1 .Tính cấp thiết của đề tài
9. Bố cục của luận văn
2.4. Đánh giá về chất lƣợng SP&DV Thông tin Thƣ viện tại Trƣờng ĐHHD
TTTT-TV với sứ mệnh phục vụ công tác dạy, học tập và nghiên cứu khoa học của cán bộ giảng viên, sinh viên trong toàn Trƣờng. Vì vậy, các hoạt động cung cấp các SP&DVTT-TV của Trung tâm cũng không nằm ngoài mục đích đó. Chất lƣợng sản phẩm và dịch vụ thông tin - thƣ viện phụ thuộc vào nhiều yếu tố cả chủ quan và khách quan. Để nâng cao chất lƣợng của sản phẩm và dịch vụ này trƣớc tiên cần đánh giá đƣợc thực trạng của Trung tâm TT-TV, chỉ ra những điểm mạnh và điểm yếu của thƣ viện trong giai đoạn hiện nay:
2.4.1. Đánh giá về Sản phẩm Thông tin - Thư viện
Theo tác giả Trần Mạnh Tuấn thì có 4 tiêu chí cơ bản phản ánh chất lƣợng SPTT-TV là: mức độ bao quát nguồn tin; chất lƣợng của các đơn vị cấu thành sản phẩm; khả năng cập nhật thông tin và tìm kiếm thông tin qua sản phẩm:
- Mức độ bao quát nguồn tin
Hệ thống SP&DVTT-TV của Trung tâm hiện nay còn đơn giản, vẫn mang đậm chất truyền thống; tuy nhiên mọi sản phẩm của Trung tâm đã bao quát đƣợc toàn bộ nguồn hệ thống thông tin mà thƣ viện hiện có. Cho đến nay hệ thống SP&DV khá đa dạng gồm cả dạng truyền thống và hiện đại.
Theo khảo sát từ NDT thì cơ bản đã đáp ứng đƣợc nhu cầu tin của NDT thể hiện khi bạn đọc đến mƣợn thì Trung tâm luôn sẵn sàng phục vụ nhiệt tình, nhanh chóng; phục vụ tất cả các ngày trong tuần kể cả buổi tối. Các loại hình sản phẩm đã có sự đầu tƣ phát triển khá đồng đều và hàng năm thì Trung tâm luôn phát triển các hoạt động nghiên cứu nhu cầu của đối tƣợng NDT mới để có thể đáp ứng tốt hơn những nhu cầu này.
- Chất lượng của các đơn vị cấu thành sản phẩm
Nhìn chung các sản phẩm của TTTT-TV Trƣờng ĐHHD về cơ bản có chất lƣợng tƣơng đối tốt. Các thƣ mục đƣợc xây dựng theo cấu trúc thống nhất, các tài liệu đƣợc xử lý tƣơng đối chính xác và đƣợc xây dựng bởi các cán bộ có kinh nghiệm, có trình độ chuyên môn nghiệp vụ từ xử lý nội dung đến xử lý hình thức để có đƣợc những thông tin có giá trị nhất (Trƣờng hiện có 04 cán bộ giảng viên có chuyên môn về thƣ viện nhƣng do chính sách luân chuyển cán bộ, hiện nay số cán bộ này không làm công tác thƣ viện nhƣng vẫn tham gia hƣớng dẫn nghiệp vụ cho thƣ viện). Các CSDL đã đƣợc kiểm soát nội dung chặt chẽ, đƣợc trình bày theo khổ mẫu chung nhất.
- Khả năng cập nhật thông tin
Khả năng cập nhật thông tin đƣợc thể hiện ở chỗ thông tin trong các sản phẩm đƣợc cập nhật thƣờng xuyên, đảm bảo tính liên tục. Các tài liệu mới đƣợc bổ sung về thƣ viện, sau khi đƣợc xử lý nội dung và hình thức sẽ nhanh chóng đƣợc
cập nhật vào CSDL và NDT có thể tìm kiếm ngay lập tức các tài liệu đó thông qua các hệ thống tìm tin nhƣ thƣ mục thông báo sách mới, hệ thống mục lục truyền thống hay mục lục tra cứu trực tuyến (OPAC).
