Tiểu kết chƣơng 3.

Một phần của tài liệu (LUẬN VĂN THẠC SĨ) Xây dựng danh mục và xác định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến ở Sở Nội vụ (Trang 121 - 126)

- Thứ năm: Đưa nội dung này vào một trong những tiêu chí đánh giá xếp hạng cải cách hành chính của cơ quan, đơn vị cũng như đánh giá mức độ

Tiểu kết chƣơng 3.

Tiểu kết chƣơng 3.

Một sản phẩm khi ra đời phải đến được tay người sử dụng, cũng như một cuốn sách, khi được xuất bản phải đến được tay người đọc. Sản phẩm đó, hay cuốn sách đó đều phải có lời tựa hay mục lục hay hướng dẫn sử dụng để người sử dụng biết cách khai thác sản phẩm, biết cách nghiên cứu được tác phẩm của mình. Chương này cũng vậy. Đây là phần tương đối quan trọng giúp cho sản phẩm này được sử dụng một cách hiệu quả nhất.

Thật vậy, khi một nhà nghiên cứu hay những cán bộ, công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ cầm trên tay sản phẩm này, họ cần phải biết được sản phẩm này sử dụng như thế nào, cũng giống như khi uống một viên thuốc, chúng ta đều phải đọc kỹ hoạt được hướng dẫn sử dụng như uống

một lần 2 viên, 2 lần trên ngày... thì Chương 3 chính là phần giúp cho nhà nghiên cứu hay những cán bộ, công chức, viên chức sử dụng bảng Danh mục hồ sơ tài liệu mẫu khi xây dựng Danh mục hồ sơ cho cơ quan, đơn vị, địa phương mình.

Bên cạnh hướng dẫn sử dụng thì phần hướng dẫn xây dựng danh mục là phần “cầm tay chỉ việc” cho cán bộ, công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ khi dự thảo Danh mục hồ sơ tài liệu của cơ quan. Với 6 bước đơn giản, chúng ta dễ dàng xây dựng được Danh mục hồ sơ của cơ quan mình và phát huy được danh mục hồ sơ mẫu này vào thực tiễn.

Bên cạnh việc hướng dẫn sử dụng và hướng dẫn xây dựng danh mục hồ sơ cho cơ quan, Chương 3 còn Đề xuất một số giải pháp nâng cao chất lượng Danh mục hồ sơ và hiệu quả khi áp dụng Danh mục hồ sơ vào thực tiễn. Qua các giải pháp đó, chúng tôi hy vọng rằng những hạn chế trong việc xây dựng Danh mục hồ sơ sẽ được khắc phục và phát huy hiệu quả cao trong thực tiễn công tác văn thư, lưu trữ ở các Sở Nội vụ.

KẾT LUẬN

Vẫn còn nhiều người rất mơ hồ về Danh mục hồ sơ. Có người cho rằng Danh mục hồ sơ chính là Mục lục hồ sơ. Danh mục hồ sơ được hình thành trong quá trình chỉnh lý tài liệu. Cách hiểu như vậy là hoàn toàn sai vì 2 khái niệm Danh mục hồ sơ và Mục lục hồ sơ là hoàn toàn khác nhau. Mục lục hồ sơ mới chính là kết quả sau khi chỉnh lý tài liệu, là bảng thống kê các hồ sơ được bảo quản trong Kho lưu trữ. Còn Danh mục hồ sơ là danh sách các hồ sơ dự kiến sẽ hình thành trong quá trình hoạt động của các phòng ban chuyên môn. Có những hồ sơ sẽ được hình thành đúng như theo Danh mục, nhưng cũng có những hồ sơ không được hình thành vì trong năm công tác đó, sự việc hay vấn đề đó không xẩy ra. Ví dụ: Hồ sơ về bầu cử HĐND các cấp. Hồ sơ này chỉ diễn ra 5 năm một lần. Như vậy 4 năm còn lại không có hồ sơ này.

Danh mục hồ sơ được lập đầu năm. Trên cơ sở danh mục này, các chuyên viên, phòng ban, đơn vị thực hiện lập hồ sơ và ghi thời hạn bảo quản cho hồ sơ đó. Đến cuối năm, khi công việc kết thúc thì hồ sơ được nộp vào Lưu trữ hiện hành của cơ quan. Trên cơ sở Danh mục hồ sơ được xây dựng đầu năm, cán bộ lưu trữ thực hiện thu thập các hồ sơ hình thành trong năm đó của các chuyên viên, phòng ban, đơn vị.

Bên cạnh đó, Lưu trữ hiện hành sẽ căn cứ vào thời hạn bảo quản của hồ sơ, tài liệu và lập Mục lục hồ sơ nộp lưu. Mục lục hồ sơ nộp lưu sẽ được lựa chọn những hồ sơ có giá trị và có thời hạn bảo quản vĩnh viễn để nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử.

Như vậy Danh mục hồ sơ không chỉ phục vụ việc lập hồ sơ hiện hành mà còn phục vụ mục đích quản lí tài liệu, xác định nguồn và thành phần tài liệu nộp vào Lưu trữ lịch sử...

