3.1. Nhóm giải pháp đáp ứng nhu cầu tin
3.1.2. Nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ thông tin thư viện hiện có
viện hiện có
* Mục lục truy nhập công cộng trực tuyến
Để nâng cao chất lượng của MLTNCCTT, cần phải thường xuyên kiểm tra việc tra cứu MLTNCCTT có cho ra kết quả nhanh chóng và thuận tiện hay không. Đồng thời hỗ trợ thêm công cụ tra cứu trên MLTNCCTT như hỗ trợ từ khóa, hỗ trợ chỉ số phân loại... giúp bạn đọc có thể dựa vào những từ khoá, chỉ số phân loại có sẵn trên MLTNCCTT để nhanh chóng tìm được tài liệu mình cần.
Việc mở rộng kết quả tìm kiếm cho NDT cũng là một trong những việc cần làm để có thể thỏa mãn tối đa NCT của NDT, ngoài những điểm truy cập theo tên tác giả, nhan đề, từ khóa, số đăng kí cá biệt... hiện có trên MLTNCCTT, Trung tâm cần bổ sung thêm một số điểm truy cập để tra cứu như: ISBN, ISSN, giá tiền... giúp cho NDT tiếp cận được với mọi thông tin của tài liệu.
Hiện tại, việc tra cứu qua cổng Z3950 trên MLTNCCTT của Trung tâm đôi khi không tra cứu được, Trung tâm cần phải nhanh chóng kết hợp với công ty phần mềm máy tính và truyền thông CMC chỉnh sửa để nhanh chóng đưa vào tra cứu, giúp bạn đọc có thể tra cứu thông tin từ các thư viện khác trong nước và các thư viện ở trên thế giới.
* Thư mục giới thiệu sách mới
Thư mục giới thiệu sách mới cũng là một công cụ tìm tin quan trọng để cung cấp thông tin cho bạn đọc về những tài liệu mới hiện có ở Trung tâm.
Hiện tại, Thư mục này không được biên soạn theo định kỳ mà theo cách mỗi khi Bộ phận nguồn tài nguyên thông tin biên mục xong một đơn sách sẽ tiến hành làm thư mục giới thiệu sách mới để giới thiệu cho bạn đọc trên Website của Trung tâm. Theo cách này, 1 tuần hoặc 2 tuần có một thư mục giới thiệu sách mới đưa lên trang Web. Vì vậy, Trung tâm cần đưa ra một chính sách thống nhất trong việc biên soạn thư mục giới thiệu sách mới và đưa lên trang Web (2tuần/1lần hay 1 tháng/1 lần...) như vậy bạn đọc sẽ thuận tiện trong việc theo dõi những tài liệu mới có ở Trung tâm. Bên cạnh đó, trong thư mục giới thiệu sách mới cần bổ sung thêm thông tin như chủ đề, từ khóa... nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho người sử dụng tìm kiếm thông tin được nhanh chóng và dễ dàng.
* Cơ sở dữ liệu
CSDL là công cụ tra cứu quan trọng trong giai đoạn hiện nay của Trung tâm. Việc nâng cao chất lượng của các cơ sở dữ liệu do Trung tâm xây dựng là rất quan trọng trong hoạt động của Trung tâm.
Đối với cơ sở dữ liệu (CSDL thư mục, CSDL toàn văn) cần phải hiệu đính lại các biểu ghi chưa chính xác về lỗi chính tả và lỗi biên mục. Trong quá trình biên mục có một số tài liệu vẫn đang ở nhầm vị trí kho, do đó cần phải rà soát lại và phân lại tài liệu về đúng vị trí kho thì mới lưu thông được.
Bên cạnh đó trong CSDL còn tồn tại rất nhiều biểu ghi trùng dẫn đến tình trạng nhiễu tin, gây khó khăn cho việc tra tìm tài liệu. Do vậy cần hiệu đính lại toàn bộ CSDL, loại bỏ các biểu ghi trùng, tránh nhiễu tin khi tra cứu.
