9. Kết cấu của Luận văn
2.2.3.Hệ thống trang thông tin điện tử và phần mềm quản lý hoạt động đào
2.2. Hiện trạng về cơ sở vật chất, trang thiết bị, phòng học và ứng dụng
2.2.3.Hệ thống trang thông tin điện tử và phần mềm quản lý hoạt động đào
động đào tạo và nghiên cứu khoa học tại Học viện
Hiện nay, trang thông tin điện tử chính thức của Học viện ở địa chỉ:
www.gust.edu.vn. Trang thông tin điện tử cung cấp các thông tin giới thiệu về
Học viện Khoa học và Công nghệ, các tin tức, sự kiện, các thông tin về hoạt động đào tạo của Học viện như thông tin tuyển sinh, các chuyên ngành đào tạo, chương trình đào tạo, cung cấp một số tiện ích cho học viên, NCS như lịch học, lịch thi và một số biểu mẫu…Như vậy, Học viện đã có cổng thông tin điện tử tích hợp các kênh thông tin, dịch vụ từ nhiều nguồn khác nhau nhằm cung cấp thông tin cho học viên, NCS và giảng viên một cách kịp thời, hiệu quả. Học viện có thể hỗ trợ các dịch vụ trực tuyến cho học viên, NCS, giảng viên của Học viện trong quá trình đào tạo và hỗ trợ cho các cán bộ Học viện và các Viện chuyên ngành trong các hoạt động quản lý đào tạo.
Việc ứng dụng CNTT trong các hoạt động quản lý, điều hành và các hoạt động đào tạo, nghiên cứu khoa học là xu thế phát triển tất yếu và bắt buộc đối với Học viện. Hiện tại, Học viện chưa có phần mềm quản lý đào tạo, điều hành tác nghiệp và các phần mềm quản lý các hoạt động của Học viện như quản lý cán bộ công chức, tài sản cố định, tài chính kế toán, quản lý nghiên cứu khoa học…Do đó, việc xây dựng và triển khai các hệ thống thông tin đáp ứng yêu cầu quản lý các hoạt động đào tạo, nghiên cứu khoa học và vận hành là nhu cầu cấp thiết.
Đội ngũ cán bộ lãnh đạo, quản lý đào tạo tại trụ sở chính hiện nay ngoài 38 cán bộ nhân viên còn nhiều cán bộ giảng viên tại 12 viện chuyên ngành nằm rải rác tại nhiều đơn vị và địa điểm khác nhau. Công tác điều hành gặp nhiều khó khăn trong việc triển khai các văn bản, kế hoạch công tác; tốn kém chi phí đi lại và giấy tờ; hiệu quả quản lý còn hạn chế. Do đó cần có giải pháp triển khai hệ thống quản lý hành chính điện tử để nâng cao năng lực và hiệu quả quản lý.
mềm tích hợp trên nền cổng thông tin vận hành cho phép cập nhật, tra cứu, khai thác thông tin nhanh chóng, kịp thời, chính xác về quá trình đào tạo NCS và thạc sĩ nhằm nâng cao hiệu quả quản lý đào tạo sau đại học của các cán bộ quản lý đào tạo tại Học viện và các Viện chuyên ngành. Ngoài ra, hệ thống là công cụ hiệu quả trợ giúp lãnh đạo Học viện trong việc lãnh đạo, điều hành, ra quyết định. Hệ thống phần mềm cung cấp các dịch vụ trực tuyến trên cổng thông tin về đào tạo cho học viên, NCS và giảng viên của Học viện, cho phép trao đổi, tương tác với Học viện trong quá trình đào tạo.
Với sự phát triển của công nghệ thông tin, trong đó máy tính ngày càng rẻ và trở thành vật dụng có trong hầu hết các gia đình, tốc độ Internet ngày càng cải thiện là tiền đề tốt cho việc triển khai hình thức đào tạo e-learning, một hình thức đào tạo có thể giải quyết được các khó khăn của đào tạo truyền thống và hỗ trợ tích cực trong công tác đào tạo thạc sĩ và tiến sĩ. Do đó, đề án cũng cần đưa nội dung xây dựng hệ thống quản lý và bài giảng đào tạo trực tuyến để triển khai khi Học viện trực tiếp tổ chức đào tạo thạc sĩ năm 2017.
