tiến hành thường xuyên thì dịch vụ này trở nên cần thiết. Với kỹ năng chuyên môn, cán bộ thư viện có thể làm rõ những nhu cầu của người dùng tin, từ đó tìm và đưa thông tin tới người dùng tin một cách cụ thể trong thời gian ngắn nhất. Để triển khai dịch vụ này cần có những cán bộ sử dụng thành thạo các phương tiện tra cứu hiện đại cũng như phải có kiến thức sâu rộng về môi trường và phát triển bền vững.
Tăng cường dịch vụ tra cứu tìm tin. Thư viện cần có bảng hướng dẫn tra tìm để người dùng tin tự mình biết cách tìm tin. Bên cạnh đó, Thư viện nên tổ chức các buổi tập huấn nhất là đối với các cán bộ mới vào Viện để hướng dẫn bạn đọc có thể tự tra tìm tài liệu thông qua các CSDL trên máy tính. Chỉ những yêu cầu khó thực hiện, cần tìm tin chuyên đề rộng, tốn nhiều thời gian hoặc sử dụng các nguồn khác nhau thì cán bộ thư viện mới trợ giúp hoặc tìm thay cho họ.
Đẩy mạnh tuyên truyền giới thiệu sách: Thư viện cần tiến hành thường xuyên hình thức triển lãm sách mới và triển lãm sách theo chuyên đề. Thư viện cần dành riêng một giá, một tủ kính để triển lãm sách mới. Cần chọn những sách có nội dung cao và tổ chức thường xuyên hàng tháng. Đối với những cuộc triển lãm sách theo chuyên đề, Thư viện nên tổ chức gắn với các hoạt động chuyên môn của Viện.
- Ngoài việc củng cố và nâng cao chất lượng các sản phẩm, dịch vụ thông tin sẵn có, Thư viện cũng cần tổ chức thêm một số dịch vụ TT - TV khác nhằm giúp
86
bạn đọc khai thác nguồn lực thông tin một cách hiệu quả hơn như dịch tài liệu, phổ biến thông tin có chọn lọc, hội nghị bạn đọc…
Thư viện nên tổ chức hồ sơ trả lời câu hỏi. Đó là tài liệu ghi chép lại tỷ mỉ những nét đặc biệt trong quá trình tìm tin cho người dùng tin, các phương pháp tra cứu để trả lời những vấn đề phức tạp. Các yêu cầu tin của người dùng tin tại Viện thường đi sâu về các vấn đề môi trường, phát triển kinh tế, phát triển xã hội từng ngành, từng vùng ở Việt Nam cũng như trên thế giới. Tác dụng chủ yếu của hồ sơ trả lời câu hỏi là làm tài liệu tham khảo để trả lời những câu hỏi trùng nhau, chọn lọc tài liệu về những chuyên đề tương tự hoặc có liên quan với nhau. Những bản lưu câu trả lời giúp cán bộ thư viện đỡ mất công sức, rút ngắn thời gian tìm mà vẫn phục vụ nhanh những trường hợp câu hỏi của người dùng tin trùng nhau hoặc gần giống nhau.
Thư viện cần tổ chức dịch vụ phổ biến thông tin có chọn lọc. Đây là hình thức “ Dịch vụ cung cấp thông tin có nội dung và hình thức được xác định từ trước một cách chủ động và định kỳ tới người dùng tin” [20, tr. 128]. Để triển khai dịch vụ này, trước tiên, Thư viện cần chọn đối tượng là lãnh đạo Viện để phục vụ. Họ có thể đăng ký và đặt hàng, Thư viện sẽ tiến hành chọn những tài liệu phù hợp vói yêu cầu của họ. Sau đó, Thư viện sẽ mở rộng ra các đối tượng khác như lãnh đạo bộ phận phòng ban, các chủ nhiệm đề tài. Ưu điểm của loại dịch vụ này là giúp cho các nhà nghiên cứu tiết kiệm được nhiều thời gian trong tìm kiếm thông tin. Do đó, Thư viện cần tiến hành loại hình dịch vụ này để thu nhận những thông tin phản hồi, tự điều chỉnh, cải biến, nâng cao chất lượng hoạt động thông tin - thư viện. Hàng năm, Viện Nghiên cứu Môi trường và Phát triển bền vững có khoảng gần 10 đề tài nghiên cứu nên hình thức này trở nên cấp thiết. Thư viện nên đề nghị với ban lãnh đạo Viện trích một khoản kinh phí từ các đề tài nghiên cứu khoa học dành cho hoạt động này.