- Khả năng tìm kiếm thông tin qua sản phẩm
Thể hiện ở các phƣơng tiện tra cứu tin phải giúp NDT dễ sử dụng, khai thác. Tốc độ tìm tin linh hoạt, nhanh chóng, kịp thời đáp ứng tối đa NCT cho NDT. Ngoài ra khả năng tìm kiếm thông tin còn phải thể hiện dƣới nhiều hình thức tìm tin khác nhau nhƣ: mục lục chữ cái, mục lục phân loại, thƣ mục hay trên CSDL,...
Mặt khác, còn là các thông tin đánh giá từ NDT, đánh giá qua thông tin phản hồi và cơ chế tiếp thu thông tin phản hồi của TTTT-TV Nhà trƣờng.
2.4.2. Đánh giá Dịch vụ Thông tin - Thư viện
- Tính hiệu quả: đƣợc xác định qua hiệu quả mà dịch vụ đem lại cho ngƣời dùng tin; đƣợc xác định qua cách thực hiện dịch vụ (có tiết kiệm nhất hay không?).
- Lợi ích chi phí: đƣợc xác định bằng cách tính toán xem việc sử dụng chi phí để thực hiện dịch vụ có thực sự tối ƣu hay không, cùng với một chi phí nhất định, dịch vụ cần đƣợc thực hiện nhƣ thế nào để thoả mãn nhu cầu tin ở mức cao nhất.
Các tiêu chí đánh giá dịch vụ
- Chi phí thực hiện dịch vụ: Đây là một tiêu chuẩn quan trọng để đánh giá dịch vụ. Chi phí này bao gồm chi phí hiện và chi phí ẩn:
+ Chi phí hiện: chi phí in tài liệu, sao chụp tài liệu, dịch tài liệu,...
+ Chi phí ẩn: trình độ, kinh nghiệm, chuyên môn để xây dựng và bảo trì các nguồn thông tin
- Chất lượng của dịch vụ: Các sản phẩm đƣợc tạo ra để cung cấp cho NDT của thƣ viện hầu nhƣ đƣợc đánh giá tƣơng đối, tuy nhiên mới chỉ đáp ứng đƣợc một phần rất nhỏ nhu cầu tin của NDT. Nguồn tin có sự cập nhật thông tin nhanh chóng và đầy đủ, thông tin khách quan, có độ tin cậy cao
- Ngoài ra còn có tính kịp thời, tính tiện lợi và tính hiệu quả…cũng là những tiêu chuẩn hết sức quan trọng để đánh giá dịch vụ TT-TV có chất lƣợng hay không?
Dựa trên những đánh giá về chất lƣợng của hệ thống sản phẩm và dịch vụ TT-TV của TTTT-TV Trƣờng ĐHHD ta có thể rút ra đƣợc những ƣu điểm và nhƣợc điểm của hệ thống SP&DVTT-TV tại trƣờng ĐHHD nhƣ sau :
* Ưu điểm: Về cơ bản các SP&DVTT-TV của Trung tâm đã đáp ứng phần lớn nhu cầu thông tin của NDT:
- Các loại hình SP&DVTT-TV tƣơng đối đa dạng phong phú đã đáp ứng đƣợc phần lớn nhu cầu thông tin của NDT là cán bộ, giảng viên và sinh viên học tại Trƣờng.
- Các SP&DVTT-TV đƣợc Trung tâm ứng dụng CNTT vào việc quản lý, tổ chức, khai thác; áp dụng các chuẩn nghiệp vụ tạo điều kiện cho việc trao đổi dữ liệu với các thƣ viện khác, nhiều SP & DVTT-TV đƣợc NDT đánh giá rất cao nhƣ: mục lục truy cập trực tuyến (OPAC), dịch vụ đọc tại chỗ, dịch vụ mƣợn về nhà…
- Các SP&DVTT-TV của Trung tâm đƣợc tổ chức miễn phí, tạo điều kiện thuận lợi và thu hút số lƣợng lớn NDT, giúp cho việc nâng cao kiến thức học tập và nghiên cứu khoa học.
