2.4.1 .Nguồnlựcthôngtin
3.3. Nâng cao chất lƣợng các sản phẩm thông tin thƣ viện
Bên cạnh SP&DV TT-TV truyền thống như cho mượn tài liệu trực tiếp, hỗ trợ tìm tài liệu, cung cấp không gian học tập cho sinh viên, Trung tâm đã triển khai các sản phẩm dịch vụ tư vấn mới trên các lĩnh vực như cách sử dụng phần mềm trích dẫn nguồn, kỹ năng khai thác thông tin trên internet, đào tạo NDT chuyên sâu.
Theo kết quả điều tra có 87.76% NDT được hỏi mong muốn Trung tâm nâng cao chất lượng SP&DV thông tin để đáp ứng tốt hơn nhu cầu của họ. Do nhu cầu thông tin của NDT không ngừng thay đổi với mong muốn ngày càng thụ hưởng nhiều hơn những giá trị tinh thần có sẵn thông qua những SP&DV mà Trung tâm cung cấp nên các SP&DV cũng phải không ngừng đổi thay, hoàn thiện và phát triển đáp ứng kịp thời nhu cầu đó. Tuy nhiên, để bắt kịp xu hướng phát triển của ngành TT-TV và yêu cầu đổi mới giáo dục của HVNH,
Trung tâm cần hoàn thiện SP&DV thông tin đã có: Xây dựng thư mục theo chuyên đề, Dịch vụ mượn liên thư viện, Tổ chức dịch vụ cung cấp thông tin theo chuyên đề, đào tạo kỹ năng đọc sách, kỹ năng tìm kiếm thông tin trên Internet, kiến thức và kỹ năng trích dẫn và sử dụng phần mềm trích dẫn. Tuy nhiên, để đáp ứng NCT của NDT Trung tâm cần phát triển các SP&DV mới như hướng dẫn sử dụng thư viện hiệu quả, cách viết luận, chuyên đề, dịch vụ thông tin có chọn lọc SDI … nhằm nâng cao hiệu quả trong quá trình học tập tại trường của sinh viên, giảm tải sự hướng dẫn từ phía giảng viên.Nhằm đảm bảo hiệu quả của các SP&DV TT-TV, trước khi đa dạng hóa, Trung tâm cần chia nhóm chúng thành các SP&DV dành cho các đối tượng khác nhau: sinh viên, giảng viên trong trường; cựu sinh viên của trường và cá nhân, tổ chức bên ngoài.
Để có hệ thống sản phẩm chất lượng và hệ thống dịch vụ hoàn hảo, Trung tâm cần phải được đầu tư về kinh phí, thiết bị công nghệ, đào tạo đội ngũ cán bộ giỏi nghiệp vụ, hiểu biết sâu về chuyên ngành kinh tế, tài chính, ngân hàng từ đó có thể thiết lập SP&DV phù hợp với hướng nghiên cứu của NDT.
Hiện nay, công cụ tra cứu thông tin truyền thống tuy không được NDT quan tâm nhiều, nhưng nó vẫn có một lượng người sử dụng nhất định. Để tạo ra nhiều điểm tiếp cận thông tin khác nhau, tạo điều kiện thuận lợi cho NDT tra tìm tài liệu thì Trung tâm vẫn cần phải dành sự quan tâm đến loại công cụ này. Cụ thể:
- Thường xuyên cập nhật hệ thống mục lục, danh mục luận án, luận văn hàng năm, thư mục thông báo sách mới,
- Xây dựng thư mục sách theo năm xuất bản, chuyên đề…
Do NDT vẫn có thói quen tìm tài liệu bằng công cụ truyền thống và để dự phòng sự cố kỹ thuật của các công cụ tra cứu hiện đại, Trung tâm vẫn cần chú ý duy trì và phát triển các công cụ tra cứu truyền thống. Hơn nữa việc
xây dựng và phát triển công tác này không tốn nhiều chi phí mà chủ yếu là công sức của cán bộ thư viện.
Nâng cấp công cụ tra cứu hiện đại
Hiện nay, nhu cầu tìm tin trực tuyến, tìm kiếm toàn văn, cũng như tìm kiếm thông tin đa phương tiện tăng lên công cụ tra cứu thông tin hiện đại đang khẳng định ưu thế của mình. Theo số liệu từ phiếu điều tra có 74.49% NDT được hỏi mong muốn Trung tâm nâng cấp công cụ tìm tin để họ có thể tìm kiếm và sử dụng thông tin ngay cả khi họ không có ở Trung tâm. Để đáp ứng nhu cầu đó, Trung tâm cần phát triển và tổ chức hoàn thiện phân hệ OPAC và Cổng thông tin.