Học viện là đơn vị tổ chức nhiều hội đồng cơ sở xét công nhận chức danh GS, PGS. Số lượng ứng viên và hồ sơ cần xử lý rất lớn, cần có hệ thống hỗ trợ xét duyệt trực tuyến để các ứng viên GS, PGS cập nhật hồ sơ, các thành viên hội đồng kiểm tra và xét duyệt trực tuyến.
Với mô hình tổ chức và cơ chế hoạt động đặc thù của Học viện, hệ thống phần mềm được xây dựng cũng mang tính đặc thù. Nghĩa là, hệ thống cần được xây dựng theo tiếp cận “may đo” để đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về mô hình quản lý đào đạo đặc thù của Học viện. Không thể sử dụng sản phẩm phần mềm “trọn gói” đã và đang triển khai cho một số trường đại học ở Việt Nam để áp dụng vào mô hình đào tạo của Học viện.
Ngày nay trong sự phát triển không ngừng của khoa học kỹ thuật thì CNTT là một trong những lĩnh vực có nhiều đóng góp thiết thực nhất. CNTT ngày nay được áp dụng vào hầu hết trong các lĩnh vực và nhất là trong giáo dục.
CNTT cũng thúc đẩy mạnh mẽ cuộc đổi mới trong giáo dục, tạo ra công nghệ giáo với nhiều thành tựu rực rỡ. CNTT làm thay đổi nội dung, hình thức và phương pháp dạy học một cách phong phú. Các hình thức dạy học như dạy theo lớp, dạy theo nhóm, dạy cá nhân cũng có những đổi mới trong môi trường công nghệ thông tin. Tương tác giữa người và máy đã trở thành tương tác hai chiều với các phương tiện đa truyền thông như âm thanh, hình ảnh, video,... đã được ứng dụng để triển khai e-learning.
Bảng 2.3. Liệt kê một số phần mềm quản lý đào tạo trên thế giới (Một số phần mềm quản lý đào tạo phổ biến và chức năng) [14, Tr 17]
Tiêu chí Phần mềm Geenio LatitudeLe arning.com Matrix LMS NEO LMS Quy mô 1 - 1000+ 100 - 1000+ 50 - 1000+ 10 - 1000+
Môi trƣờng triển khai
Cloud, SaaS, Web x x x x
Installed - Windows Installed – Mac
Mobile - Android Native
Tính năng
Quản lý đào tạo x x
Tương thích SCORM x x x x
Học không đồng bộ x x x x
Học kết hợp x x x x
Công cụ biên soạn bài giảng x x x x
Quản lý chứng chỉ x x x x
Quản lý lớp học x x x x
Đào tạo nhân viên x x x
Ghi nhận kỹ năng x x x x
Học xã hội x x x
Cổng thông tin học viên x x x x
Kiểm tra đánh giá x x x x
Tại Việt Nam, CNTT được ứng dụng mạnh mẽ trong cả hoạt động dạy học và quản lý ở hầu hết các trường cao đẳng, đại học, học viện. Việc ứng dụng CNTT trong công tác đào tạo được xem là một nhiệm vụ trọng tâm của các trường trong việc đẩy mạnh hiệu quả trong công tác quản lý, nâng cao chất lượng đào tạo và đặc biệt là trong việc quảng bá thương hiệu nhằm thu hút người học. Cụ thể, các trường đã có trang web riêng của mình, đã trang bị phần mềm quản lý đào tạo, quản lý nhân sự, ứng dụng CNTT trong giảng dạy, soạn giáo án điện tử… và đã đạt được kết quả khả quan trong công tác quản lý, hiệu suất làm việc, rút ngắn thời gian hoàn thành công việc, giảm thiểu được rất nhiều sai xót trong công tác xử lý và tổng hợp báo cáo. Tuy nhiên hầu hết các phần mềm này chủ yếu quản lý đào tạo theo các quy chế đào tạo tín chỉ và/hoặc niên chế mà chưa có phần mềm quản lý đào tạo sau đại học theo quy chế đào tạo thạc sĩ và tiến sĩ của Bộ giáo dục và Đào tạo ban hành.
