3.1. Nhóm giải pháp đáp ứng nhu cầu tin
3.1.3. Tổ chức xây dựng các sản phẩm và dịch vụ thông tin thư viện có giá
có giá trị thông tin cao
* Xây dựng các thư mục chuyên đề
Thư mục chuyên đề là loại thư mục được biên soạn theo yêu cầu của NDT hoặc theo các chuyên đề do thư viện định hướng qua việc nghiên cứu nhu cầu thông tin của NDT. Thư mục chuyên đề có nhiệm vụ giúp độc giả chọn lọc tài liệu về một chuyên đề. Việc lựa chọn tài liệu đưa vào thư mục chuyên đề dựa theo những tiêu chuẩn rất chặt chẽ về nội dung và hình thức. Thư mục chuyên đề không giới thiệu tất cả các sách hiện có mà chỉ chọn lọc những cuốn hay nhất, nhiều ưu điểm nhất trong số những cuốn viết về một chuyên đề.
Thư mục chuyên đề là một trong nhưng sản phẩm giá trị đặc biệt, rất cần thiết cho NDT trong ĐHTN, giúp phổ biến thông tin và tuyên truyền tài liệu đến với NDT. Trong lĩnh vực giáo dục - đào tạo theo tín chỉ như hiện nay thì việc xây dựng những thư mục chuyên đề là những tài liệu hữu ích để cho
cán bộ, giảng viên, sinh viên, học viên cao học có thể tham khảo và tìm được những thông tin hữu ích phục vụ cho công tác học tập, giảng dạy và nghiên cứu trong ĐHTN.
* Tổ chức mục lục liên thư viện: Mục lục liên thư viện là hình thức tập hợp toàn bộ các biểu ghi thư mục của các đơn vị thành viên trong một hệ thống TT-TV hoặc giữa các đơn vị trong một cơ quan TT-TV nhằm đáp ứng tối đa nhu cầu liên kết, chia sẻ nguồn tài nguyên thông tin trong nội bộ hệ thống các cơ quan TT-TV hoặc giữa các đơn vị TT-TV liên kết, đồng thời tạo điều kiện dễ dàng cho bạn đọc tìm kiếm tài liệu.
Việc tổ chức mục lục liên thư viện có lợi ích sau:
- Tập hợp các biểu ghi thư mục của các đơn vị thành viên, hợp nhất thành một cơ sở dữ liệu tổng hợp
- Tăng cường chất lượng của các biểu ghi thông tin thư mục
- Giảm chi phí tài chính và nhân lực cho công tác xử lý tài liệu (sử dụng biên mục sao chép)
- Nâng cao chất lượng phục vụ NDT trong việc tìm kiếm tài liệu bằng cách tạo ra một điểm khai thác tập trung nguồn tài liệu của cả một hệ thống
- Chuẩn hóa nghiệp vụ như phương thức khai thác thông tin, khổ mẫu trao đổi, khung phân loại, từ khóa ...
- Hỗ trợ cho dịch vụ mượn liên thư viện giữa các thư viện
ĐHTN là một đại học vùng bao gồm rất nhiều trường thành viên và mỗi trường thành viên đều có tổ chức hệ thống thư viện riêng., và TTHL với vai trò là đơn vị đứng đầu về nghiệp vụ trong hệ thống thư viện các trường thành viên. Do vậy, việc tổ chức mục lục liên thư viện ở TTHL với các thư viện trường thành viên là rất cần thiết để nhằm tập hợp các biểu ghi thư mục và tăng cường chất lượng các biểu ghi thư mục của các đơn vị thành viên, hợp nhất thành một CSDL tổng hợp giúp giảm chi phí tài chính và nhân lực cho công tác xử lý tài liệu (sử dụng biên mục sao chép) và tạo điều kiện thuận lợi tìm kiếm tài liệu cho NDT trong ĐHTN.
Cơ sở dữ liệu dữ kiện chứa các thông tin về các đối tượng (sự vật, hiện tượng, quá trình). Thông tin trong CSDL dữ kiện chủ yếu là các số liệu, các thông tin dưới dạng số. CSDL dữ kiện có khả năng thỏa mãn nhu cầu về bản thân thông tin, tức là NDT có thể trực tiếp sử dụng các thông tin trong cơ sở dữ liệu mà không cần sử dụng đến bản thân nguồn tin gốc.
CSDL dữ kiện dùng để thỏa mãn nhu cầu thông tin của các nhà quản lý, các nhà nghiên cứu khoa học và công nghệ. Ðáp ứng được yêu cầu cụ thể của NDT trong thời gian lâu dài.
