1 .Tính cấp thiết của đề tài
9. Bố cục của luận văn
2.3. Các yếu tố tác động đến sự phát triển sản phẩm và dịch vụ thông tin-
2.3.3. Chính sách thông tin quốc gia
Để có thể tạo ra đƣợc các SP&DVTT-TV phù hợp đòi hỏi tất cả các nƣớc kể cả phát triển hay đang phát triển cũng đều phải có các chính sách phù hợp. Do vậy, các cơ quan TT-TV cần phải có đƣợc hạ tầng thông tin quốc gia cho phép nó hòa
nhập với cộng đồng thông tin trong khu vực và thế giới. Tuy nhiên, có đƣợc điều kiện này hoàn toàn phụ thuộc vào chính sách quốc gia, nhờ đó chính phủ có cơ sở, kế hoạch định hƣớng đầu tƣ thỏa đáng, hợp lý.
Ở Việt Nam, do sự chuyển đổi của nền kinh tế thị trƣờng nên càng thấy rõ sự quan trọng và cần thiết của một chính sách thông tin quốc gia đồng bộ để tạo điều kiện cho các cơ quan quản lý, khai thác thông tin có điều kiện để phát huy hết chức năng và tận dụng tốt môi trƣờng thông tin dồi dào ở nƣớc ta hiện nay.
2.3.4. Trình độ nguồn nhân lực của Thư viện
Trong bất cứ một hoạt động nào, yếu tố con ngƣời cũng luôn giữ vai trò quan trọng và có tính chất quyết định. Vì vậy, chất lƣợng của các SP&DVTT-TV luôn phụ thuộc vào ngƣời tạo lập ra chúng. Trong quá trình tổ chức, triển khai các SP&DVTT-TV tính chuyên nghiệp của đội ngũ cán bộ là yếu tố cơ bản để đánh giá chất lƣợng SP&DV bởi cán bộ thƣ viện là ngƣời trực tiếp tạo ra các sản phẩm, đồng thời là ngƣời tổ chức, triển khai các dịch vụ. Do đó nếu ngƣời cán bộ thƣ viện có trình độ, có nghiệp vụ vững vàng, chuyên môn sâu sẽ tạo ra đƣợc những sản phẩm và dịch vụ làm hài lòng ngƣời sử dụng và phục vụ đƣợc nhiều đối tƣợng.
Nhận thức rõ đƣợc điều này lãnh đạo, Ban Giám hiệu Trƣờng ĐHHD đã quan tâm và chỉ đạo sát sao tới các hoạt động của TTTT-TV. Đƣa ra những chính sách phát triển Trung tâm hợp lý nhƣ: đầu tƣ viết phần mềm quản lý thƣ viện, hệ thống máy tính nối mạng wifi cho NDT truy cập,...đặc biệt chú trọng đầu tƣ phát triển con ngƣời: thƣờng xuyên cập nhật kiến thức chuyên môn cho các cán bộ bằng nhiều hình thức nhƣ mở lớp đào tạo ngắn hạn, cử cán bộ đi tập huấn, cho các cán bộ đi tham quan học tập các thƣ viện trong và ngoài nƣớc...
Mỗi một thƣ viện, cơ quan thông tin có những đặc trƣng phát triển và đi theo chính sách, quy định của ngƣời điều hành nó. Những quyết định của lãnh đạo luôn có tác động lớn đến sự phát triển thƣ viện nói chung và các sản phẩm dịch vụ thƣ viện nói riêng. Việc đƣa ra các chính sách phát triển và phƣơng hƣớng xây dựng cho từng loại hình SP&DVTT-TV luôn cần sự quan tâm, hiểu biết và trách nhiệm của ngƣời đứng đầu cơ quan.
Về trình độ chuyên môn:
Hiện nay, đội ngũ cán bộ của TTTT-TV Trƣờng ĐHHD có 08 ngƣời trong đó có 02 cán bộ có trình độ thạc sỹ, 02 cán bộ đang học cao học chuyên ngành Thông tin - Thƣ viện, 04 cử nhân.
