CHƯƠNG 1 NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ
2.3. Thực hiện các nghiệp vụ văn thư
2.3.2.1. Quản lý và giải quyết văn bản đến
Đối với CKTHTVPTNT, văn bản đến là toàn bộ các loại văn bản, tài liệu, đơn thư do các cơ quan, cá nhân làm ra và gửi đến Cục.
Văn bản đến CKTHTVPTNT gồm :
- Văn bản cơ quan Trung ương: văn bản của Đảng, Quốc hội, Chính phủ,
Bộ, cơ quan ngang Bộ, văn bản của các đơn vị trực thuộc Bộ…
- Văn bản củ
- a các địa phương: các cơ quan của Tỉnh, thành phố trực thuộc TW, các
Sở, Chi cục…
- Thư, đơn thư, văn bản mật, điện mật…
- Loại ghi đích danh tên đơn vị, cá nhân nhận (các phòng, bộ phận)
Tất cả văn bản gửi đến Cục bằng các hình thức khác nhau đều phải qua văn thư (Văn phòng Cục) tiếp nhận. Văn bản đến ngồi giờ hành chính thực hiện theo quy định về cơng tác bảo vệ cơ quan Bộ (Văn bản số: 1240/QĐ/BNN-VP ngày 24/8/2004).
Các phòng trực tiếp nhận văn bản từ các cơ quan, cá nhân gửi Cục hoặc nhận được văn bản gửi đích danh cá nhân nhưng có liên quan đến cơng việc của Cục thì chuyển cho văn thư để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký. Văn thư trả lại nơi gửi những văn bản sai địa chỉ, chữ mờ, nhàu nát, bản photocoppy dấu đen ( trừ bản fax, các văn bản trong hồ sơ kèm theo, văn bản do bộ chuyển tới). Văn thư khơng bóc những bì thư có đóng dấu “ tuyệt mật”, bì thư gửi đích danh hoặc có ghi “chỉ người có tên trên bì thư mới được bóc”. Văn thư giữ lại bì thư kèm với văn bản đối với những đơn thư khiếu nại, tố cáo, thư nặc danh hoặc văn bản cần kiểm tra xác minh. Đối với những thông tin nhận qua fax, điện thoại, truyền miệng; người tiếp nhận ghi lại nội dung, thời gian tiếp nhận, người truyền đạt và
chuyển ngay cho lãnh đạo Cục xử lý.
Văn bản đến sau khi tiếp nhận được văn thư Cục xem xét và phân loại như sau:
- Thời gian phân loại: mỗi ngày 2 lần
+ Sáng: từ 8h00 đến 11h30 + Chiều: từ 13h30 đến 17h00
Tất cả các văn bản đến trước 16h00 đều được phân loại và trình lãnh đạo Cục trong ngày.
- Tiêu chí phân loại:
+ Văn bản cơ quan Trung ương: văn bản của Đảng, Quốc hội, Chính phủ, Bộ, cơ quan ngang bộ, văn bản của các đơn vị trực thuộc Bộ (gọi tắt là VB1)
+ Văn bản của các địa phương: các cơ quan của các Tỉnh, Thành phố trực thuộc TW, các Sở, Chi cục…(gọi tắt là VB2).
+ Thư, đơn thư, văn bản mật, điên mật…(gọi tắt là VB3).
+ Loại ghi đích danh tên đơn vị, cá nhân nhận (các phịng, bộ phận…gọi tắt là VB4)
+ Các bản fax đến được photo và phân loại theo tiêu chí trên
- Văn bản phải trả lời cho nơi gửi:
+ Loại A: văn bản có ghi thời hạn phải trả lời; các phịng, bộ phân chủ trì có trách nhiệm trình lãnh đạo Cục văn bản trả lời trước ít nhất một ngày làm viêc so với thời hạn ghi trong văn bản đến;
+ Loại B: văn bản không ghi thời hạn phải trả lời; các phịng, bộ phận chủ trì có trách nhiệm trình lãnh đạo Bộ văn bản trả lời:
* Không quá 4 ngày làm việc đối với những văn bản thông thường, kể từ khi nhận được văn bản đến;
* Không quá 8 ngày làm việc đối với những văn bản góp ý kiến về chương trình, dự án, đề án, quy hoạch của các Bộ, nghành trung ương, các Tỉnh, Thành phố trực thuộc Trung ương, kể từ khi nhận đươc văn bản đến;
* Trước ít nhất 3 ngày làm việc theo quy định của pháp luật về thời hạn thẩm định, phê duyệt dự án đầu tư, quyết tốn dự án hồn thành.