Bảng 2.4. Một số phân hệ phần mềm thường có trong các trường Cao đẳng - Đại học [14, Tr 24]
S
TT Phân hệ phần mềm Mô tả
1 Quản lý đào tạo Quản lý đào tạo theo quy chế đào tạo từ khi người học nhập học đến khi ra trường
2 Quản lý công tác học sinh sinh viên
Quản lý các nghiệp vụ công tác học sinh sinh viên như khen thưởng, kỷ luật, hồ sơ HSSV…
3 Quản lý thu kinh phí Quản lý danh mục, kế hoạch và tổ chức thu kinh phí của HSSV
4 Quản lý nhân sự Quản lý hồ sơ nhân sự, lý lịch, các quá trình công tác của cán bộ viên chức
5 Quản lý tiền lương Quản lý lương và các thu nhập khác, bảo hiểm của cán bộ viên chức
6
Quản lý hành chính điện tử, công văn - công việc.
Hệ thống quản lý hành chính điện tử quản lý công văn đi đến, thông báo, giao việc và theo dõi thực hiện các kế hoạch công tác trong trường
7 Quản lý nghiên cứu khoa học
Quản lý các hoạt động nghiên cứu khoa học trong trường
8 Quản lý tài sản Quản lý tài sản theo quy định
9 Thư viện điện tử Hệ thống quản lý thư viện cả truyền thống và điện tử
1 0
Hệ thống đào tạo trực tuyến
Hệ thống hỗ trợ đào tạo trực tuyến: lớp học ảo, học trên lớp kết hợp học trực tuyến
1
1 Quản lý ký túc xá Quản lý toàn diện ký túc xá: sinh viên, tài sản, điện - nước, kinh phí…
Bảng 2.5.Một số phần mềm quản lý đào tạo phổ biến ở Việt Nam và tính năng của các phần mềm [14, Tr 27]
Tiêu chí
Phần mềm Edu
Manager CMC-IU UniSoft
Đơn vị cung cấp CT TNHH
PM Hoàng Hà CMC Soft CT Thiên An
Môi trƣờng triển khai
Web x x 1/2
Windows
Mobile
Tính năng
I. Quản lý đào tạo tín chỉ Quản lý sinh viên
Quản lý hồ sơ sinh viên x x x
Quản lý rèn luyện x x
Khen thưởng kỷ luật, học bổng x x x
Quản lý đào tạo
Kế hoạch đào tạo x x x
Chương trình, môn học x x x Đăng ký học x x x Quản lý tổ chức thi x x x Quản lý kết quả học tập x x x Quản lý lớp học x x x Xét học tiếp, thôi học x Xét làm đồ án, tốt nghiệp x x Quản lý văn bằng chứng chỉ x x x
Quản lý thu kinh phí x x
Cổng thông tin sinh viên x x x
Quản trị hệ thống x x x
II. Quản lý đào tạo niên chế x x x
III. Quản lý đào tạo thạc sỹ
Quá trình triển khai các phần mềm quản lý đào tạo tại các trường đại học, cao đẳng tại Việt Nam còn gặp một số khó khăn như: việc thay đổi về chính sách, các quy định, quy chế đào tạo dẫn đến sự thay đổi về phần mềm, việc tồn tại nhiều loại hình đào tạo trong cùng một cơ sở đào tạo… Tuy nhiên, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác đào tạo được thực tế chứng minh là không thể thiếu và là nhiệm vụ cấp thiết đối với các cơ sở đào tạo, phù hợp với xu thế phát triển trên thế giới.