CHƯƠNG 1 NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ
2.2. Tình hình quản lý cơng tác văn thư tại Văn phịng Cục Kinh tế hợp tác
2.2.2. Nhân sự thực hiện công tác văn thư
2.2.2.1. Tổ chức bộ phận văn thư
Trong bất kì cơ quan, tổ chức nào, việc tổ chức bộ phận văn thư hồn tồn phụ thuộc vào hình thức tổ chức công tác văn thư được áp dụng ở cơ quan đó.
Hình thức tổ chức là cách thức tổ chức các đơn vị, bộ phận hoặc cán bộ chuyên trách để thực hiện một số khâu của công tác văn thư mang tính nghiệp vụ thuần túy như tiếp nhận, vào sổ, chuyển giao, đánh máy văn bản…. Hiện nay ở nước ta có ba hình thức tổ chức công tác văn thư, đó là: hình thức tổ chức cơng tác văn thư tập trung, hình thức tổ chức cơng tác văn thư phân tán và hình thức tổ chức công tác văn thư hỗn hợp.
Qua khảo sát thực tế tại VPCKTHTVPTNT, tôi thấy Cục đã thành lập một bộ phận phụ trách công tác văn thư, đó là bộ phận Văn thư-Hành chính. Bộ phận này trực thuộc Văn phịng Cục. Về hình thức tổ chức, cơng tác văn thư tại Cục được tổ chức theo hình thức văn thư hỗn hợp, tức là vừa có văn thư chung của Cục trực thuộc Văn phịng Cục, vừa bố trí cán bộ kiêm nhiệm công tác văn thư ở các đơn vị theo sự phân công công việc. Giữa văn thư cơ quan và văn thư của các đơn vị có sự phân cơng cụ thể về xử lý văn bản. Một số khâu nghiệp vụ của công tác văn thư được giao cho văn thư cơ quan xử lý; Một số khâu nghiệp vụ khác được giao cho văn thư các đơn vị trực tiếp xử lý. Văn thư cơ quan có nhiệm vụ tiếp nhận văn bản do các nơi gửi tới, chuyển giao văn bản ra ngoài, theo dõi việc giải quyết những văn bản quan trọng. Văn thư đơn vị có nhiệm vụ tiếp nhận, vào sổ văn bản đến gửi riêng cho đơn vị, theo dõi việc giải quyết các văn bản có nội dung liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của đơn vị mình, đồng thời có trách nhiệm trình ký, xin chữ ký nháy, lưu văn bản đi để theo dõi và nộp một bản để lưu lại cơ quan.
2.2.2.2. Bố trí nhân sự
Để triển khai, thực hiện các nghiệp vụ công tác văn thư, CKTHTVPTNT đã bố trí nhân sự làm cơng tác văn thư cơ quan. Trong đó có: 01 văn thư chuyên trách và 2 văn thư kiêm nhiệm. Văn thư chuyên trách tốt nghiệp Đại học, nhưng không phải Đại học chuyên ngành Văn thư Lưu trữ. Tuy nhiên đã được tham gia
các lớp bồi dưỡng ngắn hạn về Văn thư Lưu trữ do Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn tổ chức tập huấn. Văn thư kiêm nhiệm thứ nhất tốt nghiệp Trung cấp. Văn thư kiêm nhiệm thứ hai tốt nghiệp Đại học. Cả hai văn thư kiêm nhiệm đều không tốt nghiệp chuyên ngành Văn thư Lưu trữ và không qua các lớp đào tạo, bồi dưỡng về Văn thư Lưu trữ. Chủ yếu do văn thư chuyên trách hướng dẫn. Ngồi ra, tại các đơn vị (phịng) có cử một chuyên viên phụ trách kiêm nhiệm văn thư của đơn vị. Văn thư đơn vị (phịng) khơng được đào tạo chun về Văn thư Lưu trữ, chỉ dựa trên sự hướng dẫn công việc của lãnh đạo và kinh nghiệm của những cán bộ, nhân viên trước đó.
2.3. Thực hiện các nghiệp vụ văn thư 2.3.1. Xây dựng và ban hành văn bản 2.3.1. Xây dựng và ban hành văn bản Thẩm quyền ban hành văn bản
Để giải quyết công việc thường ngày và đảm bảo thông tin cho hoạt động của Cục, việc soạn thảo và ban hành văn bản là rất cần thiết. Đây là cơng tác quan trọng có ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng văn bản và kết quả của công việc cần giải quyết. Do vậy các văn bản được ban hành cần phải tuân thủ các yêu cầu và nguyên tắc như: chính xác, đủ ý, văn bản ban hành phải đúng thẩm quyền, phải tuân thủ các quy định của pháp luật và thể thức văn bản theo các quy định chung của Nhà nước. Mặt khác để văn bản được soạn thảo chính xác địi hỏi người soạn thảo văn bản phải nắm được nội dung và cách giải quyết cơng việc, tức là phải có hiểu biết về chun mơn trên từng lĩnh vực, đồng thời phải nắm được quy trình thủ tục ban hành văn bản.