Hiện nay, Trung tâm vẫn đánh từ khóa theo tự do, chưa theo bộ từ khóa kiểm soát cho tài liệu. Do vậy, trong quá trình xây dựng CSDL có nhiều từ khóa không chuẩn, không chính xác dẫn đến chất lượng CSDL không cao và khả năng tìm kiếm tài liệu cũng gặp nhiều khó khăn. Vì vậy, cần phải rà soát lại những từ khóa không chuẩn và trong quá trình biên mục cần phải đánh từ khóa một cách chính xác và chi tiết để thuận tiện cho việc tìm tin.
Đối với CSDL toàn văn do Trung tâm xây dựng, cần bổ sung thêm trường tóm tắt để bạn đọc có thể đọc qua nội dung tóm tắt của tài liệu trước khi đọc toàn văn của tài liệu.
Đối với CSDL do Trung tâm mua về, Trung tâm cần có sự kiểm tra kỹ lưỡng nội dung chứa đựng bên trong mỗi CSDL để có thể bổ sung được nguồn thông tin thực sự có giá trị đáp ứng NCT của NDT và góp phần nâng cao chất lượng bộ sưu tập CSDL của Trung tâm.
* Trang Web của Trung tâm
Trang Web của Trung tâm là phương tiện quan trọng để thực hiện nhiều hoạt động tác nghiệp và nghiệp vụ khác như hướng dẫn sử dụng Trung tâm, tra cứu tài liệu của Trung tâm, tổ chức diễn đàn trao đổi với bạn đọc, thông báo bạn đọc các thông tin về Trung tâm, quảng bá các sản phẩm - dịch vụ, liên kết tới các thư viện trong nước và nước ngoài, truy cập tới các nguồn tin điện tử và các nguồn tin khác,...
Trang Web của Trung tâm có giao diện đẹp, dễ sử dụng và thân thiện với NDT. Tuy nhiên ở một số mục trên trang Web cần phải thiết kế lại và ưu tiên như: các tin về chuyên ngành TT-TV hay những bài viết về chuyên ngành nên được tách ra khỏi mục tin tức và để ở một mục riêng ngay ở trang chủ để bạn đọc không mất công tìm kiếm và tìm kiếm thông tin một cách nhanh chóng và thuận tiện.
Ngoài những nội dung, thông tin được đưa lên trang Web, Trung tâm cần bổ sung thêm những nội dung mới, tổ chức các địa chỉ liên kết đến nguồn tin, giới thiệu các địa chỉ có nguồn tài liệu miễn phí và hướng dẫn bạn đọc
cách khai thác tài liệu đó. Tạo lập các công cụ tra cứu trên trang Web như tra cứu từ điển, tra cứu từ Google...
Để trang Web là công cụ có thể trao đổi thông tin với các thư viện trong nước và trên thế giới, Trung tâm cũng cần phải đa dạng hóa ngôn ngữ tìm kiếm, ngoài ngôn ngữ tiếng Việt cần tổ chức thêm ngôn ngữ khác đặc biệt là tiếng Anh.
* Dịch vụ cung cấp tài liệu
Hiện nay, dịch vụ đọc tại chỗ và dịch vụ mượn về nhà là dịch vụ phổ biến và được nhiều sinh viên, giảng viên, cán bộ sử dụng ở TTHL. Để đáp ứng NCT ngày càng đa dạng và không ngừng tăng lên, đồng thời nâng cao chất lượng dịch vụ, TTHL cần phải có những biện pháp hữu hiệu để dịch vụ cung cấp tài liệu ngày càng đáp ứng được NDT như:
+ Trung tâm nên tăng cường và đa dạng hóa các loại hình tài liệu, bổ sung thêm các tài liệu chuyên ngành để thu hút được nhiều NDT hơn. Hàng năm phải có kế hoạch rà soát lại sách, báo, tạp chí để tránh bổ sung trùng lặp.