Ttrong điều kiện hiện nay của TTHL, việc xây dựng CSDL dữ kiện là cần thiết để phục vụ NDT khi họ có nhu cầu. Các thông tin trong CSDL rất cần thiết cho các nhà quản lý, các nhà nghiên cứu trong ĐHTN. Đây cũng là đối tượng NDT mà TTHL cần thỏa mãn và đáp ứng tối đa NCT, vì những thông tin mà họ cần và quan tâm đều có giá trị thông tin cao.
* Biên soạn tổng luận tóm tắt
Trong lĩnh vực giáo dục và đào tạo hiện nay, ĐHTN là đại học đa ngành, đa lĩnh vực nên việc có được những thông tin từ ấn phẩm tổng luận là rất cần thiết, vì tổng luận là một trong những sản phẩm có giá trị đặc biệt, rất cần thiết cho quá trình chuẩn bị và ra các quyết định. Đối với TTHL, việc tạo ra những sản phẩm thông tin có giá trị cao như là biên soạn tổng luận mang lại rất nhiều lợi ích cho Trung tâm trong việc thu hút NDT. Trước mắt, để phục vụ NCT ngày càng cao và đa dạng, Trung tâm có thể tiến hành biên soạn tổng luận tóm tắt.
Hiện nay, đứng trước yêu cầu về đổi mới giáo dục- đào tạo của Bộ Giáo dục và Đào tạo, TTHL có thể tiến hành biên soạn những tổng luận như:
+ Đối với các cán bộ lãnh đạo có thể biên soạn tổng luận chuyên đề về xu hướng phát triển của giáo dục đại học, xu hướng phát triển các lĩnh vực khoa học, công nghệ,...đây là những tài liệu hữu ích, giúp cho cán bộ lãnh đạo có cơ sở khoa học trong việc ra các quyết định, định hướng phát triển công tác giáo dục - đào tạo.
+ Đối với giảng viên và sinh viên cần các loại tổng luận theo chuyên đề phục vụ các chuyên ngành đào tạo của các trường thành viên.
+ Đối với học viên cao học, sinh viên cần các tổng luận giúp họ nắm bắt các thông tin về chuyên đề cũng như định hướng chọn các đề tài nghiên cứu, đề tài làm luận văn, luận án, khóa luận...
Do vậy, nhằm phát huy hơn nữa hiệu quả hoạt động của Trung tâm thì cần biên soạn tổng luận để phục vụ đông đảo NDT trong ĐHTN, đặc biệt đối với nhóm NDT là cán bộ lãnh đạo, nghiên cứu khoa học và giảng dạy.
* Dịch vụ cung cấp thông tin theo chuyên đề
Dịch vụ cung cấp thông tin theo chuyên đề là dịch vụ giúp NDT nắm bắt đầy đủ, nhanh chóng, kịp thời các nguồn tài liệu về những vấn đề mà họ quan tâm, giúp họ tiết kiệm chi phí thời gian và công sức tìm kiếm thông tin để phục vụ cho học tập, nghiên cứu khoa học và giảng dạy. Đối tượng sử dụng dịch vụ này thuộc tất cả NDT đăng ký sử dụng thư viện.
Với nhu cầu về tài liệu, về thông tin của NDT trong ĐHTN ngày càng cao và đa dạng. Nhu cầu đòi hỏi về thông tin có chất lượng cao ngày càng được đặt ra nhiều hơn, do vậy việc đáp ứng những nhu cầu này đòi hỏi Trung tâm phải mở ra những dịch vụ mới hơn, có chất lượng hơn nhằm thỏa mãn NCT của NDT hơn. Vì vậy, dịch vụ cung cấp thông tin theo chuyên đề được mở ra là rất cần thiết và phù hợp với NCT hiện nay trong toàn ĐHTN.
Sản phẩm được cung cấp qua dịch vụ này, Trung tâm có thể sử dụng thư mục giới thiệu sách mới, thư mục chuyên đề, bản sao một phần hoặc toàn bộ tài liệu gốc. Ðể tiến hành dịch vụ này, Trung tâm phải có đội ngũ cán bộ giỏi không những về chuyên môn nghiệp vụ mà phải có trình độ, hiểu biết sâu về các ngành khoa học, có khả năng đưa ra được các danh mục chuyên đề phù hợp với các hướng nghiên cứu của NDT trong ÐHTN.
