CHƯƠNG 1 NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ
2.3. Thực hiện các nghiệp vụ văn thư
2.3.2.2. Quản lý văn bản đi
Đối với CKTHTVPTNT, quy trình quản lý văn bản đi được thực hiện như sau:
Kiểm tra thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản
Các văn bản sau khi đã được cơng chức các đơn vị (phịng) soạn thảo sẽ được lãnh đạo các đơn vị duyệt, chịu trách nhiệm về nội dung chun mơn được giao, tính pháp lý, thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản, ký tắt và ghi rõ họ tên, ghi rõ số bản phát hành vào dưới phần nơi nhận của văn bản trước khi trình lãnh đạo Cục/lãnh đạo Bộ.
Đối với văn bản Cục phát hành: lãnh đạo Văn phịng kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản, nơi nhận, thủ tục trình ký của văn bản và ký nháy vào văn bản. Nếu đúng, đủ thì ký tắt vào văn bản trình lãnh đạo Cục. Văn bản trình lãnh đạo Cục được lãnh đạo Văn phòng ký tắt ở phần nơi nhận của văn bản.
Đối với văn bản Bộ phát hành: phân công văn thư tiếp nhận văn bản do các phịng trình ký, nếu chưa đúng thì trả lại ngay cho phịng chủ trì soạn thảo để hồn chỉnh. Nếu đúng, đủ thì chuyển bộ phận một của của bộ trình lãnh đạo Bộ. Văn thư trả lại những văn bản trình khơng đúng thẩm quyền.
Đăng ký văn bản đi
Văn bản đi nhất thiết phải qua văn thư để đăng ký, đóng dấu và làm thủ tục gửi đi, văn bản trước khi phát hành được văn thư kiểm tra các phần về thể thức văn bản đã đúng quy định Nhà nước hay chưa. Nếu phát hiện sai sót thì báo cáo người có trách nhiệm sửa chữa, bổ sung. Sau đó ghi số, kí hiệu, ngày tháng năm của văn bản vào phần mềm quản lý văn bản đi, ghi đầy đủ, chính xác, rõ ràng vào từng cột mục những thông tin cần thiết như ngày, tháng văn bản đi, số và ký hiệu văn bản, tên loại và trích yếu nội dung, họ và tên người ký văn bản, địa chỉ nơi nhận văn bản, người nhận bản lưu, số lượng bản nhân bản…. Tất cả văn bản đi của Cục được ghi số theo hệ thống số chung của Cục do văn thư thống nhất quản lý. Cục đánh số và đăng ký hỗn hợp: Quyết định, Công văn, Giấy mời mỗi loại đăng ký một sổ riêng, cịn các loại khác như Tờ trình, Thơng báo, Kế hoạch… dùng chung một sổ đăng ký. Sau khi đăng ký xong, nhân bản theo đúng số lượng. Sau đó đóng dấu và phát hành. Mỗi văn bản đi được giữ lại 01 bản chính ở văn thư cơ quan để tra tìm khi cần thiết.
Dưới đây là phần mềm quản lý văn bản đi của Cục:
Giao diện phần mềm quản lý văn bản (xem phụ lục VII)
Bên cạnh đó, Cục cịn theo dõi bằng sổ truyền thống. Sổ gồm ba cột, cột thứ nhất ghi ngày tháng, cột thứ hai ghi tên phòng lấy số văn bản và cột thứ ba ghi số văn bản.
Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
Hình thức chuyển giao văn bản được sử dụng chủ yếu ở CKTHTVPTNT là gửi trực tiếp và gửi theo đường bưu điện. Dù gửi bằng hình thức nào thì nhân viên văn thư đều lấy chữ ký xác nhận của người nhận văn bản hoặc của bưu điện chuyển giao văn bản. nếu gửi qua đường bưu điện thì đăng ký vào sổ và yêu cầu nhân viên bưu điện ký xác nhận vào sổ chuyển giao văn bản cho bưu điện.
Đối với các văn bản gửi cho phòng ban, cá nhân thuộc nội bộ Cục thì đăng ký vào sổ chuyển giao văn bản nội bộ và người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ. Các tập lưu: Quyết định, Công văn, Giấy mời được lưu theo tên loại văn bản. Các tập lưu văn bản khác được lưu theo số thời gian ban hành văn bản.
*Lưu văn bản đi:
Văn bản do Cục ban hành lưu 2 bản, một bản lưu tại văn thư Cục, một bản lưu lại đơn vị (phòng, ban) và cán bộ chun mơn trực tiếp soạn thảo có trách nhiệm theo dõi giải quyết văn bản đó để lập hồ sơ cơng việc.