- Các hoạt động khác
1. Quản lý lịch làm việc, nhắc việc, giao việc qua mạng.
3.1. Nhận xét, đánh giá về năng lực tổ chức, quản lý công tác văn thƣ lƣu trữ của lãnh đạo văn phòng cấp Bộ.
lƣu trữ của lãnh đạo văn phòng cấp Bộ.
3.1.1. Ƣu điểm
Qua thực tế khảo sát, phỏng vấn các lãnh đạo văn phòng cấp Bộ về các nội dung đã đƣợc đề cập, chúng tôi xin đƣa ra một số nhận xét, đánh giá những ƣu điểm nhƣ sau:
- Thứ nhất, lãnh đạo văn phòng đã dần xác định đƣợc vai trị, trách nhiệm
của mình trong việc giúp lãnh đạo Bộ xây dựng và ban hành các văn bản chỉ đạo, hƣớng dẫn nghiệp vụ văn thƣ- lƣu trữ, kiểm tra, đánh giá, thi đua khen thƣởng, đảm bảo các điều kiện về cơ sở vật chất..., các Bộ đều đã thiết lập bộ phận hoặc phòng văn thƣ và phòng lƣu trữ. Chấm dứt tình trạng bộ máy làm cơng tác văn thƣ - lƣu trữ khơng có cơ quan quản lý hoặc một bộ phận mà nhiều nơi quản lý.
- Thứ hai, về tuyển dụng, bố trí, sắp xếp nhân sự: Ở văn phòng Bộ số
lƣợng nhân sự làm công tác văn thƣ- lƣu trữ ngày càng đông hơn so với năm 2005 trở về trƣớc, mỗi một cơ quan có ít nhất 4 cán bộ làm công tác văn thƣ - lƣu trữ và tối đa đã lên tới vài chục ngƣời. Có nghĩa là nhu cầu công tác văn thƣ - lƣu trữ của cơ quan đã tăng lên kéo theo sự gia tăng về mặt nhân lực. Trình độ, năng lực của cán bộ cũng đã nâng lên đáng kể, trƣớc đây đa phần cán bộ chỉ có trình độ trung cấp và sơ cấp nhƣng hiện nay số lƣợng cán bộ có trình độ sơ cấp trong cơ quan bộ đã giảm, phần lớn là trung cấp, cao đẳng và đại học. Các bộ phận, các phòng ban đã bắt đầu bố trí cán bộ văn thƣ chun trách có chun mơn nghiệp vụ về văn thƣ- lƣu trữ. Ở các phòng Văn thƣ hoặc Văn thƣ- Lƣu trữ thì Trƣởng và Phó phịng phần lớn đều có trình độ đại học hoặc thạc sỹ về chuyên ngành. Đây đƣợc coi là một trong những thay đổi về nhận thức của lãnh đạo văn phòng và của các cán bộ làm công tác chuyên môn trong các cơ quan cấp Bộ, bản thân các cá nhân khi làm công tác chuyên mơn ngồi kinh nghiệm cũng đã chú trọng đến năng lực và trình độ chuyên mơn của mình để phục vụ tốt
nhất cho cơng tác quản lý chỉ đạo điều hành của lãnh đạo văn phòng và lãnh đạo cơ quan.
- Thứ ba, ở một số Văn phòng các cơ quan Bộ, lãnh đạo văn phòng đã
tham mƣu và giúp Bộ trƣởng xây dựng và ban hành Quy chế về công tác văn thƣ- lƣu trữ trong đó quy định và hƣớng dẫn cụ thể về cơng tác soạn thảo văn bản, thể thức trình bày văn bản, quy trình trình ký và ban hành văn bản, về quản lý văn bản đi đến; lập hồ sơ hiện hành; thu thập, bổ sung tài liệu; chỉnh lý tài liệu; xác định giá trị, tiêu huỷ tài liệu hết giá trị; thống kê, bảo quản và phục vụ khai thác sử dụng tài liệu lƣu trữ; ngồi ra các cơ quan cịn ban hành một số văn bản mà trong đó nội dung chỉ tập trung sâu về hƣớng dẫn công tác chỉnh lý tài liệu, tiêu huỷ tài liệu trùng thừa ( Bộ Tài chính, Bộ Cơng thƣơng...). Nhìn chung, cơng tác này đã phần nào đi vào nền nếp, hạn chế việc văn bản ban hành sai thể thức, không đúng thẩm quyền.