+ Trung tâm cần chú trọng thực hiện công tác thu thập thông tin, thường xuyên nghiên cứu, đánh giá mức độ thỏa mãn NCT, phương thức phục vụ tài liệu bằng các phương pháp điều tra (phỏng vấn, phiếu điều tra, quan sát) làm cơ sở để tăng cường NLTT cũng như phát triển các SP&DVTTTV phù hợp.
+ Đối với số lượng tài liệu được mượn về nhà, hiện tại Trung tâm đang có chính sách là 3 cuốn/14 ngày. Vì số ngày đã được tăng lên gấp đôi so với thời gian trước đây, nên Trung tâm có thể tăng số lượng tài liệu mượn về nhà lên thành 4 cuốn hoặc 5 cuốn. Như vậy sẽ tạo điều kiện cho bạn đọc tham khảo được nhiều tài liệu hơn. Bên cạnh đó, chính sách cho việc mượn tài liệu giáo trình và chuyên khảo là như nhau, nhiều sinh viên muốn mượn tài liệu giáo trình phục vụ cho cả môn học trong thời gian dài, do đó Trung tâm có thể tăng thời hạn mượn giáo trình nhiều ngày hơn nữa so với sách chuyên khảo.
+ Tăng cường khả năng phục vụ từ xa của dịch vụ mượn về nhà bằng hình thức cho đăng ký mượn qua mạng.
+ Tăng cường thêm các phương tiện, trang thiết bị an ninh của thư viện để tránh tình trạng mất mát tài liệu.
Đối với dịch vụ sao chụp tài liệu: đây là hình thức dịch vụ cũng được nhiều NDT sử dụng và là một loại dịch vụ có thu của Trung tâm. Hiện tại, dịch vụ này đã chuyển cho phòng Hành chính đảm nhiệm. Do vậy để thu hút được NDT, Trung tâm cần đưa ra một mức giá phù hợp hơn nữa với NDT, đặc biệt là sinh viên và để thuận tiện cho việc sao chụp tài liệu thì Trung tâm cần phải bố trí địa điểm phù hợp cho dịch vụ này, vị trí thuận tiện nhất là đặt ở khu vực tầng 1.
* Dịch vụ tra cứu tin
Để nâng cao chất lượng của dịch vụ này, Trung tâm cần không ngừng hoàn thiện nguồn lực thông tin, nhất là các tài liệu tra cứu, đặc biệt là nguồn tin điện tử. Bên cạnh đó phải thường xuyên bồi dưỡng và nâng cao trình độ chuyên môn cho đội ngũ cán bộ để có những kỹ năng chuyên sâu về tìm kiếm thông tin, có nhiều cách tra tìm thông tin bằng nhiều hình thức khác nhau và biết cách sử dụng các công cụ tra cứu hiện đại.
Để thuận tiện cho NDT trong việc tra tìm tài liệu trên MLTNCCTT, Trung tâm cần bổ sung thêm một số máy chuyên để dùng tra cứu MLTNCCTT. Hiện tại, trên tầng 2 mới bố trí 01 máy tính chuyên để dùng tra cứu MLTNCCTT. Do vậy, Trung tâm cần trang bị thêm 3 đến 4 máy tính và để ở vị trí thuận tiện nhất cho bạn đọc có thể dễ dàng tra cứu tài liệu trên OPAC trước khi vào giá để tìm tài liệu.
Đối với dịch vụ tra cứu tin theo yêu cầu, Trung tâm cần thường xuyên giới thiệu, quảng bá rộng rãi dịch vụ này đến với NDT qua nhiều hình thức như: Email, tờ rơi, trên trang Web của Trung tâm....
* Dịch vụ hỏi - đáp
Hiện nay, dịch vụ hỏi - đáp của Trung tâm mới thực hiện ở mức đơn giản, chưa mang tính chuyên sâu. Với NCT phát triển ngày một đa dạng, phức tạp và đòi hỏi sự chính xác, kịp thời, vậy yêu cầu tin của NDT sẽ đòi hỏi chi
tiết hơn; do đó Trung tâm cần chuẩn bị cho dịch vụ này hoạt động mang tính chuyên nghiệp hơn, chuyên sâu hơn.
