Nghiên cứu Môi trƣờng và Phát triển bền vững
2.5.1. Những mặt mạnh
Hoạt động thông tin - thư viện của Viện Nghiên cứu Môi trường và Phát triển bền vững có nhiều bước tiến đáng kể cùng với sự phát triển của Viện trong hơn 30 năm qua, đặc biệt là khi Thư viện ứng dụng công nghệ thông tin hiện đại từ năm 2004 đến nay.
2.5.1.1. Nguồn thông tin phát triển có định hướng và đáp ứng một phần nhu cầu tin của người dùng tin
Nguồn lực thông tin của Viện được xây dựng tương đối phong phú về nội dung với các loại tài liệu về môi trường, phát triển kinh tế, phát triển xã hội. Thư viện tích cực thu thập nhu cầu của người dùng tin nhất là của các cán bộ nghiên cứu trong Viện để mua tài liệu bổ sung phù hợp. Thư viện không ngừng phát huy các mối quan hệ với các thư viện khác để trao đổi, nhờ vậy, nguồn lực thông tin đã phát triển rất nhanh chóng. Nguồn lực thông tin của Thư viện phù hợp với đa số nhu cầu của người dùng tin và đáp ứng một phần nhu cầu tin của bạn đọc. Kết quả điều tra cho thấy 25,77% người dùng tin cho rằng Thư viện đã đáp ứng được nhu cầu tin của họ, 72,16% số người được hỏi cho rằng Thư viện đáp ứng được một phần và 2,06% người cho rằng Thư viện chưa đáp ứng nhu cầu tin của họ.
66
Bảng 2.9 : Mức độ đáp ứng nhu cầu tin
Tại Thƣ viện Viện Nghiên cứu Môi trƣờng và Phát triển bền vững
Mức độ đáp ứng nhu cầu tin Tổng số
Số lƣợng (ngƣời) Tỷ lệ (%)
Đáp ứng tốt 25 25,77
Đáp ứng một phần 70 72,16
Chưa đáp ứng 2 2,06
2.5.1.2. Công tác xử lí tài liệu được thực hiện kịp thời, chính xác
Công tác xử lí kỹ thuật tại Thư viện được cải tiến theo hướng ứng dụng công nghệ thông tin điện tử. Việc xử lý hình thức và nội dung được tiến hành thường xuyên khi có tài liệu mới, kiểm tra hiệu đính lại và đã xây dựng một hệ thống CSDL với số lượng lớn biểu ghi sách, bài trích tạp chí, luận văn, đề tài nghiên cứu khoa học có chất lượng, đáp ứng tốt nhu cầu ngày càng cao của người dùng tin.
Việc ứng dụng phần mềm WINISIS vào hoạt động thông tin - thư viện đã mang lại hiệu quả cao, tạo sự thống nhất trong hoạt động xử lý tài liệu của Thư viện, tạo cơ hội và khả năng cho người dùng tin có thể tiếp cận một cách rộng rãi tới nguồn tài liệu của Thư viện. Điều đó đã tiết kiệm được thời gian, công sức không chỉ của cán bộ xử lý tài liệu mà còn của người dùng tin trong việc tra cứu tìm tin tại Thư viện.
2.5.1.3. Công tác tổ chức và bảo quản tài liệu được tiến hành thường xuyên, đúng định kỳ.
Từ khi thành lập cho đến nay, Thư viện đã có nhiều cố gắng trong công tác bảo quản, dành một khoản kinh phí nhất định cho việc bảo quản tài liệu hàng năm. Đa số bạn đọc có ý thức giữ gìn, bảo vệ tài sản, giữ gìn vốn tài liệu cho Thư viện.
2.5.1.4. Các sản phẩm và dịch vụ thông tin - thư viện đã đáp ứng được một phần cơ bản nhu cầu thiết thực của người dùng tin.
+ Từ năm 2000 trở lại đây, Thư viện được trang bị các phương tiện kỹ thuật hiện đại như: máy vi tính, máy in, máy quét scan, đầu ghi CD, đầu đọc CD tạo
67
điều kiện cho việc ứng dụng công nghệ thông tin của Thư viện. Thư viện đã xây dựng được 4 CSDL với hơn 17.000 biểu ghi.
+ Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào việc tìm kiếm thông tin đã nâng cao hiệu quả tra cứu tin, tạo điều kiện cho bạn đọc khai thác và sử dụng tài liệu nhanh chóng, kịp thời và chính xác. 86,6% người dùng tin trả lời đã tra cứu thông tin trên cơ sở dữ liệu và 70,10% đánh giá rằng việc tra cứu này rất thuận lợi và hiệu quả.
