2.2.1. Quy trình xử lý tài liệu
Trong quy trình đường đi của tài liệu từ khâu bổ sung đến khâu phục vụ người dùng tin, khâu xử lý thông tin cũng rất quan trọng. Hoạt động này ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng thông tin và hiệu quả phục vụ.
Quy trình xử lý tài liệu của Thư viện Viện Nghiên cứu Môi trường và Phát triển bền vững được khái quát bằng sơ đồ sau:
49
Hình 2.1: Sơ đồ quy trình xử lý tài liệu
Tiếp nhận tài liệu Đăng ký cá biệt Đóng dấu Dán nhãn Xử lý tiền máy (Mô tả, định từ khóa, định chủ đề) 0 Nhập máy In và dán ký hiệu xếp giá Xếp giá Kết thúc Bắt đầu
Khi tài liệu được bổ sung về, trước khi nhập kho, Thư viện tiến hành xử lý tập trung tại phòng nghiệp vụ để đảm bảo tính thống nhất trong việc tổ chức nguồn tài liệu. Tài liệu được vào sổ đăng ký cá biệt, đóng dấu, dán nhãn, xử lý tiền máy (mô tả thư mục, định từ khóa, tóm tắt, định chủ đề) nhập vào cơ sở dữ liệu rồi xếp lên giá.
2.2.2. Xử lý hình thức (Mô tả thư mục)
Đây là thao tác nhằm rút ra những thông tin đặc trưng của tài liệu rồi trình bày theo các quy tắc nhất định giúp NDT dễ dàng tìm thấy tài liê ̣u mình cần khi biết tên tác giả hay tên tài liê ̣u . Thư viện Viện cứu môi trường và Phát triển bền vững biên mục mô tả tài liệu theo tiêu chuẩn quốc tế ISBD (7 vùng mô tả) với những vùng cơ bản: Vùng nhan đề và thông tin trách nhiệm, vùng lần xuất bản , vùng địa chỉ xuất bản, vùng đặc trưng số lượng, vùng tùng thư , vùng phụ chú , vùng ISBN. Việc mô tả hình thức tài liệu trước đây được thư viện thể hiện dưới hình thức các
50
phiếu mô tả. Đến nay, với việc đưa tin học hóa vào công tác xử lý thông tin, Thư viện đã áp dụng khổ mẫu MARC 21 rút gọn nhằm đưa dữ liệu vào máy tính để quản lý tài liệu một cách có hiệu quả hơn.
2.2.3. Xử lý nội dung
2.2.3.1. Các quy tắc và khổ mẫu áp dụng trong biên mục mô tả
Để việc tổ chức và khai thác nguồn lực thông tin đạt hiệu quả, cần phải thực hiện tốt công tác thu thập, tạo lập vốn tài liệu, cung cấp các công cụ, phương tiện tra cứu, hỗ trợ người dùng tin với tới các nguồn tin từ xa. Việc sử dụng các công nghệ thông tin mới để quản trị và trao đổi thông tin, từ đó tạo điều kiện thuận lợi và nâng cao năng lực khai thác và sử dụng thông tin là một trong những hướng đi mới trong hoạt động thông tin - tư liệu hiện nay.
Từ trước năm 1979, nguồn lực thông tin tại Viện nghiên cứu Môi trường và Phát triển bền vững được xử lý chủ yếu bằng phương pháp thủ công. Nhưng từ năm 2004, cùng với việc tin học hóa hoạt động thông tin - thư viện, Thư viện đã xây dựng CSDL, tạo điều kiện cho việc tổ chức và khai thác nguồn lực đạt kết quả tốt.
Với sự giúp đỡ về kỹ thuật và chuyên môn của Phòng Tự động hóa các quá trình thông tin - Viện Thông tin Khoa học xã hội, Thư viện đã và đang hoàn thiện việc xây dựng hệ CSDL tích hợp cho mảng sách, tạp chí và tư liệu. Hiện nay, Thư viện sử dụng hệ quản trị CSDL CDS-ISIS for Windows để quản lý thông tin thư mục về các tài liệu hiện có trong thư viện. Trên phần mềm này, Thư viê ̣n đã xây dựng được các CSDL với 17.012 biểu ghi.
Trước khi nhập vào máy tính, các cán bộ thư viện lập phiếu tiền máy cho các tài liệu mới. Việc lập phiếu này hoàn toàn tuân thủ theo những quy tắc nghiệp vụ của công tác thư viện, Thư viê ̣n áp du ̣ng tiêu chuẩn quốc tế ISBD , khổ mẫu MARC 21 rút gọn, trong đó có quy định về nhãn trường, về chỉ số ISBD, từ khóa, tóm tắt nội dung tài liệu.
Sau khi phiếu tiền máy được kiểm tra, so sánh, đối chiếu với tài liệu gốc, cán bộ Thư viện đã tiến hành nhập máy vào CSDL. Cùng với việc in các bản thư mục theo format, Thư viện chuyển dữ liệu sang các máy phục vụ bạn đọc.
