BẢO QUẢN HỒ SƠ TÀI LIỆU HÌNH THÀNH PHỔ BIẾN
TRONG HOẠT ĐỘNG Ở SỞ NỘI VỤ
2.1. Cơ sở khoa học của việc xây dựng danh mục hồ sơ và bảng thời hạn bảo quản hồ sơ tài liệu thời hạn bảo quản hồ sơ tài liệu
2.1.1. Cơ sở khoa học của việc xây dựng danh mục hồ sơ
* Khái niệm: Danh mục hồ sơ là bảng kê có hệ thống các hồ sơ dự kiến lập trong năm văn thư của một cơ quan, một đơn vị, kèm theo ký hiệu và thời hạn bảo quản của mỗi hồ sơ và được xây dựng theo một chế độ đã quy định.
* Căn cứ để xây dựng danh mục hồ sơ
Để xây dựng được danh mục hồ sơ đúng, phù hợp với nội dung hoạt động của cơ quan công ty cần căn cứ vào:
- Chức năng, nhiệm vụ, chương trình công tác của cơ quan, đơn vị và công việc của từng cán bộ.
- Lề lối làm việc, chế độ hội nghị, báo cáo, tổ chức văn thư của cơ quan công ty...
- Các loại tài liệu đã hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị hoặc danh mục hồ sơ của năm trước và bảng thời hạn bảo quản tài liệu của cơ quan.
- Các đặc trưng lập hồ sơ: tên gọi, vấn đề, tác giả, địa dư, cơ quan giao dịch, thời gian.
2.1.2. Cơ sở khoa học của việc xác định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu liệu
Việc xác định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu phải dựa trên những cơ sở lý luận về xác định giá trị tài liệu đã được khoa học lưu trữ nghiên cứu, đúc kết, các cơ sở pháp lý được thể hiện trong các văn bản pháp luật của Nhà
nước và thực tế về tổ chức, hoạt động, tình hình hình thành và nghiên cứu sử dụng tài liệu.
Theo từ điển Lưu trữ Việt Nam do Cục Lưu trữ Nhà nước xuất bản năm 1992 thì xác định giá trị tài liệu là "Quá trình nghiên cứu và sử dụng các nguyên tắc, tiêu chuẩn của khoa học lưu trữ để lựa chọn những tài liệu có giá trị để bảo quản và loại ra những tài liệu không có giá trị để tiêu hủy. [21, tr.89].
Giáo trình Đại học Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ do Vương Đình Quyền chủ biên định nghĩa: "Xác định giá trị tài liệu là dựa trên các nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn nhất định để nghiên cứu và quy định thời hạn bảo quản cho từng loại tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan theo giá trị của chúng về các mặt chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học và các giá trị khác từ đó lựa chọn để bổ sung những tài liệu có giá trị cho Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam. [28, tr.92].
Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia năm 2001 quy định: "Tài liệu lưu trữ quốc gia là tài liệu có giá trị về chính trị, kinh tế, quốc phòng, anh ninh, ngoại giao, văn hóa, giáo dục, khoa học và công nghệ được hình thành trong các thời kỳ lịch sử của dân tộc Việt Nam, trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang nhân dân (gọi chung là cơ quan, tổ chức) và các nhân vật lịch sử, tiêu biểu phục vụ nghiên cứu lịch sử khoa học và hoạt động thực tiễn [10].
Trong quá trình hoạt động của Sở Nội vụ có những hoạt động khác nhau về nội dung, phương pháp tiến hành và ý nghĩa của các hoạt động đối với bản thân chính quyền cấp xã và ảnh hưởng của các hoạt động đó đối với xã hội - những đối tượng mà hoạt động ảnh hưởng tới. Và để hoạt động của mình tới các đối tượng, Sở Nội vụ đưa ra các thông tin, để đạt được mục đích, các thông tin đó được biểu hiện dưới nhiều hình thức khác nhau trong đó
thông tin bằng chữ viết là hình thức biểu đạt và giữ vai trò quan trọng nhất. Như vậy, không phải tất cả mọi tài liệu được sản sinh ra trong quá trình hoạt động của Sở Nội vụ đều có giá trị ngang nhau và điều được đưa vào lưu trữ. Như chúng ta đã biết, tài liệu lưu trữ phải là những tài liệu có giá trị về chính trị, kinh tế, văn hoá, khoa học, lịch sử và các ý nghĩa khác để phục vụ việc nghiên cứu sử dụng cho thực tiễn. Từ đó đòi hỏi cần phải lựa chọn để đưa vào lưu trữ những tài liệu lưu trữ có giá trị lưu trữ vĩnh viễn hoặc có thời hạn năm. Việc lựa chọn được những tài liệu có giá trị không thể tuỳ tiện, cảm hứng mà phải dựa trên những nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn khoa học để nghiên cứu và quy định thời hạn bảo quản của từng hồ sơ, tài liệu hoặc cho từng nhóm, khối tài liệu vụ thể trong quá trình hoạt động của Sở Nội vụ.