- Thứ tư, công tác lập hồ sơ cũng đã đƣợc quan tâm, tại các đơn vị thuộc bộ, văn bản sau khi giải quyết xong công việc đã đƣợc các cán bộ chuyên môn giữ lại để lập hồ sơ, một số cơ quan đã áp dụng hệ thống quản lý chất lƣợng TCVN ISO 9001- 2000 vào công tác văn thƣ - lƣu trữ do vậy sau khi các công việc ở các bộ phận đƣợc giải quyết các cán bộ chuyên môn đã lập hồ sơ điện tử phục vụ cho công tác quản lý văn bản tài liệu và cung cấp thơng tin cho lãnh đạo văn phịng. Tại văn thƣ cơ quan sau khi các văn bản đi đƣợc đăng ký vào phần mềm quản lý văn bản thì cán bộ văn thƣ đã lập tập lƣu theo tên loại của văn bản kết hợp với thời gian ban hành. Mặc dù về chất lƣợng hồ sơ lập tại các đơn vị chƣa cao, vẫn còn một số hồ sơ lập theo dạng tập lƣu văn bản đi do cán bộ khơng có chun mơn nghiệp vụ về cơng tác văn thƣ lập nhƣng nhìn chung đã chấm dứt đƣợc tình trạng văn bản tài liệu bị bó gói, xếp đống trong các phịng làm việc của cơ quan. Ở các đơn vị, hồ sơ sau khi lập xong cho vào các cặp hộp dán nhãn ở ngoài gáy và đƣợc đƣa lên giá tủ đặt tại phòng làm việc, sau 1 đến 2 năm các tài liệu này đƣợc nộp vào kho lƣu trữ của cơ quan bộ.
- Thứ năm, công tác thu thập, chỉnh lý hồ sơ tài liệu: Trong những năm
gần đây công tác này đã đƣợc các cơ quan cấp Bộ quan tâm. Tài liệu sau khi đã giải quyết công việc tại các đơn vị đã đƣợc lập hồ sơ sơ bộ và sau một năm khối tài liệu này đã đƣợc bàn giao cho các cán bộ lƣu trữ. Điều này đã chấm dứt cảnh tài liệu chất đống trong các phòng làm việc gây ảnh hƣởng xấu đến môi trƣờng xung quanh và cảnh quan thẩm mỹ trong phòng làm việc của các bộ phận.
Nâng cao năng lực tổ chức quản lý cơng tác VT- LT của Lãnh đạo văn phịng cơ quan cấp Bộ
- Thứ sáu, bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu lƣu trữ: Tại các kho lƣu
trữ của các cơ quan cấp Bộ khơng cịn tình trạng tài liệu tích đống, các kho khố cửa im ỉm khơng có ngƣời đến khai thác sử dụng vì khơng có tài liệu để nghiên cứu hoặc khơng biết để trong bó tài liệu nào để tra tìm, tài liệu thu về cũng đã đƣợc chỉnh lý hoặc phân loại sơ bộ.
- Thứ bảy, cơ sở vật chất phục vụ công tác văn thƣ- lƣu trữ: Nhằm đáp
ứng đƣợc nhu cầu cơng nghiệp hố, hiện đại hoá đất nƣớc và thực hiện chủ trƣơng của Đảng, Nhà nƣớc về tin học hố trong các cơ quan hành chính, và đáp ứng nhu cầu thu thập xử lý thông tin phục vụ cho công tác tham mƣu giúp việc của văn phòng, hiện nay tại các văn phịng cơ quan cấp Bộ mơ hình văn phịng hiện đại, văn phịng điện tử đã dần đƣợc áp dụng. Ngoài yếu tố con ngƣời thì các trang thiết bị phục vụ cơng tác soạn thảo văn bản, cung cấp thông tin cũng đƣợc chú ý. Tại các đơn vị thuộc văn phòng đã đƣợc trang bị đầy đủ máy vi tính có cấu hình lớn trong đó đã ứng dụng các phần mềm quản lý dữ liệu, kết nối mạng Lan và internet, các máy ín, máy photocopy, máy fax, máy tiêu huỷ tài liệu... đã đƣợc trang bị đầy đủ và khai thác đƣợc các tính năng các ứng dụng của nó vào trong cơng việc. Bên cạnh đó các điều kiện, phƣơng tiện phục vụ công việc cũng đã đƣợc trang bị đầy đủ máy điều hoà, quạt treo tƣờng, quạt thơng gió, bàn chữ U hoặc chữ L, giá tủ, cặp hộp đựng tài liệu, ghế xoay đa năng phù hợp với tiêu chuẩn, điều kiện của nhân viên văn phịng. Mơ hình phịng làm việc cũng đƣợc nâng cấp theo mơ hình văn phịng mở với diện tích mặt sàn 60- 80m2. Các nghiệp vụ về văn phòng càng đƣợc nâng cao, các cán bộ trong cơ quan nói chung và văn phịng nói riêng đa phần sử dụng thành thạo các phần mềm để ứng dụng vào công tác soạn thảo văn bản, quản lý và khai thác thông tin trên hệ thống mạng và cập nhật luân chuyển văn bản đi đến, lập hồ sơ công việc. Nhiều cơ quan bộ đã đầu tƣ về kinh phí phục vụ cơng tác chỉnh lý, cải tạo, kho tàng phục vụ công tác chỉnh lý cải tạo, nâng cấp hoặc xây dựng kho mới, mua sắm thêm các trang thiết bị phục vụ công tác bảo quản nhƣ giá hộp đựng tài liệu, máy hút bụi, điều hồ, bình chống hoả hoạn...
