1 .Tính cấp thiết của đề tài
9. Bố cục của luận văn
2.1. Các loại hình sản phẩm thông tin thƣ viện
2.1.2. Cơ sở dữ liệu
Hiện nay, cùng với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin đang nổ ra nhƣ vũ bão đã phần nào ảnh hƣởng đến mọi hoạt động trong đời sống xã hội, trong đó hoạt động TT-TV cũng chịu ảnh hƣởng của sự bùng nổ thông tin. Một trong những vấn đề đƣợc xây dựng khi áp dụng công nghệ thông tin vào hoạt động quản lý thƣ viện đó là cơ sở dữ liệu (CSDL). Việc xây dựng CSDL về tài liệu đang trở thành một nhiệm vụ trọng tâm hàng đầu của bất kỳ thƣ viện nào khi ứng dụng công nghệ thông tin.
CSDL là một tập hợp các biểu ghi hoặc tệp có quan hệ logic với nhau và được lưu giữ trên bộ nhớ của máy tính [10, tr.82]. Nhằm phục vụ cho việc thu thập, lƣu trữ, khai thác, sử dụng, trao đổi, phổ biến thông tin dữ liệu trong hệ thống thông tin ứng dụng cũng nhƣ lƣu trữ và tìm tin ở các trung tâm thông tin - thƣ viện hoặc trong hệ thống quản lý các cấp.
CSDL đƣợc xây dựng dựa trên các tiêu chí nhƣ tính thân thiện, dễ sử dụng, dễ khai thác; tìm tin hiệu quả, chính xác; dễ dàng cập nhật thông tin; quản lý đƣợc nhiều loại hình tài liệu và chia sẻ thông tin qua việc khai thác trực tuyến qua mạng
39.1
19.1
thông tin. CSDL đƣợc quản lý bởi một hệ quản trị đó là phần mềm bao gồm các chƣơng trình giúp cho việc quản lý khai thác thông tin có trong CSDL. Một trong những ƣu điểm nổi bật của CSDL là thông tin chỉ cần xử lý một lần nhƣng có thể sử dụng đƣợc nhiều lần, đây cũng là một trong những thuộc tính của thông tin.
Xét về tính chất của hệ thống, CSDL bao gồm:
- CSDL tích hợp (integrated database); - CSDL quan hệ (Relative database); - CSDL phân tán (Distributed database).
Xét về mức độ phản ánh thông tin, CSDL bao gồm:
- CSDL tƣ liệu: cung cấp thông tin dƣới dạng dữ liệu (tên tài liệu, tên tác giả,...) - CSDL thƣ mục: chứa các thông tin bậc 2 dùng để mô tả nội dung tài liệu. Nó là tập hợp các biểu ghi thƣ mục về các loại hình tài liệu giúp cho việc truy cập đến tài liệu gốc;
- CSDL dữ kiện: là loại mà thông tin đƣợc phản ánh là những thông tin dữ kiện dƣới dạng số liệu, văn bản, hình ảnh, âm thanh;
- CSDL tƣ liệu - dữ kiện: Cung cấp các tài liệu cũng nhƣ các tham số cụ thể về đối tƣợng
- CSDL toàn văn: chứa các thông tin gốc của tài liệu nhằm giúp cho việc tra cứu và truy cập tới bản thân thông tin đƣợc phản ánh.
Hiện nay, CSDL của TTTT-TV Trƣờng ĐHHD bao gồm 2 loại chính là CSDL thƣ mục và CSDL toàn văn (nguồn tài liệu do thư viện sưu tâm là chủ yếu):
2.1.2.1. Cơ sở dữ liệu thư mục
CSDL thƣ mục đƣợc xây dựng nhằm quản lý toàn bộ nguồn lực thông tin của TTTT-TV Trƣờng ĐHHD, đáp ứng yêu cầu tìm kiếm và khai thác thông tin của cán bộ, giảng viên và sinh viên trong toàn Trƣờng. Đối tƣợng xử lý thông tin để tạo nên CSDL là thƣ mục sách tham khảo, sách giáo trình, báo, tạp chí Đại hoc Hải Dƣơng, luận văn; báo cáo khoa học, khóa luận tốt nghiệp,... Nội dung của CSDL bao gồm tất cả các loại tài liệu liên quan đến các lĩnh vực khoa học cơ bản, công nghệ, giáo dục... hiện có trong kho tài liệu của thƣ viện Trƣờng.