- Các DVTT-TV của Trung tâm chủ yếu đƣợc tổ chức theo phƣơng thức phục vụ chủ động (dịch vụ đọc tại chỗ, dịch vụ mƣợn về nhà đƣợc tổ chức theo hình thức kho mở....) đảm bảo tính thân thiện, dễ sử dụng đối với NDT, tạo điều kiện cho NDT khai thác tài liệu thuận tiện, dễ dàng và nhanh chóng nhất.
- Đội ngũ cán bộ thƣ viện khi phục vụ đều có tinh thần trách nhiệm, nhiệt tình với công việc. Chính vì vậy mà thái độ phục vụ của cán bộ đƣợc đánh giá cao.
Nguyên nhân của những thành công trên là do:
TTTT-TV đƣợc sự quan tâm chỉ đạo sát sao của Ðảng uỷ, Ban Giám hiệu Nhà trƣờng. Cùng với đó, các phòng ban và các khoa trong Nhà trƣờng đã đƣợc sự quan tâm giúp đỡ, đã tìm ra hƣớng đi đúng, đƣa Trung tâm dần tiến kịp các thƣ viện tiên tiến trong nƣớc và trong địa bàn tỉnh Hải Dƣơng.
Đội ngũ cán bộ của Trung tâm thƣờng xuyên đƣợc nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ góp phần vào việc nâng cao chất lƣợng các SP&DVTT-TV của mình. Hiện có 04 cán bộ thƣ viện trong Trƣờng có trình độ sau đại học và Thạc sỹ.
Nguồn tài nguyên của Trung tâm đƣợc bổ sung tăng lên đáng kể không chỉ có tài liệu in ấn mà còn đầu tƣ bổ sung số lƣợng tài liệu điện tử trên internet nhất là tài liệu điện tử có đƣợc từ nguồn sƣu tầm và scan; góp phần làm phong phú hơn vốn tài liệu của Thƣ viện;
Về cơ sở vật chất, TTTT-TV cũng quan tâm rất nhiều đến việc mua sắm các cơ sở vật chất, các trang thiết bị hiện đại, phù hợp để tạo điều kiện tốt nhất cho việc tạo ra các SP & DVTT-TV tốt nhất cho ngƣời dùng tin.
* Nhược điểm:
- SPTT-TV chủ yếu là thông tin về tài liệu gốc, chƣa có nhiều sản phẩm thông tin có giá trị gia tăng cao nhƣ thƣ mục chuyên đề, tổng luận.
- Các danh mục, thƣ mục thông báo sách mới đƣợc biên soạn nhƣng thực sự chƣa đƣợc thƣờng xuyên và đƣợc chú trọng.
- Việc biên soạn thƣ mục chuyên đề, xây dựng các CSDL dữ kiện, bài trích báo, tạp chí chƣa đƣợc tiến hành biên soạn.
- CSDL chƣa đƣợc hiệu đính thƣờng xuyên nên tính chính xác chƣa cao, còn nhiều biểu ghi trùng nhau, nhiều kí hiệu phân loại, từ khóa chƣa chính xác gây khó khăn trong việc tìm tin.
- Các DVTT-TV của Trung tâm còn mờ nhạt chƣa thể hiện hết vai trò của mình. Nhiều dịch vụ có chất lƣợng cao thì chƣa đƣợc đƣa vào hoạt động nhƣ dịch vụ cung cấp thông tin theo chuyên đề, dịch vụ triển lãm sách…
- Phần mềm quản lý thƣ viện do các giảng viên khoa công nghệ thông tin không có chuyên môn về thƣ viện viết nên còn khá sơ sài, các phân hệ chƣa hoàn chỉnh vẫn còn trùng lặp nhiều.
- Dịch vụ đa phƣơng tiện internet đã đƣợc triển khai tổ chức ở phòng đọc nhƣng không đƣợc đầu tƣ bổ sung tài liệu một cách thƣờng xuyên, máy tính chƣa đƣợc nâng cấp dẫn đến tình trạng hiệu quả sử dụng ngày một giảm sút. Qua phiếu điều tra, hiện tại dịch vụ này chỉ còn 29.8% NDT sử dụng.
