40 14 14 16 8 3 5 0 5 10 15 20 25 30 35 40
Môi trường Kinh tế Xã hội Địa lý Thể chế Dân tộc học Văn hóa
38
Theo bảng thống kê nội dung tài liệu thì chủ đề môi trường chiếm tỷ lệ lớn nhất 40% so với các lĩnh vực khác. Với chức năng nghiên cứu môi trường trong khu vực cũng như trên thế giới, nội dung tài liệu phù hợp với định hướng nghiên cứu của Viện. Tiếp theo là địa lý chiếm tỷ lệ 16%, các chủ đề phát triển kinh tế, phát triển xã hội chiếm tỷ lệ như nhau (14%), còn các lĩnh vực khác chiếm tỷ lệ nhỏ hơn.
2.1.1.3. Về ngôn ngữ tài liệu
* Sách: Hiện nay, số lượng sách của thư viện có khoảng hơn 8000 cuốn bằng các ngôn ngữ Việt, Anh, Nga. Trong đó nhiều nhất là sách tiếng Việt
Bảng 2.4: Thống kê thành phần ngôn ngữ của sách
Ngôn ngữ Số lƣợng (cuốn) Tỷ lệ (%)
Sách tiếng Việt 5.900 70,2
Sách tiếng Anh 1.800 21,4
Sách tiếng Nga 700 8,4
Tổng 8.400 100
Biểu đồ 2.3: Số lƣợng sách theo từng ngôn ngữ
21.4 8.4 70.2 Sách tiếng Việt Sách tiếng Anh Sách tiếng Nga
- Sách tiếng Việt: Như vậy, số lượng sách tiếng Việt khoảng 5.900 cuốn, chiếm 70,2% tổng số sách trong kho. Sách được bổ sung liên tục và trong những năm gần đây, mỗi năm nhập khoảng trên 200 cuốn sách trong đó có một phần là sách do các cán bộ trong Viện viết. Kho sách tiếng Việt hầu hết là sách về chuyên ngành môi trường, phát triển kinh tế, phát triển xã hội…
39 - Sách tiếng nước ngoài
Số lượng sách tiếng Anh chiếm 21,4% kho sách của Thư viện. Nguồn tài liệu này rất quan trọng đối với các nhà nghiên cứu của bất cứ quốc gia nào, bởi nó mang tính mới và cập nhật. Đối với các nhà nghiên cứu thì đây là nguồn thông tin rất có giá trị bởi nó mang tính mới và cập nhật. Vì thế, ngay từ khi mới thành lập Viện, lãnh đạo Viện rất quan tâm tới việc bổ sung tài liệu này. Tuy nhiên, nguồn bổ sung khá chậm do kinh phí còn bị hạn hẹp.
Sách tiếng Nga chiếm một tỷ lệ nhỏ 8,4% chủ yếu được bổ sung từ năm 1989. Từ đó đến nay chỉ có một số lượng rất ít sách tiếng Nga được nhập vào thư viện (chủ yếu do cán bộ đi công tác về tặng lại thư viện).
* Tư liệu: Tư liệu trong kho tài liệu của thư viện là những luận án tiến sĩ, luận văn thạc sĩ, đề tài khoa học cấp nhà nước, cấp Bộ, cấp Viện, tài liệu tập sự, tài liệu hội nghị, hội thảo. Nguồn tư liệu này có cả tiếng Việt, tiếng Anh, tiếng Nga.
* Báo, Tạp chí: Hiện nay, Viện Nghiên cứu Môi trường và Phát triển bền vững có khoảng 65 đầu báo và tạp chí trong đó có 45 loại báo và tạp chí tiếng Việt, 20 loại báo và tạp chí tiếng Anh.
Tạp chí Nghiên cứu Phát triển bền vững xuất bản định kỳ 4 số/ năm và tạp chí địa lý nhân văn xuất bản 2 số / năm. Chúng được lưu giữ cẩn thận và đầy đủ từ năm 2003 đến nay. Tất cả các số tạp chí này đều được đóng bìa cứng theo thứ tự thời gian (4 số/1 quyển) nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho cán bộ nghiên cứu trong việc sử dụng và bảo quản. Tạp chí nghiên cứu phát triển bền vững là loại tài liệu được bạn đọc quan tâm vì nó cung cấp cho họ những thông tin và kết quả nghiên cứu mới nhất về chuyên ngành này.