Cổng thông tin thư viện là một công cụ quan trọng trong việc tổ chức, khai thác NLTT, là điểm truy cập đầu tiên khi NDT đến với thư viện. Cổng thông tin phải đảm bảo được những yêu cầu sau:
- Giới thiệu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Trung tâm, - Các nội qui, qui định của Trung tâm,
- Thể hiện toàn bộ NLTT của Trung tâm,
- Giới thiệu các sản phẩm, dịch vụ, các qui định với bạn đọc, - Giúp bạn đọc có thể truy cập nhanh NLTT của Thư viện,
- Tích hợp các công cụ tìm kiếm NLTT của Trung tâm cũng như tìm kiếm thông tin trên Internet…
Tra cứu qua mục lục trực tuyến OPAC: Là công cụ tra tìm tài liệu rất hữu ích của các thư viện hiện đại, tuy nhiên ở Trung tâm TT-TV HVNH, module chưa thực sự phát huy hiệu quả, tình trạng nhiễu tin, kết quả tìm không chính xác vẫn tồn tại, ảnh hưởng đến hiệu quả, thời gian tiếp cận tài liệu của NDT. Để khắc phục tình trạng trên, cần nâng cấp phần mềm quản trị các cơ sở dữ liệu, module OPAC từ đó giúp NDT có thể dễ dàng tra cứu tài liệu của Trung tâm bằng máy tính có kết nối Internet.
CSDL toàn văn và CD-ROM, là loại hình tài liệu cần thiết và hữu ích, tiết kiệm thời gian cho NDT nhưng hiện nay, Trung tâm vẫn chưa có công cụ quản trị nên chưa thể phục vụ rộng rãi NCT của NDT dạng tài liệu này. Trong thời gian tới, nếu được cấp phần mềm quản trị tài liệu số và hoàn thành nâng cấp công cụ tra cứu trực tuyến OPAC thì NDT có thể truy cập, tìm kiếm và khai thác NLTT này.
Cần nâng cao khả năng sử dụng cổng thông tin Z39.50 là một giao thức truyền thông theo mô hình khách/chủ phục vụ cho mục đích tìm kiếm và thu thập thông tin từ những cơ sở dữ liệu nằm trên các máy tính khác. Từ máy trạm, có thể tra cứu thông tin, truy cập thông tin từ nhiều thư viện khác nhau trên thế giới đồng thời có thể tải biểu ghi theo chuẩn biên mục MARC21 để tiết kiệm thời gian và kinh phí xử lý tài liệu. Cũng qua cổng này, Trung tâm có thể giới thiệu NLTT của mình với đông đảo NDT trong và ngoài nước. Đây là những lợi ích to lớn và là cửa ngõ để Trung tâm hội nhập vào cộng đồng thư viện các trường đại học trên thế giới.
- Marketing nguồn lực thông tin
Hoạt động marketing sẽ hướng NDT tiếp cận nhanh nhất tới các bộ sưu tập củathư viện. Do đó, Trung tâm TT-TV HVNH cần phải tăng cường các hoạt động marketing để giới thiệu đến NDT những SP&DV, thu hút NDT khai thác NLTT của Trung tâm.
Một trong những nhiệm vụ của marketing tại Trung tâm trong thời gian tới là nghiên cứu về sự vận động, thay đổi NCT cũng như sự phân bổ, phát triển lượng NDT. Đây là yếu tố quan trọng nhất trong việc xây dựng chiến lược phát triển của mỗi cơ quan TT-TV. Bên cạnh đó, bộ phận Marketing cũng quan tâm giải quyết các vấn đề: sử dụng tối ưu các NLTT hiện có; tìm kiếm tạo lập và thu hút các NLTT bên ngoài; hỗ trợ, khuyến khích NDT khai thác và sử dụng các SP&DV và cải thiện hình ảnh của Trung tâm. Vậy làm thế nào để có
thể thu hút được người đang sử dụng cũng như những người sẽ là người sử dụng sản phẩm và dịch vụ thư viện, làm thế nào để ngày càng khẳng định thương hiệu của Trung tâm TT-TV HVNH với các thư viện đại học khối kinh tế nói riêng và hệ thống thư viện nói chung? Công tác marketing tại Trung tâm cần phải làm tốt hơn nữa các hoạt động sau:
1. Tìm hiểu sâu hơn NCT của NDT
2. Nhận biết tiềm lực của Trung tâm trong cạnh tranh thông tin 3. Xác định được các SP&DV mà người dùng sử dụng
4. Tăng cường kinh phí cho hoạt động marketing
5. Xã hội hóa công tác marketing, quảng bá sâu rộng hơn nữa hình ảnh Thư viện.
Mục đích của Marketing, xét từ quyền lợi của NDT, là làm sao để NDT biết nhiều, hiểu rõ về sự phân bố các nguồn/ hệ thống thông tin, hiểu biết các khả năng và điều kiện, các tiện ích và ưu thế trong việc khai thác, sử dụng các SP&DV TT-TV cung cấp cho họ, từ đó khẳng định thương hiệu của Trung tâm và góp phần củng cố niềm tin của NDT đối với Trung tâm.
Sản phẩm thông tin thư viện được xem là tập hợp các công cụ, phương tiện, kết quả hoạt động do cơ quan thông tin tạo ra để thực hiện việc xác định, truy cập, khai thác, quản lý các nguồn/ hệ thống thông tin nhằm đáp ứng nhu cầu tin của bạn đọc. Đây chính là cầu nối giữa người dùng tin với các nguồn/ hệ thống thông tin
Phát triển sản phẩm thông tin thư viện chính là góp phần phát triển ngành công nghệ thông tin trong nền kinh tế tri thức. Nói cách khác, việc nắm bắt được thông tin, hiểu được phải thu thập nó như thế nào, xử lý nó ra sao và sử dụng nó cho các mục đích khác nhau phụ thuộc trực tiếp vào hệ thống các sản phẩm và dịch vụ thông tin thư viện. Vì vậy, viêc nâng cao chất lượng các sản phẩm và dịch vụ thông tin thư viện là một định hướng chiến lược của thư viện nói chung và Trung tâm TTTV HVNH nói riêng.
Nâng cao chất lượng các sản phẩm và dịch vụ thông tin thư viện, trước mắt thư viện Trung tâm cần nâng cao chất lượng các sản phẩm, dịch vụ thông tin hiện có:
- Mục lục truyền thống: Mặc dù năm 2006 thư viện đưa hệ thống mục lục máy vào phục vụ bạn đọc tra tìm tài liệu nhưng mục lục truyền thống vẫn là công cụ tra tìm tài liệu thư viện. Hiện nay hệ thống mục lục này đã lỗi thời, không cập nhật thường xuyên dẫn đến tình trạng mục lục không phản ánh hết đầy đủ nội dung kho tài liệu. Do đó thư viện cần phải có kế hoạch tổ chức lại toàn bộ hệ thống mục lục truyền thống đó là:
+ Kiểm tra, rà soát lại dữ liệu tức là trong cơ sở dữ liệu so với sổ đăng ký cá biệt và với thực tế kho tài liệu.
+ In mới toàn bộ phiếu mục lục và tổ chức sắp xếp theo 3 tủ mục lục gồm: mục lục phân loại, mục lục chữ cái tên sách, mục lục chữ cái tên tác giả.
- Mục lục trực tuyến:
Dựa trên khảo sát thực tế các nhóm người dùng tin nhận thấy phần lớn bạn đọc sử dụng mục lục này bởi những tiện ích mà nó đem lại. Do đó thư viện cần quan tâm hơn nữa trên cơ sở khắc phục những hạn chế đó là:
+ Hoàn chỉnh cơ sở dữ liệu tài liệu hồi cố tại kho thư viện, đảm bảo phản ánh đầy đủ nguồn lực thông tin hiện có của thư viện. Tập trung hồi cố tài liệu ngoại văn đưa vào cơ sở dữ liệu để quản lý và khai thác trên mục lục trực tuyến.
+ Rà soát, chỉnh sửa dữ liệu đảm bảo tính chính xác của dữ liệu biên mục. Thư viện cần sử dụng bảng tra từ khóa chuẩn và quy định thống nhất về biên mục và phân loại tài liệu. Phân công cán bộ chuyên trách kiểm tra chất lượng biên mục tài liệu.
+ Tạo điều kiện cho bạn đọc tra tìm tài liệu không giới hạn về không gian, thời giam, thư viện cần đưa hệ thống mục lục đọc máy lên mạng internet thay vì chỉ đưa lên mạng Lan như hiện nay.
- Thư mục