Các loại văn bản mà Cục ban hành bao gồm:
- Văn bản hành chính: Quyết định, Thơng báo, Báo cáo, Kế hoạch, Đề
án, Dự án, Chương trình, Quy chế, Quy định, Hướng dẫn, Thông báo, Giấy mời, Công văn hành chính, Giấy giới thiệu, Giấy chứng nhận, Cơng điện, Biên bản.
- Các văn bản chuyên nghành: bao gồm các văn bản liên quan đến chức
năng, nhiệm vụ của Cục.
Thủ tục, trình tự ban hành văn bản
thẩm quyền ban hành nhất thiết phải tiến hành trong công tác xây dựng và ban hành văn bản theo đúng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và phạm vi hoạt động của mình. Trình tự soạn thảo và ban hành văn bản cịn được gọi là quy trình xây dựng văn bản.
Tại CKTHTVPTNT, công tác soạn thảo và ban hành văn bản đã được thực hiện theo một quy trình thống nhất, bao gồm các bước sau:
- Phân công nhiệm vụ và chuẩn bị soạn thảo văn bản
- Viết bản thảo
- Trình duyệt bản thảo
- Trình ký văn bản
- Hoàn thiện thể thức và ban hành văn bản
Thứ nhất là phân công nhiệm vụ và chuẩn bị soạn thảo
Văn bản của Cục được ban hành theo đúng chức năng, nhiệm vụ được giao. Văn bản thuộc lĩnh vực nghiệp vụ của đơn vị nào thì do đơn vị đó soạn thảo. Đối với văn bản chung của Cục do lãnh đạo Cục ủy quyền cho đơn vị nào soạn thảo thì đơn vị đó soạn thảo, tuy nhiên thường là do Văn phòng Cục soạn thảo.
Thứ hai là viết bản thảo
Viết bản thảo là một bước rất quan trọng trong quy trình soạn thảo và ban hành văn bản. Cơng việc này địi hỏi người thực hiện phải có chun mơn về vấn đề cần văn bản hóa để đảm bảo nội dung của văn bản ban hành được chính xác, đồng thời phải nắm chắc các yêu cầu về thể thức văn bản để đảm bảo chất lượng cũng như hiệu lực của văn bản được ban hành. Bên cạnh đó, đối với những văn bản có nội dung quan trọng, phức tạp người soạn thảo văn bản phải chủ động đề xuất xin ý kiến của lãnh đạo Cục, đồng thời lấy ý kiến của các phòng, ban, bộ phận trước khi tiến hành viết bản thảo. Văn bản do một phịng chủ trì phối hợp với các phịng, đơn vị khác soạn thảo:
- Đối với văn bản quy phạm pháp luật: trong q trình soạn thảo văn bản
cơng chức phải thực hiện theo các quyết định của cơ quan cấp trên
văn bản hoặc tổ chức họp.
Thứ ba là trình duyệt bản thảo
Văn bản sau khi soạn thảo xong, do lãnh đạo các phòng duyệt nội dung và chịu trách nhiệm về nội dung chun mơn được giao, tính pháp lý, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. Ký tắt và ghi rõ họ tên vào dưới phần nơi nhận của văn bản trước khi trình lãnh đạo Cục, ghi rõ số bản phát hành vào dưới phần nơi nhận của văn bản trước khi trình lãnh đạo Cục/lãnh đạo Bộ. Đối với văn bản có liên quan đến các phịng trong Cục phải lấy ý kiến tham gia của các phòng, tiếp thu, tổng hợp ý kiến trước khi trình lãnh đao Cục duyệt. Đối với văn bản có liên quan đến cơng tác tài chính, hợp tác quốc tế phải có ý kiến của bộ phận Kế hoạch tài chính trước khi trình lãnh đạo Cục duyệt.
Đối với văn bản Cục phát hành: lãnh đạo Văn phịng kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản, văn phạm, nơi nhận, thủ tục trình ký của văn bản và ký nháy vào văn bản. Nếu đúng, đủ thì ký tắt vào văn bản trình lãnh đạo Cục. Văn bản trình lãnh đạo Cục được lãnh đạo Văn phòng ký tắt vào phần nơi nhận của văn bản.