Bên cạnh tạp chí Nghiên cứu phát triển bền vững, thư viện còn có các tạp chí khác liên quan đến vấn đề môi trường và phát triển bền vững như Tạp chí Môi trường do tổng cục môi trường xuất bản, Tạp chí Nông nghiệp và Phát triển nông thôn do Bộ nông nghiệp và Phát triển nông thôn xuất bản, Tạp chí Tài nguyên và Môi trường của Bộ tài nguyên và Môi trường, Tạp chí Nghiên cứu Kinh tế do Viện kinh tế xuất bản, Tạp chí Xã hội học do Viện xã hội học xuất bản. Ngoài ra, Thư
40
viện còn có các loại tạp chí Nghiên cứu lịch sử, Nghiên cứu Tôn giáo, Nghiên cứu Đông Nam Á…
Ngoài các tạp chí tiếng Việt, Thư viện còn bổ sung các tạp chí tiếng Anh. Số lượng báo tạp chí ngoại văn tập trung chủ yếu vào các tạp chí liên quan đến vấn đề môi trường, kinh tế, xã hội trên thế giới: Ecological research, Far Eastern economic review, environmental management, economic development and cultural change, development policy review, world development, environmet and planning, environmental monitoring and assessment…
2.1.2. Công tác bổ sung vốn tài liệu
Vốn tài liệu là yếu tố đầu tiên cấu thành thư viện. Nội dung tài liệu càng phong phú, loại hình tài liệu càng đa dạng thì khả năng đáp ứng nhu cầu đọc ngày càng lớn. Vì vậy, bổ sung vốn tài liệu là một công tác rất quan trọng trong hoạt động thông tin - thư viện. Nó quyết định chất lượng kho tài liệu, quyết định mức độ thỏa mãn nhu cầu tin của người dùng tin.
Là một cơ quan nghiên cứu chuyên ngành, Viện Nghiên cứu Môi trường và Phát triển bền vững chú trọng công tác tạo nguồn tư liệu, trước hết là việc xây dựng và phát triển nguồn sách, báo tạp chí trong và ngoài nước.
Hiện nay, các thư viện đều gặp khó khăn trong điều kiện kinh phí dành cho bổ sung tài liệu không nhiều. Trong khi đó, giá tài liệu ngày càng tăng. Chính vì vậy, cần phải xây dựng được chính sách bổ sung phù hợp với nguồn kinh phí được cấp nhằm đáp ứng yêu cầu của cán bộ nghiên cứu. Công tác bổ sung tài liệu của thư viện được xây dựng dựa trên các yếu tố sau:
- Xác định hệ thống đề tài của Viện
- Loại hình thư viện, chức năng, nhiệm vụ và đối tượng phục vụ nghiên cứu - Tình hình xuất bản của Việt Nam và trên thế giới
- Ngân sách cụ thể của thư viện
- Trình độ chính trị, chuyên môn, văn hóa của người làm công tác bổ sung
Diện bổ sung: Công tác bổ sung tài liệu có nội dung phù hợp với hệ thống đề tài
nghiên cứu của Viện là môi trường, kinh tế, văn hóa, xã hội. Tài liệu được bổ sung
41
là các ấn phẩm dưới dạng sách, báo, tạp chí và các công trình nghiên cứu khoa học các cấp trong và ngoài Viện. Ngôn ngữ của tài liệu được bổ sung chủ yếu là tiếng Việt và tiếng Anh.
Công tác bổ sung cần được tiến hành đều đặn, thường xuyên, tránh tình trạng nhập tài liệu dồn về cuối năm. Tuy nhiên, vì Thư viện không chủ động được nguồn kinh phí, việc bổ sung thường mang tính bị động nhưng Thư viện đã lựa chọn những tài liệu có giá trị, phù hợp với mục tiêu đặt ra.
Nguồn bổ sung: Nguồn lực thông tin của thư viện Viện Nghiên cứu Môi trường và
Phát triển bền vững được bổ sung theo 3 nguồn chính. Đó là nguồn mua, nguồn lưu chiểu (thu nhận tài liệu nội bộ), nguồn trao đổi và biếu tặng.
2.1.2.1. Nguồn mua
Đây là hình thức bổ sung chủ yếu của Thư viện. Kinh phí để bổ sung thông qua hình thức này đều do Viện KHXHVN cấp và thay đổi theo từng thời gian nhất định. Tuy kinh phí được cấp trong những năm gần đây (từ năm 2004 đến nay) có cao hơn những năm trước nhưng nó chỉ chiếm một tỷ lệ nhỏ so với việc đầu tư kinh phí cho nghiên cứu khoa học. Vì vậy, các tài liệu luôn được lựa chọn cẩn thận về nội dung, tránh trùng lặp để phục vụ hoạt động nghiên cứu khoa học của Viện và đáp ứng nhu cầu của đông đảo người dùng tin.