Đội ngũ nhân sự của Trung tâm theo trình độ đƣợc thể hiện trong bảng sau:
Bảng 2.11. Số liệu về đội ngũ cán bộ thƣ viện
Trình độ Số lƣợng Trình độ chuyên môn/ chuyên ngành
Thạc sỹ 02 Lịch sử
Đang học Cao học 02 Thông tin - Thƣ viện
Cao đẳng 04 Công nghệ thông tin, Kế toán, Lý luận chính trị...
Tổng cộng: 08
Xác định yếu tố con ngƣời là vấn đề nòng cốt. Trong những năm qua, TTTT- TV Trƣờng ĐHHD luôn quan tâm tạo mọi điều kiện để cán bộ thƣ viện học tập nâng cao trình độ chuyên môn và nghiệp vụ. Tuy nhiên, so với vị thế và vai trò của một thƣ viện trƣờng đại học thì việc đầu tƣ cho TTTT-TV vẫn còn nhiều hạn chế. Giám đốc phụ trách thƣ viện không có chuyên môn về thƣ viện và hầu hết các nhân viên làm việc tại Trung tâm thì không có chuyên môn về lĩnh vực này còn ngƣời đúng chuyên môn thì lại bố trí làm việc khác. Do vậy việc tổ chức và quản lý còn một số hạn chế và bất cập.
2.3.5. Nguồn lực thông tin của thư viện
Nguồn lực thông tin là một trong những yếu tố quan trọng nhất đối với bất kỳ một cơ quan thông tin- thƣ viện nào. TTTT-TV Trƣờng ĐHHD với nguồn lực thông tin vẫn còn rất nhiều hạn chế do Trƣờng mới đƣợc nâng cấp lên đại học trong thời gian ngắn (năm 2011) với 11 ngành đào tạo đại học. Do vậy việc đầu tƣ trang bị cho thƣ viện vẫn còn gặp nhiều khó khăn về mọi mặt. Với nguồn lực thông tin vẫn còn nhiều hạn chế cả về số lƣợng và chất lƣợng đòi hỏi sự nỗ lực phần đấu của cả hệ thống lãnh đạo và quản lý của Nhà trƣờng chung tay góp sức xây dựng và
phải có nguồn thông tin phong phú. Nguồn hệ thống thông tin chính là nguồn lực để xây dựng hệ thống SP&DVTT-TV phát triển để đáp ứng NCT của bạn đọc.
2.3.6. Hạ tầng công nghệ thông tin
Trong lĩnh vực hạ tầng công nghệ thông tin của cơ quan TT-TV cụ thể là trong quá trình tổ chức hoạt động, vai trò của CNTT đƣợc thể hiện hết sức rõ ràng:
Thứ nhất, Công nghệ thông tin góp phần phát triển và hoàn thiện các quá trình xử lý thông tin;
Thứ hai, hình thành nên các công nghệ mới cho quá trình này nhằm mục đích tạo ra đƣợc tính đa dạng, phong phú và năng động trong việc tạo ra các SP&DVTT- TV của mình.
Công nghệ thông tin tác động tới tất cả các quá trình nhằm tạo ra sản phẩm và thực hiện các dịch vụ thông tin, giúp NDT rút ngắn đƣợc chi phí về mặt thời gian và cho phép NDT khai thác trực tiếp tới nguồn tài liệu. Mặt khác nó còn thâm nhập cả vào quá trình tạo lập nội dung thông tin, quá trình phân phối thông tin, quá trình trao đổi và truyền thông tin để hình thành nên các sản phẩm tƣơng ứng, đặc biệt là việc khai thác, chia sẻ, sử dụng SP&DVTT-TV của nhiều cơ quan khác nhau
Hiện nay, với điều kiện khoa học công nghệ phát triển nhƣ hiện nay, hầu hêt các thƣ viện đều sử dụng máy tính vào công tác thƣ viện để lƣu trữ thông tin, giúp cho việc tổ chức hoạt động thƣ viện đƣợc thực hiện dễ dàng hơn và TTTT-TV Trƣờng ĐHHD cũng không nằm ngoài mục tiêu đó. Chính vì vậy mà lãnh đạo, Ban Giám hiệu Nhà trƣờng đã quan tâm, chỉ đạo khoa công nghệ thông tin viết phần mềm Quản lý thƣ viện nhằm phục vụ tốt hơn nữa nhu cầu của bạn đọc.