51
2.2.3.2. Hoạt động xử lý nộidung
Xử lý nô ̣i dung tài liê ̣u là quá trình phân tích nô ̣i dung tài liê ̣u và thể hiê ̣n nô ̣i dung đó bằng các từ khó a, chủ đề giúp NDT nhanh chóng tìm kiếm toàn bô ̣ tài liê ̣u theo nô ̣i dung - khía cạnh nghiên cứu của lĩnh vực tri thức cụ thể. Tại Thư viện Viện nghiên cứu Môi trường và Phát triển bền vững, xử lý nội dung tài liệu bao gồm các công đoạn như làm tóm tắt, định chủ đề, định từ khóa.
* Làm tóm tắt: “Là quá trình xử lý ngữ nghĩa và viết thành văn bản tóm tắt nội dung của tài liệu” [6, tr. 281] nhằm mục đích cô đọng, rút gọn nội dung tài liệu gốc (nén thông tin) hoặc chỉ ra những nội dung đặc trưng của tài liệu gốc. Tại thư viện Viện Nghiên cứu Môi trường và Phát triển bền vững, trong quá trình xử lý thông tin, công đoạn làm tóm tắt được thực hiện với hầu hết các tài liệu trừ bản đồ và ảnh vệ tinh. Tuy nhiên, nội dung của bài tóm tắt còn sơ sài, thiếu chính xác, chỉ dừng lại ở giới thiệu chung về các chương, phần. Một trong những nguyên nhân chủ yếu của tình trạng này là do lực lượng cán bộ thông tin còn quá mỏng và còn yếu về chuyên môn nghiệp vụ.
* Định từ khóa: “Là quá trình phân tích nội dung tài liệu và mô tả nội dung chính của tài liệu bằng một hay nhiều từ khóa” [6, tr. 300]. Từ khóa là một trong những công cụ tìm kiếm thông tin chủ yếu và quan trọng của hệ thống thông tin tự động hóa.
Trong thực tiễn công tác xử lý thông tin tại Thư viện Viện Nghiên cứu Môi trường và Phát triển bền vững thì phương pháp định từ khóa vẫn theo phương pháp tự do không có kiểm soát đã tạo ra sự không nhất quán khi xử lý cùng một đối tượng dẫn đến bỏ sót hoặc nhiễu tin.
* Định chủ đề: “Là quá trình xử lý nội dung tài liệu xác định đề tài và khía cạnh nghiên cứu của nó”.[6, tr. 325].
Trung tâm nghiên cứu địa lý nhân văn được đổi tên thành Viện Nghiên cứu Môi trường và Phát triển bền vững với chức năng và nhiệm vụ nghiên cứu mới nhằm đáp ứng nhu cầu chung của xã hội và quốc gia trong giai đoạn này. Để phục vụ nghiên cứu khoa học của Viện và cho hoạt động thư viện, vào năm 2006, thư viện đã
52
bước đầu biên soạn chủ đề tài liệu về vấn đề phát triển bền vững. Chủ đề được biên soạn thành 3 cấp
- Chủ đề cấp 1: Với 4 khía cạnh: kinh tế, xã hội, môi trường, thể chế
- Chủ đề cấp 2: Là chủ đề cấp 1 như kinh tế, xã hội, môi trường, thể chế nhưng được phân chia chi tiết hơn theo các lĩnh vực
Các vấn đề lý luận về môi trường và phát triển bền vững Nghiên cứu môi trường và phát triển bền vững vùng (lãnh thổ) Nghiên cứu môi trường và phát triển bền vững ngành
- Chủ đề cấp 3: Phân chia chi tết và sát thực với nội dung của từng tài liệu, kèm theo đó là các từ khóa tự do hỗ trợ cho việc tra cứu
Sau công đoạn này, mỗi một tài liệu sẽ tương ứng với một phiếu tiền máy với đầy đủ các dữ liệu có thể dùng làm điểm truy cập tới tài liệu đó. Hiện nay, thư viện Viện Nghiên cứu Môi trường và Phát triển bền vững đang sử dụng chương trình CDS-ISIS for Window (WINISIS) của UNESCO làm công cụ để nhập, xử lý và tìm kiếm thông tin. Thư viện đã tiến hành nhập dữ liệu theo khổ mẫu MARC 21 rút gọn do Viện Thông tin Khoa học xã hội biên soạn. Tuy nhiên, việc nhập dữ liệu mới dừng lại ở sự tương hợp với các nhãn trường của MARC 21, còn cách nhập thì đơn giản hơn: Không nhập các chỉ số, cũng như các dấu phân chia các yếu tố mô tả, một số ký hiệu, dấu phân cách trường con vẫn dùng ^ chứ không dùng $ như MARC 21; đối với trường lặp thì dấu phân cách trường lặp là % và không phân biệt giữa lặp cả trường và lặp trường con.