Về hình thức dịch vụ: Trung tâm có thể triển khai theo hình thức phục vụ miễn phí hoặc có thu phí.
Dịch vụ miễn phí tổ chức theo hình thức Trung tâm chủ động đưa ra các chuyên đề. Sau đó cán bộ sẽ sưu tập các nguồn tin, biên soạn thành các thư mục
chuyên đề để khi NDT có nhu cầu, cán bộ sẽ cung cấp nội dung thông tin cho NDT.
Dịch vụ thu phí tổ chức theo hình thức NDT gửi các chuyên đề, đề tài, các vấn đề mà họ quan tâm tới Trung tâm tại khu vực bàn quầy tầng 1. Hai bên thỏa thuận hình thức cung cấp, dạng sản phẩm, chi phí, thời gian cung cấp... qua một hợp đồng hoặc cam kết thực hiện hoặc Trung tâm đưa ra một chính sách cụ thể và chi tiết về giá cả, về thời gian, về phương thức dịch vụ... để có thể thu hút được nhiều NDT đến với dịch vụ này hơn.
* Dịch vụ mượn liên thư viện
Để tiến hành dịch vụ mượn liên thư viện, cần có một số yếu tố cơ bản như: cơ sở dữ liệu dùng chung (hay CSDL liên thư viện), phần mềm mượn liên thư viện,... Bên cạnh đó cũng cần một số chuẩn cơ bản như: khung phân loại, MARC21, AACR2 và tuân theo chuẩn mượn liên thư viện quốc tế ISO ILL 10160/10161 (the international standard for interlibrary loan).
Trong điều kiện bùng nổ thông tin hiện nay, sự hợp tác giữa các thư viện là cần thiết hơn bao giờ hết, nhằm tiết kiệm tối đa kinh phí cho các thư viện và bạn đọc mà vẫn đảm bảo sự thỏa mãn về nhu cầu tin. Với TTHL- ĐHTN, nhu cầu sử dụng tài liệu luôn phát triển và phong phú, do vậy việc chia sẻ nguồn lực thông tin giữa các thư viện trong ĐHTN và bên ngoài là rất cần thiết. Chính vì vậy, việc tổ chức dịch vụ mượn liên thư viện là việc cần phải làm đối với TTHL để đáp ứng nhu cầu tin của NDT trong ĐHTN.
Hiện tại, Trung tâm có thể tiến hành dịch vụ này theo cách liên kết với các thư viện trường thành viên trong ĐHTN sau khi tổ chức thành công mục lục liên thư viện.
Để dịch vụ này được áp dụng có hiệu quả, Trung tâm và các thư viện trường thành viên cần phải thống nhất một số quy định về thủ tục mượn liên thư viện như chính sách mượn, quy trình mượn - trả, chính sách đòi tài liệu hay chế tài trong trường hợp NDT không trả tài liệu hay làm mất tài liệu....
- Về chính sách mượn
+ Thời gian mượn
+ Phương thức mượn, trả + Giá cả của dịch vụ
- Về quy trình mượn - trả (đưa ra từng bước cụ thể) + Đối với tài liệu in ấn
+ Đối với tài liệu điện tử
Bên cạnh đó các thư viện và Trung tâm cần kết hợp chặt chẽ với nhau trong việc đề nghị bổ sung tài liệu để tránh bổ sung trùng lặp.
Tóm lại, việc tổ chức dịch vụ mượn liên thư viện giữa các thư viện trường thành viên với nhau sẽ gặp nhiều khó khăn trong giai đoạn đầu mới triển khai. Do vậy cần phải có sự phối hợp và bàn bạc chặt chẽ với nhau giữa các thư viện trước khi triển khai dịch vụ mượn liên thư viện này, vì đây là dịch vụ đòi hỏi phải có sự đầu tư và sự quan tâm thực sự của Ban giám đốc và các phòng chức năng liên quan. Có như vậy, Trung tâm mới thực sự triển khai được dịch vụ này để mở rộng nguồn lực thông tin, tiết kiệm kinh phí bổ sung tài liệu, công sức xử lý tài liệu và tạo điều kiện thuận lợi cho NDT khai thác nguồn tài liệu một cách có hiệu quả.