Thông báo sách mới (32,99%) bạn đọc đánh giá tốt và thư mục chuyên đề mức độ hiệu quả không cao (28,87%). Thư mục chuyên đề chưa được biên soạn thường xuyên, chưa bám sát các nội dung nghiên cứu mới hiện nay của Viện đang triển khai để chủ động giới thiệu các tài liệu có chọn lọc đến người dùng tin. Việc tổ chức khai thác thông tin từ dạng ấn phẩm thông tin truyền thống đã bộc lộ nhiều nhược điểm rõ rệt và tỏ ra ít có tác dụng, tuy rằng vẫn đóng vai trò không thể thiếu trong hoạt động Thư viện.
67,01% người dùng tin thường kết nối Internet để đọc báo, tạp chí điện tử, tài liệu chuyên ngành nhưng cho đến nay Thư viện mới chỉ có 2 máy tính nối mạng và việc bạn đọc sử dụng Internet tại Thư viện cũng chưa rộng rãi, thể hiện ở tỷ lệ 27,84% số người đánh giá tốt trong khi có đến 30,93% đánh giá chưa tốt.
Bảng 2.10: Đánh giá của ngƣời dùng tin về chất lƣợng sử dụng các phƣơng tiện tra cứu
Phƣơng tiện tra cứu Tổng số
Đánh giá chất lƣợng sử dụng
Tốt Trung bình Kém
SL % SL % SL % SL %
Tra cứu trên CSDL 84 86,60 68 70,10 12 12,37 4 4,12 Thông báo sách mới 52 53,61 32 32,99 17 17,53 3 3,09 Thư mục chuyên đề 49 50,52 28 28,87 19 19,59 2 2,06 Kết nối Internet 65 67,01 27 27,84 30 30,93 8 8,25
68
+ Các loại dịch vụ thông tin truyền thống như đọc tại chỗ, mượn về nhà chiếm ưu thế và được bạn đọc đánh giá cao. Có 82,47 % số người đọc cho rằng dịch vụ đọc tại chỗ và 84,54 % số người đọc cho rằng dịch vụ mượn về nhà có chất lượng tốt. Dịch vụ tra cứu tin được 52,58% người dùng tin đánh giá tốt, giúp người dùng tin tìm thông tin nhanh chóng và hiệu quả.
88,66% số người được hỏi thường xuyên đọc tại chỗ bởi vì Thư viện Viện nghiên cứu Môi trường và Phát triển bền vững là Thư viện của cơ quan nghiên cứu, thái độ phục vụ của nhân viên thư viện tốt. Tuy nhiên, đa số đều cho rằng diện tích phòng đọc còn hạn chế, thiếu chỗ ngồi, thiếu giá, tủ để trưng bày, giới thiệu tài liệu mới, chỉ có 1 máy tính để tra cứu. 93,81% bạn đọc ưa thích hình thức mượn tài liệu về nhà vì ở nhà họ có nhiều thời gian hơn, thuận tiện cho việc đọc.
Sao chụp tài liệu là một trong những dịch vụ được người dùng tin quan tâm sử dụng, nhưng chỉ có 29,9% số người được hỏi sử dụng và đánh giá cao hiệu quả của dịch vụ này. Đó là do máy photocopy của Thư viện hiện nay chưa được đầu tư và cán bộ thư viện phải mang tài liệu ra ngoài nên bạn đọc cũng mất nhiều thời gian chờ đợi hơn.
Việc mượn tài liệu liên thư viện cũng thu hút người dùng tin quan tâm bởi vì đã góp phần định hướng cho người dùng tin với tới các nguồn tài liệu từ xa.
Nhiều ý kiến đề nghị Thư viện cần tổ chức kho mở tự chọn theo chuyên đề dành cho nhóm đối tượng là cán bộ nghiên cứu để giúp họ tiếp cận tới tài liệu dễ dàng và nhanh chóng hơn.
Bảng 2.11: Đánh giá của ngƣời dùng tin về mức độ hiệu quả của các hình thức phục vụ
Hình thức phục vụ Tổng số
Đánh giá mức độ hiệu quả
Tốt Trung bình Kém
SL % SL % SL % SL %
Đọc tại chỗ 86 88,66 80 82,47 4 4,12 2 2,06 Mượn về nhà 91 93,81 82 84,54 4 4,12 5 5,15 Sao chụp tài liệu 56 57,73 29 29,90 19 19,59 8 8,25 Tra cứu thông tin 73 75,25 51 52,58 22 22,68 0 0 Dịch vụ chỉ dẫn liên
thư viện 58 59,79 40 41,24 15 15,46 3 3,09
69
- Cán bộ thư viện được đào tạo đúng chuyên ngành, được theo học các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ, lớp nâng cao trình độ tin học góp phần tăng hiệu quả của công việc. Tinh thần, thái độ, tác phong làm việc của cán bộ thư viện nhanh nhẹn, nhiệt tình, tích cực. Theo điều tra cho thấy, có 81,44% người dùng tin đánh giá tốt thái độ phục vụ của cán bộ thư viện và 18,56 % đánh giá là khá.
