Năm Lƣợt bạn đọc Lƣợt tài liệu
Tỷ lệ lƣợt tài liệu /lƣợt bạn đọc
2009 6962 9982 1,43
2011 10807 13682 1,27
2012 12370 14763 1,19
2013 13516 16321 1,20
Qua bảng số liệu, ta thấy có sự tăng trưởng lớn về số lượng bạn đọc đến trung tâm cũng như số lượng tài liệu phục vụ. Quy mô đào tạo của nhà trường những năm gần đây được mở rộng nhất là năm 2011 đến năm 2013, số lượng bạn đọc tăng lên 2,5 lần. Từ bảng số liệu bạn đọc thư viện, chúng ta thấy chưa có sự tương xứng giữa sự gia tăng của số lượng bạn đọc và số lượt bạn đọc đến và sử dụng tài liệu. Nếu số lượng bạn đọc năm 2013 tăng gấp gần 3 lần, thì số lượng bạn đọc đến trung tâm chỉ tăng gấp 2 lần. Qua số liệu cho thấy, lượt tài liệu trên lượt giảm dần nếu năm 2009 là 1,43 thì năm 2013 chỉ còn 1,20 nguyên nhân là do sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin, con người tiếp cận tri thức dễ dạng hơn và hiện nay văn hóa nghe nhìn đang lấn át văn hóa đọc. Bên cạnh đó là phương thức phục vụ truyền thống là chủ yếu, nội dung tài liệu không đa dạng phong phú.
Việc sử dụng phần mềm trong quản lý thư viện đã làm giảm thời gian cho bạn đọc trong tìm kiếm tài liệu, tăng hiệu suất làm việc của cán bộ thư viện và giảm thiểu thời gian chờ lấy tài liệu của bạn đọc.
Đánh giá về năng suất, hiệu quả phục vụ bạn đọc cho thấy số lượng lượt đến thư viện từ năm 2009 so với năm 2013 tăng gần gấp đôi. Số lượng bạn đọc có tăng nhưng trên thực tế hiệu quả phục vụ tại phòng phục vụ theo phiếu yêu cầu chưa đáp ứng với công suất của phòng. Nếu chúng ta lấy số liệu phục vụ tại phòng đọc theo phiếu yêu cầu năm 2013 là 16321 lượt tài liệu chia cho số ngày phục vụ trong 1 năm của thư viện 300 ngày, số lượt bạn đọc 1 ngày phục vụ đạt 54,4 lượt, so với số lượng chỗ ngồi là 150.
Như vậy yêu cầu đặt ra với công tác phục vụ phòng đọc theo phiếu yêu cầu là việc duy trì và tăng cường tính hiệu quả của phòng đọc, đặt ra đòi hỏi về đổi mới phương thức và nâng cao chất lượng công tác phục vụ làm sao xây dựng phòng đọc thành không gian học tập và nghiên cứu của giảng viên, học viên Nhà trường.
2.1.2. Phương thức phục vụ tự chọn
Phương thức này chỉ áp dụng đối với báo và tạp chí. Báo, tạp chí là loại hình tài liệu mang tính cập nhật, thông tin nhanh, có tính thời sự cao và được xuất bản định kỳ. Phòng báo tạp chí tổ chức dưới dạng kho mở đối với tất cả các báo, tạp chí nhập trong năm. Báo, tạp chí được trưng bày trong các ngăn tủ cho các bạn đọc lựa chọn và báo của các năm trước thì được đóng thành quyển. Hình thức sắp xếp theo tên từng loại báo và luôn được cập nhật hàng ngày, hàng tuần do đó thu hút đông đảo bạn đọc đến thư viện. Mặc dù hình thức phục vụ này rất vất vả vì cán bộ thư viện phải thường xuyên sắp xếp lại các báo, tạp chí để sai vị trí, tuy nhiên hiệu quả phục vụ đạt được rất tốt do đáp ứng tối đa nhu cầu giải trí của sinh viên và học viên.
Được thiết kế liền kề với phòng đọc tổng hợp là 2 phòng máy tính: 1 phòng tra cứu mạng internet và 1 phòng tra cứu mạng Lan với khoảng 40 máy tính. Tuy nhiên trên thực tế hệ thống máy tính này khai thác chưa hiệu quả, bạn đọc mới chỉ khai thác các lịch giảng, bài giảng của giáo viên hoặc đơn giản là công cụ học viên học tin học để thi chuẩn đầu ra. Phòng tra cứu internet bạn đọc sử dụng để truy cập tài liệu toàn văn và mở rộng phạm vi tìm kiếm tài liệu. Do thư viện chưa kết nối cơ sở dữ liệu với các trường trong cùng hệ thống nên chưa khai thác hết hiệu quả mà internet mang lại. Trong thời gian tới thư viện tiến hành số hóa toàn bộ nguồn tài liệu, xây dựng cơ sở dữ liệu trực tuyến, mượn liên thư viện các trường trong cùng hệ thống.