Thực hiện chức năng quản lý nhà nước về lĩnh vực nội vụ, tôn giáo, thi đua - khen thưởng, văn thư lưu trữ, thời gian qua đã có nhiều cán bộ, công chức nghiên cứu nhiều đề tài khác nhau nhằm mục tiêu góp phần tăng cường

công tác nội vụ, thi đua - khen thưởng, tôn giáo, văn thư lưu trữ với mục tiêu đưa công tác này phát triển lên tầm cao mới, tiến kịp với xu thế phát triển của thời đại.

Việc chọn đề tài “Xây dựng danh mục và xác định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến ở Sở Nội vụ” của tôi cũng không nằm ngoài mục tiêu đó. Trong rất nhiều đề tài nghiên cứu trên, đề tài của tôi nghiên cứu cả về lĩnh vực văn thư và lĩnh vực lưu trữ. Cụ thể là Công tác lập Danh mục hồ sơ - khâu nghiệp vụ văn thư - và Xác định thời hạn bảo quản - khâu nghiệp vụ lưu trữ.

Lập hồ sơ hiện hành là một trong những khâu quan trọng của công tác văn thư. Để việc lập hồ sơ hiện hành được thực hiện tốt, đúng quy định, trước hết chúng ta phải thực hiện lập Danh mục hồ sơ cơ quan. Lập Danh mục hồ sơ phải gắn liền với công tác lập hồ sơ hiện hành và phải đi trước một bước để định hướng cho công tác lập hồ sơ hiện hành được thực hiện tốt cũng như trở thành công cụ quan trọng để quản lý tài liệu.

Xây dựng Danh mục hồ sơ và xác định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến ở Sở Nội vụ cho thấy ý nghĩa rất thiết thực của đề tài đối với công tác nội vụ. Bởi vì, việc lập hồ sơ hiện hành là phần việc quan trọng của công tác văn thư và là nhiệm vụ của mọi cán bộ, công chức trong quá trình theo dõi, xử lý công việc. Lập hồ sơ hiện hành tốt sẽ giúp cho việc quản lý tài liệu được chặt chẽ, tra tìm thông tin nhanh chóng, thuận tiện tiết kiệm thời gian, nhờ vậy công việc của các cán bộ, công chức trở nên thông suốt, hiệu quả, phục vụ tốt nhất cho hoạt động quản lý của cơ quan. Để đạt được điều đó cần xây dựng Danh mục hồ sơ của cơ quan. Như vậy, tiến hành nghiên cứu đề tài luận văn này là cần thiết và có ý nghĩa về lý luận cũng như thực tiễn.

Trong quá trình nghiên cứu, tôi đã nhận được sự quan tâm, giúp đỡ của các cán bộ, công chức Sở Nội vụ các tỉnh Nghệ An, Quảng Bình... mà tôi trực tiếp tiến hành khảo sát về vấn đề lập hồ sơ hiện hành, lập Danh mục hồ sơ.

Bên cạnh đó tôi được sự hướng dẫn nhiệt tình của các Giáo sư, tiến sỹ, giảng viên giàu kinh nghiệm ở Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng - Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn Hà Nội; sự quan tâm, tạo điều kiện của Lãnh đạo Sở Nội vụ Hà Tĩnh đã giúp chúng tôi quyết tâm thực hiện tốt mục tiêu của đề tài đặt ra.

Trên cơ sở nghiên cứu đặc điểm tổ chức, hoạt động; chức năng, nhiệm vụ của Sở Nội vụ một số tỉnh, thành phố, luận văn đã phân tích thành phần, nội dung, ý nghĩa tài liệu hình thành trong hoạt động của Sở Nội vụ cũng như thực trạng lập hồ sơ hiện hành tại các cơ quan, đơn vị. Luận văn cũng đã đưa ra những nguyên nhân ảnh hưởng tới chất lượng của công tác lập hồ sơ hiện hành từ các số liệu, các ví dụ minh chứng trung thực, đáng tin cậy trên cơ sở thực tế tài liệu của các đơn vị và những ý kiến của các cán bộ, công chức về việc lập hồ sơ của đơn vị và cá nhân. Từ những nội dung này, luận văn đã khẳng định sự cần thiết của việc lập Danh mục hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến ở Sở Nội vụ để góp phần giúp công tác lập hồ sơ hiện hành tại Sở Nội vụ Hà Tĩnh - nơi cơ quan tôi công tác cũng như Sở Nội vụ các tỉnh, thành phố khác đi vào nề nếp và thống nhất.

Luận văn đã nghiên cứu cơ sở lý luận, khoa học và cơ sở pháp lý của việc lập hồ sơ hiện hành, lập danh mục hồ sơ, danh mục tài liệu trong hồ sơ và phân tích những khía cạnh xung quanh các cơ sở đó với mong muốn góp thêm một số ý kiến để phát triển các mặt lý luận và thực tiễn về công tác lập hồ sơ hiện hành, lập danh mục hồ sơ, tài liệu trong hồ sơ.

Thực hiện đề tài này, tôi mong muốn công tác lập hồ sơ hiện hành tại Sở Nội vụ Hà Tĩnh nói riêng, tại các cơ quan nói chung sẽ đi vào nề nếp, thống nhất, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động và quản lý chặt chẽ tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan. Danh mục hồ sơ, tài liệu thực sự có ý nghĩa đối với công tác lập hồ sơ hiện hành./.

Một phần của tài liệu (LUẬN VĂN THẠC SĨ) Xây dựng danh mục và xác định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến ở Sở Nội vụ (Trang 121 - 126)

Tải bản đầy đủ (PDF)

(130 trang)