2.5.2. Những mặt hạn chế
2.5.2.1. Nguồn lực thông tin chưa thỏa mãn được đầy đủ nhu cầu của người dùng tin.
Qua tổng hợp phiếu điều tra cho thấy 31,96% người dùng tin đánh giá nguồn lực thông tin của Thư viện tương đối đầy đủ, trong khi đó 68,04% người dùng tin cho rằng nguồn lực thông tin chưa đầy đủ.
Bảng 2.12 : Đánh giá mức độ đầy đủ của nguồn lực thông tin tại Thƣ viện Viện Nghiên cứu Môi trƣờng và Phát triển bền vững
Mức độ đầy đủ của nguồn lực thông tin
Tổng số
Số lƣợng (Ngƣời) Tỷ lệ (%)
Đầy đủ 31 31,96
Chưa đầy đủ 66 68,04
Mặc dù có nhiều cố gắng trong công tác bổ sung, trao đổi nhưng thực tế nguồn lực thông tin của Thư viện vẫn chưa đa dạng, chủ yếu chỉ là sách và ấn phẩm định kỳ. Mảng tài liệu điện tử và tài liệu đa phương tiện Thư viện chưa có nhiều và đối với những tài liệu đã có, Thư viện cũng chưa đưa ra phục vụ người dùng tin. Điều đó làm hạn chế mức độ thỏa mãn thông tin và ảnh hưởng lớn đến thói quen sử dụng nguồn lực thông tin bởi vì các loại hình tài liệu truyền thống như sách, tạp chí mang lại thông tin không cập nhật như các loại tài liệu điện tử.
Công tác bổ sung nhìn chung còn thiếu chiến lược phát triển, bị động và tản mạn, chưa có chiến lược tạo nguồn thông tin, thiếu cân đối giữa các loại hình, ngôn ngữ tài liệu. Thư viện chưa có chính sách tích cực trong việc thu thập và khai thác
70
nguồn tài liệu “xám”, thế mạnh của một Viện chuyên ngành. Hàng năm, Viện nghiên cứu Môi trường và Phát triển bền vững nghiệm thu khoảng gần 10 công trình nghiên cứu khoa học và tổ chức khoảng 10 hội thảo chuyên đề. Kết quả của các công trình nghiên cứu và các báo cáo khoa học là những tư liệu rất có giá trị cần phải được thu thập, bảo quản và khai thác một cách tích cực. Ngoài ra còn cần phải tích cực thu thập các tư liệu thực tế mà các nhà khoa học thu được qua những chuyến khảo sát tại nước ngoài, các chuyến công tác điền dã và tận dụng khai thác kho tư liệu riêng của các nhà khoa học bởi vì họ thường có những tài liệu đặc biệt chuyên sâu và quý hiếm.
Do thiếu chính sách phát triển nguồn tin làm cơ sở cho việc bổ sung vốn tài liệu của Thư viện, vì vậy, việc lựa chọn tài liệu thường mang tính chủ quan của người làm công tác bổ sung, chưa có danh mục tạp chí “hạt nhân” nên một số tạp chí bổ sung về không phù hợp với người dùng tin dẫn đến tình trạng hầu như không có ai sử dụng. Hơn nữa, ngân sách được cấp lại quá eo hẹp, giá tài liệu lại tăng hàng năm dẫn đến một số tài liệu không được bổ sung. Do đó, Thư viện chưa có đủ những tài liệu cần thiết về chuyên ngành Môi trường và Phát triển bền vững để đáp ứng nhu cầu của cán bộ nghiên cứu.
Mặc dù, kinh phí dành cho việc bổ sung tài liệu ngoại văn ngày càng tăng lên nhưng để mua được những tài liệu có giá trị thì còn quá ít chưa nói đến việc trang bị các thiết bị hiện đại để xây dựng cơ sở hạ tầng thông tin. Các tài liệu chủ yếu được bổ sung là tiếng Anh. Tuy nhiên, vào năm 2007, do hợp đồng đặt mua sách, báo tạp chí ngoại văn quá lớn, gần 300.000.000 đồng, nên từ năm 2008 đến nay, Thư viện ngừng mua sách, tạp chí ngoại văn để trả nợ. Do không bổ sung đều đặn, điều đó đã làm hạn chế mức độ cập nhật thông tin của người dùng tin.
