1 .Tính cấp thiết của đề tài
9. Bố cục của luận văn
2.3. Các yếu tố tác động đến sự phát triển sản phẩm và dịch vụ thông tin-
2.3.6. Hạ tầng công nghệ thông tin
Trong lĩnh vực hạ tầng công nghệ thông tin của cơ quan TT-TV cụ thể là trong quá trình tổ chức hoạt động, vai trò của CNTT đƣợc thể hiện hết sức rõ ràng:
Thứ nhất, Công nghệ thông tin góp phần phát triển và hoàn thiện các quá trình xử lý thông tin;
Thứ hai, hình thành nên các công nghệ mới cho quá trình này nhằm mục đích tạo ra đƣợc tính đa dạng, phong phú và năng động trong việc tạo ra các SP&DVTT- TV của mình.
Công nghệ thông tin tác động tới tất cả các quá trình nhằm tạo ra sản phẩm và thực hiện các dịch vụ thông tin, giúp NDT rút ngắn đƣợc chi phí về mặt thời gian và cho phép NDT khai thác trực tiếp tới nguồn tài liệu. Mặt khác nó còn thâm nhập cả vào quá trình tạo lập nội dung thông tin, quá trình phân phối thông tin, quá trình trao đổi và truyền thông tin để hình thành nên các sản phẩm tƣơng ứng, đặc biệt là việc khai thác, chia sẻ, sử dụng SP&DVTT-TV của nhiều cơ quan khác nhau
Hiện nay, với điều kiện khoa học công nghệ phát triển nhƣ hiện nay, hầu hêt các thƣ viện đều sử dụng máy tính vào công tác thƣ viện để lƣu trữ thông tin, giúp cho việc tổ chức hoạt động thƣ viện đƣợc thực hiện dễ dàng hơn và TTTT-TV Trƣờng ĐHHD cũng không nằm ngoài mục tiêu đó. Chính vì vậy mà lãnh đạo, Ban Giám hiệu Nhà trƣờng đã quan tâm, chỉ đạo khoa công nghệ thông tin viết phần mềm Quản lý thƣ viện nhằm phục vụ tốt hơn nữa nhu cầu của bạn đọc.
Việc ứng dụng CNTT hiện đại giúp cho việc xử lý tự động công tác nghiệp vụ trên máy dễ dàng và thuận lợi hơn đồng thời việc lƣu trữ dữ liệu đƣợc đảm bảo. Nó cho phép hạn chế tối đa chi phí và công sức của cán bộ biên mục trong phân loại, biên mục tài liệu cũng nhƣ tạo ra các SP&DV TT-TV theo yêu cầu.
Tuy nhiên, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào TTTT-TV cũng chỉ mới dừng lại ở mức đáp ứng trung bình, vẫn còn rất nhiều hạn chế do phần mềm
quản lý thƣ viện đƣợc viết bởi các giảng viên khoa công nghệ thông tin Nhà trƣờng - những ngƣời không có chuyên môn, nghiệp vụ về công tác thƣ viện nên hiệu quả đạt đƣợc vẫn chƣa cao.
2.3.7. Nhu cầu tin của người dùng tin
Ngƣời dùng tin (NDT) là ngƣời sử dụng thông tin để thỏa mãn nhu cầu của mình. NDT vừa là khách hàng của dịch vụ thông tin, đồng thời họ cũng là ngƣời sản sinh ra thông tin mới. NDT giữ vai trò quan trọng trong các hệ thống thông tin, họ nhƣ là yếu tố tƣơng tác hai chiều với các đơn vị thông tin. NDT và NCT là cơ sở quyết định chức năng, nhiệm vụ và định hƣớng hoạt động của thƣ viện. Nghiên cứu NCT là một trong những nhiệm vụ quan trọng của tất cả các thƣ viện với mục đích không ngừng nâng cao khả năng thỏa mãn nhu cầu thông tin của NDT. Muốn cho SP&DVTT-TV có hiệu quả và chất lƣợng thì các cơ quan TT-TV phải nắm vững đặc điểm của NDT và NCT của từng đối tƣợng từ đó tạo ra cá SP&DVTT-TV phù hợp với nhu cầu của họ.
