Ngôn ngữ Khổ cỡ
Sách tiếng
Việt Sách tiếng Anh Sách tiếng Nga
Khổ nhỏ Vn Ln Sn
Khổ vừa Vv Lv Sv
Khổ lớn Vl Ll Sl
- Kho tạp chí: Tài liệu được sắp xếp theo ngôn ngữ, mỗi tạp chí có ký hiệu riêng và xếp theo năm, theo số. Có 3 loại ký hiệu xếp giá cho tạp chí
+ Tạp chí tiếng Việt: VTC + Tạp chí tiếng Anh: LTC + Tạp chí tiếng Nga: STC
- Kho tư liệu: Tài liệu được sắp xếp theo số đăng ký cá biệt, ký hiệu xếp giá: TL - Kho bản đồ và ảnh vệ tinh cũng được xếp theo số đăng ký cá biệt, có ký hiệu xếp giá: BĐ, Avt
Trước đây, khi chưa ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác thư viện thì cán bộ thư viện phải tiến hành mô tả, phân loại trực tiếp trên phích để tổ chức 2 loại mục lục: mục lục chữ cái và mục lục chủ đề. Nhưng từ khi ứng dụng công nghệ thông tin thì tài liệu được quản lý qua máy tính.
Hiện Thư viện có 2 hình thức tổ chức kho:
+ Tổ chức kho đóng: Hầu hết các tài liệu trong Thư viện đều được tổ chức dưới dạng kho đóng bao gồm các tài liệu là sách, tư liệu, bản đồ, ảnh vệ tinh và tạp chí đã đóng quyển. Những tài liệu này sau khi được xử lý sẽ được xếp vào kho theo số đăng ký cá biệt. Hình thức này thuận lợi cho việc quản lý tài liệu và thích hợp với loại hình tài liệu quý hiếm, tài liệu cho đọc hạn chế và tài liệu cho mượn có thời hạn. Người dùng tin tìm tài liệu thông qua bộ máy tra cứu và cán bộ phục vụ. Như vậy, họ không được trực tiếp xem xét nội dung tài liệu có phù hợp với yêu cầu không. Việc ghi tên tài liệu vào phiếu yêu cầu và đợi thủ thư đi lấy cũng làm mất nhiều thời gian.
54
+ Tổ chức kho mở: gồm các tài liệu là báo, tạp chí mới, các sách tra cứu. Những tài liệu này được xếp tại kho mở phòng đọc, bạn đọc có thể tiếp cận trực tiếp tài liệu mà không cần phải thông qua cán bộ thư viện. Tuy nhiên, tổ chức kho theo hướng "mở" hoặc "tự chọn" sẽ đòi hỏi phải có diện tích kho rộng, tài liệu thường xuyên được bổ sung nên giá phải có khoảng trống, tài liệu xếp trên giá không đẹp và thuận tiện vì có nhiều khổ, cỡ. Chính vì vậy, Thư viện chưa áp dụng các tổ chức kho mở cho kho sách được vì diện tích phòng đọc chỉ có 20 m2..
2.3.2. Hoạt động bảo quản tài liệu
“Bảo quản vốn tài liệu là những biện pháp bảo đảm sự toàn vẹn và hiện trạng vật lý bình thường của các tài liệu có trong kho” [6, tr. 361]. Đối với mỗi thư viện, sách báo là nguồn tài liệu cơ bản đặc biệt quan trọng, không những có ý nghĩa về mặt vật chất mà còn có giá trị về mặt văn hoá, tinh thần, là di sản quí báu của nhân loại. Vì vậy, bảo quản sách báo, tài liệu là một trong những công việc được Thư viện quan tâm trong những năm qua.
Để phục vụ cho việc vệ sinh và bảo quản kho sách, tài liệu, Thư viện đã được trang bị các trang thiết bị như: chổi, giẻ lau, xe đẩy, quạt thông gió, máy hút ẩm, máy hút bụi... Trong kho có lắp đặt hệ thống điều hòa nhiệt độ để duy trì nhiệt độ ổn định, có phủ bạt bên ngoài vào giờ nắng, kéo rèm để cách nhiệt và hạn chế ánh nắng mặt trời. Giá, kệ cách mặt đất 15 cm giúp cho tài liệu không bị ẩm.
Công tác bảo quản tài liệu tại Thư viên thường được tiến hành theo định kỳ 3 lần trong một năm. Các công việc chủ yếu là kiểm tra, vệ sinh kho, giá, kệ, đóng bìa tài liệu. Việc tiến hành kiểm tra, vệ sinh kho tài liệu, hút bụi, lau sàn giúp giữ tài liệu sạch sẽ, nguyên vẹn, phát hiện kịp thời những nguyên nhân gây hư hại tài liệu như môi trường, côn trùng để có biện pháp xử lý kịp thời, giảm thiệt hại cả về tài liệu và kinh phí sửa chữa. Đóng bìa tài liệu là một công việc nhằm giảm những tổn hại của quá trình lưu giữ và sử dụng tài liệu. Mỗi năm một lần, Thư viện dành ra 3 triệu đồng để tiến hành đóng bìa tài liệu đối với các loại tạp chí. Đối với những cuốn sách bị long, bị rách, Thư viện dùng dập gim, bìa mỏng, hồ dán để tu sửa. Với những cách làm này, mỗi năm Thư viện đã tăng thêm tuổi thọ cho hàng trăm cuốn sách, tài liệu.
55
Bên cạnh đó, Thư viện thường xuyên giáo dục ý thức trách nhiệm của cán bộ, viên chức trong việc thực hiện các quy định về bảo quản vốn tài liệu như: không đun nấu trong kho; không đưa những vật phẩm dễ cháy, thực phẩm vào kho sách; hết giờ làm việc phải tắt toàn bộ thiết bị điện trong kho và đóng các cửa để tránh mưa bão; thường xuyên kiểm tra kho tàng phát hiện mối mọt, sách rách nát, quét bụi giá sách… Trong quá trình phục vụ, cán bộ thư viện luôn nhắc nhở bạn đọc về ý thức xây dựng và bảo quản vốn tài liệu; kiểm tra tài liệu bạn đọc mượn trả để phát hiện hiện tượng xé sách, vẽ bậy…
Ngoài ra, Thư viện rất quan tâm đến vấn đề phòng cháy, chữa cháy. Trong phòng đã tiến hành lắp đặt hệ thống báo cháy tự động, trang bị dụng cụ phòng cháy chữa cháy (bình bọt CO2). Các đường dây dẫn điện đảm bảo, luôn luôn được kiểm tra. Các đường ra vào cơ quan luôn được thông thoáng, thuận lợi cho công tác chữa cháy khi có sự cố xảy ra… Hàng năm, Thư viện cử cán bộ đi học lớp tập huấn phòng cháy, chữa cháy do Viện KHXHVN tổ chức nhằm nâng cao ý thức và kỹ năng sử dụng phương tiện chữa cháy…
2.4. Các sản phẩm và dịch vụ phục vụ ngƣời dùng tin tại Thƣ viện
Trong bối cảnh các nguồn lực thông tin ngày càng được đa dạng hóa cả về nội dung và hình thức thì việc định hướng cho người dùng tin cách thức tìm kiếm, khai thác các thông tin cần thiết là hết sức quan trọng. Thông tin chỉ có ý nghĩa khi bản thân thông tin ấy có giá trị và được chuyển giao đến người có nhu cầu. Do vậy, các sản phẩm và dịch vụ TT - TV được xem là công cụ, phương tiện hoạt động do thư viện tạo ra để truy cập, khai thác và quản lý các nguồn thông tin nhằm đáp ứng nhu cầu tin, là cầu nối giữa người dùng tin và các nguồn thông tin.
2.4.1. Các sản phẩm thông tin - thư viện
Trong quá trình xây dựng và phát triển, Thư viện Viện Nghiên cứu Môi trường và Phát triển bền vững đã tạo được một số sản phẩm TT - TV như: Hệ thống mục lục, Thư mục, Cơ sở dữ liệu trên máy tính.
2.4.1.1. Hệ thống mục lục truyền thống của Thư viện bao gồm 2 loại: mục lục chữ cái và mục lục chủ đề.
56
- Mục lục chữ cái: được xây dựng theo tiêu chuẩn, quy tắc chung. Nó đã tạo nên một hệ thống khá phong phú, bao gồm mục lục sách, mục lục tạp chí, mục lục tư liệu xếp theo trật tự chữ cái tên tác giả, tên tài liệu. Mục lục chữ cái của sách, bài trích tạp chí còn phân theo ngôn ngữ tiếng Việt, tiếng Anh và tiếng Nga. Các cán bộ thư viện thường xuyên bổ sung các phiếu mới vào hộp phích để kịp thời phục vụ bạn đọc. Việc chỉnh lý mục lục chữ cái để phát hiện và sửa chữa các phiếu có sai sót về mặt mô tả, về số đăng ký cá biệt, sắp xếp đúng bộ, tập, thay thế phiếu bị rách, hỏng cũng được tiến hành thường xuyên.
- Mục lục chủ đề: Việc xây dựng mục lục chủ đề được dựa trên các chủ đề được bạn đọc quan tâm và sử dụng thường xuyên như Địa lý, địa sinh thái, Môi trường, kinh tế, xã hội...Cán bộ nghiên cứu dễ dàng lựa chọn tài liệu phù hợp với yêu cầu của mình.
Tuy nhiên, từ năm 2004, từ khi tự động hóa công tác thông tin thư viện, sử dụng máy tính để nhập cơ sở dữ liệu, Thư viện đã thay thế hệ thống mục lục truyền thống bằng các CSDL trên máy tính giúp cho việc tra cứu tin được nhanh chóng và cập nhật hơn.
2.4.1.2. Thư mục
Để phục vụ cho các công trình nghiên cứu mũi nhọn phục vụ cho sự phát triển của đất nước, với những đề tài trước mắt cũng như lâu dài, Thư viện đã biên soạn một số thư mục sau:
* Thư mục thông báo sách mới: là loại thư mục được biên soạn bao gồm tập hợp các biểu ghi thư mục được sắp xếp theo một trật tự nhất định về các tài liệu, sách mới được bổ sung vào thư viện.
Thư viện biên soạn thư mục thông báo sách mới ba tháng một lần. Thư mục này được bắt đầu biên soạn từ năm 2005. Đây là loại thư mục thông tin về các loại sách mới nhập vào thư viện, được mô tả theo quy tắc mô tả ISBD, được đánh chỉ số bằng tập hợp các từ khóa, có giới thiệu nội dung và được sắp xếp theo chủ đề. Trong mỗi chủ đề, các tài liệu được sắp xếp theo thứ tự tên sách. Thư viện thường gửi thư
57
mục thông báo sách mới về các phòng nghiên cứu và phòng đọc của Thư viện để kịp thời thông tin cho cán bộ nghiên cứu biết được những sách mới nhập về Thư viện.
Thư viện có hợp tác với phòng xử lý CSDL của Viện thông tin khoa học xã hội để xuất bản “Thư mục thông báo sách mới nhập” của Viện KHXHVN. Thư mục này xuất bản một tháng một lần, phục vụ cho các cán bộ nghiên cứu chủ yếu trong Viện KHXHVN. Đây là thư mục thông tin về các tài liệu mới nhập của các thư viện trong Viện KHXHVN được xây dựng trên cơ sở tích hợp các dữ liệu về sách mới nhập của các thư viện, trung tâm.
Sản phẩm thư mục này được cán bộ nghiên cứu trong và ngoài Viện sử dụng nhiều vì nó bao gồm tất cả vốn tài liệu có trong kho của các thư viện thuộc Viện KHXHVN. Loại hình thư mục này rất hữu ích với cán bộ nghiên cứu, giúp cho họ có được thông tin chính xác về địa chỉ của những cuốn sách cần thiết cho việc nghiên cứu của họ.
* Thư mục chuyên đề
Thư viện Viện Nghiên cứu Môi trường và phát triển bền vững trong 2 năm 2007, năm 2008 đã biên soạn được 7 thư mục chuyên đề, có tóm tắt nội dung theo đơn đặt hàng của Viện để phục vụ cho cán bộ nghiên cứu trong Viện, đó là:
- Thư mục về chủ đề môi trường - Thư mục về chủ đề phát triển kinh tế - Thư mục về chủ đề phát triển xã hội
- Thư mục về kinh nghiệm phát triển bền vững của các nước - Thư mục về phát triển bền vững nông nghiệp, nông thôn - Thư mục phát triển bền vững đô thị và khu công nghiệp - Thư mục phát triển bền vững vùng và địa phương - Thư mục phát triển bền vững vùng ven biển và hải đảo
Đối tượng phục vụ của thư mục này là tất cả cán bộ nghiên cứu trong và ngoài Viện. Ngoài ra, đối tượng phục vụ còn mở rộng cho các giáo viên, sinh viên, những người dùng tin khác có đề tài nghiên cứu liên quan đến vấn đề này. Phạm vi lựa chọn tài liệu của thư mục từ năm 2000 đến 2008. Ngôn ngữ của tài liệu: tiếng
58
Việt, tiếng Anh, tiếng Nga, bao gồm cả sách và tạp chí. Tài liệu tập hợp trong thư mục không những chỉ có trong Thư viện Viện Nghiên cứu Môi trường và Phát triển bền vững mà còn có tài liệu ở các thư viện khác trực thuộc Viện KHXHVN, Thư viện Viện Thông tin khoa học xã hội, Thư viện Quốc Gia , Thư viện Quân đội.