Mục đích của xác định giá trị tài liệu là định ra được thời hạn bảo quản của tài liệu trong các phòng, kho lưu trữ và góp phần tối ưu hoá thành phần trong các phông lưu trữ cơ quan, Phông lưu trữ Quốc gia. Xác định giá trị tài liệu tác động trực tiếp đến số phận của tài liệu. Do đó, việc xác định giá trị tài liệu cần đảm bảo yêu cầu về tính chính xác và thận trọng, tránh những sai sót đáng tiếc làm ảnh hưởng đến giá trị vốn có của một tài liệu lưu trữ. Đồng thời cũng cần có cơ sở khoa học và thực tiễn để không lưu trữ những tài liệu không có giá trị trong kho, gây những lãng phí không cần thiết về nhân lực, kinh tế.
Việc thực hiện tốt công tác xác định giá trị tài liệu sẽ góp phần lựa chọn được những tài liệu có giá trị đích thực để bảo quản tài liệu lưu trữ cơ quan và là nguồn bổ sung tài liệu có chất lượng và phông lưu trữ Quốc gia, đồng thời cũng lược bớt được những tài liệu không có giá trị khỏi lưu trữ cơ quan, không đưa những tài liệu ít giá trị hoặc không có giá trị lịch sử vào bảo quản tại phông lưu trữ quốc gia. Điều đó góp phần vào việc tối ưu hoá thành phần Phông lưu trữ Quốc gia, nâng cao chất lượng của tài liệu trong phông. tài liệu Phông lưu trữ quốc gia có chất lượng cao sẽ góp phần nâng cao hiệu
quả công tác phục vụ khai thác sử dụng tài liệu và tiết kiệm kho tàng, trang thiết bị bảo quản tài liệu.
Xác định giá trị tài liệu được tiến hành ở ba bước : Tại giai đoạn văn thư (tức là ngay trong quá trình hình thành tài liệu, trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc); tại lưu trữ hiện hành của cơ quan; các tại lưu trữ lịch sử. Trong từng giai đoạn, để xác định chính xác giá trị của tài liệu, chúng ta cần vận dụng linh hoạt những nguyên tắc, phương pháp và tiêu chuẩn đã được giới khoa học nghiên cứu và tổng kết.
Để thực hiện mục đích đề ra, công tác xác định giá trị tài liệu bao gồm các nội dung cụ thể sau:
- Vận dụng những nguyên tắc, phương pháp và tiêu chuẩn để xác định giá trị của từng tài liệu hoặc các tài liệu trong một hồ sơ.
- Xác định thời hạn bảo quản cho từng hồ sơ, tài liệu (gồm những loại có thời hạn vĩnh viễn và loại có thời hạn cụ thể).
- Xây dựng và ban hành bảng thời hạn bảo quản cho từng cơ quan và các công cụ khác phục vụ cho công tác xác định giá trị tài liệu.
- Xác định những tài liệu hết giá trị để nghị loại huỷ.[26, tr.79]
Như trên chúng ta đã nêu khi xác định giá trị tài liệu, chúng ta cần phải thực hiện theo các nguyên tắc, các phương pháp. Cụ thể khi xác định giá trị tài liệu, chúng ta cần phải thực hiện theo ba nguyên tắc : Nguyên tắc chính trị; nguyên tắc lịch sử ; nguyên tắc toàn diện tổng hợp ; Bốn phương pháp : Phương pháp phân tích chức năng ; Phương pháp hệ thống ; Phương pháp thông tin ; phương pháp sử liệu học và 9 tiêu chuẩn:
Ba nguyên tắc :
* Nguyên tắc chính trị : Bất cứ một tài liệu nào khi sản sinh ra cũng
mang những dấu ấn thể hiện thái độ chính trị của một nhà nước, một chế độ hoặc một cơ quan, tổ chức, cá nhân sản sinh ta nó. Tính chính trị được thể hiện rõ trong nội dung của tài liệu, trong mục đích của việc ban hành tài liệu.
Vì vậy, khi xác định giá trị tài liệu của bất cứ quốc gia nào, cơ quan, tổ chức hay cá nhân nào người ta cũng cần tuân theo nguyên tắc chính trị.