Việc ứng dụng CNTT hiện đại giúp cho việc xử lý tự động công tác nghiệp vụ trên máy dễ dàng và thuận lợi hơn đồng thời việc lƣu trữ dữ liệu đƣợc đảm bảo. Nó cho phép hạn chế tối đa chi phí và công sức của cán bộ biên mục trong phân loại, biên mục tài liệu cũng nhƣ tạo ra các SP&DV TT-TV theo yêu cầu.
Tuy nhiên, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào TTTT-TV cũng chỉ mới dừng lại ở mức đáp ứng trung bình, vẫn còn rất nhiều hạn chế do phần mềm
quản lý thƣ viện đƣợc viết bởi các giảng viên khoa công nghệ thông tin Nhà trƣờng - những ngƣời không có chuyên môn, nghiệp vụ về công tác thƣ viện nên hiệu quả đạt đƣợc vẫn chƣa cao.
2.3.7. Nhu cầu tin của người dùng tin
Ngƣời dùng tin (NDT) là ngƣời sử dụng thông tin để thỏa mãn nhu cầu của mình. NDT vừa là khách hàng của dịch vụ thông tin, đồng thời họ cũng là ngƣời sản sinh ra thông tin mới. NDT giữ vai trò quan trọng trong các hệ thống thông tin, họ nhƣ là yếu tố tƣơng tác hai chiều với các đơn vị thông tin. NDT và NCT là cơ sở quyết định chức năng, nhiệm vụ và định hƣớng hoạt động của thƣ viện. Nghiên cứu NCT là một trong những nhiệm vụ quan trọng của tất cả các thƣ viện với mục đích không ngừng nâng cao khả năng thỏa mãn nhu cầu thông tin của NDT. Muốn cho SP&DVTT-TV có hiệu quả và chất lƣợng thì các cơ quan TT-TV phải nắm vững đặc điểm của NDT và NCT của từng đối tƣợng từ đó tạo ra cá SP&DVTT-TV phù hợp với nhu cầu của họ.
Đối tƣợng NDT của mỗi cơ quan TT-TV xét trên phƣơng diện chung là đối tƣợng khách hàng mục tiêu mà mỗi cơ quan thông tin - thƣ viện hƣớng tới phục vụ. Vai trò của NDT thể hiện ở các mặt sau:
Thứ nhất, NDT đƣợc coi là đối tƣợng phục vụ, là khách hàng, là ngƣời tiêu thụ các SP&DV của cơ quan thông tin giống nhƣ mọi khách hàng của các dịch vụ xã hội.
Thứ hai, NDT đƣợc coi là ngƣời sản xuất “nguyên liệu thông tin” cho hoạt động của cơ quan thông tin; là cơ sở để định hƣớng hoạt động của cơ quan thông tin - thƣ viện. NDT tham gia vào hầu hết các công đoạn của dây chuyền thông tin: đánh giá nguồn tin, giúp đỡ lựa chọn tài liệu, hiệu chỉnh các hoạt động thông tin thƣ viện; NDT là yếu tố tác động trực tiếp đến sự sống còn của cơ quan TT-TV. NDT và NCT của họ trở thành cơ sở thiết yếu định hƣớng cho hoạt động của các cơ quan TT-TV đặc biệt trong quá trình tạo ra SP&DVTT-TV.