Đối tƣợng NDT của mỗi cơ quan TT-TV xét trên phƣơng diện chung là đối tƣợng khách hàng mục tiêu mà mỗi cơ quan thông tin - thƣ viện hƣớng tới phục vụ. Vai trò của NDT thể hiện ở các mặt sau:
Thứ nhất, NDT đƣợc coi là đối tƣợng phục vụ, là khách hàng, là ngƣời tiêu thụ các SP&DV của cơ quan thông tin giống nhƣ mọi khách hàng của các dịch vụ xã hội.
Thứ hai, NDT đƣợc coi là ngƣời sản xuất “nguyên liệu thông tin” cho hoạt động của cơ quan thông tin; là cơ sở để định hƣớng hoạt động của cơ quan thông tin - thƣ viện. NDT tham gia vào hầu hết các công đoạn của dây chuyền thông tin: đánh giá nguồn tin, giúp đỡ lựa chọn tài liệu, hiệu chỉnh các hoạt động thông tin thƣ viện; NDT là yếu tố tác động trực tiếp đến sự sống còn của cơ quan TT-TV. NDT và NCT của họ trở thành cơ sở thiết yếu định hƣớng cho hoạt động của các cơ quan TT-TV đặc biệt trong quá trình tạo ra SP&DVTT-TV.
Từ năm 2009 Nhà trƣờng xác định rõ mục tiêu: “Đào tạo đạt chất lượng gắn liền với tiết kiệm chi phí cho người học”,gần đây gắn với điều kiện và nhu cầu hội
nhập khu vực, quốc tế, chiến lƣợc của Nhà trƣờng đƣợc xác định là: “Đào tạo giúp làm giầu, vì Quê hương, vì Đất nước, vì Nhân loại”. Với sự vƣơn lên mạnh mẽ tập trung chú trọng vào việc đào tạo bồi dƣỡng đội ngũ giảng viên và nâng cao chất lƣợng đào tạo cho sinh viên. Để làm tốt việc phục vụ NCT ngày càng đa dạng, phong phú của NDT thì cũng đòi hỏi việc đào tạo, hƣớng dẫn NDT càng trở lên cấp thiết. Hiện tại thƣ viện trƣờng có các nhóm ngƣời dùng tin chủ yếu sau:
- Nhóm NDT là cán bộ lãnh đạo, quản lý;
- Nhóm NDT làm công tác giảng dạy, nghiên cứu; - Nhóm NDT là sinh viên.
Tất cả các đối tƣợng trên là những ngƣời có trình độ, có NCT rất cao. Do vậy, việc nắm bắt kịp thời thông tin mới, có chất lƣợng là hết sức cần thiết đối với NDT nhằm hỗ trợ cho công tác học tập, nghiên cứu và giảng dạy;
Qua việc điều tra khảo sát việc sử dụng các SP&DVTT-TV nhƣ: đọc tại chỗ, mƣợn về nhà, tra cứu qua hệ thống mục lục trực tuyến (OPAC), danh mục tài liệu; thƣ mục thông báo sách mới, các CSDL....cho thấy vẫn còn nhiều NDT chƣa sử dụng hoặc sử dụng rất ít. Việc ít sử dụng, hay hạn chế khai thác các SP&DVTT-TV cũng làm cho việc phát triển gặp nhiều khó khăn. Bên cạnh vấn đề này cần phải đặt ra yêu cầu và nâng cao hiệu quả của SP&DVTT-TV; xây dựng và phát triển thêm nhiều sản phẩm cũng nhƣ dịch vụ phù hợp với NCT của NDT.
