- Thứ ba: Thời bạn bảo quản trong danh mục được nghiên cứu từ thực tế và trên cơ sở quy định của nhà nước tại Quy định số 163/QĐVTLTNN
3.1.2. Kết cấu của Danh mục hồ sơ mẫu
Danh mục hồ sơ và thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của Sở Nội vụ được thiết lập dưới dạng bảng. Bảng Danh mục bao gồm 4 cột như sau :
Cột (1) : Khối/nhóm: Ghi số thứ tự của khối trong Danh mục và thứ tự của nhóm trong khối.
Cột (3) : Thời hạn bảo quản của nhóm hồ sơ, tài liệu. Cột (4) : Ghi chú.
Danh mục hồ sơ trước hết được phân chia thành từng Khối tài liệu theo các mặt hoạt động lớn phản ánh lĩnh vực hoạt động thuộc chức năng quản lý nhà nước của Sở Nội vụ. Căn cứ vào nhiệm vụ cụ thể của từng lĩnh vực hoạt động để chia thành các nhóm. Khối tài liệu và Nhóm hồ sơ tài liệu được sắp xếp theo trật tự mối quan hệ giữa các lĩnh vực hoạt động và giữa các vấn đề trong từng lĩnh vực với nhau một cách tương đối. Căn cứ theo Thông tư số 04/2008/TT-BNV để xắp xếp các khối tài liệu theo các Mặt hoặt động của Sở Nội vụ. Các khối tài liệu trong danh mục được phân theo các mặt hoạt động như sau:
- Tổ chức bộ máy.
- Quản lý, sử dụng biên chế hành chính, sự nghiệp. - Tổ chức chính quyền.
- Công tác địa giới hành chính và phân loại đơn vị hành chính. - Công tác thực hiện quy chế dân chủ cơ sở.
- Cán bộ, công chức, viên chức. - Cải cách hành chính.
- Công tác tổ chức hội và tổ chức phi chính phủ. - Công tác văn thư, lưu trữ.
- Công tác tôn giáo.
- Công tác thi đua - khen thưởng. - Thanh tra.
- Công tác tổng hợp - văn phòng.
- Mỗi khối tài liệu được đánh số thứ tự bằng chữ số Ảrập (1 2 3..) và được viết hoa :
1. KHỐI TÀI LIỆU VỀ TỔ CHỨC BỘ MÁY
2. KHỐI TÀI LIỆU VỀ QUẢN LÝ, SỬ DỤNG BIÊN CHẾ HÀNH