7. Kết cấu luận văn
2.2. Mơ hình tổ chức hoạt động truyền thơng của Tập đoàn FPT
2.2.7.2 Cấp công ty thành viên
Để phân tích mơ hình tổ chức hoạt động truyền thơng tại các cơng ty thành viên, tác giả xin phép phân tích theo 4 khối hoạt động chính của FPT: Khối cơng nghệ - Khối Viễn thông - Khối Bán lẻ - Khối giáo dục
Khối công nghệ
Cơng nghệ là hoạt động lõi của Tập đồn FPT bao gồm hai đơn vị Công ty Phần mềm FPT (FSOFT) và Công ty Hệ thống Thông tin FPT (FPT IS). Đây là hai đơn vị có bộ phận truyền thơng rất chun nghiệp và được thành lập từ khá lâu, hiện nay bộ phận này có tên gọi như sau:
- Cơng ty Phần mềm FPT: Phịng Truyền thông và Đối ngoại - Công ty Hệ thống Thông tin FPT: Ban truyền thông
Phịng Truyền thơng và Đối ngoại của Công ty Phần mềm FPT có 12
người (1 trưởng phịng và 11 nhân viên) phụ trách hoạt động truyền thông của công ty ở cả 3 miền (Hà Nội – Đà Nẵng – Tp Hồ Chí Minh). Các nhân sự được chia thành 3 nhóm như sau (theo mơ tả của cán bộ Hà Cẩm Anh - thuộc nhóm PR, có kinh nghiệm 4 năm làm việc tại FSOFT):
- Nhóm PR (5 người, 3 người ở Hà Nội, 2 người ở Tp Hồ Chí Minh): phụ
trách các công việc: truyền thông nội bộ, nội dung cho các kênh nội bộ (bản tin email, intranet..), nội dung cho các kênh truyền thông xã hội (Facebook), các bài PR trên báo chí...
- Nhóm Thƣơng hiệu và Sự kiện (2 người): Xây dựng thương hiệu FSOFT
trong thị trường Việt Nam, phục vụ cho các chương trình tuyển dụng; tổ chức sự kiện cấp cơng ty công việc hội thảo; Tham gia sự kiện, hội thảo về cơng nghệ thơng tin
- Nhóm Cơng đồn và Tổng hội (2 ngƣời): Trong FPT, bộ phận này thường tách thành bộ phận độc lập. Tuy nhiên ở FSOFT, đây là một nhóm thuộc Phịng Truyền thơng và Đối ngoại cho thấy nội bộ là thế mạnh của bộ phận truyền thơng FSOFT
- Nhóm Thiết kế (2 ngƣời): thiết kế hình ảnh, chịu trách nhiệm về phần
hình ảnh của cơng ty, thiết kế các ấn phẩm nội bộ
Truyền thông nội bộ là thế mạnh của phịng Truyền thơng và Đối ngoại FSOFT. Các kênh truyền thông đang sử dụng bao gồm: intranet, bản tin, Voice of FSOFT (kênh phát thanh), ấn phẩm Flat Eye phát hành 1 năm/ lần (gần 300 trang). Công ty cũng đang xây dựng kênh FSOFT TV trên youtube. Website công ty lại do bộ phận marketing quản lý (bộ phận marketing và truyền thông tách biệt nhau).
Đặc điểm của FSOFT (website https://www.fpt-software.com/) là công ty phần mềm, nhân viên của họ đa phần là lập trình viên. FSOFT có trụ sở Fville trên khu cơng nghệ cao Hịa Lạc với cơ sở vật chất hiện đại hàng đầu Việt Nam – là điều kiện lý tưởng để tiến hành các chương trình truyền thơng nội bộ. Bản tin Voice of FSOFT là một “đặc sản” của phịng Truyền thơng và Đối ngoại mà khơng một cơng ty nào trong FPT có được. Bản tin được lên sóng hàng ngày từ thứ Hai đến thứ 6 bao gồm 3 khung giờ: Bản tin xã hội + tin FSOFT dài 5 phút phát song mỗi buổi sáng; Bản tin quà tặng âm nhạc phát trong tòa nhà và trên xe bus với đối tượng đi xe bus từ Hòa Lạc về trung tâm Hà Nội; giữa giờ cịn có chương trình nhạc thể dục phát lúc 10h30 và 15h30 hằng ngày, toàn bộ nhân viên được nghỉ và tập thể dục trong khi phát nhạc.