Từ năm 2009 Nhà trƣờng xác định rõ mục tiêu: “Đào tạo đạt chất lượng gắn liền với tiết kiệm chi phí cho người học”,gần đây gắn với điều kiện và nhu cầu hội
nhập khu vực, quốc tế, chiến lƣợc của Nhà trƣờng đƣợc xác định là: “Đào tạo giúp làm giầu, vì Quê hương, vì Đất nước, vì Nhân loại”. Với sự vƣơn lên mạnh mẽ tập trung chú trọng vào việc đào tạo bồi dƣỡng đội ngũ giảng viên và nâng cao chất lƣợng đào tạo cho sinh viên. Để làm tốt việc phục vụ NCT ngày càng đa dạng, phong phú của NDT thì cũng đòi hỏi việc đào tạo, hƣớng dẫn NDT càng trở lên cấp thiết. Hiện tại thƣ viện trƣờng có các nhóm ngƣời dùng tin chủ yếu sau:
- Nhóm NDT là cán bộ lãnh đạo, quản lý;
- Nhóm NDT làm công tác giảng dạy, nghiên cứu; - Nhóm NDT là sinh viên.
Tất cả các đối tƣợng trên là những ngƣời có trình độ, có NCT rất cao. Do vậy, việc nắm bắt kịp thời thông tin mới, có chất lƣợng là hết sức cần thiết đối với NDT nhằm hỗ trợ cho công tác học tập, nghiên cứu và giảng dạy;
Qua việc điều tra khảo sát việc sử dụng các SP&DVTT-TV nhƣ: đọc tại chỗ, mƣợn về nhà, tra cứu qua hệ thống mục lục trực tuyến (OPAC), danh mục tài liệu; thƣ mục thông báo sách mới, các CSDL....cho thấy vẫn còn nhiều NDT chƣa sử dụng hoặc sử dụng rất ít. Việc ít sử dụng, hay hạn chế khai thác các SP&DVTT-TV cũng làm cho việc phát triển gặp nhiều khó khăn. Bên cạnh vấn đề này cần phải đặt ra yêu cầu và nâng cao hiệu quả của SP&DVTT-TV; xây dựng và phát triển thêm nhiều sản phẩm cũng nhƣ dịch vụ phù hợp với NCT của NDT.
2.4. Đánh giá về chất lƣợng SP&DV Thông tin -Thƣ viện tại Trƣờng ĐHHD
TTTT-TV với sứ mệnh phục vụ công tác dạy, học tập và nghiên cứu khoa học của cán bộ giảng viên, sinh viên trong toàn Trƣờng. Vì vậy, các hoạt động cung cấp các SP&DVTT-TV của Trung tâm cũng không nằm ngoài mục đích đó. Chất lƣợng sản phẩm và dịch vụ thông tin - thƣ viện phụ thuộc vào nhiều yếu tố cả chủ quan và khách quan. Để nâng cao chất lƣợng của sản phẩm và dịch vụ này trƣớc tiên cần đánh giá đƣợc thực trạng của Trung tâm TT-TV, chỉ ra những điểm mạnh và điểm yếu của thƣ viện trong giai đoạn hiện nay:
2.4.1. Đánh giá về Sản phẩm Thông tin - Thư viện
Theo tác giả Trần Mạnh Tuấn thì có 4 tiêu chí cơ bản phản ánh chất lƣợng SPTT-TV là: mức độ bao quát nguồn tin; chất lƣợng của các đơn vị cấu thành sản phẩm; khả năng cập nhật thông tin và tìm kiếm thông tin qua sản phẩm:
- Mức độ bao quát nguồn tin
Hệ thống SP&DVTT-TV của Trung tâm hiện nay còn đơn giản, vẫn mang đậm chất truyền thống; tuy nhiên mọi sản phẩm của Trung tâm đã bao quát đƣợc toàn bộ nguồn hệ thống thông tin mà thƣ viện hiện có. Cho đến nay hệ thống SP&DV khá đa dạng gồm cả dạng truyền thống và hiện đại.
Theo khảo sát từ NDT thì cơ bản đã đáp ứng đƣợc nhu cầu tin của NDT thể hiện khi bạn đọc đến mƣợn thì Trung tâm luôn sẵn sàng phục vụ nhiệt tình, nhanh chóng; phục vụ tất cả các ngày trong tuần kể cả buổi tối. Các loại hình sản phẩm đã có sự đầu tƣ phát triển khá đồng đều và hàng năm thì Trung tâm luôn phát triển các hoạt động nghiên cứu nhu cầu của đối tƣợng NDT mới để có thể đáp ứng tốt hơn những nhu cầu này.
- Chất lượng của các đơn vị cấu thành sản phẩm
Nhìn chung các sản phẩm của TTTT-TV Trƣờng ĐHHD về cơ bản có chất lƣợng tƣơng đối tốt. Các thƣ mục đƣợc xây dựng theo cấu trúc thống nhất, các tài liệu đƣợc xử lý tƣơng đối chính xác và đƣợc xây dựng bởi các cán bộ có kinh nghiệm, có trình độ chuyên môn nghiệp vụ từ xử lý nội dung đến xử lý hình thức để có đƣợc những thông tin có giá trị nhất (Trƣờng hiện có 04 cán bộ giảng viên có chuyên môn về thƣ viện nhƣng do chính sách luân chuyển cán bộ, hiện nay số cán bộ này không làm công tác thƣ viện nhƣng vẫn tham gia hƣớng dẫn nghiệp vụ cho thƣ viện). Các CSDL đã đƣợc kiểm soát nội dung chặt chẽ, đƣợc trình bày theo khổ mẫu chung nhất.
- Khả năng cập nhật thông tin
Khả năng cập nhật thông tin đƣợc thể hiện ở chỗ thông tin trong các sản phẩm đƣợc cập nhật thƣờng xuyên, đảm bảo tính liên tục. Các tài liệu mới đƣợc bổ sung về thƣ viện, sau khi đƣợc xử lý nội dung và hình thức sẽ nhanh chóng đƣợc
cập nhật vào CSDL và NDT có thể tìm kiếm ngay lập tức các tài liệu đó thông qua các hệ thống tìm tin nhƣ thƣ mục thông báo sách mới, hệ thống mục lục truyền thống hay mục lục tra cứu trực tuyến (OPAC).
- Khả năng tìm kiếm thông tin qua sản phẩm
Thể hiện ở các phƣơng tiện tra cứu tin phải giúp NDT dễ sử dụng, khai thác. Tốc độ tìm tin linh hoạt, nhanh chóng, kịp thời đáp ứng tối đa NCT cho NDT. Ngoài ra khả năng tìm kiếm thông tin còn phải thể hiện dƣới nhiều hình thức tìm tin khác nhau nhƣ: mục lục chữ cái, mục lục phân loại, thƣ mục hay trên CSDL,...
Mặt khác, còn là các thông tin đánh giá từ NDT, đánh giá qua thông tin phản hồi và cơ chế tiếp thu thông tin phản hồi của TTTT-TV Nhà trƣờng.
2.4.2. Đánh giá Dịch vụ Thông tin - Thư viện
- Tính hiệu quả: đƣợc xác định qua hiệu quả mà dịch vụ đem lại cho ngƣời dùng tin; đƣợc xác định qua cách thực hiện dịch vụ (có tiết kiệm nhất hay không?).
- Lợi ích chi phí: đƣợc xác định bằng cách tính toán xem việc sử dụng chi phí để thực hiện dịch vụ có thực sự tối ƣu hay không, cùng với một chi phí nhất định, dịch vụ cần đƣợc thực hiện nhƣ thế nào để thoả mãn nhu cầu tin ở mức cao nhất.
Các tiêu chí đánh giá dịch vụ
- Chi phí thực hiện dịch vụ: Đây là một tiêu chuẩn quan trọng để đánh giá dịch vụ. Chi phí này bao gồm chi phí hiện và chi phí ẩn:
+ Chi phí hiện: chi phí in tài liệu, sao chụp tài liệu, dịch tài liệu,...
+ Chi phí ẩn: trình độ, kinh nghiệm, chuyên môn để xây dựng và bảo trì các nguồn thông tin
- Chất lượng của dịch vụ: Các sản phẩm đƣợc tạo ra để cung cấp cho NDT của thƣ viện hầu nhƣ đƣợc đánh giá tƣơng đối, tuy nhiên mới chỉ đáp ứng đƣợc một phần rất nhỏ nhu cầu tin của NDT. Nguồn tin có sự cập nhật thông tin nhanh chóng