* Nguyên nhân của hạn chế:
Mặc dù đƣợc sự quan tâm của các cấp lãnh đạo nhƣng Trung tâm thật sự chƣa xây dựng đƣợc một chiến lƣợc hoạch định lâu dài cho việc phát triển các SP&DVTT-TV một cách toàn diện.
- Trung tâm chƣa thực sự chú trọng đến việc phát triển và đa dạng hóa các loại hình SP&DVTT-TV. Hiện tại, Trung tâm còn nhiều SP&DVTT-TV chƣa đƣợc triển khai mà lẽ ra nên đƣợc đầu tƣ phát triển xứng tầm hơn.
- TTTT-TV cũng chƣa có sự đầu tƣ thích đáng về thời gian, công sức cho việc xây dựng biên soạn các sản phẩm thông tin có giá trị và tổ chức các dịch vụ có chất lƣợng cao;
- Việc bổ sung nguồn tài nguyên đƣợc Trung tâm bổ sung thƣờng xuyên và số lƣợng tăng lên đáng kể song việc phân bổ tài liệu về các lĩnh vực khoa học chƣa đƣợc đồng đều.
- Đội ngũ cán bộ của Trung tâm không đông, không có chuyên môn sâu về thƣ viện và có cán bộ trẻ nên chƣa có nhiều kinh nghiệm trong việc phục vụ, xử lý, khai thác thông tin để có thể đáp ứng những nhu cầu tin chuyên sâu.
- Cán bộ chuyên ngành khác không có nên việc xử lý, biên soạn các sản phẩm hay tổ chức các dịch vụ mới còn gặp nhiều khó khăn
- Trong công tác xử lý, việc đánh từ khóa Trung tâm vẫn chƣa áp dụng theo một bộ từ khóa chuẩn, chủ yếu đƣợc đánh tự do, dẫn đến không thống nhất, gây ra khó khăn trong việc tìm kiếm thông tin.
- Trong công tác đào tạo NDT, mặc dù Trung tâm đã tham gia hƣớng dẫn sử dụng tại tuần lễ sinh hoạt đầu năm, hoặc cử cán bộ hƣớng dẫn tại chỗ nhƣng do số lƣợng sinh viên đông, đa dạng và khai giảng lệch thời gian nên việc có nhiều sinh viên vẫn chƣa qua lớp hƣớng dẫn sử dụng thƣ viện (hệ Liên thông), khai thác các SP&DVTT-TV của Nhà trƣờng, dẫn đến gặp khó khăn trong tìm kiếm thông tin và sử dụng các SP&DVTT-TV của Trung tâm.
2.5. Nhận xét chung về sản phẩm và dịch vụ thông tin - thƣ viện
2.5.1. Điểm mạnh về sản phẩm và dịch vụ thông tin - thư viện
- Về cơ sở vật chất: Hiện TTTT-TV Trƣờng ĐHHD đƣợc bố trí khu nhà 5 tầng tại địa điểm cơ sở 2 ở Liên Hồng, Gia Lộc, Hải Dƣơng. Có một trụ sở làm việc và hệ thống các phòng khang trang; các trang thiết bị kỹ thuật đƣợc đầu tƣ khá đồng bộ nhằm thu hút đông đảo NDT đến với thƣ viện.
Cùng với các trang thiết bị hiện đại, thƣ viện đã dần từng bƣớc ứng dụng công nghệ thông tin vào các khâu nghiệp vụ chuyên môn: Quản lý mƣợn - trả; lƣu thông tài liệu; quản lý cơ sở dữ liệu...thông qua phần mềm quản lý thƣ viện do giảng viên khoa công nghệ thông tin Nhà trƣờng viết.
- Về đội ngũ cán bộ: Việc đầu tƣ cho đội ngũ cán bộ thƣ viện để nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ đƣợc Nhà trƣờng rất chú trọng: cử đi học cao học; tham gia các lớp tập huấn ngắn hạn; cho đi tham quan học tập,... Do vậy mỗi cán bộ thƣ viện đều có tinh thần trách nhiệm, nhiệt tình với công việc. Chính vì vậy, tinh thần thái độ phục vụ của cán bộ đƣợc đánh giá cao.