Ban truyền thông Công ty Hệ thống Thông tin FPT có tên gọi là Ban
truyền thông FIS CC (FIS Corporate Communication). Tên gọi này khá tương đồng với tên gọi chung của Ban truyền thơng Tập đồn (FCC).
FIS CC gồm có 1 trưởng ban phụ trách chung, 1 phó ban phụ trách khu vực Hồ Chí Minh cùng 9 nhân viên. Trưởng ban FIS CC anh Nguyễn Minh Trung công tác tại FPT IS từ năm 2004 – đầu tiên làm việc tại Phịng Tổng hợp. Khi đó, các hoạt động mang tính truyền thơng vẫn do Phịng Tổng hợp quản lý. Năm 2007, khi FPT IS tiến hành hợp nhất và thành lập các bộ phận chức năng, Ban truyền thông cũng được thành lập đồng thời với các bộ phận khác như Nhân sự, Tài chính. Anh Nguyễn Minh Trung tốt nghiệp Khoa Báo chí – Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn – là người đầu tiên đặt nền móng cho hoạt động truyền thơng FPT IS cho tới ngày nay. Anh cũng là người đặc biệt am hiểu và yêu mến tổ chức, được
lãnh đạo từ Tập đồn cho tới các cơng ty thành viên đánh giá cao. Hiện nay, ngoài vai trị Trưởng ban truyền thơng, anh cũng là Giám đốc kinh doanh một công ty thành viên thuộc FPT IS. Anh Trung có mối quan hệ rất thường xuyên và chặt chẽ với các Lãnh đạo cơng ty.
Hình 2.10 Mơ hình tổ chức Ban truyền thơng Cơng ty FPT IS
Nhân sự của FIS CC dao động từ 7-10 người qua các thời kỳ. Chủ yếu được phân chia thành 2 lĩnh vực khá rõ ràng: Truyền thông nội bộ và Truyền thơng bên ngồi. Hoạt động của Ban truyền thông do Tổng Giám đốc Công ty chịu trách
Thiết kế & truyền thông online
Truyền thông đối nội
Trưởng nhóm truyền thơng nội bộ
(Tạp chí, Forum, bản tin chiến lược, thông điệp công ty, xử lý khủng hoảng…) PR Sự kiện. Bài phát biểu Phim - Clip Nhóm bản tin Bản tin hằng tuần Công tác Đảng
Trƣởng ban truyền thông
(FPT IS Corporate Communication)
Truyền thông đối ngoại BAN TỔNG GIÁM ĐỐC
Mạng lưới nhân sự truyền thông các công ty con, các dự án, bộ phận (22 người)
Các hoạt động truyền thông nội bộ các đơn vị (bao gồm các hoạt động được phân quyền)
PR Marketing Sự kiện Biên dịch, tài liệu MKT và website. Bản tin đối tác, khách hàng Marketing dịch vụ thị trường đại chúng Phó ban phụ trách khu vực Hồ Chí Minh
nhiệm giám sát và phê duyệt. Về trình độ chun mơn nhân sự, 9/9 thành viên đều có trình độ Đại học trở lên, trong đó có 2 người đã tốt nghiệp trình độ Thạc sĩ. Tác giả đã tiến hành phỏng vấn 4 nhân sự trong ban để tìm hiểu rõ hơn về cách thức tổ chức của bộ phận này (kết quả chi tiết có trong phụ lục). Nhìn chung, các nhân sự của Ban truyền thơng FIS CC đều nắm khá rõ về vai trị, chức năng, cơng việc của mình nhưng đều cho rằng hoạt động truyền thơng giữa các đơn vị trong FPT chưa được chia sẻ cơng khai và ít có cơ hội trao đổi kinh nghiệm với nhau.