Khi xác định giá trị tài liệu Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam, đứng trên lập trường tư tưởng, quan điểm của Đảng Cộng sản Việt Nam, chúng ta cần :
- Lựa chọn những tài liệu có lợi cho nhân dân, dân tộc, quốc gia và cho Đảng để bảo quản lâu dài và vĩnh viễn trong các lưu trữ lịch sử.
- Việc xác định giá trị tài liệu cần đứng trên quan điểm bảo vệ nguồn di sản văn hoá thiêng liêng của dân tộc, của quốc gia và của Đảng, không lấy việc loại bỏ những tài liệu hết giá trị ra khỏi phông là mục đích chủ yếu và hàng đầu.
- Những tài liệu được sản sinh từ các thời kỳ lịch sử khác nhau, dưới chế độ chính trị khác nhau những có ý nghĩa phục vụ cho việc nghiên cứu lịch sử của Đảng và Nhà nước cũng cần được giữ lại bảo quản lâu dài, vĩnh viễn trong các lưu trữ lịch sử.
* Nguyên tắc lịch sử : Bất cứ tài liệu nào bản thân nó cũng chứa đựng
những dấu ấn của thời kỳ lịch sử sản sinh ra nó qua nội dung hoặc hình thức tài liệu. Áp dụng nguyên tắc này, khi xác định giá trị tài liệu chúng ta cần xem xét đến những điều kiện, hoàn cảnh lịch sử mà tài liệu được sinh ra, phải đánh giá tài liệu đó trong hoàn cảnh lịch sử sản sinh ra nó. Đó là những yếu tố về thời gian, địa điểm và điều kiện hình thành nên tài liệu.
* Nguyên tắc toàn diện tổng hợp : Tức là cần có cái nhìn tổng quát các
khía cạnh để có những đánh giá xác thực về một sự vật, hiện tượng. Trong một khối tài liệu có nội dung về một vấn đề, một sự vật, một hiện tượng, các hồ sơ thường có mối quan hệ lôgíc với nhau, phản ánh quá trình hoạt động của một cơ quan, phản ánh quá trình giải quyết của một công việc cụ thể. Vì vậy việc xác định giá trị tài liệu phải được xem xét, đánh giá một cách đồng bộ để thực hiện cái nhìn toàn diện, tổng hợp. Tuyệt đối không đánh giá giá trị
tài liệu của từng văn bản trong hồ sơ, từng hồ sơ trong một khối tài liệu có quan hệ lôgíc về một sự vật một hiện tượng.
Bốn phương pháp: Phương pháp phân tích chức năng, Phương pháp hệ
thống, Phương pháp thông tin, Phương pháp sử học.
Chín tiêu chuẩn: Tiêu chuẩn ý nghĩa nội dung của tài liệu; Tiêu chuẩn
tác giả tài liệu; Tiêu chuẩn ý nghĩa cơ quan đơn vị hình thành phông; Tiêu chuẩn sự trùng lặp thông tin trong tài liệu; Tiêu chuẩn thời gian và địa điểm hình thành tài liệu; Tiêu chuẩn mức độ hoàn chỉnh và chất lượng của phông lưu trữ; Tiêu chuẩn hiệu lực pháp lý của tài liệu; Tiêu chuẩn tình trạng vật lý của tài liệu; Tiêu chuẩn ngôn ngữ, kỹ thuật chế tác tài liệu.
Các tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu là những căn cứ để lựa chọn tài liệu trong thực tế. Tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu có thể không cố định mà thay đổi do nhiều nhân tố khác nhau như sự phát triển của bộ máy nhà nước, quá trình soạn thảo văn bản, số lượng văn bản... tùy theo những điều kiện lịch sử cụ thể, ý nghĩa của một số tiêu chuẩn dần bị thay đổi và khi áp dụng vào thực tế xác định giá trị tài liệu chúng ta không nhất thiết phải áp dụng tất cả các tiêu chuẩn để xác định.
Với tài liệu của Sở Nội vụ là tài liệu chữ viết, chúng ta cần áp dụng những tiêu chuẩn như ý nghĩa của nội dung tài liệu; ý nghĩa của đơn vị hình thành phông; sự lặp lại của thông tin trong tài liệu, thời gian và địa điểm hình thành tài liệu, tác giả tài liệu; hiệu lực pháp lý của tài liệu, đặc điểm và tình trạng vật lý của tài liệu.
Để xác định được thời hạn bảo quản tài liệu Sở Nội vụ, chúng ta cần dựa vào những tiêu chuẩn cơ bản như: Tiêu chuẩn ý nghĩa nội dung của tài liệu; Tiêu chuẩn tác giả tài liệu; Tiêu chuẩn sự lặp lại thông tin trong tài liệu; tiêu chuẩn hiệu lực pháp lý của tài liệu.