Dịch vụ dịch tài liệu theo yêu cầu của người dùng tin: Để thỏa mãn tối đa nhu cầu tin của người dùng tin, Thư viện cần tổ chức dịch vụ dịch tài liệu. Những tài liệu dịch rất có ích và cần thiết đối với các cán bộ nghiên cứu bởi nó chứa đựng nhiều thông tin mới và cập nhật. Cán bộ thư viện có thể trực tiếp dịch tài liệu hoặc có thể phối hợp với đội ngũ cán bộ nghiên cứu, đội ngũ cộng tác viên.
87
Thư viện nên thông qua các công cụ tìm tin để tìm kiếm các website cung cấp những thông tin phù hợp với nhu cầu tin của người dùng tin tại Thư viện Viện Nghiên cứu Môi trường và Phát triển bền vững, tổng hợp lại và tạo thành một nguồn thông tin điện tử, giúp người dùng tin có thể truy cập một cách nhanh chóng đến thông tin qua website của Viện.
Hàng năm, Thư viện cần tổ chức hội nghị bạn đọc, hội nghị cộng tác viên với mục đích trao đổi giữa thư viện và người dùng tin về các vấn đề liên quan đến nhu cầu tin đáp ứng nhu cầu người dùng tin. Từ đó, Thư viện có những chấn chỉnh kịp thời trong hoạt động để thỏa mãn và kích thích nhu cầu tin phát triển.
3.3. Tăng cƣờng cơ sở vật chất, đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động thông tin - thƣ viện
Để theo kịp sự phát triển của xã hội thông tin và của ngành TT - TV tạo điều kiện có thể hội nhập vào mạng lưới thông tin của khu vực, Thư viện Viện nghiên cứu Môi trường và Phát triển bền vững cần phải có phương hướng phát triển cụ thể về việc tăng cường cơ sở vật chất, xây dựng hạ tầng cơ sở thông tin và tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động thông tin - thư viện.
Thứ nhất, Thư viện cần mở rộng diện tích phòng kho và phòng đọc với những trang thiết bị tương ứng như bàn ghế, tủ giá... Cần bố trí phòng kho và phòng đọc liền kề nhau, như vậy sẽ giảm bớt công sức của cán bộ thư viện và việc bảo quản tài liệu được thuận tiện hơn.
Thứ hai, nâng cấp và trang bị hệ thống máy móc ở một số bộ phận xử lý kỹ thuật và bộ phận phục vụ. Viện Nghiên cứu Môi trường và phát triển bền vững nên trang bị 1 máy photocopy để cán bộ thư viện dễ dàng trong việc sao chụp tài liệu cho người dùng tin. Để chuẩn bị cho việc tạo lập một mạng nội bộ và tiến tới nối mạng trong toàn viện KHXHVN, Thư viện cần được trang bị một máy chủ (server) để quản lý và lưu trữ các CSDL. Với 4 máy tính được trang bị từ trước (trong đó có 2 máy tính cần phải được nâng cấp), thư viện cần ít nhất 1 máy tính mới để phục vụ cho nhu cầu tra cứu tài liệu trên CSDL và trên mạng Internet. Bước đầu tiến hành nối mạng giữa các máy tính trong Thư viện. Do các phòng ban trong Viện ở tập trung nên việc
88
nối mạng giữa các máy tính khá thuận tiện, có thể kết nối theo kiểu hình sao. Tuy nhiên, đây là một quá trình lâu dài, vì vậy cần xác định từng giai đoạn đầu tư thích hợp, đồng bộ, đảm bảo cho Thư viện phát triển bền vững và đúng hướng.
Ngày nay, công nghệ thông tin phát triển mạnh mẽ và có ảnh hưởng rất lớn đến mọi lĩnh vực, ứng dụng công nghệ thông tin là một điều kiện cần thiết để nâng cao chất lượng hoạt động TT - TV. Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động TT - TV ở nước ta được bắt đầu vào những năm 1980 và nay đã trở thành xu thế phát triển chung của các cơ quan thông tin - thư viện. Trong hoạt động thông tin - thư viện, các khâu có thể ứng dụng công nghệ thông tin: Bổ sung tài liệu, quản lý nguồn lực thông tin, thống kê, tra cứu, quản lý bạn đọc…
Hiện nay, Viện Nghiên cứu Môi trường và Phát triển bền vững đang sử dụng phần mềm quản lý thư viện CDS/ISIS for Win. Đây là phần mềm được UNESCO phát triển và phổ biến từ năm 1985 để đáp ứng nhu cầu quản lý thông tin bằng máy vi tính. Tuy nhiên, phần mềm này chỉ quản lý CSDL và hỗ trợ tra cứu thuận lợi nhưng nó lại kém hiệu quả khi áp dụng vào công đoạn bổ sung và các khâu công tác