- Các hoạt động khác
1. Quản lý lịch làm việc, nhắc việc, giao việc qua mạng.
3.2.1.2. Tham mƣu cho lãnh đạo Bộ và tổ chức việc thực hiện đào tạo, bồi dƣỡng kiến thức về CTVT-LT và ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật
bồi dƣỡng kiến thức về CTVT-LT và ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật vào công tác văn thƣ- lƣu trữ.
Để tổ chức công tác văn thƣ- lƣu trữ đảm bảo thực hiện có hiệu quả, chất lƣợng thì Văn phịng tham mƣu cho lãnh đạo Bộ và tổ chức xây dựng, thực hiện những kế hoạch đào tạo, bồi dƣỡng đội ngũ cán bộ, công chức ngắn hạn cũng nhƣ dài hạn đảm bảo tính cụ thể khả thi và thiết thực. Những kế hoạch này phải đảm bảo các mục tiêu:
- Đào tạo bồi dƣỡng để “xoá nợ” cho những cán bộ cơng chức cịn chƣa đáp ứng tiêu chuẩn chức danh cán bộ công chức theo quy định.
- Đào tạo, bồi dƣỡng gắn liền với sử dụng - Đào tạo, bồi dƣỡng có trọng tâm trọng điểm
- Mặc dù công tác bồi dƣỡng, tập huấn về nghiệp vụ VT- LT đã đƣợc quan tâm hơn trƣớc nhƣng công tác này phải đƣợc làm thƣờng xuyên, liên tục, không chỉ đào tạo bồi dƣỡng cho cán bộ văn thƣ và cán bộ lƣu trữ mà phải tập huấn cho tất cả các cán bộ chuyên môn về soạn thảo văn bản, giải quyết văn bản, lập hồ sơ và bảo quản hồ sơ hiện hành tại đơn vị mình.
- Trong chƣơng trình đào tạo các lớp tiền cơng vụ, Bội Nội vụ nên sớm đƣa nội dung về nghiệp vụ văn thƣ- lƣu trữ, hành chính văn phịng vào nội dung học tập bắt buộc thuộc các đối tƣợng là cán bộ, công chức dự bị của các cơ quan cấp Bộ.
- Tuyệt đối Văn phịng Bộ khơng tuyển dụng nhân sự khơng có chun mơn nghiệp vụ về văn thƣ- lƣu trữ, đồng thời những cán bộ đã đƣợc tuyển dụng nhƣng chƣa có trình độ hoặc trình độ sơ cấp, phải đƣợc bố trí đi học để nâng cao nhận thức và trách nhiệm cũng nhƣ năng lực để giải quyết công việc chuyên môn.
- Lãnh đạo Bộ cũng nhƣ lãnh đạo văn phòng nên quan tâm, động viên khuyến khích các cán bộ đi học để nâng cao trình độ, nghiệp vụ. Văn phịng Bộ có thể tổ chức các lớp ngắn hạn, hoặc hội nghị chuyên đề về công tác văn thƣ;
Nâng cao năng lực tổ chức quản lý công tác VT- LT của Lãnh đạo văn phịng cơ quan cấp Bộ
cơng tác lƣu trữ. Ví dụ: Mở lớp tập huấn về soạn thảo văn bản, tổ chức quản lý văn bản, lập hồ sơ hiện hành, hội nghị chuyên đề về chỉnh lý tài liệu...
- Không chỉ đào tạo, bồi dƣỡng nghiệp vụ trong nƣớc mà còn cử cán bộ đi học tập, bồi dƣỡng nghiệp vụ ở nƣớc ngoài để cập nhật những kiến thức mới áp dụng vào cơng tác hành chính của cơ quan nhằm đáp ứng nhu cầu hiện đại hoá, cơng nghiệp hố đất nƣớc.
Ở các cơ quan cấp Bộ hiện nay đã ứng dụng tiến bộ của khoa học kỹ thuật mà cụ thể là ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động quản lý, điều hành, kiểm tra, giám sát công việc nhƣ Bộ Công thƣơng, Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn, Bộ Khoa học và Công nghệ...
Tuy nhiên công tác này chƣa đƣợc triển khai một cách triệt để mà mới chỉ dừng lại ở quản lý văn bản đi đến và lập hồ sơ công việc. Chƣa áp dụng vào lập hồ sơ lƣu trữ và khai thác thông tin trên cơ sở dữ liệu điện tử mà các cơ quan này mới chỉ nhập tiêu đề của các hồ sơ tài liệu để phục vụ cho việc tra tìm thơng tin cịn muốn đọc tài liệu vẫn phải vào kho và tra cứu sử dụng theo phƣơng pháp thủ công truyền thống.
Sở dĩ nhƣ vậy bởi trình độ của các cán bộ làm cơng tác văn thƣ- lƣu trữ còn yếu về lĩnh vực công nghệ thông tin.
Để đáp ứng đƣợc yêu cầu thơng tin hố hiện nay và thực hiện chủ trƣơng, chính sách của Nhà nƣớc về cơng nghệ thơng tin chúng tôi xin đƣa ra một số giải pháp sau:
- Các cán bộ làm công tác văn thƣ- lƣu trữ cũng nhƣ các cán bộ viên chức khác trong cơ quan cần phải có trình độ nhất định về tin học.
- Phải thƣờng xuyên đƣợc đào tạo, bồi dƣỡng cập nhật các kiến thức về ứng dụng cơng nghệ tin trong hoạt động hành chính cho các cơ quan cấp Bộ.
- Phải ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lƣu trữ mà cụ thể là số hoá tài liệu lƣu trữ để phục vụ cho việc bảo quản tài liệu giấy, kéo dài tuổi thọ của tài liệu; phục vụ cho việc nghiên cứu sử dụng tài liệu đƣợc thuận lợi, dễ dàng vì nhiều khi độc giả có nhu cầu khai thác lại ngại đến các cơ quan để khai thác tài liệu với lý do thủ tục rƣờm, mất thời gian.