8. Dự kiến kết quả nghiên cứu
3.4 Tăng cường thu thập nguồn tài liệu xám trên địa bàn tỉnh Ninh Bình
Nguồn tài liệu xám bao gồm các công trình nghiên cứu khoa học (NCKH), luận án, luận văn, khoá kuận tốt nghiệp, tập bài giảng, tài liệu hội nghị, hội thảo... là nguồn thông tin rất có giá trị, phục vụ đắc lực cho học tập, giảng dạy, nghiên cứu khoa học của cán bộ, giảng viên, sinh viên các trường đại học. Một trong những nhiệm vụ quan trọng của các thư viện trường đại học là tiến hành thu thập được đầy đủ, kiểm soát và khai thác có hiệu quả nguồn thông tin đặc biệt này phục vụ nhiệm vụ đào tạo và nghiên cứu khoa học.
Thực tế trong thời gian qua, công tác phát triển nguồn tài liệu xám chưa được quan tâm đúng mức ở Thư viện ĐHHL. Hoạt động thu thập, lưu giữ, xử lý và phổ biến thông nguồn tài liệu này mới chỉ được Thư viện bắt đầu thực hiện từ năm 2010 (theo quy định của Hiệu trưởng Trường ĐHHL, các công trình NCKH, tập bài giảng, luận án, luận văn, khoá luận tốt nghiệp sau khi đã được Hội đồng bảo vệ thông qua phải nộp vào Thư viện nhà trường 01 bản). Do vậy, từ năm 2010, Thư viện tiếp nhận các loại tài liệu trên một cách thụ động: đích thân các tác giả của tài liệu mang đến giao nộp cho Thư viện. Phạm vi tài liệu thu thập mới bó hẹp trong nội bộ nhà trường.
Trong khi đó, yêu cầu của hoạt động thu thập nguồn tài liệu xám đòi hỏi Thư viện ĐHHL phải thực sự chủ động, tích cực: từ việc quy định những nội dung cụ thể trong chính sách bổ sung tài liệu xám, đến việc cử cán bộ chuyên trách, cũng như việc đầu tư kinh phí thoả đáng,… Mặt khác, phạm vi không gian để thu thập loại hình tài liệu xám đòi hỏi phải được Thư viện ĐHHL phải mở rộng trên địa bàn tỉnh Ninh Bình (không chỉ bó hẹp trong phạm vi nhà trường như hiện nay). Như đã trình bày ở chương 2 của luận văn, trên địa bàn tỉnh Ninh Bình còn 5 trường Cao đẳng nghề và một hệ thống các
cơ quan, đơn vị (UBND tỉnh, Sở Giáo dục & Đào tạo, Sở Khoa học và Công nghệ,…) có thể sản sinh nguồn tài liệu xám có giá trị. Trong thời gian tới, việc mở rộng phạm vi không gian cho hoạt thu thập nguồn tài liệu này là cực kỳ cần thiết để Thư viện ĐHHL có thể phát triển nguồn lực thông tin nói chung, tăng cường nguồn tài liệu xám nói riêng .
Để tăng cường thu thập nguồn tài liệu xám, trước hết, Thư viện Trường Đại học Hoa Lư cần đẩy mạnh việc thu thập nguồn tài liệu nội sinh (trong phạm vi nhà trường) một cách chủ động, tích cực. Cụ thể là:
- Thư viện cần đề xuất với Ban Giám hiệu soát xét lại và ban hành các văn bản
pháp quy về việc giao nộp tài liệu nội sinh như luận án, luận văn, đề tài nghiên cứu khoa học, sáng kiến kinh nghiệm,… của cán bộ, giảng viên, sinh viên nhà trường. Trước hết Thư viện cần rà soát lại các văn bản đã có, xem xét những văn bản nào không còn phù hợp thì đề nghị Ban Giám hiệu xây dựng và ban hành văn bản thay thế.