Các thư mục này giúp thời gian tìm tài liệu được rút ngắn. Tuy nhiên, thư mục này mới dừng lại ở bản in, chưa được xuất bản rộng rãi, nên mức độ phổ biến chưa cao, chỉ dành cho những người dùng tin đến Thư viện Viện Nghiên cứu Môi trường và Phát triển bền vững, Các thư mục này được biên soạn từ năm 2007, năm 2008, đến nay vẫn chưa được bổ sung, cập nhật.
* Thư mục bài trích tạp chí
Từ năm 2004 đến nay, từ khi Viện đổi tên thành Viện Nghiên cứu Môi trường và Phát triển bền vững, cùng với chức năng nghiên cứu mới, Thư viện đã chọn lọc các bài tạp chí đăng trên các tạp chí nghiên cứu có nội dung về các vấn đề nghiên cứu liên quan của Viện. Loại hình thư mục này được sắp xếp theo vần chữ cái tên tác giả và tên bài tạp chí. Thư viện đã biên soạn: Thư mục bài trích tạp chí Môi trường và Phát triển bền vững (gồm các bài tạp chí được xuất bản từ năm 2005 đến nay). Thư mục này được cập nhật hàng năm và được đặt tại phòng đọc để người dùng tin tra cứu.
* Các CSDL thư mục
CSDL thư mục: “là tập hợp lưu trữ các biểu ghi có quan hệ logic với nhau và được lưu trữ trên bộ nhớ của máy tính nhằm cung cấp thông tin thư mục chi tiết giúp cho người dùng tin tìm kiếm thông tin qua mục lục trực tuyến” [2, tr. 236].
Các CSDL này cho phép lưu trữ nhiều thông tin, có hệ thống tra cứu tìm tin linh hoạt, thuận lợi và nhanh chóng như: tìm tin có trợ giúp, tìm tin trình độ cao, tìm tin theo từ điển, tìm tin theo nhan đề tài liệu, tìm tin tự do... Các CSDL còn cho phép người dùng tin có thể truy nhập cùng một lúc tới nhiều vấn đề mà họ quan tâm. Ngoài ra, các cán bộ thư viện thực hiện việc cập nhật thông tin, bổ sung dữ liệu, hiệu đính, sao lưu và bảo trì các file dữ liệu một cách dễ dàng và nhanh chóng.
59
Thông qua việc tra cứu thông tin trên CSDL, người dùng tin tiếp xúc với tài liệu nhanh chóng và đầy đủ hơn so với việc tra cứu trên các mục lục truyền thống.
CSDL thư mục chứa các thông tin để có thể tra cứu đến tài liệu gốc. Các thông tin trong CSDL này cho phép bạn đọc tìm kiếm tài liệu gốc theo nhiều điểm tiếp cận khác nhau như tên tài liệu, tên tác giả, năm xuất bản, từ khóa, chủ đề…ngoài ra còn cho phép tìm tin theo nhiều dấu hiệu kết hợp một cách nhanh chóng như sử dụng toán tử AND, OR, NOT. Ví dụ: Tìm tài liệu của tác giả Hà Huy Thành về môi trường hoặc xã hội nhưng không phải là môi trường ở Miền Trung. Sử dụng toán tử: Hà Huy Thành* (Môi trường + Xã hội)^Miền Trung.
Kể từ khi thực hiện tin học hóa vào hoạt động thư viện, Thư viện đã xây dựng được 4 CSDL trên máy tính với hơn 17.000 biểu ghi bao gồm CSDL về sách ( tiếng Việt, tiếng Anh, tiếng Nga), CSDL bài trích tạp chí, CSDL tư liệu ( đề tài cấp Bộ, cấp Viện, cấp Nhà nước, luận án, luận văn, báo cáo khoa học, tài liệu điền dã, tài liệu dịch…), CSDL bản đồ và ảnh vệ tinh. Các biểu ghi của CSDL được lưu giữ và quản lý bằng phần mềm CDS/ISIS for Window (WINISIS). Tuy nhiên, phần mềm này chỉ là phần mềm quản lý tài liệu. Ưu điểm nổi bật của phầm mềm này như cấu trúc CSDL do người sử dụng tự xây dựng, ngôn ngữ tìm tin linh hoạt, ngôn ngữ tạo format đủ mạnh để có thể in và hiện hình theo ý muốn…Bên cạnh đó, hạn chế căn bản của WINISIS là không có khả năng quản lý tích hợp các khâu công tác trong thư viện như bổ sung, quản lý bạn đọc…Mặc dù vậy, việc xây dựng các CSDL trên máy tính được người dùng tin trong Viện rất hoan nghênh, đặc biệt là