CHƯƠNG 1 NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ
2.3. Thực hiện các nghiệp vụ văn thư
2.3.2. Quản lý và giải quyết văn bản
Văn bản hình thành trong hoạt động của bất kì cơ quan nào cũng có ý nghĩa quan trọng đối với hoạt động của cơ quan đó và cũng có ý nghĩa nhất định về mặt chính trị, kinh tế, xã hội của đất nước. Đối với CKTTVPTNT, văn bản còn là phương tiện dùng để ghi chép, truyền đạt thông tin phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo và điều hành các mặt cơng tác. Vì vậy cơng tác quản lý văn bản được Cục hết sức chú trọng thực hiện.
Việc quản lý văn bản tại CKTHTVPTNT được Cục thực hiện đảm bảo các u cầu như chính xác, nhanh chóng, kịp thời, bí mật và đảm bảo quy trình. Điều này góp phần đảm bảo cung cấp thơng tin cho hoạt động quản lý của Cục; góp phần giải quyết công việc được nhanh chóng, chính xác, năng suất, chất lượng và giữ gìn bí mật của Cục, tạo điều kiện thuận lợi cho việc lưu giữ tài liệu. Quản lý văn bản là áp dụng các biện pháp nghiệp vụ nhằm giúp cơ quan và thủ trưởng cơ quan nắm được thành phần, nội dung, số lượng, loại hình
chuyển giao, tiếp nhận, giải quyết văn bản, sử dụng và bảo quản văn bản trong hoạt động hàng ngày của cơ quan.
Do CKTHTVPTNT là cơ quan trực thuộc Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, thực hiện chức năng tham mưu giúp Bộ trưởng quản lý nhà nước chuyên ngành và thực thi nhiệm vụ quản lý nhà nước trong lĩnh vực kinh tế hợp tác, bố trí dân cư, di dân tái định cư và phát triển nông thôn thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ. Nên số lượng văn bản đi và văn bản đến ở Cục đã tiếp nhận và xử lý là tương đối lớn. Mỗi năm có trên 1000 văn bản đi và đến mà Văn phòng Cục cần giải quyết.
Theo kết quả khảo sát, số lượng văn bản đi, đến của Cục những năm gần đây như sau
:Năm Văn bản đi Văn bản đến
2010 935 4644 2011 1010 4127 2012 1120 4666 2013 1139 4512 2014 1050 4387 2015 1081 4521
Dưới đây là biểu đồ thể hiện số lượng văn bản đến và văn bản đi từ năm 2010 đến năm 2015 của Cục Kinh tế và Phát triển nông thôn.
Với khối lượng văn bản tương đối lớn như vậy, mỗi loại văn bản đi, đến đều được văn thư làm thủ tục gửi đi hay tiếp nhận văn bản theo một trình tự thống nhất, nhằm quản lý văn bản được chặt chẽ. Qua biểu đồ, chúng ta cũng có thể thấy rõ số lượng văn bản đến từ năm 2010 đến năm 2015 của Cục đều trên 4000 văn bản và văn bản đi đều trên 1000 văn bản. Điều này chứng tỏ số lượng công việc phải giải quyết là rất nhiều.