Mỗi cán bộ trong ban thường cùng lúc xử lý khá nhiều cơng việc và họ thường có kĩ năng ở nhiều lĩnh vực khác nhau. Ví dụ, cán bộ phụ trách PR có thể đồng thời triển khai một kế hoạch truyền thông cho vụ thắng thầu lớn (phối hợp với FCC), vừa tổ chức sự kiện công bố thắng thầu, vừa viết bài phát biểu cho lãnh đạo tại sự kiện và thêm vào đó, có thể viết kịch bản dẫn chương trình, kịch bản phim giới thiệu dự án…Trên hết, họ được yêu cầu phải đặc biệt hiểu rõ về lĩnh vực hoạt động của công ty.
Theo anh Nguyễn Minh Trung, với đặc thù là một doanh nghiệp B2B và B2G, FIS CC có sự tích hợp khá rõ nét về hoạt động truyền thông và hoạt động marketing, ban xử lý một lượng công việc khá lớn cho liên quan đến Marketing như toàn bộ tài liệu marketing (website, profile, slide, brochure giới thiệu cơng ty và tồn bộ sản phẩm liên quan – bao gồm khoảng 20 sản phẩm); kế hoạch marketing cho các sản phẩm có thị trường đại chúng (dịch vụ điện tử, vé đường sắt điện tử…). Trong mảng truyền thông nội bộ, FIS CC tiếp tục có sự kết nối khá chặt chẽ với các nhân sự kiêm nhiệm truyền thông ở tất cả các bộ phận chức năng và công ty thành viên gồm 22 người. Đây chính là các “cộng tác viên” đắc lực cung cấp thông tin, tin bài thường xuyên cho nhóm. Bản tin FIS Weekly được gửi tới toàn thể nhân viên sáng thứ 5 hằng tuần, bên cạnh đó cịn có các Bản tin đặc biệt phục vụ cho các sự kiện lớn. Công tác Đảng cũng là một nhiệm vụ quan trọng do nhân sự Ban truyền thông phụ trách. Cán bộ này hiện là Phó Bí thư chi bộ của FPT IS. Cũng giống như cách tổ chức của Ban truyền thơng cấp Tập đồn, các sự kiện dành cho cán bộ nhân viên tại FPT IS do Tổng hội phụ trách nhưng có sự phối hợp chặt chẽ về mặt truyền thơng với nhóm truyền thơng nội bộ của FIS CC.
Đối với các hoạt động truyền thơng đối ngoại, các nhân sự trong nhóm này thường xuyên giao tiếp và làm việc với nhiều nhóm đối tượng bao gồm: tồn bộ các lãnh đạo công ty, các giám đốc dự án, quản lý quan hệ khách hàng…hay trực tiếp liên hệ với khách hàng, đối tác, nhà cung ứng dịch vụ…Về sự kiện, trung bình mỗi năm FIS CC tổ chức hoặc thực hiện hồ sơ cho FPT IS tham gia khoảng 80-100 sự kiện. Tính chuyên nghiệp được thể hiện cao khi 1 cán bộ trong nhóm có thể độc lập lo tồn bộ cơng việc liên quan đến tổ chức 1 hội thảo cho 100-200 người mà không cần thuê công ty tổ chức sự kiện bên ngồi.
Có thể thấy, ban truyền thơng Cơng ty Hệ thống Thơng tin FPT có quy mơ khá tinh gọn và hợp lý, được chia thành hai mảng công việc rõ ràng. Mỗi cán bộ có khả năng xử lý nhiều đối tượng cơng việc, qua đó góp phần tinh giản số lượng nhân sự đồng thời nâng cao chất lượng làm việc do các cơng việc này ln có sự tích hợp, liên kết với nhau. Đây được xem là mơ hình rất đáng tham khảo. Cách tổ chức này khá tương đồng với cách tổ chức của FCC (theo cả chiều dọc và chiều ngang) nhưng do ở cấp cơng ty con nên có sự sát thực tế và dễ dàng áp dụng hơn.