2.4. Đánh giá về chất lƣợng SP&DV Thông tin -Thƣ viện tại Trƣờng ĐHHD
TTTT-TV với sứ mệnh phục vụ công tác dạy, học tập và nghiên cứu khoa học của cán bộ giảng viên, sinh viên trong toàn Trƣờng. Vì vậy, các hoạt động cung cấp các SP&DVTT-TV của Trung tâm cũng không nằm ngoài mục đích đó. Chất lƣợng sản phẩm và dịch vụ thông tin - thƣ viện phụ thuộc vào nhiều yếu tố cả chủ quan và khách quan. Để nâng cao chất lƣợng của sản phẩm và dịch vụ này trƣớc tiên cần đánh giá đƣợc thực trạng của Trung tâm TT-TV, chỉ ra những điểm mạnh và điểm yếu của thƣ viện trong giai đoạn hiện nay:
2.4.1. Đánh giá về Sản phẩm Thông tin - Thư viện
Theo tác giả Trần Mạnh Tuấn thì có 4 tiêu chí cơ bản phản ánh chất lƣợng SPTT-TV là: mức độ bao quát nguồn tin; chất lƣợng của các đơn vị cấu thành sản phẩm; khả năng cập nhật thông tin và tìm kiếm thông tin qua sản phẩm:
- Mức độ bao quát nguồn tin
Hệ thống SP&DVTT-TV của Trung tâm hiện nay còn đơn giản, vẫn mang đậm chất truyền thống; tuy nhiên mọi sản phẩm của Trung tâm đã bao quát đƣợc toàn bộ nguồn hệ thống thông tin mà thƣ viện hiện có. Cho đến nay hệ thống SP&DV khá đa dạng gồm cả dạng truyền thống và hiện đại.
Theo khảo sát từ NDT thì cơ bản đã đáp ứng đƣợc nhu cầu tin của NDT thể hiện khi bạn đọc đến mƣợn thì Trung tâm luôn sẵn sàng phục vụ nhiệt tình, nhanh chóng; phục vụ tất cả các ngày trong tuần kể cả buổi tối. Các loại hình sản phẩm đã có sự đầu tƣ phát triển khá đồng đều và hàng năm thì Trung tâm luôn phát triển các hoạt động nghiên cứu nhu cầu của đối tƣợng NDT mới để có thể đáp ứng tốt hơn những nhu cầu này.
- Chất lượng của các đơn vị cấu thành sản phẩm
Nhìn chung các sản phẩm của TTTT-TV Trƣờng ĐHHD về cơ bản có chất lƣợng tƣơng đối tốt. Các thƣ mục đƣợc xây dựng theo cấu trúc thống nhất, các tài liệu đƣợc xử lý tƣơng đối chính xác và đƣợc xây dựng bởi các cán bộ có kinh nghiệm, có trình độ chuyên môn nghiệp vụ từ xử lý nội dung đến xử lý hình thức để có đƣợc những thông tin có giá trị nhất (Trƣờng hiện có 04 cán bộ giảng viên có chuyên môn về thƣ viện nhƣng do chính sách luân chuyển cán bộ, hiện nay số cán bộ này không làm công tác thƣ viện nhƣng vẫn tham gia hƣớng dẫn nghiệp vụ cho thƣ viện). Các CSDL đã đƣợc kiểm soát nội dung chặt chẽ, đƣợc trình bày theo khổ mẫu chung nhất.
- Khả năng cập nhật thông tin
Khả năng cập nhật thông tin đƣợc thể hiện ở chỗ thông tin trong các sản phẩm đƣợc cập nhật thƣờng xuyên, đảm bảo tính liên tục. Các tài liệu mới đƣợc bổ sung về thƣ viện, sau khi đƣợc xử lý nội dung và hình thức sẽ nhanh chóng đƣợc
cập nhật vào CSDL và NDT có thể tìm kiếm ngay lập tức các tài liệu đó thông qua các hệ thống tìm tin nhƣ thƣ mục thông báo sách mới, hệ thống mục lục truyền thống hay mục lục tra cứu trực tuyến (OPAC).
- Khả năng tìm kiếm thông tin qua sản phẩm
Thể hiện ở các phƣơng tiện tra cứu tin phải giúp NDT dễ sử dụng, khai thác. Tốc độ tìm tin linh hoạt, nhanh chóng, kịp thời đáp ứng tối đa NCT cho NDT. Ngoài ra khả năng tìm kiếm thông tin còn phải thể hiện dƣới nhiều hình thức tìm tin khác nhau nhƣ: mục lục chữ cái, mục lục phân loại, thƣ mục hay trên CSDL,...