2.1.3. Phục vụ tại phòng mượn
Phục vụ mượn tài liệu là hoạt động cho phép bạn đọc mượn tài liệu mang về sử dụng trong một thời gian. Bạn đọc sẽ có nhiều thời gian hơn để nghiên cứu sâu về các vấn đề. Phòng mượn thư viện đáp ứng mọi nhu cầu về tài liệu từ giáo trình mượn theo thể lớp, cá nhân đến các tài liệu tham khảo.
Đảm bảo đủ giáo trình tài liệu phục vụ giảng dạy, học tập là một trong những tiêu chí để đánh giá của kiểm định chất lượng trường đại học. Giáo trình là một dạng tài liệu đặc trưng và công tác phục vụ mượn giáo trình là một đặc thù chỉ có ở các trường đại học, cao đẳng. Nhận thức rõ tầm quan trọng đó, kho mượn được đầu tư khá đầy đủ phục vụ đủ nhu cầu về tài liệu cho học viên. Số lượng giáo trình 97.098 cuốn với hơn 11.000 đầu sách và được bổ sung hàng năm. Tỷ lệ sách giáo trình trên tổng số bạn đọc đạt tỷ lệ khoảng 11,0 tức là một bạn đọc sẽ được mượn tối đa 10 cuốn.
Ngoài ra thư viện còn có số lượng tài liệu tham khảo, các sách văn học nghệ thuật đa dạng phong phú được bổ sung hàng năm với 27.479 cuốn sách tham khảo, 3.178 sách ngoại văn phục vụ bạn đọc, nhằm nâng cao đời sống văn hóa tinh thần. Tỷ lệ sách tham khảo 30657 trên tổng số tài liệu 130119 là 4.2.
+ Đối với giáo trình thư viện tiến hành chia nhóm bạn đọc trong phục vụ:
* Nhóm bạn đọc là cán bộ quản lý, giảng viên thư viện cho mượn giáo trình theo sổ cá nhân, và số lượng mượn không giới hạn.
* Nhóm học viên: thư viện cho mượn giáo trình theo tập thể lớp. Mỗi lớp cử 01 cán bộ thay mặt lớp liên hệ với thư viện trong suốt quá trình mượn tài liệu. Cán bộ lớp nhận tài liệu về chia tới học viên trong lớp. Hết học phần, khi trả sách, cán bộ lớp thu sách chuyển trả về thư viện.
Hình thức mượn, trả giáo trình theo tập thể lớp được thực hiện từ nhiều năm nay với ưu điểm có thể chia đều sách cho các thành viên của lớp, tránh
tình trạng đến sớm mượn được tài liệu, đến sau không còn tài liệu. Tuy nhiên có mặt hạn chế đó là phục vụ mượn và thu hồi sách phụ thuộc vào một số học viên và một số học viên không có kinh nghiệm quản lý tài liệu dẫn đến thất thoát, mất, hỏng.
Quy trình phục vụ: lớp phó học tập các lớp lên đăng ký sách vào sổ, sau đó cán bộ thư viện vào kho lấy tài liệu. Cán bộ thư viện ghi chép thông tin vào sổ mượn tập thể lớp và nhập dữ liệu vào máy tính thông qua phần mềm quản lý thư viện. Với hình thức phục vụ này cán bộ thư viện dễ quản lý, thống kê tài liệu, mất ít thời gian. Thao tác vừa ghi máy và ghi sổ có tác dụng phòng mất điện.
+ Đối với tài liệu tham khảo:
Quy trình phục vụ tài liệu tham khảo cũng giống như với tài liệu giáo trình. Tuy nhiên bạn đọc bị giới hạn về số lượng và thời gian mượn. Mỗi lần mượn tối đa 2 cuốn với thời gian 15 ngày. Phần mềm quản lý thư viện sẽ giúp cán bộ thống kê số lượt bạn đọc mượn, tài liệu quá hạn để nhắc nhở, thực hiện tốt chính sách lưu thông của thư viện, góp phần tăng vòng quay của tài liệu.