thư đóng dấu đến, ghi số, thời điểm nhận (ngày, tháng, năm), scan các loại VB1, VB2 và dán phiếu chuyển cơng văn để trình lãnh đạo Cục trong ngày. Riêng VB4, văn thư phân loại vào sổ tài liệu của các phòng, cá nhân được gửi.
Dấu đến được đóng vào khoảng giấy trắng dưới số và ký hiệu hoặc dưới trích yếu nội dung hoặc khoảng trắng dưới địa danh, ngày tháng năm ban hành văn bản. (Mẫu dấu đến xem Phụ lục VI). Dấu đến bao gồm:
- Tên Cục
- Số đến: Là số thứ tự văn bản đến Cục tính từ ngày đầu tiên Cục nhận được văn bản cho đến ngày cuối cùng trong năm
- Ngày đến: Là ngày, tháng, năm Cục nhận được văn bản
- Chuyển đến: Ghi tên đơn vị (phịng) hoặc cá nhân có trách nhiệm giải quyết.
Sau khi đóng dấu văn bản đến, scan văn bản và dán phiếu ghi ý kiến xử lý, văn thư vào sổ, vào máy: văn thư nhập thông tin về văn bản đến gắn kèm file văn bản điện tử vào sổ văn bản đến trên văn phòng điện tử, phân loại văn bản vào sổ nhận cơng văn của các phịng, cá nhân đối với các loại VB1,VB2. Riêng với loại VB3, văn thư vào sổ theo dõi từng loại.
Dưới đây là phần mềm quản lý văn bản đến của Cục
Bên cạnh đó, Cục cịn theo dõi bằng sổ truyền thống. Sổ gồm 2 cột, cột thứ nhất ghi ngày tháng và cột thứ hai ghi số văn bản.
Sau khi vào sổ và vào máy, văn thư chuyển các văn bản đã nhập vào văn phòng điện tử đến lãnh đạo Cục xử lý và mang văn bản cứng trình lãnh đạo Cục. Các văn bản có dấu “hỏa tốc”, “thượng khẩn”, “khẩn” trình ngay sau khi vào sổ đăng ký. Lãnh đạo Cục xem xét, xử lý ngay trong ngày theo đúng yêu cầu về nội
dung, thời gian, phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của các phòng. Chuyển văn thư làm thủ tục và trả lại những nơi gửi những văn bản không thuộc thẩm quyền. Sau khi trình lãnh đạo Cục duyệt, văn thư nhập vào máy ý kiến xử lý của lãnh đạo Cục và gửi cho các đơn vị (phòng, bộ phận), cán bộ, cơng chức có liên quan qua văn phòng điện tử. Văn bản giấy chuyển trực tiếp cho các đơn vị, cán bộ, công chức được giao giải quyết trực tiếp qua sổ công văn của các đơn vị theo ý kiến xử lý của lãnh đạo Cục. Chuyên viên các đơn vị nhận văn bản trong ngày vào buổi sáng hoặc chiều và ký vào sổ nhận công văn của các đơn vị.
Chuyên viên theo dõi công tác văn thư vào sổ công văn của đơn vị trước khi chuyển cho lãnh đạo đơn vị xử lý các văn bản. Các đơn vị tự lưu trữ, bảo quản văn bản đến sau khi đã xử lý.
Sau khi nhận văn bản, đơn vị, cá nhân có trách nhiệm nghiên cứu, giải quyết kịp thời theo thời gian quy định. Đặc biệt các văn bản có đóng dấu mật, khẩn sẽ được xử lý nhanh chóng, kịp thời, khơng được chậm trễ.