- Thứ tám, ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật vào trong công tác văn thƣ
-lƣu trữ: trƣớc sự phát triển của khoa học kỹ thuật đặc biệt là công nghệ thông tin và sự bùng nổ thông tin toàn cầu. Để bắt kịp với xu hƣớng của xã hội và nhu cầu thông tin của cơ quan, tại các cơ quan cấp Bộ đã áp dụng hệ thống quản lý chất lƣợng theo Tiêu chuẩn TCVN ISO 9001- 2000 vào hoạt động của các cơ
quan hành chính, cho đến cuối năm 2009 các văn phòng cơ quan cấp Bộ đã tiến hành xây dựng các quy trình quản lý văn bản đi- đến, quy trình trình ký văn bản, quy trình lập hồ sơ hiện hành, xây dựng hệ thống cơ sở dữ liệu lƣu trữ. Hiện nay một số cơ quan đã qua giai đoạn thử nghiệm hệ thống quản lý chất lƣợng và đã áp dụng rất tốt hệ thống quản lý chất lƣợng theo tiêu chuẩn TVVN ISO 9001- 2000 nhƣ Bộ Công thƣơng, Bộ Lao động thƣơng binh và Xã hội, Bộ Nội vụ, Bộ Ngoại giao, Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ, Bộ Thông tin và truyền thơng, Văn phịng Chính phủ, Bộ Khoa học và Cơng nghệ. Công tác soạn thảo văn bản, cập nhật văn bản đi- đến đƣợc thực hiện 100% trên máy vi tính, khơng cịn tình trạng soạn thảo văn bản thủ công bằng chữ viết, công tác đăng ký văn bản đƣợc thực hiện hoàn toàn trên máy vi tính hiện nay một số cơ quan đã xây dựng quy trình trình ký văn bản qua hệ thống mạng ( Bộ Văn hoá Thể thao và Du lịch), văn bản đến đƣợc gửi và nhận qua hệ thống mạng, nếu văn bản đến qua đƣờng bƣu điện thì cán bộ văn thƣ nhận và Scan văn bản rồi đăng ký vào phần mềm quản lý văn bản, trình Lãnh đạo hoặc Chánh văn phịng cho ý kiến chỉ đạo giải quyết. Sau khi văn bản giải quyết xong cá nhân nhận giải quyết văn bản sẽ lƣu lại và lập hồ sơ điện tử phục vụ cho việc tra tìm, theo dõi quy trình luân chuyển văn bản phục vụ cho công tác quản lý, lãnh đạo, quản lý điều hành của cơ quan mình. Bên cạnh việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thƣ thì cơng tác lƣu trữ cũng đã đƣợc các cơ quan cấp Bộ chú ý đến. Một số cơ quan đã xây dựng hệ thống cơ sở dữ liệu lƣu trữ, xây dựng đƣợc quy trình khai thác sử dụng tài liệu lƣu trữ.
Tóm lại, cơng tác văn thƣ- lƣu trữ ở các cơ quan cấp Bộ đã có một số
thành tựu đáng ghi nhận nêu trên. Để có đƣợc những thành quả đó khơng thể khơng kể đến vai trị, trách nhiệm của Lãnh đạo văn phòng trong việc nhận thức, tổ chức, bố trí sắp xếp nhân sự và điều hành cơng tác văn phòng. Do sớm nhận thức đƣợc tầm quan trọng của công tác văn thƣ- lƣu trữ cho nên Lãnh đạo văn phòng đã chỉ đạo, tuyên truyền và động viên kịp thời các cán bộ làm công tác chun mơn để họ có động lực học tập, bồi đắp kiến thức và trách nhiệm trong quá trình giải quyết cơng việc của mình. Mặt khác trong q trình tuyển dụng, bố trí, sắp xếp nhân sự. Lãnh đạo văn phịng cũng đã nhìn nhận theo đúng nhu cầu cơng việc để tuyển dụng và sắp xếp, bố trí đúng ngƣời đúng việc, tổ chức khoa học môi trƣờng làm việc, biết khai thác và tận dụng tiềm năng về nhân lực cũng nhƣ các máy móc, phƣơng tiện và công cụ để nhằm tạo đƣợc niềm đam mê trong công việc của các cán bộ công chức, mang lại hiệu quả và năng suất lao
Nâng cao năng lực tổ chức quản lý cơng tác VT- LT của Lãnh đạo văn phịng cơ quan cấp Bộ
động trong cơ quan. Điều này chứng tỏ năng lực của lãnh đạo văn phòng các cơ quan cấp Bộ ngày càng đƣợc nâng cao, nhận thức đã có nhiều thay đổi từ suy nghĩ cho đến khâu tổ chức thực hiện.