CHƯƠNG 1 NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ
3.4. Các giải pháp khác
Thứ nhất, hiện nay Cục đang sử dụng phần mềm trên máy tính để quản lý văn bản, ( xem Phụ lục VII). Tuy nhiên phần mềm mà Cục đang sử dụng vẫn chưa phát huy hết chức năng, cơng dụng của nó, mới chỉ dừng lại ở một số khâu nghiệp vụ như: soạn thảo, đăng ký và quản lý. Vì vậy, Cục cần nâng cấp phần mềm quản lý văn bản để có thể tận dụng được hết tính năng mà nó đem lại. Văn bản sẽ được chuyển giao nhanh chóng hơn và tiết kiệm được thời gian cũng như chi phí, đem lại hiệu quả cao trong quá trình xử lý cơng việc. Cục cần tăng cường áp dụng các tiến bộ khoa học kĩ thuật, các phần mềm ứng dụng vào cơng tác hành chính văn phịng cũng như cơng tác văn thư như ứng dụng ISO sẽ thúc đẩy hệ thống làm việc tốt hơn, ngăn chặn được nhiều sai sót, giúp các cán bộ nhanh nhạy hơn trong cơng việc và có ý thức trách nhiệm với cơng việc mình làm, đồng thời giúp giải phóng lãnh đạo khỏi cơng việc sự vụ lặp đi lặp lại, lãnh đạo khơng cần phải 24/24 có mặt ở văn phịng mà vẫn giải quyết hết các công việc.
Thứ hai, Cục cần họp sơ kết, tổng kết công tác văn thư để nhận ra những hạn chế trong việc thực hiện và từ đó rút ra những biện pháp để khắc phục.
Thứ ba, Cục cần tăng cường công tác thanh tra, kiểm tra đối với cơng tác văn thư. Có thể kiểm tra định kì hoặc đột xuất. Kiểm tra ngay từng bộ phận, đơn vị, phịng ban về cơng tác soạn thảo văn bản cũng như lập hồ sơ công việc. Quán triệt nhất quán đến từng cá nhân, đơn vị để công tác văn thư được đi vào nề nếp. Kỷ luật nghiêm khắc đối với các trường hợp vi phạm pháp luật về công tác văn thư. Đồng thời khen thưởng đơn vị, cá nhân thực hiện tốt và có thành tích trong cơng tác văn thư.
Thứ tư, cần khắc phục sai sót ở một số khâu nghiệp vụ như: Đối với các văn bản đi sau khi được đăng ký, đối với các tập Quyết định, Công văn, Giấy mời bản lưu cần được sắp xếp lại theo tên loại và trong mỗi tập sắp xếp theo số ngày tháng, văn bản có số nhỏ xếp trước và để lên trên, văn bản số lớn xếp sau và để xuống dưới. Đối với các loại văn bản hành chính cịn lại thì sắp xếp theo số ngày tháng văn bản. Sau khi sắp xếp xong thì cho vào cặp đựng tài liệu. Mỗi
cặp tài liệu đưa vào một bìa hồ sơ và lập theo quý hoặc 6 tháng một tập, đồng thời đánh số tờ, ghi mục lục, viết chứng từ và bìa hồ sơ theo quy định của Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội Vụ về hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan. Sau đó đưa các cặp vào hộp và đặt lên giá, sắp xếp theo nguyên tắc từ trái sang phải hoặc từ trên xuống dưới. Đối với các cặp dày quá 3cm thì văn thư cần tách thành các đơn vị bảo quản khác nhau để thuận tiện cho việc quản lý và sử dụng.
Thứ năm, đưa các trang thiết bị tiên tiến vào sử dụng trong công tác văn thư. Xây dựng mạng lưới điện tử phù hợp với sự phát triển của văn phòng, đảm bảo việc cung cấp thơng tin một cách nhanh chóng, chính xác và đầy đủ. Mua sắm thêm một số trang thiết bị như máy photocoppy, máy scan… để công việc được giải quyết nhanh chóng hơn, không bị chậm trễ. Đồng thời phải thường xuyên cập nhật các phương tiện, máy móc hiện đại trên thế giới để ứng dụng vào công tác văn thư của Cục.
PHẦN KẾT LUẬN 1. Kết luận chung
VPCKTHTVPTNT đã đóng góp khơng nhỏ trong việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của CKTHTVPTNT. Văn phòng Cục đã ngày càng hoàn thiện về cơ cấu cũng như sự điều hành hoạt động. Với việc tổ chức tốt, Văn phòng Cục đã hồn thành nhiệm vụ của mình trong việc giúp lãnh đạo quản lý công tác Văn thư Lưu trữ, tham mưu, quản trị phục vụ cho việc điều hành công việc.
Tuy nhiên bên cạnh những kết quả đạt được, hoạt động Văn phòng Cục vẫn còn tồn tại một số bất cập địi hỏi phải có sự cải tiến, điều chỉnh cho phù hợp góp phần nâng cao hiệu quả cơng tác Văn phịng.
Qua quá trình nghiên cứu hệ thống lý luận và khảo sát thực trạng văn thư tại CKTHTVPTNT, tôi đã rút ra được những ưu điểm và hạn chế trong công tác văn thư của Cục, đồng thời đưa ra những nhóm giải pháp nhằm góp phần nâng cao hiệu quả quản lý công tác này. Đảm cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác những thơng tin cần thiết phục vụ cho hoạt động quản lý, điều hành của lãnh đạo Cục cũng như hoạt động của Cục. Đồng thời góp phần giải quyết cơng việc của Cục được nhanh chóng, chính xác, năng suất, chất lượng, đúng chính sách, chế độ, giữ gìn được bí mật của Đảng và Nhà nước, hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ và việc lợi dụng văn bản để làm những việc trái với pháp luật.
Những nhóm giải pháp mà tác giả đưa ra hi vọng sẽ giúp ích được phần nào vào việc nâng cao hiệu quả quản lý công tác văn thư tại VPCKTHTVPTNT.
2. Kiến nghị
Qua quá trình khảo sát thực tế, việc quản lý công tác văn thư tại
VPCKTHTVPTNT. Tôi rút ra được những nhận xét về ưu điểm và hạn chế trong việc thực hiện cơng tác này tại Cục. Trên cơ sở đó, tơi mạnh dạn đề xuất một số kiến nghị nhằm khắc phục những tồn tại và phát huy những ưu điểm, góp phần nâng cao chất lượng của cơng tác này.
Trước hết có thể thấy một trong số những nguyên nhân đầu tiên của những hạn chế nêu trên trong công tác văn thư tại CKTHTVPTNT là do thiếu một hệ thống văn bản chỉ đạo, hướng dẫn việc thực hiện các nghiệp vụ của công
tác văn thư. Do đó, để khắc phục những hạn chế này, trước tiên cần ban hành các văn bản dựa trên những văn bản của nhà nước hướng dẫn, quy định về công tác văn thư để hướng dẫn cụ thể việc thực hiện các nghiệp vụ như: soạn thảo và ban hành văn bản, quản lý văn bản đi-đến, quản lý và sử dụng con dấu, lập hồ sơ hiện hành phù hợp với thực tế tại Cục. Đây sẽ là những cơ sở cần thiết để quản lý, tổ chức cũng như hướng dẫn các cán bộ, nhân viên trong tồn Cục thực hiện cơng tác văn thư có hiệu quả. Đồng thời đây còn là căn cứ cho việc tổ chức hoạt động kiểm tra, đánh giá công tác văn thư tại Cục thường xuyên hơn.
Thứ hai, Cục cần bố trí những cán bộ, nhân viên có trình độ, kiến thức chun môn nghiệp vụ về công tác văn thư. Như vậy mới đảm bảo cho việc thực hiện các nghiệp vụ của công tác văn thư trong Cục đúng nguyên tắc, có chất lượng, phục vụ có hiệu quả và phát huy tối đa vai trị của cơng tác văn thư trong hoạt động của Cục.
Thứ ba, lãnh đạo Cục cần chú ý thường xuyên đôn đốc việc quản lý, sử dụng văn bản, đặc biệt là công tác lập hồ sơ và quản lý hồ sơ, tài liệu của các phòng, bộ phận, cá nhân.
Lập hồ sơ là tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu, là một nội dung rất quan trọng của quản lý văn bản. Vì vậy, Cục cần sớm có biện pháp chỉ đạo thực hiện cơng tác này trong thực tế. Đối với những tài liệu chưa được lập hồ sơ thì cần phải chỉ đạo để các tài liệu đó được lập thành hồ sơ và tổ chức quản lý lưu trữ. Đây là những việc làm cần thiết và cấp bách đối với bản thân cơ quan.
Tuy vậy, do hạn chế về thời gian và điều kiện khảo sát thực tế, nên phạm vi nghiên cứu của đề tài này mới chỉ bó hẹp trong một cơ quan nhà nước cụ thể. Như vậy, những vấn đề tơi trình bày ở đây cũng khơng phản ánh được hết thực trạng công tác văn thư của các cơ quan nhà nước nói chung. Vì vậy, tơi hy vọng sẽ có nhiều cơng trình nghiên cứu với phương pháp và mức độ sâu rộng hơn nữa về vấn đề này./.
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Triệu Văn Cường, Nguyễn Cảnh Đương, Nguyễn Mạnh Cường và Lê Văn In (2010),“Văn bản quản lý nhà nước-Những vấn đề lý luận và kỹ thuật
soạn thảo”, NXB giáo dục Việt Nam, Hà Nội
2. Giáo trình nghiệp vụ văn thư của Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội, NXB Giao thông vận tải (2009)
3. Luật Lưu trữ số 01/2011/QH 13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 của Quốc Hội khóa XIII
4. Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu
5. Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư
6. Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng 4 năm 2009 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của nghị định 58/2001/NĐ-CP ngày 28 tháng 8 năm 2001 về quản lý và sử dụng con dấu
7. Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ về sửa đổi, bổ sung một số điều của nghị định số 110/2004/NĐ-CP
8. Quyết định sô 1678/QĐ-BKHCN ngày 23 tháng 7 năm 2012 của Bộ Khoa học và Công nghệ về công bố Tiêu chuẩn quốc gia: bìa hồ sơ lưu trữ, hộp bảo quản tài liệu lưu trữ, giá bảo quản tài liệu lưu trữ
9. Quyết định số 669/2014/QĐ-BNN ngày 04 tháng 4 năm 2014 của Bộ Nông Nghiệp về việc quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cục kinh tế hợp tác và phát triển nông thôn
10. Quyết định số 149/2014/QĐ-KTHT ngày 13 tháng 8 năm 2014 của Cục trưởng Cục Kinh tế hợp tác và Phát triển nông thôn về việc quy định chức năng, nhiệm vụ của phịng Kế hoạch-Tài chính
11. Quyết định số 151/2014/QĐ-KTHT ngày 13 tháng 8 năm 2014 của Cục trưởng Cục Kinh tế hợp tác và Phát triển nông thôn về việc quy định chức năng, nhiệm vụ của Văn phịng Cục
12. Vương Đình Quyền (2005), Giáo trình lý luận và phương pháp công tác văn thư, NXB. Đại học quốc gia Hà Nội
13. Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-VPCP hướng dẫn về thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản
14. Thơng tư số 07/2010/TT-BCA ngày 05 tháng 02 năm 2010 của Bộ Công An quy định chi tiết một số điều của Nghị định 58
15. Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính
16. Thơng tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng 6 năm 2011 của Bộ Nội Vụ quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức
17. Thông tư số 25/2011/TT-BTP ngày 27 tháng 12 năm 2011 của Bộ Tư Pháp về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản quy phạm pháp luật của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ và văn bản quy phạm pháp luật liên tịch
18. Thông tư số 21/2012/TT-BCA ngày 13 tháng 4 năm 2012 của Bộ Công An quy định về con dấu của các cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước
19. Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 về hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan
20. Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng 4 năm 2013 của Bộ Nội Vụ hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư lưu trữ của các cơ quan, tổ chức
21. Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng 4 năm 2013 của Bộ Nội Vụ về hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức
22. Thông tư số 06/2015/TT-BNV ngày 08 tháng 12 năm 2015 hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức văn thư, lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ
23. Vũ Thị Phụng, Nguyễn Thị Tâm (2012), 100 câu hỏi-đáp về công tác
24. Văn bản hợp nhất 01/VBHN-BNV ngày 25/02/2014 của Bộ Nội vụ hợp nhất Nghị định về công tác văn thư
25. http://luanvan.net.vn/luan-van/luan-van-cong-tac-van-thu-quan-tri-van- phong-va-cong-tac-luu-tru-56100/ 26. http://doan.edu.vn/do-an/de-tai-cong-tac-van-thu-o-trung-tam-nghien- cuu-va-phat-trien-vung-bo-khoa-hoc-va-cong-nghe-4583/ 27. http://luanvan.net.vn/luan-van/luan-van-van-thu-luu-tru-va-quan-tri- van-phong-cua-hoc-vien-39854/ 28. http://luanvan.co/luan-van/mot-sogiai-phap-nang-cao-hieu-quacong- tac-van-thutai-uyban-nhan-dan-quan-ba-dinh-41984/
PHỤ LỤC
Phụ lục I: Sơ đồ cơ cấu tổ chức Cục Kinh tế hợp tác và Phát triển nông thôn Phụ lục II: Dự thảo Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Văn phòng Cục Kinh tế hợp tác và Phát triển nông thôn
Phụ lục IV: Quy trình tiếp nhận xử lý, quản lý văn bản đi-đến Phụ lục V: Quy trình kiểm sốt hồ sơ
Phụ lục VI: Mẫu dấu đến Phụ lục VIII: Các biểu mẫu
Phụ lục VII: Phần mềm quản lý văn bản Phụ lục IX: Phiếu khảo sát
Phụ lục I: Sơ đồ cơ cấu tổ chức Cục Kinh tế hợp tác và Phát triển nơng thơn Phịng cơng tác phía Nam Phịng kinh tế hợp tác Phịng quy hoạch và bố trí dân cư Phịng thanh tra pháp chế Văn pòng Cục Văn phòng tiêu ban di dân tái định cư dự án thủy điện Sơn La Phòng giảm nghèo và an sinh XHNT Cục trưởng Phó Cục trưởng
Phụ lục II: Dự thảo Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Văn phòng Cục Kinh tế hợp tác và Phát triển nông thôn
Phụ lục III: Sơ đồ cơ cấu tổ chức Văn phòng Cục Kinh tế hợp tác và Phát triển nông thôn
Chánh Văn phịng Phó Chánh Văn phịng Bộ phận Văn thư- Hành chính Bộ phận Kế hoạch- Tổng hợp Bộ phận Tổ chức- Quản trị Bộ phận Tài chính- Kế tốn
Phụ lục V: Quy trình kiểm sốt hồ sơ
Phụ lục VII: Phần mềm quản lý văn bản Giao diện đăng nhập: