13. KHỐI TÀI LIỆU VỀ CÔNG TÁC TỔNG HỢP VĂN PHÒNG
3.1.1. Các loại hình tài liệu và cách quy định thời hạn bảo quản
3.1.1.1. Các loại hình tài liệu
Tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của Sở Nội vụ được liệt kê trong Danh mục hồ sơ mẫu này bao gồm tài liệu phản ảnh các chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Sở Nội vụ trên các lĩnh vực nội vụ, thi đua khen thưởng, tôn giáo, văn thư lưu trữ.
Đây là những tài liệu quản lý hành chính nhà nước nói chung mà tất cả Sở Nội vụ các tỉnh, thành phố đều hình thành trong quá trình hoạt động. Những tài liệu kỹ thuật (bản vẽ, thiết kế, bản đồ), tài liệu phim, ảnh, ghi âm, ghi hình không thuộc phạm vi của Danh mục này.
3.1.1.2. Cách xác định thời hạn bảo quản
Thời hạn bảo quản ở đây được tính từ khi tài liệu kết thúc ở giai đoạn văn thư và giao nộp vào lưu trữ cơ quan. Khi tài liệu hết thời hạn bảo quản được quy định, cán bộ lưu trữ có trách nhiệm xem xét, đánh giá lại giá trị của tài liệu. Trên cơ sở đó có thể nâng giá trị nếu xét thấy tài liệu còn giá trị hoặc loại ra để tiêu huỷ nếu tài liệu đã thực sự hết giá trị.
Ngoài tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn, thời hạn bảo quản của các loại hồ sơ, tài liệu được quy định trong Danh mục này bao gồm các mức: Từ 5 năm đến dưới 10 năm, từ 10 năm đến dưới 20 năm, từ 20 năm đến dưới 70 năm, vĩnh viễn. Lý do các mức độ thời hạn bảo quản được quy định như trên bởi vì:
Thứ nhất : Đây là bảng Danh mục mẫu, do vậy, cách liệu kê tài liệu, xác định giá trị tài liệu và kết cấu của Danh mục đều mang tính chất hướng
dẫn khoa học. Trên cơ sở Danh mục này các Sở Nội vụ xây dựng Danh mục hồ sơ cho cơ quan mình.