Thực tiễn cơ cấu tổ chức từng Sở Nội vụ của mỗi tỉnh, thành phố được Quy định bởi quyết định ban hành Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ do UBND tỉnh đó ban hành.
Do đ, khi xây dựng danh mục hồ sơ cơ quan, chúng ta phải căn cứ vào thực tiễn từng địa phương, từng cơ quan trên cơ sở thực tiễn là quyết định ban hành Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ.
2.2.2. Danh mục hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của Sở Nội vụ của Sở Nội vụ
Để xây dựng danh mục hồ sơ, tài liệu của một cơ quan, đơn vị chúng ta có nhiều cách xây dựng. Có hai cách thực hiện phổ biến như sau :
* Cách thứ nhất: Cán bộ văn thư, lưu trữ cơ quan dự kiến danh mục hồ
sơ cho từng đơn vị tổ chức trong cơ quan, sau đó gửi các đơn vị tham gia ý kiến. Cán bộ văn thư, lưu trữ giúp văn phòng cơ quan tập hợp danh mục hồ sơ các đơn vị, bổ sung, hoàn chỉnh thành danh mục hồ sơ của cơ quan, trình thủ trưởng xét duyệt và ban hành.
Cách làm này có thể tiến hành tương đối nhanh nhưng khó khăn trong việc dự kiến các hồ sơ cụ thể vì nó đòi hỏi cán bộ văn thư, lưu trữ phải nắm vững chức năng, nhiệm vụ cụ thể của từng cán bộ, nắm được yêu cầu nghiên cứu của từng cán bộ mới dự kiến được danh mục hồ sơ sát, hợp.
* Cách thứ hai: Từng cán bộ nghiên cứu căn cứ vào nhiệm vụ, chương
trình, kế hoạch công tác trong năm và kinh nghiệm của các năm trước, dự kiến những hồ sơ mình cần lập trong năm, đưa cho cán bộ phụ trách đơn vị
góp ý kiến. Cán bộ phụ trách đơn vị tập hợp các bản dự kiến danh mục hồ sơ của các cán bộ trong đơn vị (bổ sung những hồ sơ còn thiếu, bỏ những hồ sơ trùng lặp hoặc không cần thiết) thành bản danh mục hồ sơ của đơn vị. Cán bộ văn thư, lưu trữ có trách nhiệm giúp văn phòng cơ quan tập hợp danh mục hồ sơ của các đơn vị (bổ sung những hồ sơ còn thiếu, bỏ những hồ sơ trùng lặp...) thành bản danh mục hồ sơ chung của cơ quan, trình thủ trưởng xét duyệt và ban hành.
Cách làm này có ưu điểm: Danh mục hồ sơ lập được sẽ đầy đủ, chính xác hơn nhưng để bảo đảm hoàn thành đúng thời gian và có chất lượng, cán bộ văn thư, lưu trữ cần chủ động hướng dẫn nghiệp vụ, phương pháp lập danh mục hồ sơ. Văn phòng cơ quan cần có kế hoạch cụ thể kiểm tra, đôn đốc thường xuyên các đơn vị.
Danh mục hồ sơ mỗi năm làm một lần vào cuối năm trước. Những cơ quan có tổ chức bộ máy, chức năng, nhiệm vụ ít thay đổi, cần đầu tư thời gian làm danh mục hồ sơ lần đầu, những năm sau chỉ điều chỉnh, bổ sung một số hồ sơ cụ thể cho phù hợp với nhiệm vụ, chương trình công tác năm đó và tiếp tục sử dụng.
Ở đây, chúng tôi áp dụng cách thứ nhất vì những người thực hiện là các cán bộ, chuyên viên lưu trữ được đào tạo chính qui, được thực tập, thực tế ở nhiều cơ quan, đơn vị, nhiều lĩnh vực hoạt động. Do đó, được trang bị tương đối đầy đủ kiến thức nghiệp vụ, kĩ năng và hiểu biết thực tiễn để xây dựng bản Danh mục hồ sơ cho Sở Nội vụ.
Qua các văn bản quy phạm pháp luật quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ; kết hợp với thực tiễn tài liệu hình thành ở một số Sở Nội vụ các tỉnh, thành phố, chúng tôi đã tiến hành khảo sát, phân tích, tổng hợp các khối hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của Sở Nội vụ như sau: