Giá trị của tài liệu thể hiện ở tác dụng của nó đối với các lĩnh vực khác nhau trong đời sống xã hội hay nói cách khác giá trị của tài liệu lưu trữ thể hiện ở mục đích khai thác sử dụng chúng. Toàn bộ hoạt động của Sở Nội vụ đã được phản ánh sinh động và trung thực trong khối tài liệu thuộc Phông Lưu trữ Sở Nội vụ. Khối tài liệu này có giá trị rất lớn ở nhiều mặt như chính trị, kinh tế, văn hoá, khoa học...
Căn cứ vào thành phần và nội dung của tài liệu và nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu của người khai thác nhận thấy tài liệu lưu trữ được khai thác sử dụng vào nhiều mục đích khác nhau như phục vụ việc nghiên cứu lịch sử đơn vị, phục vụ việc tham mưu, chỉ đạo điều hành công việc.
Về mặt nghiên cứu lịch sử, tài liệu lưu trữ là nguồn sử liệu tin cậy khi nghiên cứu về lịch sử hình thành và phát triển của sở bởi nói được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan. Tài liệu lưu trữ không chỉ gắn liền với những mốc lịch sử quan trọng của cơ quan sản sinh tài liệu mà còn là minh chứng cho quá trình xây dựng và phát triển của cơ quan sản sinh ra tài liệu trong suốt thời gian dài.
Ví dụ: Đối với công tác tổ chức bộ máy và cán bộ: Tài liệu lưu trữ phản ánh được cơ cấu tổ chức về bộ máy nhà nước, những biến động, thay đổi về tổ chức bộ máy ở địa phương qua các thời kỳ lịch sử.
Đối với công tác xây dựng chính quyền: Tài liệu lưu trữ phản ánh được quy trình xây dựng và hoàn thiện chính quyền địa phương qua các thời kỳ lịch sử khác nhau như về tổ chức hội đồng nhân dân, UBND các cấp.
Đặc biệt quan trọng là tài liệu lưu trữ của Sở phục vụ đắc lực cho hoạt động quản lý của lãnh đạo. Vai trò của việc sử dụng tài liệu lưu trữ ở đây gắn liền với nhiệm vụ bảo đảm thông tin cho lãnh đạo và quản lý, giúp cho lãnh đạo đưa ra những quyết định quản lý kịp thời, chính xác. Chúng ta đều biết, các thông tin được cung cấp càng chính xác, đầy đủ và nhanh chóng bao nhiêu thì năng suất lao động của cán bộ lãnh đạo và quản lý trong cơ quan càng được nâng cao. Trong khi tổ chức hệ thống thông tin cho lãnh đạo không thể sử dụng tài liệu lưu trữ. Do đó tài liệu lưu trữ là một công cụ giúp lãnh đạo thực hiện chức năng quản lý của mình. Đặc biệt những thông tin trong tài liệu lưu trữ chứa đựng những chủ trương của đảng, nhà nước về mọi lĩnh vực hoạt động của xã hội cùng với những kinh nghiệm về hoạt động quản lý của cơ quan là những căn cứ quan trọng để lãnh đạo đúc rút kinh nghiệm để đưa ra những căn cứ quan trọng, kịp thời, chính xác.Tài liệu lưu trữ cung cấp những thông tin, những kinh nghiệm công tác, vạch ra đường lối chính sách và chiến lược phát triển cho các cơ quan. Ngoài ra, căn cứ vào tài liệu lưu trữ giúp cho người xây dựng kế hoạch thấy được những việc đã làm được và chưa làm được khi thực hiện kế hoạch trước đó để rút kinh nghiệm lần sau xây dựng kế hoạch tốt hơn.
Ví dụ: báo cáo quý, năm của Sở: Khi nghiên cứu, người lãnh đạo sẽ nắm được các mặt cần phát huy, mặt yếu kém và nguyên nhân dẫn đến sự yếu kém của từng khâu, mấu chốt ở chỗ nào. Dựa trên những tài liệu đó lãnh đạo cơ quan sẽ có kế hoạch và đề ra các chủ trương, chính sách phù hợp trong những năm tiếp theo để có thể phát huy được tối đa những ưu điểm và hạn chế đến mức thấp nhất những yếu kém, tồn tại.
Tài liệu lưu trữ của Sở Nội vụ không chỉ phục vụ cho hoạt động quản lý của lãnh đạo mà còn là căn cứ để giải quyết những công việc cụ thể. Thực tiễn đã chứng minh, một cơ quan nào dù lớn hay nhỏ, là cơ quan khoa học kỹ thuật hay cơ quan hành chính khi thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình thì ít hay nhiều đều cần đến tài liệu lưu trữ dùng làm bằng chứng giải quyết những công việc cụ thể hoặc tìm ở đó những thông tin cần thiết phục vụ cho nghiên cứu tình hình, tổng kết, đúc rút kinh nghiệm công tác, vạch chủ trương chính sách, đề ra các quyết định về quản lý. Tài liệu lưu trữ là bằng chứng pháp lý để giải quyết các vấn đề tranh chấp, địa giới hành chính, giải quyết khiếu nại, tố cáo của công chức, viên chức, là bằng chứng chứng minh quá trình thu chi ngân sách tài chính của cơ quan, tránh tình trạng tham ô, lãng phí và là cơ sở để truy cứu trách nhiệm khi phát hiện tài sản của Nhà nước bị thất thoát.
Đối với khối lượng tài liệu khoa học kỹ thuật (là các bản đồ địa giới hành chính) - Đây là khối tài liệu quan trọng và có ý nghĩa. Trước hết với công tác quản lý của người lãnh đạo, là tư liệu giúp cho các nhà lãnh đạo nắm được tiềm năng phát triển kinh tế của từng vùng trong tỉnh, từ đó nghiên cứu xây dựng các đề án quy hoạch, phát triển vùng kinh tế, khu đô thị; khai thác thế mạnh tiềm năng đất đai của địa phương có hiệu quả. Ngoài ra nó còn làm căn cứ pháp lý để UBND các cấp thực hiện quản lý toàn diện hơn theo đơn vị hành chính lãnh thổ đúng thẩm quyền.
Đối với khối tài liệu chuyên môn phản ánh được hệ thống công chức, viên chức được hình thành qua các thời kỳ, đồng thời phục vụ cho việc thực hiện và giải quyết các chế độ, chính sách của các cán bộ công chức, viên chức. Ngoài ra, khối tài liệu này còn giúp đúc rút những bài học kinh nghiệm về quản lý cán bộ, công chức, viên chức qua từng thời kỳ để từ đó rút ra giải pháp quản lý cán bộ, công chức, viên chức phù hợp với từng nhiệm vụ, địa phương.
Tiểu kết chƣơng I
Với những ý nghĩa quan trọng như trên, tài liệu thuộc Phông lưu trữ Sở Nội vụ không chỉ có giá trị đối với Sở Nội vụ mà còn là nguồn sử liệu quý giá để nghiên cứu lịch sử ngành, là cơ sở pháp lý để tham mưu lãnh đạo quản lý tổ chức bộ máy, chính quyền, con người trên toàn tỉnh. Những tài liệu này cần được tổ chức, bảo quản một cách khoa học để có thể phục vụ đắc lục cho nhu cầu khai thác, sử dụng thường xuyên của cán bộ, công chức, viên chức của sở và cả xã hội. Để làm được điều này, trước hết chúng ta cần phải xác định được tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ mà cụ thể ở đây là xây dựng được danh mục hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của Sở Nội vụ và xác định được những tài liệu nào cần giữ lại và bảo quản trong thời gian bao lâu.
Yêu cầu đặt ra cho nhà nghiên cứu là phải xác định được các hồ sơ, tài liệu hình thành ra trong quá trình hoạt động của Sở Nội vụ và song song với việc xây dựng danh mục hồ sơ thì cần xác định thời hạn bảo quản hồ sơ tài liệu đó. Khi làm được điều này, chúng ta mới có thể giúp cho cán bộ, chuyên viên, viên chức của Sở Nội vụ thực hiện được việc lập hồ sơ, giao nộp đầy đủ các hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan. Bên cạnh đó, người làm công tác lưu trữ của Sở Nội vụ cũng thuận tiện hơn trong việc xác định được thời hạn bảo quản của từ hồ sơ, tài liệu.
Từ những điểm trên, cuối cùng là công tác phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu cũng hiệu quả hơn, nhanh chóng, thuận tiện và đạt hiệu quả hơn.
CHƢƠNG 2