- Công tác đào tạo, hướng dẫn NDT: Hàng năm Trung tâm đều tổ chức các
lớp hƣớng dẫn sử dụng thƣ viện lồng ghép vào tuần giáo dục đầu khóa cho tất cả các sinh viên đặc biệt là sinh viên năm thứ nhất, từ đó giúp cho NDT nhanh chóng làm quen với thƣ viện, tiết kiệm thời gian tra tìm thông tin phục vụ cho việc học tập và nghiên cứu khoa học.
- Về công tác phục vụ luôn đƣợc cải tiến nhằm đáp ứng nhanh NCT của mọi đối tƣợng NDT. Với việc tổ chức kho mở, thƣ viện đã thu hút đƣợc khá nhiều bạn đọc đến tìm kiếm, khai thác và sử dụng.
- Về hoạt động chuyên môn nghiệp vụ: Các loại hình SP & DVTT-TV tƣơng đối đa dạng phong phú đã đáp ứng đƣợc phần lớn nhu cầu thông tin của NDT là sinh viên theo học tại Trƣờng. Nhờ việc ứng dụng CNTT vào việc biên soạn và tổ chức, áp dụng đúng các chuẩn nghiệp vụ tạo điều kiện cho việc trao đổi dữ liệu với các thƣ viện khác. Nhiều SP &DVTT-TV đƣợc NDT đánh giá rất cao nhƣ: CSDL, dịch vụ đọc tại chỗ, dịch vụ mƣợn về nhà…
Các SP & DVTT-TV của Trung tâm đƣợc tổ chức miễn phí nên tạo điều kiện thuận lợi và thu hút số lƣợng lớn NDT, giúp cho việc nâng cao kiến thức học tập và nghiên cứu khoa học. Bên cạnh đó, các DVTT-TV của Trung tâm chủ yếu đƣợc tổ chức theo phƣơng thức phục vụ chủ động (dịch vụ đọc tại chỗ, dịch vụ mƣợn về nhà đƣợc tổ chức theo hình thức kho mở....) đảm bảo tính thân thiện, dễ sử dụng đối với NDT, tạo điều kiện cho NDT khai thác dễ dàng và nhanh chóng nhất.
2.5.2. Điểm yếu về sản phẩm và dịch vụ thông tin - thư viện
- TTTT-TV Trƣờng ĐHHD chƣa xây dựng đƣợc chiến lƣợc hoạch định lâu dài cho sự phát triển của các SP&DVTT-TV một cách toàn diện.
- Chƣa triển khai xây dựng đƣợc các sản phẩm TT-TV có giá trị gia tăng nhƣ: tóm tắt, tổng luận để phục vụ NCT của cán bộ quản lý và nghiên cứu khoa học.
- Thƣ mục thông báo sách mới chƣa đƣợc biên soạn thƣờng xuyên do chính sách bổ sung tài liệu mới không thƣờng xuyên và chƣa có hình thức phổ biến rộng rãi nên chƣa thu hút đƣợc NDT tìm kiếm sử dụng.
- CSDL chƣa có tính chính xác cao, nhiều sách có trong hệ thống mục lục nhƣng khi mƣợn lại không có vì mất hoặc bạn đọc mƣợn không trả (chủ yếu là giảng viên); việc xử lý CSDL chƣa chính xác do trình độ của cán bộ thƣ viện có hạn.
- Cán bộ thƣ viện còn chƣa chủ động đề xuất, xây dựng các sản phẩm và dịch vụ mới.
- Chƣa có sự đầu tƣ thích đáng về thời gian cũng nhƣ công sức cho việc biên soạn các SPTT-TV có giá trị và tổ chức các dịch vụ có chất lƣợng cao.
- Nguồn tài nguyên đƣợc bổ sung tăng lên đáng kể song việc phân bổ tài liệu về các lĩnh vực chƣa đƣợc đồng đều.