* Tài liệu tiếng Việt
+ Sách: Thường được mua qua các cơ quan phát hành sách, các nhà xuất bản hoặc các cửa hàng kinh doanh sách báo. Căn cứ vào danh mục của các cơ quan phát hành sách gửi đến, Thư viện lựa chọn những sách cần mua theo hướng các đề tài nghiên cứu. Vì vậy, sách được lựa chọn tương đối kỹ lưỡng về mặt nội dung và giá trị khoa học, đáp ứng một phần nhu cầu của người dùng tin. Mỗi năm thư viện nhập khoảng 200-250 đầu sách tiếng Việt. Tuy nhiên, do kinh phí còn hạn chế nên mỗi đầu sách chỉ bao gồm 1 bản.
Từ năm 2004 trở lại đây, kinh phí dành cho tài liệu tiếng Việt khoảng 30-50 triệu đồng. Sự hạn chế về mặt kinh phí làm ảnh hưởng đến đầu tên tài liệu và số
42
bản. Tuy nhiên, các tài liệu bao giờ cũng được lựa chọn một cách cẩn thận về nôi dung để tránh trùng lặp.
+ Về báo, tạp chí
Đây là loại tài liệu rất cần thiết đối với nhà nghiên cứu, đặc biệt là tạp chí vì nó cung cấp phần lớn các kết quả nghiên cứu chuyên ngành và có tính thời sự, cập nhật.
Mỗi năm, thư viện đặt mua khoảng 20 loại báo, 20 loại tạp chí. Các tạp chí hầu hết do các Viện trong Viện KHXHVN xuất bản. Ngoài ra, còn một số tạp chí có liên quan như: tạp chí cộng sản, tạp chí du lịch, tạp chí biển Việt Nam...Bên cạnh đó, Thư viện còn đặt các bản tin như tin tham khảo, tin kinh tế, tài liệu tham khảo đặc biệt…Kinh phí dành để mua báo, tạp chí hàng năm thường khoảng từ 12-15 triệu đồng ( 3-4 triệu đồng/1 quý)
Biểu đồ 2.4: Kinh phí bổ sung tài liệu tiếng Việt giai đoạn từ 2004-2011 45 38 40 35 48 30 36 30 0 10 20 30 40 50 60 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 Năm Triệu đồng
Qua đồ thị trên, ta có thể thấy kinh phí bổ sung tài liệu tiếng Việt chỉ dao động từ 30 đến 50 triệu đồng, thấp nhất là năm 2004 và năm 2006 là 30 triệu đồng, cao nhất là năm 2007 là 48 triệu đồng. Mặc dù kinh phí có tăng lên nhưng không đáng kể nên số tên tài liệu và số lượng bản bị cắt giảm. Đây là một trong những
43
nguyên nhân làm cho vốn tài liệu không đầy đủ và phong phú như mong muốn của nhiều bạn đọc.
Bảng 2.5: Thống kê số lƣợng sách, báo, tạp chí tiếng Việt mua từ năm 2004 - 2011 Năm Sách Báo, tạp chí Số tên Số bản Số tên Số bản 2004 50 196 40 824 2005 67 208 39 820 2006 73 190 43 1001 2007 86 253 45 1007 2008 115 214 44 980 2009 147 240 40 875 2010 190 225 33 790 2011 201 210 30 700
Qua bảng số liệu trên ta có thể thấy: Số lượng sách, báo và tạp chí năm 2007 là cao nhất so với các năm do được cấp nhiều kinh phí nhất, các năm sau số lượng sách, tạp chí giảm do giá thành tài liệu tăng lên nhiều trong khi đó kinh phí cấp tăng lên không đáng kể. Số tên và số bản sách gần như tương đương nhau do hầu như các đầu sách chỉ mua 1 bản. Số lượng tạp chí những năm gần đây giảm dần vì Thư viện chỉ tập trung chú trọng vào các loại báo và tạp chí chuyên ngành.
* Tài liệu tiếng nước ngoài
Thư viện thường đặt mua sách báo ngoại văn thông qua Xunhasaba (công ty xuất nhập khẩu sách). Các thủ tục đặt mua sách nước ngoài phức tạp hơn sách tiếng Việt. Tuy nhiên, do có nhiều catalog, danh mục (có kèm theo giới thiệu nội dung chi tiết) từ Xunhasaba và một số nhà xuất bản gửi về nên Thư viện có điều kiện chủ động lựa chọn sách phù hợp với nhu cầu và phân bổ tỷ lệ thích hợp cho từng ngôn ngữ và từng chủ đề. Khi đã lên danh mục các tài liệu cần mua, Thư viện phải chuyển lên ban kế hoach tài chính của Viện KHXHVN xin xét duyệt. Thư viện sẽ
44
chính thức đặt mua qua các công ty trên khi đơn đặt hàng đã được phê duyệt. Số tài liệu được bổ sung chủ yếu bằng tiếng Anh.
