- Các phó Chánh văn phòng:
2.2.1.2. Trách nhiệm và năng lực của lãnh đạo văn phịng trong Cơng tác tuyển dụng, bố trí sắp xếp nhân sự làm công tác văn thƣ lƣu trữ
tác tuyển dụng, bố trí sắp xếp nhân sự làm công tác văn thƣ- lƣu trữ
Tuyển dụng và bố trí nhân sự cũng là một trong những yếu tố góp phần làm nên thành cơng trong cơng tác quản lý của lãnh đạo cơ quan bộ nói chung và lãnh đạo văn phịng nói riêng. Bố trí, sắp xếp nhân sự có trình độ, bằng cấp vào làm đúng chuyên môn nghiệp vụ là một yêu cầu đặt ra cho các nhà lãnh đạo, vì rằng văn phịng là “ đầu mối” của thông tin và là bộ phận tham mƣu giúp việc cho lãnh đạo, là “bộ mặt” của cơ quan, nếu công tác tổ chức và bố trí nhân sự khơng phù hợp sẽ làm giảm hiệu quả công việc thuộc chức năng nhiệm vụ mà văn phịng đảm nhiệm. Ví dụ, văn phịng là nơi giúp thủ trƣởng cơ quan kiểm tra, hƣớng dẫn và soát xét tất cả các văn bản trƣớc khi ban hành, nếu các cán bộ làm công tác này không nắm vững kiến thức về soạn thảo văn bản, cơng tác văn thƣ nói chung thì sẽ gặp nhiều khó khăn trong khâu kiểm tra, rà sốt và đƣa ra những nhận xét chính xác...
Tuy nhiên dựa trên tính chất, đặc điểm của cơ quan mình mà có thể áp dụng quy định của Nhà nƣớc một cách linh hoạt trong vấn đề tuyển dụng nhân
văn thƣ- lƣu trữ cần thêm 04 biên chế, hiện tại có 02 ứng viên có chun mơn nghiệp vụ về cơng tác văn thƣ - lƣu trữ và Quản trị văn phòng, 02 ứng viên còn lại tốt nghiệp đại học ngành luật nhƣng đã qua đào tạo sơ cấp về nghiệp vụ văn thƣ- lƣu trữ, căn cứ vào nhu cầu công việc và năng lực của các ứng viên đó mà văn phòng đều tuyển dụng cả 04 ứng viên này. Đây là một trong những điểm khác mà cơ quan này áp dụng trong tuyển dụng nhân sự.
Thực tế hiện nay ở các cơ quan cấp Bộ, việc bố trí nhân sự cịn chƣa phù hợp với tính chất cơng việc và nhiệm vụ chun môn, phần lớn các cán bộ làm công tác văn thƣ - lƣu trữ mặc dù có trình độ từ cao đẳng trở lên nhƣng lại không thuộc chuyên ngành văn thƣ- lƣu trữ. Hàng năm, số lƣợng sinh viên của Học viện Hành chính thuộc học viện Chính trị Hành chính Quốc gia Hồ Chí Minh, Khoa Lƣu trữ học và Quản trị Văn phòng - trƣờng Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn, trƣờng Cao đẳng Nội vụ Hà Nội, trƣờng Trung học Văn thƣ Lƣu trữ đào tạo trên khoảng 2000 sinh viên chuyên ngành văn phòng, văn thƣ - lƣu trữ, chƣa kể các cơ sở đào tạo khác, nhƣng số sinh viên này ra trƣờng đƣợc vào cơng tác tại văn phịng các cơ quan cấp Bộ chỉ chiếm con số rất ít, cịn lại là sinh viên của nhiều chuyên ngành khác. Trong một phịng hoặc bộ phận làm cơng tác văn thƣ có từ 4 - 7 cán bộ nhƣng chỉ có 1- 3 cán bộ đƣợc đào tạo đúng chuyên ngành. Hơn nữa số cán bộ này hầu hết chỉ có trình độ cao đẳng hoặc trung cấp, sơ cấp. Ví dụ nhƣ ở Văn phịng Bộ Xây dựng, Phịng Hành chính có 7 cán bộ đều có trình độ đại học, nhƣng trong đó chỉ có 01 cán bộ tốt nghiệp đại học ngành Lƣu trữ và Quản trị văn phòng, Phịng Lƣu trữ có 4 cán bộ trong đó chỉ có 01 cán bộ có trình độ trung cấp văn thƣ- lƣu trữ số còn lại tốt nghiệp các ngành khác. Nhƣ vậy trong số 11 cán bộ của 02 phịng nói trên chỉ có 02 ngƣời, 01 đại học và 01 trung cấp làm việc đúng chuyên mơn nghiệp vụ. Hay ở Phịng Hành chính Bộ Cơng thƣơng có 12 cán bộ, trong đó có 2 cán bộ đƣợc đào tạo cử nhân chuyên ngành Lƣu trữ học và Quản trị văn phịng; Phịng Lƣu trữ có 6 cán bộ, trong đó 04 cán bộ có trình độ đại học, nhƣng chỉ 01 cán bộ có trình độ cử nhân ngành Lƣu trữ học và Quản trị văn phòng.
Bảng thống kê dƣới đây về tuyển dụng, bố trí, sắp xếp nhân sự làm cơng tác văn thƣ- lƣu trữ ở các cơ quan cấp Bộ phần nào nói lên năng lực và trách nhiệm của lãnh đạo văn phịng đối với cơng tác này.
Nâng cao năng lực tổ chức quản lý công tác VT- LT của Lãnh đạo văn phòng cơ quan cấp Bộ
SỐ LIỆU THỐNG KÊ TÌNH HÌNH NHÂN SỰ LÀM CƠNG TÁC VĂN THƢ, LƢU TRỮ TẠI CÁC CƠ
QUAN CẤP BỘ (từ 2004 đến nay)
(tính đến tháng 5 năm 2010 - Số liệu do phòng tổ chức cán bộ - Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước cung cấp và qua kết quả khảo sát của chúng tôi thực hiện tại các cơ quan cấp Bộ)
STT Cơ quan, tổ chức Biên chế VT, LT Số lƣợng Trình độ chun mơn về LT& QTVP ( VTLT) Trình độ chun mơn khác 1. 6 1 Bộ Quốc phòng 32 cán bộ (5VT, 21LT, 6 quản lý) 27 đại học LT và QTVP - 1 Th.S - 2 ĐH - 2 CĐ 2. 8 22
Bộ Ngoại giao 19 cán bộ Văn thƣ- Lƣu trữ