Mặt khác, còn là các thông tin đánh giá từ NDT, đánh giá qua thông tin phản hồi và cơ chế tiếp thu thông tin phản hồi của TTTT-TV Nhà trƣờng.
2.4.2. Đánh giá Dịch vụ Thông tin - Thư viện
- Tính hiệu quả: đƣợc xác định qua hiệu quả mà dịch vụ đem lại cho ngƣời dùng tin; đƣợc xác định qua cách thực hiện dịch vụ (có tiết kiệm nhất hay không?).
- Lợi ích chi phí: đƣợc xác định bằng cách tính toán xem việc sử dụng chi phí để thực hiện dịch vụ có thực sự tối ƣu hay không, cùng với một chi phí nhất định, dịch vụ cần đƣợc thực hiện nhƣ thế nào để thoả mãn nhu cầu tin ở mức cao nhất.
Các tiêu chí đánh giá dịch vụ
- Chi phí thực hiện dịch vụ: Đây là một tiêu chuẩn quan trọng để đánh giá dịch vụ. Chi phí này bao gồm chi phí hiện và chi phí ẩn:
+ Chi phí hiện: chi phí in tài liệu, sao chụp tài liệu, dịch tài liệu,...
+ Chi phí ẩn: trình độ, kinh nghiệm, chuyên môn để xây dựng và bảo trì các nguồn thông tin
- Chất lượng của dịch vụ: Các sản phẩm đƣợc tạo ra để cung cấp cho NDT của thƣ viện hầu nhƣ đƣợc đánh giá tƣơng đối, tuy nhiên mới chỉ đáp ứng đƣợc một phần rất nhỏ nhu cầu tin của NDT. Nguồn tin có sự cập nhật thông tin nhanh chóng và đầy đủ, thông tin khách quan, có độ tin cậy cao
- Ngoài ra còn có tính kịp thời, tính tiện lợi và tính hiệu quả…cũng là những tiêu chuẩn hết sức quan trọng để đánh giá dịch vụ TT-TV có chất lƣợng hay không?
Dựa trên những đánh giá về chất lƣợng của hệ thống sản phẩm và dịch vụ TT-TV của TTTT-TV Trƣờng ĐHHD ta có thể rút ra đƣợc những ƣu điểm và nhƣợc điểm của hệ thống SP&DVTT-TV tại trƣờng ĐHHD nhƣ sau :
* Ưu điểm: Về cơ bản các SP&DVTT-TV của Trung tâm đã đáp ứng phần lớn nhu cầu thông tin của NDT:
- Các loại hình SP&DVTT-TV tƣơng đối đa dạng phong phú đã đáp ứng đƣợc phần lớn nhu cầu thông tin của NDT là cán bộ, giảng viên và sinh viên học tại Trƣờng.
- Các SP&DVTT-TV đƣợc Trung tâm ứng dụng CNTT vào việc quản lý, tổ chức, khai thác; áp dụng các chuẩn nghiệp vụ tạo điều kiện cho việc trao đổi dữ liệu với các thƣ viện khác, nhiều SP & DVTT-TV đƣợc NDT đánh giá rất cao nhƣ: mục lục truy cập trực tuyến (OPAC), dịch vụ đọc tại chỗ, dịch vụ mƣợn về nhà…
- Các SP&DVTT-TV của Trung tâm đƣợc tổ chức miễn phí, tạo điều kiện thuận lợi và thu hút số lƣợng lớn NDT, giúp cho việc nâng cao kiến thức học tập và nghiên cứu khoa học.
- Các DVTT-TV của Trung tâm chủ yếu đƣợc tổ chức theo phƣơng thức phục vụ chủ động (dịch vụ đọc tại chỗ, dịch vụ mƣợn về nhà đƣợc tổ chức theo hình thức kho mở....) đảm bảo tính thân thiện, dễ sử dụng đối với NDT, tạo điều kiện cho NDT khai thác tài liệu thuận tiện, dễ dàng và nhanh chóng nhất.