Để ngày càng nâng cao hơn nữa chất lượng của dịch vụ này nhằm đáp ứng NCT của NDT một nhanh nhất, Trung tâm cần phát triển thêm nguồn lực thông tin đa dạng hơn, phong phú hơn, đồng thời cán bộ dịch vụ phải nắm vững cơ cấu tổ chức kho tài liệu, sử dụng thành thạo công cụ tra cứu hiện đại. Ngoài việc tổ chức dịch vụ hỏi - đáp tại chỗ, Trung tâm cũng cần phải đa dạng hóa hình thức dịch vụ như: hỏi đáp qua mạng (chat, Email); hỏi đáp qua điện thoại...
Dịch vụ này đòi hỏi những người cán bộ vừa có kiến thức chuyên ngành, vừa có kiến thức xã hội chuyên sâu. Vì vậy, Trung tâm cần phân công một số cán bộ chuyên đảm nhận dịch vụ này để đảm bảo xử lý kịp thời các câu hỏi của NDT đưa ra.
* Dịch vụ khai thác tài liệu đa phương tiện
Dịch vụ đa phương tiện là dịch vụ rất phổ biến đối với các thư viện hiện đại. Tài liệu nghe nhìn là nguồn thông tin được NDT rất quan tâm. Trong các lĩnh vực khoa học và hoạt động thực tiễn, những tài liệu này có giá trị không thể thay thế được nên việc tăng cường hiệu quả hoạt động của phòng đa phương tiện là việc cần thiết.
Để nâng cao chất lượng dịch vụ khai thác tài liệu đa phương tiện thu hút NDT đến với dịch vụ này, Trung tâm cần phải:
+ Bổ sung thêm các trang thiết bị mới và hiện đại trong phòng nghe nhìn, thay thế những thiết bị đã cũ và lạc hậu
+ Ðầu tư kinh phí để bổ sung thêm các tài liệu nghe nhìn, ưu tiên những ngành là thế mạnh trong ĐHTN như: các tài liệu về ngôn ngữ, về khoa học tự nhiên, khoa học xã hội, về nông nghiệp, ... Bên cạnh đó cần bổ sung thêm những loại hình tài liệu dạng vi phim, vi phiếu để thu hút được nhiều NDT hơn. Ngoài ra, Trung tâm cũng cần phải bổ sung thêm vào phòng nghe nhìn một số phần mềm học tiếng Anh, tiếng Trung, tiếng Pháp...
+ Hiện tại, Trung tâm đã xây dựng CSDL thư mục cho tài liệu nghe nhìn, tuy nhiển, CSDL vẫn còn nghèo nàn do số lượng bổ sung tài liệu hàng năm tương đối ít. Do vậy phải tăng cường nguồn tài liệu nghe nhìn và tiến hành bổ sung vào CSDL thư mục cho tài liệu nghe nhìn để bạn đọc dễ dàng tìm kiếm. Bên cạnh đó, Trung tâm cũng có thể đưa những tài liệu nghe nhìn có giá trị dưới dạng toàn văn để bạn đọc có thể truy cập trên trang Web và truy cập từ xa.
+ Đối với các thiết bị trong phòng nghe nhìn chủ yếu là những trang thiết bị hiện đại, tương đối là khó sử dụng. Vì vậy, Trung tâm cần tăng cường hướng dẫn NDT sử dụng các trang thiết bị và hướng dẫn NDT cách khai thác thông tin.
+ Để thu hút được nhiều NDT đến với dịch vụ này, Trung tâm cũng cần tích cực giới thiệu, quảng bá để bạn đọc biết đến dịch này bằng các hình thức như: trên bản tin của Trung tâm, trên trang Web, hay trên tờ rơi..