CHƯƠNG 1 NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ
2.3. Thực hiện các nghiệp vụ văn thư
2.3.4. Lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan
Văn bản hình thành trong hoạt động của các cơ quan sau khi đã giải quyết xong cần được lập thành hồ sơ để tiếp tục sử dụng phục vụ cho hoạt động của cơ quan hoặc các yêu cầu nghiên cứu khác. Đây là một yêu cầu mang tính tất yếu. Nếu khơng sẽ gây khó khăn, trở ngại cho hoạt động quản lý, nghiên cứu của các cơ quan, tổ chức.
Cần lựa chọn những loại tài liệu phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị để lập thành hồ sơ nhằm phục vụ cho công tác trước mắt và công tác nghiên cứu lâu dài về sau. Những loại không phản ánh chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị, loại gửi để biết thì khơng cần lập hồ sơ. Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 6 năm 2004 của Chính phủ về cơng tác văn thư quy định: “ Trong q trình theo dõi, giải quyết cơng việc, mỗi cá nhân phải tập hợp hồ sơ về cơng việc đó”.
Thực tế, tại CKTHTVPTNT đã xây dựng quy trình kiểm sốt hồ sơ với mục đích nhằm thống nhất trình tự, thủ tục trong việc lập, quản lý và lưu trữ hồ sơ của Cục. Quy trình kiểm sốt hồ sơ đã xác định trách nhiệm của cán bộ, công chức, trưởng các phòng, bộ phận trong việc lập, quản lý và lưu trữ hồ sơ của Cục hàng năm. Trên cơ sở quy trình, các phịng ban đã lập hồ sơ như sau:
Cán bộ, công chức được phân công làm công tác văn thư- lưu trữ của đơn vị (phòng, bộ phận) tập hợp danh mục hồ sơ của đơn vị mình vào tháng 01 hàng năm, làm căn cứ thu thập hồ sơ của cán bộ công chức theo biểu mẫu 02 (xem
Phụ lục VIII). Căn cứ vào nhiệm vụ được phịng, bộ phận giao hàng năm, cán
bộ cơng chức tự phân loại để lưu trữ các hồ sơ theo quy định.
Cán bộ, công chức thu thập và sắp xếp hồ sơ: cán bộ công chức tập hợp văn bản, giấy tờ liên quan đến công việc được giao, lập thành hồ sơ. Hồ sơ phải phản ánh chức năng, nhiệm vụ trọng tâm công tác của đơn vị, có mối quan hệ chặt chẽ với nhau trong q trình giải quyết cơng việc. Sắp xếp văn bản vào cặp hồ sơ, hộp có gián hoặc ghi nhãn theo từng năm. Các hồ sơ vụ việc, vấn đề thì sắp xếp theo quá trình giải quyết cơng việc, đối với hồ sơ hội nghị, hội thảo thì tài liệu được sắp xếp theo quá trình diễn biến của chương trình hội nghị, hội thảo.
Cán bộ cơng chức biên mục hồ sơ theo biểu mẫu 02 bao gồm: ghi số thứ tự, số/ký hiệu, ngày tháng, tác giả văn bản (tên cơ quan ban hành văn bản), trích yếu nội dung văn bản, số tờ và viết tiêu đề hồ sơ vào bìa hồ sơ theo biễu mẫu 01(xem Phụ lục VIII). Mục lục văn bản trong hồ sơ được viết theo biễu mẫu 02 thể hiện trên bìa hồ sơ hoặc trên tờ riêng.