Đối với văn bản Bộ phát hành: văn thư tiếp nhận văn bản do các phòng trình ký, sau đó kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản và thủ tục trình ký, nếu chưa đúng thì trả lại cho phịng chủ trì soạn thảo để hồn chỉnh. Nếu đúng, đủ rồi thì chuyển cho bộ phận một cửa của bộ trình lãnh đạo Bộ. Văn bản trình khơng đúng thẩm quyền, văn thư sẽ trả lại cho các đơn vị.
Thứ tư là trình ký văn bản
Văn bản sau khi được duyệt sẽ trình lãnh đạo Cục:
- Đối với văn bản do Cục phát hành:
Hồ sơ trình ký gồm: + Văn bản đề nghị
+ Văn bản liên quan khác
+ Dự thảo văn bản gồm 02 bản, trong đó: 01 bản ghi rõ họ tên và chữ ký của lãnh đạo phòng soan thảo và lãnh đạo văn phòng, số bản phát hành ở dưới phần “nơi nhận”; 1 bản để nhân bản.
Thứ nhất là văn bản do lãnh đạo Bộ ký: Hồ sơ trình ký gồm:
+ Dự thảo văn bản gồm 2 bản, trong đó: 1 bản có ghi ngày tháng và chứ ký của lãnh đạo Cục vào lề trái ngang đầu, họ tên và chữ ký của công chức soạn thảo, của trưởng phịng và số bản phát hành ở phía dưới phần “ nơi nhận”; 1 bản để nhân bản
+ Các phụ lục và đề cương kèm theo văn bản chính: lãnh đạo Cục ký tắt vào cuối tất cả các trang phụ lục và đề cương
+ Tờ trình của lãnh đạo Cục nếu thấy cần thiết hoặc theo yêu cầu của lãnh đao Bộ
+ Các văn bản thẩm tra, thẩm định, góp ý kiến (nếu có) + Các văn bản liên quan khác
Thứ hai là các văn bản do Cục chủ trì phối hợp với một hoặc nhiều đơn vị khác thì phải có phiếu trình văn bản.
- Văn bản ký thừa lệnh, thừa ủy quyền:
Dự thảo văn bản gồm 2 bản: 1 bản có ghi ngày, tháng, chữ ký của trưởng phịng, bộ phận vào lề trái ngang đầu, họ tên và chữ ký của công chức soạn thảo và số bản phát hành ở phần dưới “nơi nhận”; chữ ký của thủ trưởng đơn vị đúng vị trí quy định; 1 bản chỉ có chữ ký của thủ trưởng đơn vị để nhân bản.
Cuối cùng là hoàn thiện thể thức và ban hành văn bản
Văn bản sau khi trình ký sẽ được chuyển tới văn thư đăng ký, làm thủ tục để phát hành:
- Đối với văn bản Cục phát hành và văn bản ký thừa lệnh, thừa ủy
quyền:Văn thư lấy số, đóng dấu văn bản và gửi theo nơi nhận
- Đối với văn bản Bộ phát hành:
Văn thư vào sổ trình theo dõi trên phần mềm văn phòng điện tử dùng chung của Bộ và trình lên bộ phận một cửa của Bộ. Sau khi lãnh đạo Bộ ký duyệt, văn thư lấy số, đóng dấu văn bản và gửi theo nơi nhận.
Văn bản ký thừa lệnh, thừa ủy quyền phải gửi lãnh đạo Bộ phụ trách lĩnh vực một bản chính.
Trước khi gửi đi, văn thư kiểm tra lại văn bản lần cuối về thể thức văn bản. Sau đó cho vào bì, dán kín.
Hình thức chuyển giao văn bản được sử dụng chủ yếu ở CKTHTVPTNT là gửi trực tiếp và gửi qua đường bưu điện. Dù gửi bằng hình thức nào thì nhân viên văn thư đều phải lấy chữ ký xác nhận của người nhận văn bản hoặc của nhân viên bưu điện.
Nói chung, cơng tác soạn thảo và ban hành văn bản của Cục thực hiện tương đối tốt, thể thức cơ bản đúng, thẩm quyền và thủ tục ký duyệt về cơ bản đã tuân thủ theo quy định của Nhà nước. Nội dung văn bản ngắn gọn, rõ ràng, dễ hiểu, đúng với quy định của Nhà nước. Có những văn bản đã ban hành như Quyết định, Giấy mời, Thơng báo, Cơng văn thì được văn thư làm mẫu hóa trên máy vi tính và được lưu trong máy, khi đánh những loại văn bản đó rất thuận tiện, vừa tiết kiệm thời gian vừa giảm bớt những sai sót. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của Cục được thực hiện tương đối đơn giản, đảm bảo được tính thống nhất và chặt chẽ, đồng thời nó đảm bảo được yêu cầu cũng như nguyên tắc của công tác soạn thảo và ban hành văn bản.