Khối Viễn thông
Khối Viễn thông FPT bao gồm 1 công ty thành viên là Công ty Cổ phần Viễn thông FPT (FTEL), Công ty Cổ phần Dịch vụ Trực tuyến FPT.
Thành lập năm 1997, FTLEL hiện là đơn vị cung cấp dịch vụ viễn thông và Internet hàng đầu khu vực với trên 3.500 nhân viên, 45 chi nhánh trong và ngoài nước. Đặc điểm của FTEL có sự phức tạp cả về nhân viên và khách hàng. FTEL có 3500 nhân viên nhưng có tới trên 50% trong số này không thường xuyên sử dụng email do tính chất cơng việc (thường xuyên lưu động). Đối tượng khách hàng của FTEL cũng thuộc mọi thành phần nghề nghiệp, độ tuổi, họ có thể là bất cứ ai có nhu cầu sử dụng dịch vụ Internet. Với đặc điểm phức tạp, FTEL là công ty thường xuyên đối mặt với các luồn thông tin lan truyền trên mạng đánh giá về chất lượng dịch vụ.
Hiện tại, theo chị Hằng và chị Trang - nhân sự truyền thơng, FTEL khơng có bộ phận truyền thơng độc lập mà chỉ có bộ phận marketing trong đó có 2 nhân sự phụ trách PR – Event, cho thấy đặc thù của một công ty B2B và B2C là PR nằm bên trong marketing (theo sơ đồ (c) của Phillip Kotler). Như vậy, hoạt động truyền
thông ở FTEL là hoạt động bổ trợ cho hoạt động marketing. Hai mảng thương hiệu và truyền thông nội bộ đang được đánh giá là yếu kém. Cơng ty khơng có bản tin nội bộ hay hình thức trao đổi thơng tin nội bộ chính thức nào ngay cả email.
Công ty Cổ phần Dịch vụ Trực tuyến FPT (FPT Online) là đơn vị quản lý báo điện tử VnExpress.vn, báo điện tử chungta.vn cùng hệ thống iOne.net, Ngoisao.net...Với đặc thù tự thân là một kênh truyền thông trực tuyến nên FPT Online không có bộ phận truyền thơng độc lập. FPT Online phối hợp với ban truyền thông cấp Tập đồn trong việc đăng tải thơng tin lên các kênh sẵn có. VnExpress tuy thuộc FPT nhưng cũng có những quy tắc đăng thông tin rất khắt khe đối với các thơng tin liên quan tới Tập đồn.
Khối Bán lẻ
Khối Bán lẻ bao gồm 2 công ty là Công ty Thƣơng mại FPT (FTG) và Công ty Bán lẻ FPT (FRT).
Công ty Thương mại FPT là đơn vị phân phối (bán buôn, bán lẻ) các sản phẩm công nghệ cho các hãng công nghệ thơng tin thơng qua hệ thống đại lý trên tồn quốc (B2B). FTG là đơn vị đem lại doanh số lớn nhất cho Tập đoàn FPT. Cịn Cơng ty Bán lẻ FPT lại là đơn vị bán lẻ các sản phẩm công nghệ với hệ thống FPT Shop khắp 3 miền Bắc – Trung – Nam (B2C).
Khối Bán lẻ FPT có đặc điểm khá tương đồng với Khối Viễn thông về đối tượng truyền thơng bên trong và bên ngồi cơng ty.
Trước khi quy hoạch tập trung hoạt động truyền thông, Công ty Thương mại FPT (tiền thân là FDC) cũng có bộ phận truyền thơng tại đơn vị. Cơng ty cịn có 1 tờ tạp chí nội bộ được thiết kế chuyên nghiệp và nội dung đặc sắc tên là “Người phân phối”. Trong số đầu tiên của Tạp chí, nguyên Tổng Giám đốc cơng ty ơng Hồng Nam Tiến, kiêm Tổng Biên tập báo, đã viết trong Thư ngỏ: “Cách đây 9 năm, ngày
31/12/1995, tôi đã vô cùng xúc động cầm trên tay tờ báo Chúng ta số 1, và hôm nay, cùng với sự phát triển của FPT, tôi xúc động thấy chúng ta đã có được tờ báo riêng của những người phân phối”. Câu nói đã cho thấy sự quan tâm và tình cảm đặc biệt
Hiện nay, hoạt động truyền thơng bên ngồi của FTG và FRT cũng do FCC quản lý triển khai. FTG có bộ phận marketing phụ trách truyền thơng cịn FRT có phịng Quan hệ cộng đồng gồm có 2 người. Sự tinh gọn này cũng phù hợp với đặc điểm kinh doanh của hai đơn vị này. Các hiệu quả truyền thông sẽ được đánh giá chung theo các hoạt động do FCC phụ trách.