- Thư viện cũng chưa kết nối với bất kỳ mạng thông tin nào của các thư viện trong nước và ngoài nước ngay cả hệ thống thư viện thuộc Viện KHXHVN. Tổ chức hoạt động TT - TV chưa thống nhất. Hệ thống TT - TV của Viện KHXHVN gồm có gần 30 viện nhưng sự phối hợp hoạt động giữa các thư viện chưa được tiến hành chặt chẽ. Các thư viện hoạt động chưa có sự liên kết, chưa phối hợp được các kênh thông tin với nhau, chưa thống nhất quản lý hoạt động thông tin trong phạm vi
71
của Viện KHXHVN. Tình trạng thiếu chia sẻ thông tin có nguyên nhân là do việc nối mạng, xây dựng website của Viện nói riêng và của các Viện khác trực thuộc Viện nói chung vẫn còn ở bước khởi đầu, nghèo nàn, chưa có sự kết nối chung. Vì thiếu sự liên kết này nên nguồn lực thông tin trong thư viện cũng bị hạn chế. Do đó, việc chia sẻ nguồn lực thông tin giữa các thư viện trong cùng một hệ thống, các thư viện trong và ngoài nước sẽ gặp nhiều khó khăn và không hiệu quả.
2.5.2.2. Hoạt động xử lý, bảo quản và thanh lọc tài liệu còn nhiều bất cập
- Việc xử lý tài liệu đặc biệt là định từ khóa vẫn theo phương pháp tự do không có kiếm soát đã tạo ra sự không nhất quán khi xử lý cùng một đối tượng dẫn đến bỏ sót hoặc nhiễu tin. Khâu tóm tắt hiện nay phần lớn chỉ là phần liệt kê các chương mục, nhiều tài liệu nếu chỉ liệt kê các chương mục thì không thể hiểu hết nội dung của tài liệu, do đó chất lượng bài tóm tắt không cao.
- Trong năm 2007, do sự thay đổi nhân sự trong phòng, Thư viện đã tiến hành kiểm kê vốn tài liệu. Qua thực tế kiểm kê, số lượng tài liệu bạn đọc giữ lâu, chưa trả cho Thư viện, dẫn đến tình trạng thất lạc, mất mát tài liệu. Một trong những lý do chủ yếu là do Thư viện chưa có những quy định cụ thể, có chế tài xử phạt nghiêm. Trong số những người dùng tin được hỏi, thì có 26 người (26,80%) bị từ chối phục vụ, nguyên nhân lớn nhất là do tài liệu đã cho người khác mượn quá hạn chưa trả (16 người).
- Trong công tác bảo quản tài liệu: Với diện tích kho khoảng 45 m2, điều đó không thể đáp ứng được số tài liệu ngày càng tăng. Báo các năm trước phải xếp lên trên tầng cao nhất của giá sách, gần với bóng đèn điện. Vì vậy, báo dễ bị khô, ròn. Khoảng cách giữa các giá sách hẹp khó khăn trong việc di chuyển đi lại trong những tình huống khẩn cấp. Nhiều tài liệu xếp không đúng, giá thì quá chật dẫn đến tài liệu bị gãy, quăn, cong hoặc ẩm mốc do không được thoáng khí.
Mặt khác, Thư viện chỉ tiến hành sửa chữa nhỏ như đóng bìa, dán gáy sách, dán sách bị rách, rời…Đối với những sách bị hư hỏng nặng như sách bị khô ròn hoặc mủn, thư viện không đủ điều kiện về trang thiết bị, kinh phí và nhân lực để phục chế nên nhiều cuốn sách vẫn để nguyên tình trạng như vậy. Bên cạnh đó, tài liệu bị hư
72
hỏng nhiều khi do những hành động vô ý thức hoặc cố ý của con người như bẻ sách, gập sách, sử dụng các loại gim kẹp, gim gập để lâu gây hư hỏng và gỉ sét, dùng tay thấm nước bọt lật trang sách…Ngoài ra, Thư viện chưa xây dựng cho mình một kế hoạch phòng chống hỏa hoạn, động đất, chưa xây dựng một danh mục các tài liệu ưu tiên bảo quản, sửa chữa, phục chế. Vì vậy, đây cũng là những hạn chế trong công tác bảo quản tài liệu tại Thư viện, cần phải có những biện pháp khắc phục.
- Hàng năm, việc thanh lọc tài liệu mới chỉ được tiến hành đối với báo, tạp chí mang tính chất giải trí. Hiện Thư viện có nhiều tài liệu đã cũ, nhiều cuốn rách nát, mờ chữ, không đọc được, hầu như không còn độc giả nào sử dụng nhưng vì