* Dịch vụ dịch tài liệu
TTHL có nguồn tài liệu ngoại văn tương đối lớn, chủ yếu là sách Tiếng Anh. Để tham khảo được tài liệu này, đòi hỏi NDT phải có trình độ ngoại ngữ nhất định. Tuy nhiên số lượng NDT có thể đọc được những loại hình tài liệu này không phải là nhiều. Do vậy, Trung tâm có thể hỗ trợ NDT dịch các tài liệu theo yêu cầu. Điểm thuận lợi khi mở ra dịch vụ này là hiện nay, Trung tâm có một đội ngũ cán bộ có trình độ tiếng Anh tương đối cao, chiếm khoảng 27,1% tổng số cán bộ. Do vậy có thể đáp ứng nhu cầu của người dùng tin trong ĐHTN và Trung tâm cũng có thể mở rộng đối tượng dịch vụ này ra đối với cộng đồng nếu họ có nhu cầu dịch tài liệu.
Dịch vụ này được mở ra sẽ thỏa mãn được nhu cầu tin cho NDT một cách thuận tiện và nhanh nhất. Đây cũng là dịch vụ mang lại nguồn thu cho Trung tâm, do vậy cần phải đưa ra chính sách thu phí hài hòa nhất với NDT, nhất là đối với sinh viên.
* Dịch vụ đăng ký mượn qua mạng
Hiện tại Trung tâm chỉ cho mượn tài liệu tại Trung tâm bằng hình thức bạn đọc tự tìm tài liệu trên giá sách, sau đó mang xuống khu vực bàn quầy tầng 1 để mượn tài liệu. Hình thức này sẽ thuận lợi với những bạn đọc có thời gian đến Trung tâm để tự tìm tài liệu còn đối với những bạn đọc không có thời gian đến Trung tâm tìm tài liệu và mượn ngay được cuốn sách mình cần thì việc triển khai dịch vụ đăng ký mượn qua mạng sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho bạn đọc trong việc mượn tài liệu. Hình thức mượn tài liệu qua mạng thực chất là bạn đọc có thể đăng ký mượn tài liệu đó trước trên mạng sau đó mới đến Trung tâm để lấy tài liệu.
Dịch vụ đăng ký mượn qua mạng được triển khai sẽ giúp bạn đọc tiết kiệm được rất nhiều thời gian và thuận tiện trong việc mượn tài liệu. Dịch vụ này mở ra rất phù hợp với một thư viện hiện đại và mang lại những lợi ích nhất định cho NDT, giúp ngày càng thu hút NDT đến với TTHL hơn.
* Dịch vụ triển lãm sách
Dịch vụ triển lãm sách nhằm mục đích giới thiệu trực tiếp cho NDT về nguồn lực thông tin, SP&DVTT-TV của một hoặc nhiều cơ quan TT-TV, tạo ra môi trường giao tiếp giữa các cơ quan TT-TV với NDT.
TTHL - ĐHTN là mô hình thư viện hiện đại, được bố trí một không gian học tập rộng rãi, thoáng mát và đầy đủ các trang thiết bị hiện đại. Do vậy, việc tổ chức dịch vụ triển lãm sách để thu hút NDT là việc làm cần thiết. Qua triển lãm sách còn giúp NDT lựa chọn được sách cần đọc và giúp cán bộ giới thiệu sách đến bạn đọc một cách nhanh nhất.
Về phương pháp tổ chức, Trung tâm có thể tổ chức triển lãm theo các phương pháp khác nhau như:
- Theo nội dung : gồm triển lãm sách theo chuyên đề hoặc triển lãm sách tổng hợp
+ Triển lãm sách theo chuyên đề: Trung tâm có thể lựa chọn một đề tài và đi sâu vào đề tài đó như triển lãm sách về những ngày kỉ niệm lớn trong
năm; triển lãm sách về thân thế sự nghiệp các vị lãnh tụ, danh nhân, các nhân vật nổi tiếng; triển lãm tác phẩm của lãnh tụ kiệt xuất, nhà văn…
+ Triển lãm sách tổng hợp: Trung tâm có thể giới thiệu cùng một lúc nhiều đề tài khác nhau. Có thể triển lãm những sách mới nhập về nhằm giúp người dùng tin có thể biết sách mới nhập về Trung tâm hay triển lãm những sách mà bạn đọc ít sử dụng đến...
- Theo thời gian: triển lãm thường xuyên hoặc theo thời gian ngắn Để triển khai tốt của dịch vụ này, Trung tâm nên tổ chức thường xuyên và trước khi mở triển lãm thì Trung tâm thông báo cho NDT biết nội dung được triển lãm, thời gian mở cửa và thời gian kết thúc. Có như vậy, sẽ giúp NDT chủ động trong việc thăm quan triển lãm hay lựa chọn được những sách mình cần đọc và nghiên cứu.