CHƯƠNG 1 NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ
2.3. Thực hiện các nghiệp vụ văn thư
2.3.3. Quản lý và sử dụng con dấu
Con dấu có vai trị rất quan trọng đối với việc ban hành văn bản, đóng dấu vào văn bản nhằm thể hiện vị trí pháp lý của cơ quan, tổ chức; khẳng định tính chân thực và hiệu lực thi hành của văn bản do các cơ quan, tổ chức và các chức danh nhà nước ban hành. Chính vì vậy, cơng tác quản lý và sử dụng con dấu được lãnh đạo Cục hết sức coi trọng.
Việc quản lý và sử dụng con dấu tại Cục được thực hiện tương đối chặt chẽ. Con dấu được giao cho nhân viên văn thư quản lý và dấu chỉ được đóng vào các văn bản có chữ ký của người có thẩm quyền. Con dấu được bảo quản trong tủ, có khóa và chỉ nhân viên văn thư mới được mở tủ. Nhìn chung, nhân viên văn thư đã chấp hành tương đối nghiêm chỉnh quy định của Nhà nước trong việc bảo quản và sử dụng con dấu. Việc đóng dấu được thực hiện tương đối theo đúng kĩ thuật, khơng xảy ra tình trạng đóng dấu khống chỉ khi chưa có chữ ký và khơng có văn bản gốc. Tất cả những biện pháp quản lý này cho thấy sự nhận thức đúng đắn và cần thiết của lãnh đạo Cục đối với việc quản lý và sử dụng con dấu trong hoạt động của cơ quan mình.
Tuy nhiên, bên cạnh đó vẫn cịn tồn tại một số hạn chế như sau:
Có nhiều trường hợp nhân viên văn thư đóng dấu xong và quên để con dấu vào tủ. Văn thư kiêm nhiệm do không được đào tạo đúng về chuyên nghành văn thư lưu trữ nên việc đóng dấu vẫn chưa được chuẩn xác, dấu đóng cịn mờ và thường xun đóng sai vị trí.
Ví dụ:
Đối với văn bản đến có tên loại, dấu đến phải được ưu tiên đóng ở khoảng trắng dưới số, kí hiệu văn bản. Tuy nhiên, văn thư kiêm nhiệm vẫn thường xun đóng ở khoảng trắng phía dưới ngày, tháng, năm ban hành văn bản, thậm chí đóng cả lên phần có chữ.
Ngồi dấu cơ quan, Cục cịn có một số các loại dấu khác như: dấu đến, dấu chức danh, dấu mật…