Để đáp ứng và phù hợp với thực tế của Trƣờng, hiện nay CSDL của TTTT- TV Trƣờng ĐHHD đƣợc xây dựng dựa trên các tiêu chí:
- Tìm tin nhanh, hiệu quả và chính xác
- Giao diện thân thiện, dễ sử dụng, dễ khai thác - Dễ dàng tạo lập CSDL khi có nhu cầu phát sinh - Quản lý đƣợc nhiều loại hình tài liệu
- Có thể khai thác trực tuyến trên mạng
Hiện nay, TTTT-TV Trƣờng ĐHHD đã xây dựng đƣợc 05 CSDL với trên 10.000 biểu ghi
CSDL sách : 21 biểu ghi; CSDL bài trích, tạp chí: 125 biểu ghi; CSDL các công trình nghiên cứu khoa học: 500 biểu ghi; CSDL báo cáo tốt nghiệp, khóa luận tốt nghiệp: 45 biểu ghi; CSDL sách điện tử: 1 CSDL sách điện tử với 10.000 biểu ghi
Hiện tại, do điều kiện thực tế của Nhà trƣờng còn rất nhiều khó khăn nên việc đầu tƣ cho thƣ viện vẫn còn rất nhiều hạn chế. Để phù hợp với tình hình thực tế thì Nhà trƣờng khuyến khích tất cả các giảng viên, sinh viên tích cực nghiên cứu khoa học, viết sáng kiến kinh nghiệm, viết sách, viết giáo trình... để phục vụ cho việc học tập và nghiên cứu. Hơn nữa, từ năm 2014 thực hiện Nghị quyết số 29 NQ/TW ngày 4/11/2013 của Đảng: “Đổi mới căn bản, toàn diện giáo dục và đào tạo là đổi mới những vấn đề lớn, cốt lõi, cấp thiết, từ quan điểm, tư tưởng chỉ đạo đến mục tiêu, nội dung, phương pháp, cơ chế, chính sách, điều kiện bảo đảm thực hiện; đổi mới từ sự lãnh đạo của Đảng, sự quản lý của Nhà nước đến hoạt động quản trị của các cơ sở giáo dục - đào tạo và việc tham gia của gia đình, cộng đồng, xã hội và bản thân người học; đổi mới ở tất cả các bậc học, ngành học”. Nhằm đáp ứng theo nhu cầu của xã hội và khả năng học tập, nghiên cứu của học sinh, sinh viên trên địa bàn tỉnh, cùng thực tế đội ngũ cán bộ, giảng viên và cơ sở vật chất trang thiết bị… hiện có của Nhà trƣờng, Hội đồng Khoa học Nhà trƣờng đã nghiêm túc nghiên cứu để tích hợp kiến thức liên mục - liên bài - liên môn - liên ngành một cách chặt chẽ và logic… Nhờ đó đã hình thành các nhóm kiến thức, các chuyên đề riêng. Hiện tại Nhà trƣờng thay đổi từ hình thức đào tạo theo các học phần (môn học) riêng lẻ với
rất nhiều kiến thức chƣa đƣợc chọn lọc, sắp xếp theo trình tự và logic… bằng các nhóm chuyên đề nghiệp vụ chuyên môn riêng. Chính vì vậy mà việc đầu tƣ cho mua giáo trình rất hạn chế mà khuyến khích giảng viên tự viết giáo trình, soạn theo hƣớng tích hợp logic để giúp cho sinh viên dễ hiểu. Do vậy số lƣợng biểu ghi về các loại sách, giáo trình này còn rất hạn chế.
* Ưu điểm của CSDL thư mục:
- Có thể tìm kiếm mọi thông tin về mộ số đối tƣợng trong các CSDL - Quá trình tìm tin rất nhanh chóng
- Thông tin có thể đƣợc cập nhật một cách thƣờng xuyên
* Nhược điểm của CSDL thư mục:
- CSDL chƣa đƣợc cập nhật, hiệu đính thƣờng xuyên - Còn có những biểu ghi trùng lặp
- Một số biểu ghi còn thiếu tính chính xác, thiếu tính nhất quán nhất là từ khóa (do chƣa có bộ từ khóa kiểm soát để sử dụng và do cán bộ thƣ viện không có trình độ chuyên môn đúng chuyên ngành)
2.1.2.2. Cơ sở dữ liệu toàn văn
CSDL toàn văn của TTTT-TV Trƣờng ĐHHD đƣợc xây dựng nhằm mục đích cung cấp những thông tin gốc của tài liệu - toàn bộ văn bản của tài liệu cùng với các thông tin thƣ mục và các thông tin bổ sung khác nhằm giúp cho việc tra cứu và truy nhập tới bản thân các thông tin đƣợc phản ánh, đáp ứng NCT ngày càng cao của NDT. CSDL toàn văn này tập hợp các sách, tài liệu hƣớng dẫn chỉ đạo, giáo trình (do scan); tài liệu điện tử tham khảo (sƣu tầm từ nguồn trên internet);
- CSDL sách, tài liệu hướng dẫn chỉ đạo, giáo trình (do scan): CSDL này có khoảng 200 biểu ghi là các tài liệu của Đảng, Chế độ chính sách, sách giáo trình phục vụ học tập của sinh viên chủ yếu là ngành kế toán, tài chính ngân hàng, điện - điện tử...
- CSDL giáo trình, bài giảng điện tử (do giảng viên biên soạn): Đƣợc xây dựng chủ yếu đáp ứng nhu cầu học tập của sinh viên dƣới dạng tích hợp nhiều chuyên môn, nhiều ngành lại với nhau thành các chuyên đề lớn. Đây cũng là nguồn tài liệu toàn văn chính phục vụ việc dạy và học của sinh viên trong Trƣờng.
Số lƣợng biểu ghi: trên 300 biểu ghi
- CSDL tài liệu điện tử tham khảo (sưu tầm từ nguồn trên internet): Đây là nguồn tài liệu chiến số lƣợng biểu ghi lớn nhất với trên 10.000 biểu ghi bao gồm tất cả các ngành, các lĩnh vực, các thể loại khác nhau đƣợc sƣu tầm từ nguồn chia sẻ, từ internet, từ các trang web khác nhau dùng để cho giảng viên và sinh viên tham khảo , không phải là tài liệu học tập chính
Hiện nay, TTTT-TV Trƣờng ĐHHD vẫn đang tiếp tục cập nhật, bổ sung và số hóa tài liệu hiện có trong Trung tâm bằng việc scan tài liệu để phục vụ nhu cầu tin của NDT ngày càng cao. Tuy vậy, tính đến nay số lƣợng các loại hình tài liệu và số tên tài liệu đã đƣợc số hóa trong CSDL của Trung tâm còn khiêm tốn nên hiện chƣa đáp ứng đƣợc NDT của NDT.
* Về ưu điểm tìm tin trong CSDL toàn văn::
- Tìm tin nhanh chóng
- Có thể tìm dƣới dạng thƣ mục và toàn văn;
- Thông tin luôn đƣợc cập nhật thƣờng xuyên và liên tục...
* Tuy nhiên cũng có một số nhược điểm sau:
- Đôi khi đƣờng truyền, tốc độ mạng có thể không tìm đƣợc tài liệu - Hình thức trình bày tài liệu trên trang web còn sơ sài
- Tìm tin theo từ khóa nhiều khi không tìm đƣợc
- Vấn đề an toàn và bảo mật thông tin chƣa đƣợc chú trọng - Vấn đề bản quyền tác giả chƣa đƣợc rõ ràng
Mặc dù còn một số nhƣợc điểm song CSDL của TTTT-TV Trƣờng ĐHHD đƣợc đánh giá cao thông qua việc thẩm định của Bộ giáo dục & Đào tạo về việc kiểm tra điều kiện cơ sở vật chất đáp ứng việc dạy và học của Nhà trƣờng sau 4 năm đào tạo trình độ đại học;
Qua khảo sát, mức độ sử dụng CSDL của TTTT-TV Trƣờng ĐHHD khá cao. 64(19.7%) thƣờng xuyên sử dụng; 115(35.4%) thỉnh thoảng sử dụng. Đây là một tín hiệu khả quan và cho thấy đƣợc nhu cầu về khai thác nguồn tin dƣới dạng điện tử khá cao. Tuy nhiên có 44.9% không bao giờ sử dụng CSDL vì có thể họ chƣa biết
đến CSDL toàn văn này. Điều đó cho thấy TTTT-TV chƣa thực sự làm tốt vai trò của mình nên hiệu quả phục vụ vẫn chƣa cao.
Hình 2.5. Đánh giá về mức độ sử dụng CSDL của TTTT-TV Trường ĐHHD
Ý kiến đánh giá:
Thông qua CSDL của Trung tâm đã phần nào đáp ứng đƣợc nhu cầu khai thác, sử dụng nguồn tài liệu, thông tin của NDT. Dựa trên nhu cầu sử dụng đƣợc khảo sát qua đó đánh giá về chất lƣợng của các loại CSDL của TTTT-TV Trƣờng ĐHHD chƣa thực sự tốt. Chỉ có khoảng 9.2% NDT đánh giá tốt; 26.8% đánh giá tƣơng đối tốt và 49.5% ngƣời dùng đánh giá chƣa tốt.
Bảng 2.3. Ý kiến đánh giá về cơ sở dữ liệu
Cơ sở dữ liệu
Mức độ đáp ứng
Tốt Tƣơng đối tốt Chƣa tốt Khác
30 (9.2%) 87 (26.8%) 161 (49.5%) 47 (14,5%) 44.9 19.7 35.4
Hình 2.6 . Ý kiến đánh giá về chất lượng của CSDL tại TTTT-TV Trường ĐHHD 2.1.3. Thư mục thông báo tài liệu mới
Thƣ mục là một SPTT-TV mà phần chính là tập hợp các biểu ghi thƣ mục (có hoặc không có tóm tắt, chú giải) đƣợc sắp xếp theo một trật tự xác định, phản ánh các tài liệu có chung một hay một số dấu hiệu về nội dung hay hình thức. Ðối tƣợng chủ yếu đƣợc phản ánh trong thƣ mục là tài liệu nói chung, trong đó có tài liệu bậc 1 hoặc tài liệu bậc 2. Đây là một loại sản phẩm thƣ viện, nó có vai trò rất quan trọng trong hoạt động TT-TV dù đó là truyền thống hay hiện đại. Mỗi cơ quan TT-TV tạo lập thƣ mục riêng nhằm giới thiệu tài liệu mới bổ sung vào vốn tài liệu của thƣ viện; định hƣớng cho bạn đọc những tài liệu mới để tự học, tự nghiên cứu; tự nâng cao trình độ.
Căn cứ vào các tiêu chí phân loại khác nhau có nhiều loại thƣ mục khác nhau nhƣ: Thƣ mục Quốc gia, Thƣ mục chuyên ngành, Thƣ mục thông báo khoa học; Thƣ mục giới thiệu; Thƣ mục địa chí,....Xuất phát từ nội dung vốn tài liệu, đặc điểm NCT và NDT tại TTTT-TV Trƣờng ĐHHD mà Trung tâm đã biên soạn thƣ mục
Đây là loại thƣ mục nằm trong Bản tin điện tử của Trung tâm và dƣới dạng in; loại thƣ mục phản ánh toàn bộ tài liệu mới đƣợc bổ sung về Trung tâm nhằm thông báo cho bạn đọc những tài liệu mới nhất, những ấn phẩm mới xuất bản đƣợc bổ sung vào thƣ viện. Các tài liệu trong thƣ mục đƣợc sắp xếp theo nội dung/ môn loại, trong mỗi môn loại lại đƣợc sắp xếp theo chữ cái tên nhan đề hoặc tên tác giả. Thƣ mục giới thiệu tài liệu mới đƣợc biên soạn vào thời gian không cố định do số lƣợng tài liệu bổ sung vào Trung tâm không cố định.
Các yếu tố đƣợc mô tả bao gồm: Tên tài liệu; Tên tác giả; Năm xuất bản, nơi xuất bản, NXB, lần xuất bản; Ký hiệu phân loại; Ký hiệu xếp kho; Số trang, kích thƣớc, đơn giá, ngày nhập kho,...
Thƣ mục thông báo sách mới là phƣơng tiện quan trọng đảm bảo việc cung cấp kịp thời, nhanh chóng thông tin tài liệu mới tới tất cả các đối tƣợng NDT trong toàn trƣờng. Bên cạnh đó, thông qua thƣ mục này còn cung cấp những điểm truy cập thông tin giúp bạn đọc tra tìm tài liệu một cách nhanh chóng có đƣợc những tài liệu cần thiết phục vụ cho học tập và nghiên cứu khoa học.
Kết quả điều tra NDT cho thấy, mức độ sử dụng thƣ mục thông báo tài liệu mới của NDT là tƣơng đối cao. Khoảng 138( chiếm 42,5%) NDT thƣờng xuyên sử dụng thƣ mục này (phần lớn là sinh viên); 107 (32.9% ) NDT thỉnh thoảng mới sử dụng loại thƣ mục này và khoảng 24.6% cho rằng họ không bao giờ sử dụng loại hình thƣ mục này có thể họ không biết đến hoặc thƣờng dùng các loại hình tài liệu khác để nghiên cứu.
Hình 2.7. Đánh giá về mức độ sử dụng Thư mục thông báo tài liệu mới
Về chất lƣợng của thƣ mục thông báo tài liệu mới, theo kết quả điều tra cho thấy: hơn 42,5% NDT sử dụng Thƣ mục thông báo tài liệu mới để hỗ trợ cho việc tìm tài liệu và gần 30.2% NDT đánh giá là tốt, 38.8% đánh giá tƣơng đối tốt, 22.4% đánh giá không tốt.
Bảng 2.4. Đánh giá về chất lƣợng của Thƣ mục thông báo tài liệu mới
Thƣ mục giới thiệu sách mới
Mức độ đáp ứng
Tốt Tƣơng đối tốt Chƣa tốt Khác
98 (30.2%) 126 (38.8%) 73 (22.4%) 28 (8.6%) 42.5 24.6 6 32.9
Hình 2.8. Ý kiến đánh giá về chất lượng của Thư mục thông báo tài liệu mới 2.1.4. Trang Web và phần mềm thư viện điện tử
Trang Web đƣợc coi nhƣ một cẩm nang bách khoa giới thiệu về các thông tin và cách truy nhập tới thông tin về một thực thể nào đó (cơ quan, tổ chức, cá nhân, đơn vị hành chính...) trên mạng máy tính [446,tr.101].
Hiện nay, trang web là một công cụ quan trọng của tất cả các cơ quan, đơn vị hoặc một tổ chức nào trong thời đại công nghệ thông tin; là phƣơng tiện quan trọng để thực hiện nhiều hoạt động tác nghiệp và nghiệp vụ khác nhƣ hƣớng dẫn sử dụng thƣ viện; tra cứu tài liệu; tổ chức diễn đàn trao đổi với bạn đọc; thông báo tới bạn đọc các thông tin cân thiết; giới thiệu quảng bá các sản phẩm - dịch vụ thƣ viện;... Đặc biệt là việc tổ chức MLTNCCTT (OPAC), giúp truy cập thông tin dễ dàng, thuận tiện. Tuy nhiên, trang chủ của TTTT-TV hiện nay vẫn chƣa thực sự hoạt động hiệu quả và phát huy hết các ƣu điểm cũng nhƣ tính năng mà một trang Web phải có. Hiện nay, trang chủ của Trung tâm chƣa có sự update thƣờng xuyên, các đƣờng link liên kết hoạt động kém; chƣa có sự liên kết đến các thƣ viện trong nƣớc gây khó khăn và hạn chế cho ngƣời truy cập.
Trang Web của Trung tâm TT-TV bao gồm các mục sau:
- Trang chủ: Có chức năng chủ yếu là giới thiệu về cơ cấu tổ chức, chức