Biều đồ 2.5: Kinh phí bổ sung tài liệu nƣớc ngoài giai đoạn 2004 - 2011
40 40 100 67 60 100 50 45 0 20 40 60 80 100 120 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 Năm Triệu đồng
Kinh phí đặt mua sách báo nước ngoài của thư viện dao động trong khoảng 40-100 triệu đồng. Thư viện đã tận dụng được nguồn kinh phí này để mua được những tài liệu cơ bản và có giá trị chủ yếu về vấn đề môi trường, phát triển kinh tế, phát triển xã hội.
Ngoài việc mua tài liệu qua các công ty trên, Thư viện còn chủ động nhờ các cán bộ đi công tác nước ngoài mua sách cho Thư viện. Ưu điểm của việc mua tài liệu từ nguồn này là Thư viện tiết kiệm được kinh phí thông qua các công ty xuất nhập khẩu sách báo. Các cán bộ nghiên cứu cũng lựa chọn được những sách có nội dung đúng chuyên môn của họ.
Tại thư viện, số lượng tài liệu được mua cũng hết sức hạn chế. Thư viện chỉ mua một số ít sách và tạp chí tiếng Nga về chuyên ngành môi trường và phát triển bển vững. Mỗi đầu sách chỉ được mua một bản.
Tuy nhiên, vào năm 2007, do hợp đồng đặt mua sách, báo tạp chí ngoại văn quá lớn, gần 300.000.000 đồng, nên từ năm 2008 đến năm 2011, thư viện ngừng mua sách, tạp chí ngoại văn. Thêm vào đó, kinh phí các năm sau lại bị cắt giảm gây khó khăn cho quá trình bổ sung tài liệu.
45
Hiện nay, có một bất cập cho vấn đề bổ sung nguồn lực thông tin ở Thư viện Viện Nghiên cứu Môi trường và Phát triển bền vững là Viện chưa xây dựng được một chính sách phát triển nguồn lực thông tin, chưa có một danh mục tạp chí “ Hạt nhân”. Vì vậy, bổ sung vẫn chưa đạt hiệu quả cao do khi lựa chọn và quyết định bổ sung tài liệu còn chủ yếu dựa trên tính chủ quan của cán bộ bổ sung.
Số lượng báo và tạp chí nước ngoài còn bị trùng bản nhiều giữa các cơ quan thông tin thư viện trong Viện KHXHVN do các viện không có sự phối hợp chặt chẽ trong quá trình bổ sung gây nên sự lãng phí đáng kể. Ví dụ: Tạp chí “Eastern economic review”, “world development” đã được mua ở Viện Nghiên cứu Môi trường và Phát triển bền vững, đồng thời cũng được mua ở Viện Nghiên cứu Đông Nam Á và Viện Dân tộc học.
2.1.2.2. Lưu chiểu
Theo quy định, các sách của cán bộ nghiên cứu khi xuất bản bằng nguồn kinh phí của Viện KHXHVN phải nộp vào thư viện từ 5 đến 10 cuốn. Số sách này được nhập vào trong kho để phục vụ tại chỗ và để tiến hành trao đổi với các thư viện, các nhà nghiên cứu khoa học trong và ngoài nước.
Các sản phẩm đề tài nghiên cứu khoa học cấp Nhà nước, cấp Bộ, cấp Viện sau khi nghiệm thu được lưu giữ và phục vụ tại thư viện.
Các luận án tiến sĩ, luận văn thạc sĩ khi bảo vệ xong đều phải nộp về thư viện lưu giữ và phục vụ bạn đọc.
Ngoài ra, các báo cáo khoa học tại các hội nghị, hội thảo trong và ngoài nước, báo cáo khoa học hàng năm của các phòng nghiên cứu và các cá nhân, các báo cáo tập sự phải nộp lưu chiểu về Thư viện của Viện.
Tuy nhiên, số lượng tài liệu này rất ít do các cán bộ không tự giác thực hiện. Vì vậy, Viện cần có những quy định cụ thể, có chế tài xử phạt nghiêm để Thư viện có thêm nhiều tài liệu quý, giúp cho nguồn lực thông tin ngày càng phong phú.
46
Bảng 2.6: Thống kê số lƣợng tài liệu bổ sung qua lƣu chiểu
Năm Số lƣợng sách (Cuốn) Số lƣợng tạp chí (Cuốn) Số liệu tƣ liệu (Cuốn)
2004 8 10 16 2005 14 10 18 2006 10 20 14 2007 25 20 32 2008 20 20 15 2009 18 20 22 2010 10 20 19 2011 15 20 22 TỔNG 120 140 158
2.1.2.3. Nguồn trao đổi, biếu tặng
* Trao đổi tài liệu: Là một trong những phương thức bổ sung tài liệu khoa học trong nước và ngoài nước. Thư viện Viện Nghiên cứu Môi trường và Phát triển