Theo quy định, các công trình NCKH, tập bài giảng, luận án, luận văn, khoá luận tốt nghiệp phải nộp vào Thư viện nhà trường 01 bản (trên giấy). Điều này sẽ gây khó khăn cho việc khai thác và sử dụng loại tài liệu nội sinh nếu xảy ra trường hợp trong một thời điểm mà có nhiều NDT cùng yêu cầu một bản tài liệu trùng nhau. Do vậy, Thư viện cần đề xuất, tham mưu với Ban lãnh đạo nhà trường để bổ sung quy định việc nộp tài liệu nội sinh (công trình NCKH, tập bài giảng, luận án, luận văn, khoá luận tốt nghiệp của cán bộ, giảng viên, sinh viên Trường ĐHHL). Cụ thể là quy định cán bộ, giảng viên, sinh viên nhà trường ngoài việc nộp cho Thư viện 01 bản tài liệu trên giấy như quy đinh cũ phải nộp kèm theo 01 bản trên đĩa CD-ROM (theo đúng tiêu chuẩn kỹ thuật).
- Thư viện phối hợp với các Phòng, Ban chức năng (Phòng Đào tạo và Nghiên
cứu khoa học, Phòng Tổ chức - Tổng hợp, Ban Thông tin – Tuyên truyền) tuyên truyền hướng dẫn các đối tượng người dùng tin thực hiện các văn bản pháp quy về giao nộp tài liệu nội sinh, nhằm thu thập đầy đủ nguồn tin nội sinh của nhà trường.
- Thư viện phải thường xuyên có mối liên hệ mật thiết với các Khoa đào tạo (Xã hội – Du lịch, Tự nhiên, Giáo dục Tiểu học - Mầm non,…) bởi đội ngũ cán bộ, giảng viên, sinh viên của các Khoa vừa là nơi có nhu cầu thông tin cao, vừa là nơi tập trung những sản phẩm thông tin có giá trị. Tài liệu thu thập được từ các Khoa đào tạo có tính chuyên môn sâu bao gồm đề cương chi tiết môn học, tập bài giảng lưu hành nội bộ, các công trình khoa học, bài tham luận của các giảng viên tại các hội nghị khoa học,...
Thư viện cần tăng cường thu thập nguồn tài liệu xám trên địa bàn tỉnh Ninh Bình. Có nghiã là, Thư viện phải mở rộng phạm vi không gian cho công tác thu thập loại hình tài liệu này. Cụ thể:
- Thư viện cần cử một cán bộ chuyên trách, có năng lực nghiệp vụ, tâm huyết, với công việc được giao, có khả năng giao tiếp tốt đảm nhiệm công việc thu thập tài liệu xám ngoài phạm vi nhà trường. Nhiệm vụ của cán bộ chuyên trách này là thường xuyên liên hệ mật thiết với các Sở, Ban ngành trong tỉnh Ninh Bình, đồng thời theo dõi sát sao các hoạt động nghiên cứu khoa học, các hội nghị, hội thảo (về thời gian tổ chức, lịch trình diễn biến của hội nghị, thành phần đại biểu tham gia,…) để có thể xin được biếu, tặng tài liệu từ các cơ quan, đơn vị một cách thuận lợi, nhanh chóng, tránh bỏ sót nguồn tin.
- Thư viện cần phải dành riêng một khoản kinh phí thoả đáng cho việc chi trả chi phí để được sở hữu những tài liệu quý, có giá trị cao.
Một vấn đề nữa là Thư viện cần chuẩn bị tích cực để tiến hành số hoá và xây
dựng cơ sở dữ liệu toàn văn đối với nguồn tài liệu xám nhằm tạo điều kiện thuận lợi
cho việc khai thác, sử dụng của đông đảo người dùng tin của Thư viện. Trước mắt, cần xây dựng bộ sưu tập số bằng phầm mềm thư viện số Greenstone cho nguồn tài liệu nội sinh bao gồm các công trình NCKH, tập bài giảng, luận án, luận văn, khoá luận tốt nghiệp do cán bộ, giảng viên, sinh viên nộp vào nhà trường theo quy định.