Khối Giáo dục FPT
FPT quyết định đầu tư cho lĩnh vực Giáo dục cách đây trịn 15 năm – khi đó được xem là một quyết định mạo hiểm và ngông cuồng. Đến nay, với 20 ngàn sinh viên các khóa, cùng hệ thống các đơn vị thành viên, FPT khơng chỉ có Đại học FPT mà có riêng một Khối Giáo dục FPT bao gồm các đơn vị:
Đại học FPT
Cao đẳng Thực hành FPT (FPT Poly) Viện Quản trị Kinh doanh (FSB) Trường THPT FPT
Khoa Quốc tế
Trung tâm đào tạo Lập trình viên Quốc tế FPT Aptech Hệ thống Đào tạo Mỹ thuật Đa phương tiện FPT Arena Trung tâm Hỗ trợ học đường FPT
Trung tâm Anh ngữ FPT GEM Dự án Công nghệ Giáo dục Việc đào tạo Quốc tế FPT
Học viện mạng và phần cứng FPT Jetking
Chị Nguyễn Thị Thu Nga - Trưởng phòng Quan hệ cộng đồng Đại học FPT cho biết, hoạt động truyền thông của từng đơn vị trong khối FE được triển khai song song với nhau. Trong đó, Đại học FPT, Cao đẳng Thực hành FPT và Viện quản trị kinh doanh là 3 đơn vị có bộ phận truyền thơng, cả 3 bộ phận này đều có tên gọi chung là Phòng Quan hệ cộng đồng (Tiếng Anh: Public Relations Department). Các đơn vị cịn lại chỉ có nhân sự phụ trách vấn đề truyền thơng, nhân sự này thuộc bộ phận marketing nhưng chịu sự quản lý chung của Khối Giáo dục. Trong hệ thống giáo dục của FPT, Đại học FPT là đơn vị chủ chốt, đây cũng là đơn vị đầu tiên hoạt
động trong lĩnh vực giáo dục mà Tập đoàn FPT đầu tư xây dựng. Phòng quan hệ cộng đồng của Đại học FPT cũng là bộ phận truyền thông được thành lập đầu tiên trong khối giáo dục.
Phòng Quan hệ cộng đồng của FU quản lý các hoạt động truyền thông của Đại học FPT và Trường THPT FPT. Trưởng phòng là chị Nguyễn Thị Thu Nga, cử nhân Ngoại ngữ. Trưởng phòng Quan hệ cộng đồng của Cao đẳng Thực hành FPT là chị Vũ Thu Chinh – Thạc sĩ Quản trị kinh doanh. Trưởng phòng Quan hệ cộng đồng của Viện Quản trị kinh doanh là chị Nguyễn Thu Huệ, chị có trình độ Thạc sĩ. Phịng chỉ có 3 người bao gồm cả trưởng phịng, 2 người còn lại 1 người phụ trách tin bài, nội dung còn 1 người phụ trách website và thiết kế. Do đặc thù của lĩnh vực giáo dục nên các đơn vị đều có bộ phận Tuyển sinh và Đào tạo – nơi có sự liên hệ chặt chẽ và thường xuyên tới các đối tượng liên quan như học sinh, phụ huynh, giáo viên, đối tác đào tạo…Chính vì thế, bộ phận quan hệ cộng đồng chủ yếu phụ trách các vấn đề về nội dung, thông tin, hỗ trợ và phối hợp với bộ phận Tuyển sinh – Đào