Sau đó, cán bộ, công chức nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan: Theo quy trình kiểm sốt hồ sơ của Cục (QT/KSHS-VP)
a. Dựa trên danh mục hồ sơ đã lập, vào ngày 30/1 hàng năm cán bộ, công chức nộp hồ sơ gốc các văn bản cơng việc của năm trước mà mình phụ trách vào lưu trữ phịng, bộ phận bao gồm:
+ Hồ sơ văn bản quy phạm pháp luật đã được ban hành do phòng soạn thảo
+ Tài liệu lưu trữ hồ sơ dự án (nếu có)
+ Các văn bản thơng báo kế hoạch hàng năm, kế hoạch dài hạn, báo cáo kết quả thực hiện kế hoạch hàng năm của địa phương và Trung ương
+ Các văn bản về thanh tra, khiếu nại, tố cáo
+ Các chứng từ về tài chính, kế tốn thì lưu trữ theo quy định của Tài chính
b. Đối với các văn bản, giấy tờ liên quan đến công việc được giao xử lý hàng năm không phải các hồ sơ quy định tại mục a thì cán bộ, cơng chức tự phân loại, sắp xếp vào cặp hồ sơ và tự lưu trữ bằng file và hồ sơ gốc của văn bản. Tài liệu phải được sắp xếp trong hộp hoặc cặp file và đưa lên giá hoặc tủ đựng tài liệu, phải có nhãn ghi đầy đủ thông tin để phục vụ cho việc thống kê và tra tìm. Tài liệu lưu trữ được bảo quản theo Luật lưu trữ số 01/2011/QH13 của Quốc hội.
Tiếp đó, văn thư các đơn vị nộp hồ sơ vào lưu trữ Cục:
Thời gian giao nộp hồ sơ vào lưu trữ Cục ngày 30/01 hàng năm tùy theo đối tượng hồ sơ:
+ Tài liệu hành chính: sau 01 năm kể từ khi cơng việc kết thúc
nghiệm thu chính thức
+ Tài liệu xây dựng cơ bản: trong thời hạn 03 tháng, kể từ ngày cơng trình được quyết toán
+ Tài liệu ảnh, phim điện ảnh; mi-cro-phim, tài liệu ghi âm, ghi hình và tài liệu chuyên môn, nghiêp vụ khác: sau 3 tháng kể từ khi công việc kết thúc.
Khi nộp hồ sơ vào kho lưu trữ, cán bộ, công chức và bộ phận lưu trữ đối chiếu hồ sơ tài liệu với danh mục hồ sơ nộp lưu theo biểu mẫu 03 (xem Phụ lục
VIII) và lập biên bản giao nhận hồ sơ thành 2 bản, mỗi bên giữ một bản.
Cuối cùng, lưu trữ Cục tiếp nhận và chỉnh lý:
Hàng năm, cán bộ lưu trữ Cục tiến hành tiếp nhận hồ sơ của các đơn vị nộp và xây dựng kế hoạch chỉnh lý theo quy định chung của Nhà nước. Sau khi chỉnh lý tài liệu lưu trữ, cán bộ lưu trữ viết chứng từ kết thúc theo biểu mẫu 05
(xem Phụ lục VIII) và lập mục lục hồ sơ nộp lưu theo biểu mẫu 06 (xem Phụ lục VIII) và bổ sung các thơng tin vào bìa hồ sơ theo biểu mẫu 01.
Lưu trữ Cục sẽ lưu giữ và bảo quản: hồ sơ chỉnh lý xong, đươc thống kê theo khung phân loại và bàn giao cho lưu trữ cục và bảo quản theo Luật lưu trữ số 01/2011/QH13 của Quốc hội
Việc phục vụ, khai thác tài liệu lưu trữ được thực hiện theo lưu trữ Cục về công tác lưu trữ.
Như vậy, dựa trên quy trình kiểm sốt hồ sơ, việc lập hồ sơ ở Văn phòng Cục cũng như các đơn vị trực thuộc Cục đã ngày càng quy củ hơn. Văn phòng Cục đã lập các hồ sơ như:
- Hồ sơ về hội nghị tổng kết công tác năm - Hồ sơ tuyển dụng công chức
- Hồ sơ khen thưởng cán bộ, công chức - Hồ sơ thầu các dự án, đề tài
- Hồ sơ thanh, quyết tốn
- Chương trình, kế hoạch, báo cáo công tác năm
- ……
Mặc dù công tác lập hồ sơ đã ngày càng quy củ hơn dựa trên quy trình kiểm soát hồ sơ mà Cục đã xây dựng. Tuy nhiên, bên cạnh đó, ở một số phịng ban và một số đơn vị trực thuộc Văn phòng Cục hồ sơ trong q trình giải quyết
cơng việc vẫn chưa được lập và việc nộp lưu vào lưu trữ Cục còn tiến hành chậm trễ.