- Đội ngũ cán bộ thƣ viện khi phục vụ đều có tinh thần trách nhiệm, nhiệt tình với công việc. Chính vì vậy mà thái độ phục vụ của cán bộ đƣợc đánh giá cao.
Nguyên nhân của những thành công trên là do:
TTTT-TV đƣợc sự quan tâm chỉ đạo sát sao của Ðảng uỷ, Ban Giám hiệu Nhà trƣờng. Cùng với đó, các phòng ban và các khoa trong Nhà trƣờng đã đƣợc sự quan tâm giúp đỡ, đã tìm ra hƣớng đi đúng, đƣa Trung tâm dần tiến kịp các thƣ viện tiên tiến trong nƣớc và trong địa bàn tỉnh Hải Dƣơng.
Đội ngũ cán bộ của Trung tâm thƣờng xuyên đƣợc nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ góp phần vào việc nâng cao chất lƣợng các SP&DVTT-TV của mình. Hiện có 04 cán bộ thƣ viện trong Trƣờng có trình độ sau đại học và Thạc sỹ.
Nguồn tài nguyên của Trung tâm đƣợc bổ sung tăng lên đáng kể không chỉ có tài liệu in ấn mà còn đầu tƣ bổ sung số lƣợng tài liệu điện tử trên internet nhất là tài liệu điện tử có đƣợc từ nguồn sƣu tầm và scan; góp phần làm phong phú hơn vốn tài liệu của Thƣ viện;
Về cơ sở vật chất, TTTT-TV cũng quan tâm rất nhiều đến việc mua sắm các cơ sở vật chất, các trang thiết bị hiện đại, phù hợp để tạo điều kiện tốt nhất cho việc tạo ra các SP & DVTT-TV tốt nhất cho ngƣời dùng tin.
* Nhược điểm:
- SPTT-TV chủ yếu là thông tin về tài liệu gốc, chƣa có nhiều sản phẩm thông tin có giá trị gia tăng cao nhƣ thƣ mục chuyên đề, tổng luận.
- Các danh mục, thƣ mục thông báo sách mới đƣợc biên soạn nhƣng thực sự chƣa đƣợc thƣờng xuyên và đƣợc chú trọng.
- Việc biên soạn thƣ mục chuyên đề, xây dựng các CSDL dữ kiện, bài trích báo, tạp chí chƣa đƣợc tiến hành biên soạn.
- CSDL chƣa đƣợc hiệu đính thƣờng xuyên nên tính chính xác chƣa cao, còn nhiều biểu ghi trùng nhau, nhiều kí hiệu phân loại, từ khóa chƣa chính xác gây khó khăn trong việc tìm tin.
- Các DVTT-TV của Trung tâm còn mờ nhạt chƣa thể hiện hết vai trò của mình. Nhiều dịch vụ có chất lƣợng cao thì chƣa đƣợc đƣa vào hoạt động nhƣ dịch vụ cung cấp thông tin theo chuyên đề, dịch vụ triển lãm sách…
- Phần mềm quản lý thƣ viện do các giảng viên khoa công nghệ thông tin không có chuyên môn về thƣ viện viết nên còn khá sơ sài, các phân hệ chƣa hoàn chỉnh vẫn còn trùng lặp nhiều.
- Dịch vụ đa phƣơng tiện internet đã đƣợc triển khai tổ chức ở phòng đọc nhƣng không đƣợc đầu tƣ bổ sung tài liệu một cách thƣờng xuyên, máy tính chƣa đƣợc nâng cấp dẫn đến tình trạng hiệu quả sử dụng ngày một giảm sút. Qua phiếu điều tra, hiện tại dịch vụ này chỉ còn 29.8% NDT sử dụng.
* Nguyên nhân của hạn chế:
Mặc dù đƣợc sự quan tâm của các cấp lãnh đạo nhƣng Trung tâm thật sự chƣa xây dựng đƣợc một chiến lƣợc hoạch định lâu dài cho việc phát triển các SP&DVTT-TV một cách toàn diện.
- Trung tâm chƣa thực sự chú trọng đến việc phát triển và đa dạng hóa các