2.3.2. Quản lý và giải quyết văn bản
Văn bản hình thành trong hoạt động của bất kì cơ quan nào cũng có ý nghĩa quan trọng đối với hoạt động của cơ quan đó và cũng có ý nghĩa nhất định về mặt chính trị, kinh tế, xã hội của đất nước. Đối với CKTTVPTNT, văn bản còn là phương tiện dùng để ghi chép, truyền đạt thông tin phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo và điều hành các mặt cơng tác. Vì vậy cơng tác quản lý văn bản được Cục hết sức chú trọng thực hiện.
Việc quản lý văn bản tại CKTHTVPTNT được Cục thực hiện đảm bảo các u cầu như chính xác, nhanh chóng, kịp thời, bí mật và đảm bảo quy trình. Điều này góp phần đảm bảo cung cấp thơng tin cho hoạt động quản lý của Cục; góp phần giải quyết công việc được nhanh chóng, chính xác, năng suất, chất lượng và giữ gìn bí mật của Cục, tạo điều kiện thuận lợi cho việc lưu giữ tài liệu. Quản lý văn bản là áp dụng các biện pháp nghiệp vụ nhằm giúp cơ quan và thủ trưởng cơ quan nắm được thành phần, nội dung, số lượng, loại hình
chuyển giao, tiếp nhận, giải quyết văn bản, sử dụng và bảo quản văn bản trong hoạt động hàng ngày của cơ quan.
Do CKTHTVPTNT là cơ quan trực thuộc Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, thực hiện chức năng tham mưu giúp Bộ trưởng quản lý nhà nước chuyên ngành và thực thi nhiệm vụ quản lý nhà nước trong lĩnh vực kinh tế hợp tác, bố trí dân cư, di dân tái định cư và phát triển nông thôn thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ. Nên số lượng văn bản đi và văn bản đến ở Cục đã tiếp nhận và xử lý là tương đối lớn. Mỗi năm có trên 1000 văn bản đi và đến mà Văn phòng Cục cần giải quyết.
Theo kết quả khảo sát, số lượng văn bản đi, đến của Cục những năm gần đây như sau
:Năm Văn bản đi Văn bản đến
2010 935 4644 2011 1010 4127 2012 1120 4666 2013 1139 4512 2014 1050 4387 2015 1081 4521
Dưới đây là biểu đồ thể hiện số lượng văn bản đến và văn bản đi từ năm 2010 đến năm 2015 của Cục Kinh tế và Phát triển nông thôn.
Với khối lượng văn bản tương đối lớn như vậy, mỗi loại văn bản đi, đến đều được văn thư làm thủ tục gửi đi hay tiếp nhận văn bản theo một trình tự thống nhất, nhằm quản lý văn bản được chặt chẽ. Qua biểu đồ, chúng ta cũng có thể thấy rõ số lượng văn bản đến từ năm 2010 đến năm 2015 của Cục đều trên 4000 văn bản và văn bản đi đều trên 1000 văn bản. Điều này chứng tỏ số lượng công việc phải giải quyết là rất nhiều.
2.3.2.1. Quản lý và giải quyết văn bản đến
Đối với CKTHTVPTNT, văn bản đến là toàn bộ các loại văn bản, tài liệu, đơn thư do các cơ quan, cá nhân làm ra và gửi đến Cục.
Văn bản đến CKTHTVPTNT gồm :
- Văn bản cơ quan Trung ương: văn bản của Đảng, Quốc hội, Chính phủ,
Bộ, cơ quan ngang Bộ, văn bản của các đơn vị trực thuộc Bộ…
- Văn bản củ
- a các địa phương: các cơ quan của Tỉnh, thành phố trực thuộc TW, các
Sở, Chi cục…
- Thư, đơn thư, văn bản mật, điện mật…
- Loại ghi đích danh tên đơn vị, cá nhân nhận (các phòng, bộ phận)
Tất cả văn bản gửi đến Cục bằng các hình thức khác nhau đều phải qua văn thư (Văn phòng Cục) tiếp nhận. Văn bản đến ngồi giờ hành chính thực hiện theo quy định về công tác bảo vệ cơ quan Bộ (Văn bản số: 1240/QĐ/BNN-VP ngày 24/8/2004).